企业业务运作流程图与说明书

年4月19日企业业务运作流程图与说明书文档仅供参考企业业务运作流程图及说明书

目录TOC\o"1-3"封面 1目录 2前言 3企业业务运作流程重组的概念 5一．基本概念: 5二．企业业务运作流程重组的原则 5三．企业业务运作流程重组后的变革 6刘服公司业务运作流程重组方案 7一、刘服现有业务运作流程描述 7二、重组后的刘服业务运作流程描述 9结束语 39

前 言在以信息网络技术为主导的知识经济时代,企业置身于激烈的市场竞争中,要想获得更大的生存和发展空间,必须更新经营管理理念,改变传统的管理方式,建立符合信息时代特征的企业管理模型。我们讲企业面临的挑战归纳起来有三方面因素:顾客、变革和竞争,简称3C因素:顾客(Customer):随着社会经济的发展,物资供应无论从品种、数量或是渠道的多样化,顾客选择商品的余地大为扩展,市场的主导已经转入顾客手中,市场已由卖方市场转变为买方市场。因此,如何最大程度地满足顾客的需求,成为企业的奋斗目标和一切工作的归宿。有了忠诚的顾客群体,企业才有生存的空间。变革(Change):科技进步日新月异,产品生命周期不断缩短,这些变化已成为不可阻挡的潮流,促使企业必须加快变革步伐。而科技的进步,必然带来生产(管理)工具的革命,从而引发一系列生产作业方式的变革,这时,若不跟随时代的变革而变革,企业就会失去生存的基础和发展的源动力。竞争(Competition):市场发展渐趋成熟,那种仅凭”物美价廉”的商品就能在竞争中稳操胜券的简单竞争方式已被多层面的竞争方式所取代,企业必须做到以下四点:按合同及时交货或新产品及时上市;保证有好的产品质量;具有竞争优势的产品成本;售前咨询服务及售后维护、升值服务,即能够提供独占性的产品和一流的服务,才能够赢得竞争。市场占有率已成为评判企业是否具有竞争力的最集中体现。以上三种因素应使企业意识到,要想适应外界环境的迅速变化,要能在激烈的竞争中求生存、求发展,不但要采用先进的科学技术,而且要尽快地改变与现代化生产经营不相适应的管理方式,企业应建立对外部环境变化做出灵活反应的管理机制和组织结构。鉴此,本公司公司按SCMSWXE－－02合同的规定,对某某服装公司管理现状进行了深入调研,在双方论证中一致认定:某某服装公司在短短几年的经营活动中,已取得较大成功。可是,在以往行之有效的管理工具、管理方法,已成为企业追求更大的市场和利润空间的重要制约因素。为此,本公司公司将向某某服装服装公司提供以SCMS信息管理系统为平台的企业运作管理模型,这种模型的设计首先是从企业的业务运作流程重组开始。企业业务运作流程重组的概念一．基本概念:企业业务流程重组(BusinessProcessReengineering,简称BPR)是对企业的业务流程作根本性的重新思考和彻底翻新,以使企业在成本、质量、服务、速度等表征企业业绩的重大特征上获得根本改进,并强调经过充分利用信息技术使企业业绩取得巨大提高。二．企业业务运作流程重组的原则:彻底性的重新设计业务流程,要求企业决策者和全体员工彻底摆脱头脑中的旧框框,要不受现有部门和工序分割的限制,以一种最直接的方式来设计。彻底性的重新设计业务流程要达到以下目的:横向动态集成,实行团队作业方式;纵向压缩组织,使组织扁平化;权力下放,授权员工自行做出决策;推行并行工程进行业务运作。在重组时本着以下两个原则:高效性原则:充分发挥信息管理系统”动态集成共享”的特性,使得企业内业务流程中各阶段的工作成果能够得到最大限度的有效继承,在减少不必要的重复劳动的同时,也降低了人为造成的出错机率,既提高了业务工作的质量,又提高了运作效率。钳制性原则:保证系统运作有很强的可监控性,将企业管理工作置于营运过程中,对可能发生的弊端控制在产生结果的事先,从而有助于实现零缺点管理。三．企业业务运作流程重组后的变革:正如一个带有技术革命性质的生产工具的创造将会带来一系列生产方式的变革一样,本公司信息管理系统作为全新管理工具的导入也会为企业带来管理上的一系列变革。工作指令及工作成果传递方式不同:在传统的手工管理模式下,工作指令和成果是被单线纵向传递的,而企业工作流程的设置也必须与这种工作指令相匹配。当企业更新管理技术、导入信息管理工具后,信息系统为企业提供了”集成共享”的强大能力,企业的运作信息传递渠道和工作指令系统将发生本质性变化,各部门的工作成果和与之相关的信息将被其它部门多向动态共享。信息传递的时效性不同:在手工管理模式下,工作指令的传递是完全依靠人工作业的方式进行的,由于客观存在的地域差以及其它诸多原因,使得指令接收与指令的下达间总是存在着一个时间差。在信息管理模式下,指令传递渠道发生了本质性的变化,指令的下达与接收能够在一瞬间完成,信息的时效性大大增强。动态控制能力不同:传统意义中的业务流转单证是业务信息流、作业责任流的一种载体,它能够客观地记录业务过程中的必要信息,可是却无法对业务运作施以任何控制力。而信息管理系统中的”动态共享”特性使得每一张电子单证制作前必须按照企业拟定的商务规则实行自动检测(如在制作销售单据前,系统要求对所销售的产品数量与库存数量进行检测),以确保该单证可被正常执行。责任交割方式、表现形式不同:随着信息管理工具的导入,各种手工单证变为了电子表格,各式各样的数字变成了有一定之规的信息,机制确认取代了原始意义上的手工签字。 业务流程重组后所带来的变革,将从根本上提高企业的管理能力。

刘服公司业务运作流程重组方案本公司公司根据”面对现实,争取未来”的方针以及前述的原则,对某某服装服装有限公司现有业务流程提出重组方案。为使重组方案易于理解和操作,特分别将现有业务流程和本公司公司提出的重组方案分述如下:刘服现有业务运作流程描述:序号步骤执行部门和执行人业务单证样品管理及销售合同签订1接受客户以电话、传真等形式询价业务部经理无固定统一格式2核算价格并向客户报价(超出报价范围口头请示总经理)业务部经理无固定统一格式3发出样品制作的计划通知业务部经理或助理样品计划表4样品加工制作技术部技术担当样品间缝纫工裁剪、缝纫交接无单据5根据样品制作过程,核定样品工艺定额样品间工艺定额员6客户确认报价后,签订售货合同总经理售货合同面辅料采购、入库和质检国内采购1根据订单和指示书,得到颜色、规格数量搭配后,向采购人员发出面辅料采购通知业务部经理或助理面辅料采购清单(无统一固定格式)2根据面辅料采购清单分类汇总所需采购的面辅料业务部面辅料采购员面辅料订购明细(无统一固定格式)3与面料加工厂签订面料采购合同业务部面辅料采购员进口采购1售货合同签订后,与客户签订客户的面辅料销售合同(代替进口采购合同)总经理经理(客户)销售合同(一般采用客户格式)2办理进口信用证开证手续业务部单证员进口信用证开证申请单3根据业务部提供的进口料件清单办理进口备案、报关手续报关部报关员进口备案、报关所需所有单证进口来料1售货合同签订后,将客户进口来料的面辅料清单和其它所需单证交报关部业务部经理或助理来料清单等2办理进口来料备案和进口报关手续报关部人员3根据颜色、规格数量搭配计算面辅料用量,与对方发货数量比较,不足时要求对方补供业务部经理或助理来料面辅料用量明细(无规定格式,自己计算用)4面辅料到货,仓库验收入库生产部仓库管理员辅料盘存进库单5面料外观质检检测部检测人员面料检查报告面料缩率试验技术部技术担当6对于不合格需退换的原辅料,仓库管理员手工写退条退货出库生产部仓库管理员无固定格式的退条7面辅料采购结帐,原料分供方按规定时间开发票,采购人员和仓库管理员确认后,报总经理批准付款业务部面辅料采购员、仓库管理员付款发票生产计划制定及面辅料领料1售货合同签订后,业务人员提供成品订单和面辅料订购情况,以便生产计划部门安排生产计划业务部经理或助理订单汇总表、面辅材料通知单2安排生产计划进度生产计划部计划员一周技术计划3生产计划部、单证员生产通知单4根据生产要求和面料情况电脑排版,为生产发料提供用率依据CAD电脑房裁剪定额汇总表5根据生产用率、面辅料到货情况制定发料计划生产计划部、单证员生产发料计划表6生产单位领料生产仓库管理员、生产单位领料人员领料单成品出运及出口报关1生产过程中,按客户或技术部要求提前下发装箱要求生产计划部、单证员预装箱单2装箱过程中若与预装箱单要求有出入,作出改箱说明装箱人员改箱单(无规定格式)3装箱单4生产计划部、计划员一周出运货物表5根据出运计划准备单据并通知报关部办理出口货运委托手续业务部单证员货运委托所需单证(6办理出口货运委托和出口报关委托手续报关部报关员出口货运委托和报关所需所有单证7业务部单证员出口发票8生产计划部单证员、业务部单证员和报关部报关员成品出库单9业务部单证员出口发票、装箱单、提单、出口信用证等核销手续1根据出口报关单、出口收汇核销单等办理出口收汇核销手续报关部报关员出口报关单、出口收汇核销单2根据银行水单办理税务核销手续财务部会计银行水单、出口合同3根据实际进口情况办理银行核销手续业务部单证员进口报关单、银行进口付汇申请单4根据进出口报关情况进行海关核销手续报关部报关员进口报关单、出口报关单和核销手册二、重组后的刘服业务运作流程描述流程图符号说明:符号 说明表示选择或判断表示操作表示手工或外部单证表示机制单证表示管理流程表示汇总、查询或档案表示选择或判断表示操作表示手工或外部单证表示机制单证表示管理流程表示汇总、查询或档案制作样衣(建立)客户档案询价单一、出口销售管理流程制作样衣(建立)客户档案询价单外贸业务部外贸业务部否是样衣管理流程样衣管理流程面辅料料率表技术部面辅料料率表外贸业务部面辅料采购询价及报价确认 面辅料采购询价及报价确认 否成本因素生产成本预算是成本因素生产成本预算询询否费用因素费用和利润预算外贸业务部是费用因素费用和利润预算是外贸业务部价格因素报价单(内部)价格因素报价单(内部) 出口销售业务评审表出口销售业务评审表外贸业务部各相关部门否评审经过否评审经过 是是报价单报价单询报价终止外贸业务部询报价终止 否是出口销售合同 出口销售合同外贸业务部面辅料供应管理流程生产计划管理流程面辅料供应管理流程生产计划管理流程流程说明:1、外贸业务部将客户以传真、电子邮件等方式发出的询价要求,输入<询价单>。新客户应建立客户档案。2、如果没有样衣制作要求,则由技术部将客户提供的技术资料直接确定每一款成衣使用各项面辅料的基础料率,并输入<面辅料料率表>。同时,在<面辅料料率表>中输入额定工费工时内的产品产量,作为计算加工成本的依据,最后报技术部经理审批。如果要求制作样衣,则进入样衣管理流程。同时,制作<面辅料料率表>,确定各项面辅料的基础料率和额定工费工时内的产品产量,报技术部经理审批。3、外贸业务部在分供方档案中对公司现有国外和/或国内合格分供方进行查询,或向合格分供方发出<面辅料询价单>,分供方根据<面辅料询价单>进行报价,由外贸业务部根据报价结果,对合格分供方进行筛选和确认,选定合格分供方。4、外贸业务部经过对面辅料分供方的面辅料报价查询,并根据<面辅料料率表>中各项面辅料的基础料率,计算出采购成本。根据公司每年核定的工费工时成本÷额定工费工时内的产品产量,计算出单件加工成本。然后进行每款成衣的生产成本预算,系统自动计算出每款成衣的生产成本。同时输入各项面辅料的来源(进口/国内采购、进口/国内来料)。5、外贸业务部经过对客户历史销售记录和价格协议的查询,在<费用和利润预算表>中列出每款成衣的加工费报价单价、采购面辅料报价单价和运费、保险费等构成报价的报价单价,以及储运、商检、结算等销售费用的预算成本,系统自动计算出每项成品的报价单价和明细,并自动计算出该报价的预计毛利润和毛利润率。6、系统根据费用和利润预算系统自动生成<报价单(内部)>。外贸业务部将<报价单(内部)>送本部门经理审核。如果不同意,则继续修改<报价单(内部)>或组成报价的内容,直至审核经过。然后,制作<出口销售业务评审表>,由相关部门(生产管理中心、外贸业务部、采购部等)综合评审加工能力、交期、供料情况等影响合同有效执行的因素。7、根据评审经过的<出口销售业务评审表>,系统将自动生成正式<报价单>(英文)。由外贸业务部以书面方式答复客户,作为报价记录。如果客户接受<报价单>,系统可直接生成<出口销售合同>。外贸业务部组织签订<出口销售合同>。如果客户对<报价单>不接受,外贸业务部需对客户不接受部分内容进行修改后,对修改后的内容重新组织评审,直至客户接受报价为止。8、对于评审未经过的<出口销售业务评审表>,有两种处理方法:如果无法满足客户要求决定终止对客户报价,外贸业务部负责以书面方式通知客户。如果决定继续修改<报价单(内部)>,外贸业务部需对修改后的内容重新组织评审,直至评审经过为止或决定终止对客户报价。9、系统可自动生成<出口销售合同>汇总。如果<出口销售合同>需要变更,需制作<出口销售合同变更/终止通知单>(中英文),经审批同意后生效,并通知相关部门。10、<国内销售合同>的处理方法同<出口销售合同>,合同文本可为中文或英文。说明:1、<出口销售合同>、<进口采购合同>、<国内采购合同>和<服装加工合同>的变更和终止都有<……合同变更/终止通知单>,其余部分单证的变更有<……变更通知单>。2、所有的变更都要制作<……合同变更/终止通知单>或<……变更通知单>,经相应的审批同意后,再自动修改直接取用的数据,并作变更提示。否则,只作变更提示,由制单人决定是否修改因其它单据的变更或终止而导致修改自己制作的单据。二、面辅料供应管理流程出口销售管理流程出口销售管理流程表表表表面辅料用量汇总外贸业务部面辅料用量汇总采购是否采购表表表外贸业务部划汇总划汇总外贸业务部采购部进口信用证开证申请书shenqingshu进口信用证开证申请书shenqingshu申请书外贸业务部 面辅料收货管理流程面辅料收货管理流程流程说明:技术部根据客户提供的成品数量搭配输入<成品数量搭配表>;根据客户提供的工艺指示书将各项面辅料的使用颜色搭配输入<面辅料颜色搭配表>。同时根据进口/国内采购,或进口/国内来料,系统自动分别从<面辅料料率表>中取用技术部的基础料率和客户确认的报价料率,系统自动生成面辅料用量情况汇总。外贸业务部根据合同面辅料的提供来源情况和面辅料用量情况汇总,对面辅料库存进行查询,确定采购或来料明细:如果进行国内或进口来料加工,外贸业务部根据客户要求查询、调用、核对来料的面辅料库存或制作<面辅料代用审批单>,系统自动锁定可使用的来料库存,根据面辅料代用和库存使用情况,对进口/国内来料应收数量进行修改,并生成<进口来料应收明细>和<国内来料应收明细>,直接进入面辅料收货管理流程。如果由公司提供面辅料,外贸业务部根据查询、调用、核对面辅料库存或制作<面辅料代用审批单>,系统自动锁定可使用的库存,根据面辅料代用和库存使用情况,对进口/国内采购数量进行修改,并生成<进口采购计划表>和<国内采购计划表>。3、根据<进口采购计划表>和<国内采购计划表>,系统自动生成采购资金使用计划汇总。4、外贸业务部/采购部根据确认的或调低后的面辅料价格,采购数量等明细信息由<进口采购计划表>和<国内采购计划表>直接带入,分别制作<进口采购合同>和<国内采购合同>,部门经理/总经理审核同意后与合格分供方分别签订<进口采购合同>和<国内采购合同>。5、如果进口采购采用信用证方式支付,外贸业务部根据<进口采购合同>制作<进口信用证开证申请书>,经部门经理/总经理审核同意后办理进口开证手续。6、进入面辅料收货管理流程。三、合格分供方评定流程成品检验报告采购部/成品检验报告外贸业务部面辅料检验报告合格分供方评定审批表计划部面辅料检验报告合格分供方评定审批表质量管理部分供方提供产品质量跟踪记录分供方提供产品质量跟踪记录质量管理部锁定状态锁定状态取消分供方名单不合格分供方名单合格分供方名单质量管理部取消分供方名单不合格分供方名单合格分供方名单流程说明:由采购部/外贸业务部对收集的面辅料分供方资料进行整理,并将现有的和具有供货潜力的面辅料分供方资料输入<面辅料分供方档案>。由计划部对收集的成品分供方资料进行整理,并将现有的和具有供货潜力的成品分供方资料输入<成品分供方档案>。采购部/外贸业务部和计划部向质量部分别提供<面辅料分供方档案>和<成品分供方档案>,并填写<合格分供方评定审批表>,以便向质量管理部申请为供货质量稳定、较有信誉的分供方办理合格分供方评定审批手续。质量管理部根据<面辅料分供方档案>、<成品分供方档案>、<分供方提供产品质量跟踪记录>和<合格分供方评定审批表>,组织外贸业务部、采购部、计划部和仓库对非合格分供方进行评定审批,确定合格分供方或非合格分供方,并将其列入<合格分供方名单>、<非合格分供方名单>和<取消分供方名单>(取消的分供方是在系统中有记录但被隐藏)。一旦分供方提供的面辅料或成品质量出现严重的质量问题,系统自动根据<成品检验报告>或<面辅料检验报告>中的不合格率对合格分供方的状态进行锁定,该分供方的资格处于锁定状态。等待质量问题处理完毕后,对该分供方进行重新评审并解锁。判定锁定状态的不合格率在公司的分供方管理文件中进行规定。四、面辅料收货管理流程面辅料供应面辅料供应流程进口否进口是进口采购合同进口来料发票进口采购合同进口来料发票外贸业务部进口料件备案清单进口料件备案清单外贸业务部外经贸委备案外经贸委备案海关备案备案费用登录海关备案备案费用登录进出口费用汇总表外贸业务部/会计部进口发票外贸业务部进口发票进口货物到港通知进口货物到港通知进口货物到港通知单进口货物到港情况汇总进口货物到港通知单进口货物到港情况汇总外贸业务部报关费用登录进出口费用汇总表报关费用登录进出口费用汇总表进口报关单外贸业务部/会计部进口报关单进口面辅料动态查询进口面辅料动态查询生成财务应付进口信用证议付外贸业务部/会计部生成财务应付进口信用证议付银行费用登录进出口费用汇总表银行费用登录进出口费用汇总表会计部货物到厂通知单外贸业务部/采购部货物到厂通知单面辅料库存管理流程面辅料库存管理流程流程说明:外贸业务部和采购部根据面辅料提供的来源,决定对面辅料是否备案:如果是国内提供(包括国内采购和国内来料)面辅料,外贸业务部和采购部收到客户(或其指定分供方)和公司确定的分供方提供的发货通知和/或运输部门提供的到货通知后,调用<国内采购合同>或<国内来料应收明细>,并根据实际发料情况进行修改,制作<货物到厂通知单>,通知仓库到料情况并要求其作收货准备。如果面辅料的来源是进口(包括进口采购和进口来料),则根据进口面辅料不同的提供方式进行备案工作:如果是进口采购,系统将直接调用<进口采购合同>的面辅料数据,并允许进行修改。确认后生成<进口料件备案清单>;如果是进口来料,系统自动提供<进口来料应收明细>,外贸业务部根据<进口来料发票>的实际情况对自动提供的<进口料件备案清单>进行修改和确认。外贸业务部根据确认后的<进口料件备案清单>和其它单据,到当地外经贸委进行备案。外贸业务部根据确认后的<进口料件备案清单>和其它单据(包括外经贸委批件)到海关进行备案。对海关备案的费用在系统中登录,生成<进出口费用汇总表>。外贸业务部将进口采购的发票和进口来料的发票进行登录。外贸业务部根据收到客户的发运通知和/或运输部门提供的的进口货物到港通知后,结合提货资料准备情况,调用<进口采购合同>或<进口来料应收明细>,并根据实际发料情况进行修改,制作<进口货物到港通知单>。系统根据<进口货物到港通知单>自动生成进口货物到港情况汇总。外贸业务部根据海关备案资料、<进口发票>和<进口报关单>等单据,委托报关公司办理进口报关和其它进口手续。系统根据进口报关资料,自动生成进口报关情况汇总和进口面辅料动态查询(面辅料备案数量--已进口面辅料数量=可进口面辅料数量)。同时,外贸业务部将进口报关费用的发票交会计部,由会计部进行分摊和登录,并自动生成<进出口费用汇总表>。外贸业务部在收到银行的进口议付单证或客户提供的进口发票后,对银行议付单证或进口发票进行审核承兑后,通知会计部办理支付手续,生成财务应付帐款。完成进口支付后,外贸业务部办理进口付汇核销手续。对进口银行费用在系统中登录,生成<进出口费用汇总表>。外贸业务部根据报关公司的报关结果和海关放货时间,调用<进口货物到港通知单>,制作<货物到厂通知单>,通知仓库到料情况并要求其做收货准备。如果因面辅料不合格而发生补料(降级使用后)或换货,外贸业务部或采购部可根据<补料单>或<退料单>制作<货物到厂通知单>。如果因面辅料不合格而发生退货后代用,外贸业务部或采购部根据<面辅料代用审批单>直接制作采购合同,凭采购合同制作<货物到厂通知单>。10、转入面辅料库存管理系统。五、面辅料库存管理流程面辅料收货管理流程面辅料收货管理流程外贸业务部/采购部面辅料暂收单面辅料明细箱单面辅料暂收单面辅料明细箱单仓库面辅料检验通知单面辅料检验通知单计划部面辅料检验计划汇总检验否是面辅料检验计划汇总检验紧急放行审批单紧急放行计划部同意是紧急放行审批单紧急放行不同意否进出口费用汇总表外部检验费用登录面辅料检验报告质量管理部进出口费用汇总表外部检验费用登录面辅料检验报告点数点数质量管理部点数点数仓库其它合格是其它合格质量管理部否不合格面辅料处理审批单单2单不合格面辅料处理审批单单2单退货换货外贸业务部降级使用面辅料降级使用审批单/退货换货降级使用面辅料降级使用审批单采购部退料单退料单仓库面辅料点收单补料单代用审批单面辅料供应管理流程面辅料收货管理流程面辅料点收单补料单代用审批单面辅料供应管理流程面辅料收货管理流程外贸业务部/应付结算面辅料验收单采购部应付结算面辅料验收单国内采购运费登录会计部国内采购运费登录退料损失单面辅料库存查询生产计划管理流程退料损失单面辅料库存查询生产计划管理流程流程说明:面辅料到货后,国内采购面辅料由采购部向仓库提供面辅料明细箱单,进口采购、进口来料和国内来料的面辅料由外贸业务部向仓库提供面辅料明细箱单。仓库根据<货物到厂通知单>,对面辅料进行暂收,制作<面辅料暂收单>,内容包括包装数量、生产厂家、面辅料来源、出口合同号和/或采购合同号等。计划部根据仓库的<面辅料暂收单>和公司相关文件,确定是否检验,并制作<面辅料检验通知单>传递给质量管理部。暂收后的面辅料,仓库对无须检验的面辅料进行点数,并制作<面辅料点收单>。发现面辅料在途丢失、损坏、不符等情况,应在<面辅料点收单>备注中详细说明面辅料丢失、损坏、不符的品号、数量、规格、颜色等情况,立即上报计划部。外贸业务部、采购部根据<面辅料点收单>制作<面辅料验收单>。对需检验的产品,根据计划部制作的<面辅料检验通知单>,自动生成面辅料检验计划。计划部根据生产计划和检验进度决定是否将面辅料未经检验紧急放行:对于紧急放行的面辅料,计划部制作<面辅料紧急放行审批单>报生产管理中心经理审批经过,并通知仓库进行点数或质量管理部过码后,由仓库制作<面辅料点收单>。对没有紧急放行的面辅料进行全数检验、抽检或验证,质量管理部出具<面辅料检验报告>。对需外部检验的面辅料,在系统中进行外部检验结果和费用登录。5、对于检验合格的面辅料,由仓库点数或质量管理部过码后,由仓库制作<面辅料点收单>。外贸业务部、采购部根据<面辅料点收单>制作<面辅料验收单>。对于不合格的面辅料和其它情况(如生产环节发现、由计划部上报的面辅料不适用情况),由外贸业务部制作<不合格面辅料处理审批单>,确定是否退料。对于不退料的不合格面辅料,外贸业务部或采购部申请将不合格面辅料进行降级或降价处理,并制作<面辅料降级使用审批单>。经审批同意后通知仓库点数或质量管理部过码,制作<面辅料点收单>。外贸业务部、采购部根据<面辅料点收单>制作<面辅料验收单>。如为不减裁而需补货,由业务部或采购部制作<补料单>,则凭此单重新进入面辅料收货管理流程。对于需作退料处理的不合格面辅料,由外贸业务部制作<退料单>,进行退料,通知仓库作退料确认。(销售、采购合同变更、终止也会产生退料。)如果采用换货,则重新进入面辅料收货管理流程。如果采用面辅料代用,外贸业务部需制作<面辅料代用审批单>,经外贸业务部和技术部同意后才能作代用处理,并进入面辅料采购管理流程。外贸业务部或采购部根据退料后换货和代用的情况计算损失和费用,并制作<退货损失单>交会计部扣减应付款项。会计部根据<面辅料验收单>进行财务应付处理。同时在系统中进行国内采购运费登录。面辅料库存管理流程结束后,转入生产计划管理流程。说明:退料指将不合格、不适用面辅料或多供的合格面辅料退还分供方。退料可发生在面辅料入库前或面辅料入库验收后。换货指将不合格、不适用面辅料退料后,要求原分供方提供与不合格、不适用面辅料的品名、规格、颜色等一致的合格面辅料。原采购合同有效。退货指将不合格、不适用面辅料退料后,不再向原分供方换货或补供与不合格、不适用面辅料相同的面辅料。六、生产计划管理流程出口销售管理流程出口销售管理流程服装加工计划书外贸业务部服装加工计划书合格分供方档案查询服装加工询价及报价确认计划部合格分供方档案查询服装加工询价及报价确认生产计划汇总查询生产计划汇总查询计划部服装加工合同生产进度表服装加工合同生产进度表面辅料补供单加工厂领料通知单计划部面辅料补供单加工厂领料通知单技术部工艺指示书、色卡、料卡、确认样工艺指示书、色卡、料卡、确认样仓库扣减应付生产管理流程面辅料出库确认扣减应付生产管理流程面辅料出库确认流程说明:外贸业务部根据<出口销售合同>制作<服装加工计划书>(内容包括最高加工费、交期计划、面辅料准备情况以及工艺技术资料准备情况等),并传递给计划部。计划部综合平衡服装加工厂的加工能力和加工质量、数量、交期、加工成本和信誉等级等,并进行服装加工询价,制作<服装加工询价单>。服装加工厂报价后,对服装加工厂的报价单进行筛选和确认,选定合适的加工厂。计划部确定加工厂后,将确定结果通知外贸业务部。在得到外贸业务部的确认后,生产管理中心经理代替外贸业务部与加工厂签订<服装加工合同>。<服装加工合同>签订后,由计划部根据<服装加工合同>制作<生产进度表>,并自动生成生产计划汇总。由技术部将全套工艺指示书、纸版、样衣、色卡和料卡等资料转交加工厂。计划部根据<服装加工合同>和到料情况制作<加工厂领料通知单>,此单上应有每次领料的成衣数量和颜色搭配比例及件数要求等。由仓库凭<加工厂领料通知单>进行面辅料出库确认。由于加工厂原因或公司正常原因造成面辅料不足,由加工厂提出要求后,如果仓库仍有剩余的面辅料,由计划部制作<面辅料补供单>,仓库根据<面辅料补供单>为工厂补发料。同时,如果由于加工厂原因补发料的,将<面辅料补供单>交会计部扣减应付款项。如果由于公司正常原因造成面辅料不足补发料的,公司内部作其它相应处理。转入生产管理流程。七、成品库存管理流程生产管理流程生产管理流程库外返库成品点收单仓库工外成品点收单加工厂留存成品检验返工通知单返加工厂留存成品检验返工通知单库内返工工 否 品牌不合格成品处理单成品检验报告质量管理部可修不合格 是品牌不合格成品处理单成品检验报告外贸业务部成品检针返工通知单接受产品合格成品检针返工通知单接受产品拒收库内返工否拒收可修是成品检针报告质量管理部成品检针报告客户原因不合格否客户原因合格是同意发货成品入库单仓库同意发货成品入库单 是产品让步接收让步接收产品让步接收让步接收外贸业务部否是成品验收单成品验收单计划部否不合格品入库确认成品明细装箱单不合格品入库确认成品明细装箱单计划部生成财务应付不合格成品损失登录单生成财务应付不合格成品损失登录单外贸业务部会计部成品现有库存查询成品发运管理流程成品现有库存查询成品发运管理流程流程说明:仓库根据<服装加工合同>和服装加工厂成品的交货情况,清点成品明细数量后制作<成品点收单>,并交质量管理部。质量管理部根据<成品点收单>对成品进行质检,并出具<成品检验报告>。如果成品检验合格,则由质量管理部进行检针,并出具<成品检针报告>。如果成品初次检验不合格,质量管理部制作<成品检验返修通知单>将不合格品退还加工厂进行库外返工或在仓库进行返工。由库管员确认后,库外返工自动扣减点收数量,系统转入生产管理流程。库内返工不改变点收数量。如成品无法返工或已返工多次仍不合格,外贸业务部需要决定对不合格成品是否接受,并制作<不合格成品处理单>:如果由于服装加工厂原因造成非客户品牌不合格品,外贸业务部将拒收不合格品并索赔损失,在<不合格成品处理单>中注明,并在<不合格成品损失登录单>中进行记录,交财务中心会计部扣减应付款;如果是客户的品牌产品,外贸业务部将收回不合格品并索赔损失,在<不合格成品处理单>中注明,并在<不合格成品损失登录单>中进行记录。如果不是由于服装加工厂原因造成不合格品,外贸业务部将接收不合格品并按合格品向服装加工厂支付加工费。如果由于公司自身原因造成的不合格品,外贸业务部首先与客户协商是否让步接收。如果客户同意产品降价后让步接收,将产品检针处理后发运,企业自己承担损失,在<不合格成品处理单>中注明,并在<不合格成品损失登录单>中进行记录,交财务中心会计部作费用处理;如果客户不同意让步接收,企业自己承担损失并由计划部办理不合格品入库确认手续,外贸业务部在<不合格成品处理单>中注明,并在<不合格成品损失登录单>中进行记录,交财务中心会计部作费用处理;如果是由于客户原因造成的不合格品,外贸业务部将与客户协商,要求客户接受不合格品并确定对不合格品是否发运:如果客户接受不合格品、但不要求发运,外贸业务部在<不合格成品处理单>中注明,由计划部办理不合格品入库确认手续,收回不合格品货款;如果客户接受不合格品并要求发运,外贸业务部在<不合格成品处理单>中注明,由质量管理部对不合格品进行检针,出具<成品检针报告>。质量管理部对质检合格品、让步接收的不合格品和客户接受并要求发运的不合格品进行检针,出具<成品检针报告>。如果检针合格,则由仓库办理合格品入库,并制作<成品入库单>。计划部将检针合格的入库产品确认,并填写<成品验收单>及<成品明细装箱单>,生成财务应付;如果检针不合格,质量管理部制作<成品检针返修通知单>将不合格品退还加工厂或车间进行返修。系统转入生产管理流程:如果再次检针合格,则由仓库办理合格品入库,并制作<成品入库单>。计划部将检针合格的入库产品确认,并填写<成品验收单>及<成品明细装箱单>,生成财务应付;如果再次检针不合格,则由外贸业务部制作<不合格成品处理单>,按成品质量检验不合格品相同办法处理,但不允许办理产品让步接收审批手续和要求客户发运手续。按照加工厂、客户、企业自身原因,由计划部办理不合格品入库确认手续,外贸业务部在<不合格成品损失登录单>中进行记录,交财务中心会计部扣减加工厂应付款或作费用处理。10、根据成品入库确认和不合格品入库确认,系统生成成品现有库存查询。11、成品检验和检针在系统中可放在同一屏,但分别打印出<成品检验报告>和<成品检针报告>。12、转入成品发运管理流程说明:客户品牌产品指客户在面辅料和挂牌、包装等外形上用文字或图案等明确标明客户品牌的产品。2、客户非品牌产品指客户在面辅料和挂牌、包装等外形上没有文字或图案等明确标明客户品牌,只有在商标中表明品牌的产品。八、成品发运管理流程成品库存管理流程成品发运通知单成品库存管理流程成品发运通知单成品发运计划汇总外贸业务部成品发运计划汇总成品出库确认出具增值税发票仓库否出口报关成品出库确认出具增值税发票出口报关会计部 是生成财务应收生成财务应收 出口商检单出口商检单外贸业务部装运通知单出口货运委托书装运通知单出口货运委托书成品出库确认仓库成品出库确认生成财务应收生成财务应收外贸业务部产地证出口收汇核销单出口发票产地证出口收汇核销单出口发票外贸业务部外贸业务部出口报关单出口报关情况汇总出口费用登录出口成品核销查询进出口费用汇总表出口报关单出口报关情况汇总出口费用登录出口成品核销查询进出口费用汇总表会计部外贸业务部出口信用证银行审单、议付结汇或与客户结算海/空运保险单海/空运提单出口信用证银行审单、议付结汇或与客户结算海/空运保险单海/空运提单核销管理流程核销管理流程流程说明:外贸业务部根据成品入库情况和客户对成品的交期要求,制作<成品发运通知单>并通知仓库按其要求发货。同时,系统自动生成成品发运计划汇总查询。如果成品不需要办理出口报关手续,则由仓库办理成品出库确认手续。交会计部生成应收款项,开具增值税发票。如果成品需要办理出口报关手续,外贸业务部根据<成品发运通知单>办理出口商检手续。外贸业务部根据<成品发运通知单>制作<货运出口委托书>,委托货运代理公司办理出口货运手续。一旦确定船名、船期后,外贸业务部向客户发出<装运通知单>(英文)。仓库根据<成品发运通知单>办理成品出库确认手续,交会计部生成应收款项。外贸业务部根据成品出库确认制作<出口发票>,并以此办理产地证和信用证结汇手续。外贸业务部申领并填写<出口收汇核销单>。外贸业务部制作<出口货物报关单>,并与其它单据一起交货运代理公司办理出口货运及报关手续。报关发运后由货运代理公司或船公司出具海运或空运<提单>。系统自动生成出口报关情况汇总和出口成品核销查询(已进口报关面辅料数量—已出口报关成品数量*备案料率=剩余未核进口面辅料数量)。在会计部收到各项出口手续费的报销发票时进行登录和分摊,并生成<进出口费用汇总表>。外贸业务部根据海运或空运<提单>与保险公司办理保险手续,由保险公司出具海运或空运<保险单>。在会计部收到出口保险费的报销发票时进行登录和分摊,并生成<进出口费用汇总表>。外贸业务部根据出口信用证要求单证办理银行结汇手续,或根据<出口发票>与客户办理结算手续。转入核销管理系统。九、核销管理流程1、进口付汇核销管理流程(手工)进口单据承兑进口单据承兑外贸业务部单单财务结帐会计部进口发票外贸业务部进口发票进口汇票进口报关单进口提单进口付汇核销完成进口汇票进口报关单进口提单进口付汇核销完成流程说明:外贸业务部收到银行的远期进口信用证议付单据后(包括银行的空白<贸易进口付汇核销单>、<进口汇票>2份、<进口发票>、<进口箱单>和<进口提单>),由外贸业务部经理承兑付款并将上述单据退还银行(在<贸易进口付汇核销单>中填写进口内容)。银行收到上述单据后,在汇票到期日将货款划给出口商的银行,同时将上述单据退还进口商(银行自留1份<贸易进口付汇核销单>,交外汇管理局1份)。外贸业务部将退还的1份<汇票>交会计部结帐。同时将退还的另1份<进口汇票>、<进口发票>、<进口箱单>、<进口提单>和<进口报关单>交外汇管理局进行进口付汇核销。2、出口收汇核销管理流程(手工)成品发运管理流程成品发运管理流程出口收汇核销单外贸业务部出口收汇核销单外贸出口报关单业务部出口报关单进出口费用汇总表外贸结汇或向客户收款业务部进出口费用汇总表结汇或向客户收款外贸业务部出口提单出口发票出口银行费用登录结汇水单出口提单出口发票出口银行费用登录结汇水单外贸业务部出口收汇核销退还出口核销单出口收汇核销退还出口核销单外贸业务部程程流程说明:外贸业务部在出口报关前向外汇管理局申领<出口收汇核销单>。外贸业务部将<出口收汇核销单>、<出口报关单>及其它单据交海关办理出口报关手续。成品发运后,外贸业务部办理结汇手续或向客户直接收款。银行收到货款后,将结汇水单交外贸业务部。会计部在系统中作出口银行费用登录,生成<进出口费用汇总表>外贸业务部将每一次报关后的<出口收汇核销单>、<出口报关单>、<出口发票>、<出口提单>及其对应的结汇水单或电汇证明交外汇管理局,办理出口收汇核销手续。出口收汇核销完毕后,将外汇管理局退还的<出口收汇核销单>用于退税和税务核销。3、退税及税务核销管理流程(手工)合同执行完毕合同执行完毕会计部递交申报单证进口来料是递交申报单证进口来料否出口免税申报表出口免税申报表会计部退还出口报关单退还出口报关单/出口核销单税务局税务收入退还书税务收入退还书银行进入海关核销进入海关核销外贸业务部 递交申报单证出口退税审批单递交申报单证出口退税审批单流程说明:合同执行完成后,会计部根据贸易方式对进口来料和自行采购的面辅料分别进行退税和税务核销。如果是进口来料贸易,会计部将<出口发票>、<出口提单>复印件、<出口报关单>、<出口核销单>以及<出口免税申报表>交税务局核销。税务局审核无误后即予核销并在<出口报关单>和<出口核销单>上盖章后退还会计部,会计部自留复印件。正本退还外贸业务部用于海关核销。如果是企业自行采购的面辅料,会计部将<出口发票>、<出口报关单>、<出口核销单>、<工业自营出口企业出口退税申报表>、<出口货物退税申报表>、销售收入明细帐和<出口企业纳税情况表>交税务局。税务局根据企业出口情况对是否退税和退税额等进行审批后,向企业核发<出口退税申请表>,并在<出口报关单>、<出口核销单>上盖章后退还会计部,会计部自留复印件。正本退还外贸业务部用于海关核销。。企业根据<出口退税审批单>到银行办理退税手续。退税款到企业帐户后,银行向企业签发<税收收入退还书>。4、海关核销管理流程出口合同执行结束出口合同执行结束系统自动计算是否还有余料系统自动计算是否还有余料否是 否否是是是否客供允许上交海关否是否客供允许上交海关是是否出口剩料缴税否出口剩料缴税外贸业务部费用登录会计部费用登录外贸业务部剩余面料出口退料退料单剩余面料出口退料退料单进出口费用汇总表出口核销申请表外贸业务部进出口费用汇总表出口核销申请表海关核销完成海关核销完成进出口费用汇总表进出口费用汇总表流程说明:出口合同全部执行完毕后,系统自动计算出理论上是否有剩余面辅料,并自动生成<出口核销申请表>。如果没有剩余面辅料,外贸业务部直接凭进出口报关单和<出口核销申请表>等单证办理海关核销手续。如果理论上有剩余面辅料,根据进口面辅料库存情况判定实际上是否有剩余面辅料:如果实际上没有进口面辅料,则根据成品库存情况判定是否有剩余成品:如果没有,则向海关上缴剩余进口面辅料的关税和增值税,作为该合同费用处理。如果有,则需要向海关申请能否上交剩余成品。如果实际上有进口面辅料,则根据贸易性质判定是否客户提供进口来料面料或客户指定进口采购面料:如果是,外贸业务部与客户协商是否能够将剩余面辅料退运出口:如果允许,根据<出口销售合同变更终止通知单>或<进口采购合同变更终止通知单>或无法核销的剩余面辅料、不合格、不符、不适用的进口面辅料的<退料单>将剩余面辅料退运出口;如果不允许,则决定是否允许上交海关。如果不是,则需要向海关申请能否上交剩余。由海关决定能否上交剩余成品和/或进口面辅料:如果海关同意上交剩余成品和/或进口面辅料,则上交,其成本作为该合同的费用处理;如果海关不同意上交剩余成品和/或进口面辅料,则向海关上缴剩余进口面辅料的关税和增值税,并作为该合同的费用处理。会计部根据上缴的进口面辅料的关税和增值税在系统中进行费用登录,生成<进出口费用汇总>。外贸业务部凭进出口报关单和<出口核销申请表>以及<缴税证明>、<上交成品/余料证明>、进口面辅料退运<出口报关单>等单证办理海关核销手续。外贸业务部将缴税发票交会计部,由会计部进行登录并列入<进出口费用汇总表>。十、样品管理流程样询价单内部样品计划样询价单内部样品计划外贸业务部样衣制作通知单样衣制作通知单技术部面辅料料率表面辅料料率表技术部表表外贸业务部样品面辅料用量汇总样品面辅料用量汇总采购否是采购外贸业务部/采购部样品面辅料采购计划表(进口/国内)样品面辅料来料明细(进口/国内)样品面辅料采购计划表(进口/国内)样品面辅料来料明细(进口/国内)使用现有库存/代用仓库面辅料点收单面辅料点收单外贸业务部/采购部面辅料验收单面辅料验收单计划部样衣加工合同样衣加工合同计划部加工厂领料通知单加工厂领料通知单仓库面辅料出库确认生产管理流程面辅料出库确认生产管理流程生产管