物业老旧项目接管工作指引

管理确定项目经理及人员公共设施设进行承接查验目拓展管理确定项目经理及人员公共设施设进行承接查验目拓展接管小组理项目在编员工关系管方案、准各种资料财务、经济合目接管工作指引编号：版本：1.在管项目的定义和策划业公司的收购及接管。接管的工作分为：考察和有关的收集费用测算、合同评审物业服务合同签订好业主、业委发展商、居委政府主管部门系2.在管项目的拓展和考察、物业管理总部的各职能中心、分/子公司、服务中心及个人协助提供；责新项目的合同洽谈。2.2对有合作意向的项目，市场发展中心(或：项目所在区域分/子公司)组织有关人员对项目进行物业类型、规模及定位。2)所在区域及其地理位置。3)入伙时间、物业服务费用单价、费用收缴率、债权与债务、其他多种经营情况。4)项目的业主及客户群体情况。5)项目的人员配置、薪资、社保、福利及劳动合同签订情况等。6)项目的外包方情况、外包合同的期限等。7)对在管项目物业公司转手(撤出)项目原因进行调查与分析。目接管工作指引编号：版本：8)影响物业管理合作意向的其他信息。充分调查当地物管情况，包括配套法规、收费状况、物业消费心理、物业从业人员薪酬(含福利、社保等)、发展前景等。3.项目评审和费用预算或：项目所在区域分/子公司)将收集到的和实地考察的各类要素进行整理分析，必要时组织财务、人力资源、品质(业务)、客服、工程技术、顾问中心等对项目未来效益、公评估，确定是否进一步跟踪和洽谈、合作方式等。.2市场发展中心确定可进一步进行洽谈的项目，应提供物业服务方案和物业服务费价格。物业服务方案和费用测算工作分工如下：职能中心限人事行政中心编方案等；技术中心责物业板块编制(如：调整人员编制、人工成本、各种费用等)。作日向市场发展中心提供数据按市场发展中心要求提供有关品质管理、法律法规等资料场发展中心提供数据中心负责编写物业服务方案(含物业服务费测算)物业管理总部负责人审批、确定项目的物业服务费价格和物业服务方案。3.4分/子公司洽谈项目的物业服务方案和费用测算可由分/子公司负责编写，但物业服务方案和费核、物业管理总部负责人审批。目接管工作指引编号：版本：4.合同的签订和备案公司职能管理中心(财务、行政人事、品质、顾问等)评审和公司法律顾问审查后，交物业管理总部负责人审核、签字。4.3市场发展中心在办结后3个工作日内将合同文本复印件(或扫描版本)、发展商联系资料等交管理中心等备案。。5.确定项目管理机构及负责人他骨干人员。项目所在地有分/子公司的，由分/子公司负责人确定。。6.成立接管小组6.1为保证在管项目的顺利交接，在项目交接前应成立接管小组。接管小组由组长、副组长、综合组、财务组、工程组、资料组等组成。6.2项目所在地有分/子公司的，原则上由分/子公司负责业务的公司领导担任组长，服务中心经理目接管工作指引编号：版本：担任副组长、其他人员由分/子公司负责人指定。.3项目所在地没有分/子公司的，由物业总部负责人指定接管小组组成人员。接管小组的职责分工如下表：号门责1接管小组组长2接管小组副组长落实管理职责、管理措施和前期培训开展。3合组人员配置、物资装备、后勤保障、分报服务确定、项目经营证件变更备案。4务组财务清结、资产盘点、代缴代收账号过户。5组6料组各类文件资料的收集、归档，项目档案的建立。7.项目接管的主要工作主要工作内容：项内容注事面人员情况执行总部人事行政中心核定的组织架构和岗位编服务中心各部门主管及骨干人员的选拔和确定。。理人事入职物业人员离职：需与原物业公司协商，由原物业公司为其办理调离或解聘手续；其先办理与原公司办理入职手续目接管工作指引编号：版本：根据接管前原物业人员留任情况，开展人员招聘补充工作。协助现场组织员工培训，包括企业文化宣导、岗位仪形象及服务意识的培训。政勤障面政开办物资及后勤保障原物业公司遗留行政办公物品、固定资产的清点和4.清洁绿化设备及用品；等。物品、工具设备、生活用品等采购计划，按流程报物品采购申请批准后，进行采购，保证在接管前，行政物品、维修工具、员工宿舍、生活后勤保障完善，能够满足正常办公、物业管理服务及员工生活员工服装(管理人员、维修工、安全员)、工牌发放。环境布置：公司进驻条幅、致业主公开信或通知、交接期间人员工作餐安排，支援人员交通、住宿安排作按当地物业管理法规和政策，办理物业工商企业登营业执照、税务登记证、停车场经营许可证、业务刻制。作。保险与人事行政中心协调申请购买项目的物业管理责任目接管工作指引编号：版本：共施备公共设施设备承接查验和移交单。的选定场接客服服务了解原有客服管理架构和模式，结合项目实际情况制定新的客服管理架构、岗位及管理制度。安全管理了解原有安全管理架构和模式，结合项目实际情况环境管理了解原有清洁、绿化、消杀、垃圾清洁等环境管理模式，结合项目实际情况制定新的管理架构、岗位分布和现场管理制度。理了解原有设备设施管理、公共水电抄表、特殊(种)设备管理及上门维修等情况，结合项目实际情况制料接基础资料基础资料的交接。基础资料必须进行交接业主(入伙、验房等)资料的交接务、人事资料/文件的交接与项目有关的经济合同(电梯、清洁、绿化、消杀、垃圾清运、水池清洗、多种经营等)资料的交接物业服务的综合管理资料的交接客户服务资料/文件的交接料/文件的交接全管理资料/文件的交接环境管理资料/文件的交接务理务运营数据各项费用的收支情况、项目机构经济运行情况(物业服务费、停车费、水电费、其他有偿服务费的收取和支出以及欠费情况)维修基金的收取、使用和结存各类押金、预收款、欠收款项、待付费用等涉及项目对外的注册账户过户项目(水电费扣款、)目接管工作指引编号：版本：务资料财务资料(固定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表记录及费用代收代缴明细表、银行代扣管理费扣款账号、维修基金使用审批资料记录、物业服务收费明细表、其他各类票据凭证表格)了解项目所在地政府规定的物业收费政策、水电燃气等收费办法与标准、有关的税费政策要求等户变更办理各项代缴代扣费用的账户变更务软件务软件系统申请及开通他客服资料的报送按总部客户服务中心的要求，报送项目基本资料、主/客户电话等交接工作中的注意事项划内容尽可能的详细，并明确各项工作的责任人、实施人员和完成时间。区工作站)或区(县)物业管理主管部门工作人员参与指导和见证。7.2.3办理交接前，应充分与交接单位进行沟通和协调，提前将交接方案、计划及各种记录表格提交。保证交接工作的顺利进行。交接工作中的各种表格可参照使用《前期介入管理手册》中的记录7.2.5现场查验、交接应当形成书面记录。查验、交接记录应当包括查验、交接时间、项目名称、范容。查验、交接记录应当由交、接双方参加人员签字确认。对物业公共设施设备承接查验(资料移交)基本情况、存在问题、解决方法及其时限、双方权目接管工作指引编号：版本：居委会(社区工作站)或区(县)物业管理主管部门工作人员对项目公共设施设备查验情况、8.物业公司的收购和接管8.1对项目原有物业公司进行整体收购而进行的物业项目交接与项目原有物业公司退出，本物业集团进驻管理的交接有所不同。相比较，公司收购不涉及物业管理主体的变更(只是原有物业公权比例、合作方式的谈判。9.相关附件基础综合文件/资料移交清单号文件/记录名称数量存放位置保管人注1地使用权出让合同2地使用权转让批复3线图4地界放点测量报告5发单位营业执照和资质证书6建设规划许可证78证9建设工程施工许可证投资许可证目接管工作指引编号：版本：号文件/记录名称数量存放位置保管人注建设工程施工图设计审查表总设计平面图建筑物命名审批表建设工程初步设计审批表建设工程桩基报建审批表消防设计审核意见书建筑工程验收证明文件备案证明书4.电梯验收结果通知书环保竣工验收证房地产预售许可证项目各工厂承包合同合同4.供水管道施工合同调冷水机房工程施工合同工程承包合同抄表系统工程合同作安装工程合同40术资料竣工图、包括总平面、建筑、结构、设备、附属隐蔽管线的全套图纸目接管工作指引编号：版本：号文件/记录名称数量存放位置保管人注41地质勘察报告42同及开、竣工报告43决算4445工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)4647竣工验收证明书48沉降观察记录49钢材、水泥等主要材料的质量保证书新材料、构配件的鉴定合格证书水电、采暖、卫生器具、电梯等设备的检验合格书砂浆、混凝土试块、试压报告供水、供暖的试压报告承接查验资料接管验收工作方案房屋移交验收表物业接管验收资料移交清单(电梯、消防、空调、燃气等系统)设备移交清单(智能化系统)设备移交清单(停车场管理系统器材)公共机电设备验收单(供配电、发电机、给排水等体系)房屋及工用设施等移交验收交接表房屋及工用设施等移交验收交接办公(商品)用房验收交接表验收总结报告其他资料前期物业服务合同(复印件)物业服务合同(复印件)物业服务协议目接管工作指引编号：版本：号文件/记录名称数量存放位置保管人注管理规约房屋使用说明书质量保证书业主大会/业主委员会决议通过的公共管理制度工程文件/资料移交清单序号类别文件/记录名称数量存放位置保管人备注1配电系统图纸及日常维保记录高低压配电系统设备施工图纸2高低压设备幸好、供货商名称及技术说明3各层配电房及电表位置施工图纸4空调配电位置图5后备发电机技术说明，供货商名称及系统设备施工图纸6公众小动力配电位置图纸7给排水配电图纸8消防设备配电施工图纸9供电协议书、许可证使用操作说明书供配电抄表记录发电机运行记录设备保养、维修、运行记录给排水系统图纸及日常维保记录给排水管道施工图纸给排水设备技术说明、位置及施工图纸隔油井及化粪池位置及施工图纸雨水管施工图纸供水合同、水质监测报告使用操作说明书0供水系统月测试记录表1水泵运行记录表2水池、水箱清洗合同3水池、水箱清洗记录4水质化验单5市政供水抄表记录6设备保养、维修、运行记录7消防体系图纸消防喷淋头系统施工图纸8消防烟感系统技术说明施工图纸9消防栓系统施工图纸目接管工作指引编号：版本：序号类别文件/记录名称数量存放位置保管人备注及日常维保记录消防弱电施工图纸自动灭火系统技术说明及施工图纸消防监控设备说明及施工图纸消防验收合格证、安装调试报告使用操作说明书消防设施设备的定期检查记录消防设备的定期测试记录设备保养、维修、运行记录空调体系图纸及日常维保记录制冷机组设备、型号、供货商名称、技术说明施工图纸各水泵幸好、技术说明及施工图纸40空调水管系统施工图纸及说明41冷水塔技术说明及施工图纸42空调系统操控技术说明43空调水管理系统技术及设备说明44送风及排风系统施工图纸45消防与空调联动技术说明及施工图纸46水质监测报告47使用操作说明书48空调水质处理记录49中央空调运行记录设备保养、维修、运行记录安保设备图纸记录技术说明及供货商型号施工图纸检收表使用操作说明书设备保养、维修、运行记录停车场设备资料收费设备说明及施工图纸配电要求及管线走向位置施工图纸检收表使用操作说明书0设备保养、维修、运行记录1对讲机资料设备、型号、供货商名称、技术说明2施工图纸3检收表4使用操作说明书5设备保养、维修、运行记录目接管工作指引编号：版本：序号类别文件/记录名称数量存放位置保管人备注6监控设备资料设备、技术说明及系统施工图纸7监控室设备施工图纸8检收表9使用操作说明书70设备保养、维修、运行记录71电梯设备资料电梯技术、供货商名称72电梯机房设备施工图纸73电梯合格证74使用操作说明书75设备保养、维修、运行记录76喷泉设备资料设备、技术说明及系统施工图纸77检收表78维修及操作说明书79设备保养、维修、运行记录80接地设备资料设计及技术说明81施工图纸82检收表83维修及操作说明书84检收记录85管网管线资料供电管道进入小区布置图纸86变压器位置及设计图纸87小区低压配电管总图纸88 (从变压器至小区内各大楼)89小区内街道照明及动力图纸90小区内防雷接地91有线电视及卫星电视92小区燃气管道布置图纸93小区燃气管道用量设计及说明94燃气减压室位置及设计图纸及说明95小区市政供水给排水管道布置及说明96小区总化粪池设计及说明97小区中央消防及保安系统设计图纸98小区电话布线及设计施工图纸99其他资料设备台账设备统计表房屋、公共设施、附属设施设备统计表目接管工作指引编号：版本：序号类别文件/记录名称数量存放位置保管人备注水电抄表记录设施设备改造、大中修记录9.3客服部(清洁/绿化)文件/资料移交清单号文件/记录名称数量存放位置保管人注1客户资料物业服务协议(或：商户服务协议书)2管理规约3客户手册(即有关物业服务的说明书)4安全(消防)管理责任书5房产证复印件(或房屋买卖合同复印件)6租赁合同复印件7《营业执照》复印件8《组织机构代码证》复印件9法定代表人身份证复印件授权委托书(非法定代表人办理有关事务的)实际负责人身份证复印件位从业人员情况登记表负责人(联系人)电话及其他联络方式人电话及其他联络方式房屋交接验收记录表装修资料装修协议装修申请表装修许可证装修完工验收记录表施工人员登记表违章通知书消防工程设计备案表(复印件)消防工程竣工备案表(复印件)日常服务资料物业服务费用备案文件(复印件)客户资料清单房屋权属清册服务供方(含公共服务机构)清册或联系方式目接管工作指引编号：版本：号文件/记录名称数量存放位置保管人注客户报修记录客户投诉/咨询/建议记录客户回访/沟通记录量维修记录外来文件(收文)记录对外发文记录通知/温馨提示记录社区文化活动记录/门禁卡发放记录4041顾客钥匙代管委托书42顾客委托钥匙清单43管理(公共房间、通道)钥匙清单44物品搬迁放行单45空置房巡查记录46客户室内安全检查记录47环境管理资料绿化苗木清单48地被和灌木种植图49环境(保洁、绿化)人员资料清单环境(保洁、绿化)人员岗位编制表大堂晶面保养记录外墙玻璃幕墙清洗记录大堂定期保洁记录洗手间定期保洁记录生活垃圾清运记录绿化养护工作记录消杀外包方联系人和联系方式消杀记录排污管道及化粪池清理记录安保部门文件/资料移交清单号