体系文件编写

ISO9001:2000体系文件编写0一．体系文件编写的重要性体系文件在ISO9000、ISO14000及QS9000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：（1）符合标准要求在ISO9001和QS90004.2及ISO14001的条文中，均要求组织“建立并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。（2）工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。

1一．体系文件编写的重要性（3）

提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日常工作，不断地完善管理和技术的要求。（4）

防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成动作上的因难。

2一．体系文件编写的重要性（5）改善人际关系由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。（6）员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。

3二．体系文件的架构（一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件架构分为四个层次，即：一阶文件：手册二阶文件：程序三阶文件；工作指导书四阶文件：表单或表格但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即：一阶文件：手册二阶文件：程序/工作指导书三阶文件：表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。4冠智达顾问

GREEMCONSULTING二．体系文件的架构（二）文件架构的说明1．手册对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。2．程序书程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。5二．体系文件的架构3．工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准书。4．表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。

6二．体系文件的架构一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例如：设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。

7三、文件的结构一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整结构有：1．目的2．范围3．权责4．定义5．作业内容/文件内容6．附件现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：1．目的应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？

8三、文件的结构2．范围规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件的范围写成“适用于公司所有绕线机的使用”，即是明显的错误。3．权责即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相关人员担负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的权责。4．定义亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写做明确说明，会令文件内容更清楚明白。

9三、文件的结构5．作业内容即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两个部份。（1）流程图：以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类型。（2）文件内容：在编写文件内容时，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）结合，即由谁（WHO），在何时（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），为什么做（WHY），怎样做（HOW），缺少任何一个W或H，都有可能使文件的内容不易理解。10三、文件的结构6．参考文件资料用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件名之后，以及便查找，但是不可将文件版本附上。7．附件一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后，但是也不可以附版本。8．以上是一份文件的完整结构，为了整齐可统一文件结构。但是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的需要，可适当的去除一些不适用的项目。

11四．流程图绘制在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。1．

流程图常用的符号

12四．流程图绘制例一：收货流程供应商送货本公司仓库核对送货单与实物收货13四．流程图绘制此范例将工作单位以表示而将执行的工作以来区分，这是一个最简单的流程图，您可以任意发挥。例二：生产流程执行项目负责人记录备料备料员材料日用表加温烘干烤箱操作员材料温度控制表投料备料员无设定技术参数技术员成型参数记录表正常生产技术员产品生产日报14四．流程图绘制例二：流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制作流程图的常用方法之一。总之，使用流程图的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太过繁杂和繁琐，当制成流程图时或许不容易看明白，所以应注意流程图使用的时机。15五、编写文件的五忌（一）、忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。（二）、忌过于弹性化，失去可操作性。（三）、忌理想主义化，导致无法实施。（四）、忌部门主义化，导致其它部门无法配合。（五）、忌咬文嚼字，理解困难。16六、文件的审查、批准一般规模较小的公司，文件制作完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用，但是对于规模较大的公司，这种做法欠妥当，因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题，但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门核准使用，掩盖了其它部门的要求的意见，在使用中难免会对其它部门造成困挠，甚至引起磨擦，所以对于文件的审查和核准，许多公司规定了不同审查和核准方式，例：

17六、文件的审查、批准

阳光企业有限公司公司文件审查、核准文件类别审查核准手册各部门主管董事长程序各部门主管总经理工作指导书部门主管总经理图纸工程部主管

一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补充，以使文件的内容更完善和具操作性。18七．搬质量间手册稳范例现以计IS聋O9诊00按1&量IS获O1附40觉01砌标准概要求摄为例邪，例毁举质手量手傻册的渔结构目和部发份内劳容要秋求。质量吐手册撞目录0．质量士手册直实施霸令1．前言2．组织搅机构3．管理少层职映责（迅包括纱最高拳管理共层）4．质量落管理迟体系4．趁1总要土求（统包括岔质量搞管理赠体系氧的范皆围，节任何溜剪裁妄的细妄节与盏合理湿性，以及失识别帐过程抛、确率定过面程顺莲序和呆相互网作用询）4．挨2文件盯的总慰要求绝（本满组织换对质肝量管舱理体市系文未件的杯具体滑规定西）19七．妙质量砖手册疫范例5励．管瞒理职更责5．垮1我管理顶承诺5．绳2思以顾狭客为欣中心5．考3燃质量玩方针端（此舍处可盲说明扇对质若量方烂针的弓控制呆要求屈）5．谊4磨策划驳（此耳处是恨对质受量管申理体裙系的仓策划猪，策背划输停出的严文件犹可以是亭质量熊手册适）5．雁5役职责早、权狐限和极沟通5．却6有管理粉评6灵．资泻源管全理6．栋1湾资源显的提编供6．史2见人力号资源6．劈燕3金基础追设施6．矩4径工作肺环境20七．傍质量混手册更范例7．产品扬实现7．淹1产品寒实现策的策冈划（符此处屋是对坊具体唐的产苦品、五项目赠或合竭同实葬现过司程的策划缴，策隔划的位结果链表述导在质汤量计敬划中顽）7．砖2与顾著客有钱关的督过程7．异3设计锣和开妹发7．避4采购7．俯5生产拔和服北务的牛运作7．砍6监控烘和测山量装戴置的毛控制8．测量灰、分统析和汇改进8．位1总则8．敬2监控尚和测建量8．泳3不合来格品皇控制8．垄4数据雷分析8．育5改进21七．钱质量危手册佣范例9．笔对质速量手朱册制派定、瓶批准宝、发趴放、乎使用和、更洽改和透换版著的规业定10动．引南用程症序文笔件清仗单A须质翁量手乳册范见例一稍.文联件资椅料管款理1．器0杨目高的使质耽量管担理系宗统中过所使涌用之航文件糊有一斥个明乓确的危处理残流程语，以确保星文件袖之适钓合性冬、有穗效性委及各毙相关山部门尘能适蚂时获茧得正迷确之点最新文本件。2．宋0蒙范文例本孟公司纲质量关管理启系统脆使用谷之内栗部、被外部直文件尤皆属吩之。3．半0福权汗责a狼．文买件分露发、饱回收冒、保略管：击文件恢管制们中心b．怖文件往制定将审核育：各榴权责扭部门22七．致质量皇手册茶范例4．0铅内容a．剖文件粘应予搞以统鸣一分仿类及岛编号b．禽文件图由各段部门扶指定刚专人览拟案协，经巷权责明主管性审核脚后发娱行c．划应定堡期检货讨相帖关环则境管丸理系赔统文女件之旗适宜骗性及必有效塘性d．改文件杠修改士、增保订、蜻发行舌者得求由相办关单这位提棉出申倚请，柱交原拟案把单位线研议河处理e．架文件枪分发督、回熟收由冰文件绣管制蛋中心衣负责5．渴0凤相梨关文岁件文件退资料播管理肾程序馋（D脸L-运01渔1）23七．轰质量狠手册刃范例B漂质纳量手臣册范刘例二雹.紧钱急事录件准坑备及叹应变1．北0镜目键的建立项及时财有效故的紧闲急应疾变措竖施以择减少妖天然亩或人猜为的踪蝶灾害矿所造成的雀环境疯冲击2．伙0慕范包围各制咳程活援动之纯紧急胁情况羊处理奖均属班之3．露0善权腰责应变礼措施帜之拟虑定与胡管理续：环固境工灰作小削组24七．范质量陪手册译范例4．竞0躬内签容a.各种磁可能甚重大坡环境祸影响智之意挑外均防应订散立紧闹急应限变计浓划b.紧急做应变毛计划绝系针检对紧竟急情及况规销模、摆性质瓶及对酱环境雕冲击篮程度c.紧急宋应变驾计划歼应拟啄事故佛发生肠时应规变方教式及首处理世紧急蜡状况若之权责d.驶紧被急应尼变计桂划应很明订台通报格及各子项联叙络作顿业，岁例消念防、递医务唤—等等e.枣紧刮急应敢变计涝划应狗定期鞠测试排其效扮果5．份0扮相残关文龄件紧急偷应变疮措施复管理票程序熔（D浊L-址01滥4）25八．订程序逆文件拆范例A储程配序文层件范援例一摆、文腾件资跪料控吗制程败序1．吧0婆目蠢的此程遭序文五件规械范了点公司姻文件尿和资居料的腐制作赚、核堵定、龄发放用、修改的狡程序惹，确泊保公环司文笔件的沸使用东受到就严密等的控平制。2．工0显适劝用范胀围此程触序文骑件适默用于福控制点手册股、程介序文约件、惑工作苏指导声、有磁关图纸、逆公司顽用国饺际或劝国家贺的标活准、叨有关卫部门问指定坑的设伙备说执明书就及本公逗司制倡定、篮客户智/供床应商奖提供挎的相等关标毁准。26八．凭程序偷文件苗范例3．抱0妈职瘦责和抛权限3．茎1涌经汁理负责尊监察懂文件制控制碍中心置的工犁作。3．夫2溪文真件控刘制中疑心a.负责匀保管专文件厚和资精料的填原稿钉；b.安排夹文件泪的编印号；c.控制唐文件仰的版斯本、俩发放杜、回就收、耻修改术及失蓝效的肃处理眉。4．洗0坑定华义：意无27八．麻程序单文件担范例5．狐0龙程纺序5．架1竿文麻件和弱资料钞的格隐式文件高名称文件辩编号调（具丸唯一乌性即嫩可）文件槐核定文件渡版本荐（以籍A、布B、株C或疲……艳发行更日期浆均可滚）文件牧页数其它员项目嘴可视渐需要亡增加28八．晚程序妥文件吼范例5．乱1．删2表文辫件编弃号方过式全厂续性的蒙手册梅文件穿以N圈DS励（公语司英熄文简冬写）速00套1始重编二层服程序种文件波以N俱P0挖01栽始编三层助文件页以N地IA屑（A饼是部彼门代绑号）约00糖1始量编A代罢表品逼管部希B淹--仰--同--咐-具体察产品辩的工肠艺文闪件以巨产品逐编号菌作为誓文件雾编号亏，外敞部文的件以原有寨的编拉号为绸准，腥没有父编号取的以营本公秀司三习阶文拐件的茄编号奶方式编。29八．流程序年文件刻范例5．歌1．盲3礼文买件的甚编制田可参消考以维下模仓式文件鹅模式龙说光明目艘的低文封件编狐制的猾目的适用绍范围雁文写件适惭用的平场合定衣义氏文舰件中放的专狼业用牧语和晃限定轨范围吩的用虽词职责槐和权弯限婆文倒件中旦有关禁人员湖的职锋责内娘容属（文迹件简弓述的停规则渗内容醒）附州件相文件余运用酸中用矛到的赴表格他或其土它资躲料以上乐是一畜份文旱件的郊完整窃架构避，但谜是它茎的适垒用性枯完全就取决搞于文轻件需要典。30八．宵程序阶文件闹范例5.捎2枕文件做的批支准核降定公司价文件奇由授愁权的封人士岗核定低：文件脂种类绵核傅定人品质畅方针虾总偿经理品质凉手册嫌总流经理IS社O9蓄00逝2程教序叛经理部门尊运作内程序牙经怨理/裙总经谷理工作窜指导晋经鹊理/姜总经荡理产品肃检验号标准狱相统关部苹门主印管规程亭管制剃标准贫/工武艺规程炸文件练/有铲关图托纸外部慎文件眉经理如授宵权人慈缺席悦时，型由其竞上级柔或指验定的悦代理汉人核浮定。31八．亿程序铃文件拿范例5．摧3准文这件和援资料危的控右制/数发滔放a.文件批/资柳料的棵编制恨人在灶编制踩文件奴后填晚写“朵文件可控制摩申请斩&文春件收发险记录链”，院注明冰此文努件应邀该发浪放的汽部门睛，给召相关渐部门娘主管会签巩并决歼定持俭有的且份数票，无胞异议仿后交岔由文伞件的惩核定生人批辣准,非公际司编马制的瘦资料诉由使揪用部蓄门（隐部门捉专用额）或索文控蜜中心（全棵厂性津）申踏请受兄控；b.文件贴中心习在接股到批母准的叨“文运件控茧制申胞请&优文件稻收发熟记录惨”时复印禁发放画的总萝份数膛，并梯在每牢面盖打上控炊制文省件的探印章维和序幅号发放肃给相演应的乱部门俘并提惨请其烟部门隐负责档人或启代理永人签蔑收。32八．洪程序优文件退范例5．据4碌文观件和哲资料吊的修靠改各部坏门根追据工比作的扇需要狠均可弄提出科修改院，填杏写文赠件修扣改说策明书肆，注明知修改朵原由缝，交桨文件窑的原陆会签偷人和坡核定临人核残定同管意后储由文惊件中心谢安排告修改似。5．炊5摸版孟本变撑更和每处理一般甜文件涌的修叔改没缎有引追起页幅次的盈，修兰改时反只在姐修改回页上桂注明此睬版修装改的担次数方，由寸文件裳中心吓把修聋改页收和各艇部门漠调换未，重消大变更叼（3勾页）哨可变纽奉改版出本，谢文件滥换版啄时修乓改次犬数重简新计咏算。33八．抬程序欠文件备范例5．辈6咬文覆件和耍资料撞的回吊收当文昂件和辩资料急更换锦版本劣需回职收时柿，应歇按相元应的滩收发畜记录悦收回中，文件追控制蚂中心真须签链署收柳发记匆录的猛回收方栏以丢确定博收回扰，新陡版文管件需执行遗5.饶3.放1的巧程序预。5．享7柔一压般文洞件和础资料籍经核惹定修撞改后拘由文到件控墙制中有心根事据收仅发记录将糖其副锁本收扔回销满毁，绵正稿慢由文活件控哪制中牲心加午盖“何失效扶文件和日施期”裳印章励，分烫隔存栽放，类失效湾文件炼如无削特别竭要求喂保留滤一年冬。34八．落程序颜文件野范例5．车8仓文闯件的线需求迈申请当各令部门努有需棚要申晨请或宁借阅怀的文尺件时土，由锤负责朗人填糖写文安件申燥请单，胡交经呆理核奔定后且，由贞文件由中心犬发放响或借洞阅5．腰9执文迁件的须保存各部秋门负胆责人荷应将缩慧文件叨放在端适当神的场描所，闻避免供损坏福和遗榨失，过文件和岭资料躺应按宵不同铸种类污/名铅称分禽别存西档，佩应根举据需从要制霞作目棵录索引以逢便于筛查阅苹，原争稿文提件存彩档在靠文件圆中心衣，登顺记在蜡“文彼件控滴制总表”催并需哪注明闸编号白和版枣次。35八．蒜程序尊文件哀范例5．爬10乡丰非受丢控文肚件的遥发行非受嗓控文湖件由掩经理数或总错经理夺批准纳后方铲可发块行，滋不受加文件观的控丛制要记求，形非受拥控文断件一眯般指绝发放舱客户仪或其衫它外曾部机房诚构的凳文件街。5．夜11输附件他参见a．私文件艰控制依申请较&文蒜件收匹发记殖录（斧A-两00核1）b．床文件用修改疤说明何书（精A-麦00埋2）c．壳文件携申请拒单（汤A-惭00碎3）36八．铁程序钉文件疾范例A稠程品序文吩件范谱例二煌、纠拳正和惑预防胡措施拖程序1．筛0时目的就公惩司的跌品质抽、环侵境活友动，辫提供阳一套涨系统金性的过程序尤以指分明和秧正视问论题的咏存在蛙，并去采取慕适当膊的措篇施以奏避免召问题童的重链复发胖生。2．拉0鲜适属用范欣围适用绪于本原公司母所有拴品质辱、环唉境管待理上示纠正屿和预劝防措袍施的净执行吊。37八．码程序青文件精范例3．袍0闯职宜责和高权限3．桶1拍总象经理a.没审冤查纠隐正和过预防搏措施护要求柄书的坛发出b.微确种认有忠关的赔纠正维和预反防措滨施的方效果c.陕确缎认此愁文件忘的有筛效性3．药2文旗件中罢心a.述安那排统女筹纠喜正和粘预防销措施b.街发密出纠餐正和饭预防恰措施级要求延书知雁会相苹应部并门c.疫安洗排跟研催纠回正预战防措度施的挎招待爪过程38八．摩程序蒙文件锁范例3．羡3快纠正汉和预熔防措级施要踪蝶求书象的发河出部乏门/反负责坝人a.食明塘确问使题的留存在执，分禁析不嗽良的恩潜在抓原因b.雕提泻出纠指正和句预防阶措施份要求汗而且跃指明帐应执目行的播部门僵和要版求回集复日秩期c.勾确农认纠屡正和央预防禽措施笔的有永效性d.承当酱前纠馋正和鸽预防衡措施慕无效愚时，详应考浓虑重壁新发戒出纠乓正预格防措词施要宣求书3．庙4甩纠正躁和预货防措说施的涌执行从部门搂/负膝责人a.合明悼确问暖题的虎存在厉，分指析不拖良的储原因b.贺执汤行纠落正和陷预防鹅措施告并确纠定完己成的腔日期c.至向舟发出摔部门出/负蓬责人律按时严回复将执行估结果d.构预裙防不树符合忘项目闭的发阻生39八．访程序诸文件康范例4．滨0宗定义a.纠正沙措施亩：采筛取相容应的刻行动奇，消许除不悦符合糊项目b.预防亮措施才：采肉取适鹿当的喇方法沈以防泡止不身符合毫项目从的发碰生5．乘0赞内容5．决1垂纠正宝和预绍防措长施（台要求剩书）横可在进以下切情况闲使用a.内部百审核粉/管沫理层熊复审当内启部审继核、奏管理液层复讲审时驻发现针不符甜合项参目，陡经分伤析鉴胳定后决定妥采取粥纠正莫和预絮防措首施b.折客户丙不良屡反馈辫退货浑/特避采产杠品凡收怠到客模户不电良反柱馈退启货联秆络以转及生罚产中减经确什认特股别采柄用的产和品经怀分析厉鉴定柄后可送决定旗采取永纠正纤和预第防措明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