项目八任务文书的制发阶段

人力资源文书写作与管理

—项目八：人力资源文书管理

任务发文处理任务三

人力资源发文处理一、制发阶段（1）编号人力资源文稿经领导签发和相关部门会签后，要进行及时编号和登记，防止发文混乱。编号即编写发文字号，同时也包括编写文件的份数序号，编号要按公文格式编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部门组成，如中移发[2020]11号，表示为中国移动2020年制发的第十一份公文，必须标明“发”字，跟收文以示区分。同一份文件只有一个发文字号，编号时需同时登记《发文登记表》（如表8-3-2），它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按要求来编写。案例

为了应对疫情后的复工复产，提升公司中高层人员的战略管理水平迫在眉睫，方盈工程公司人力资源部门收到总经理的示意，由人力资源管理部门牵头组织开展一场集中培训，人力资源部接到任务后，准备下发《关于组织公司中高层管理人员集中培训的通知》，请问发文字号是以人力资源部门发，还是以公司的名义发，抑或是无论以公司还是部门的名义制发均没有影响？案例诊断：发文字号代表着发出的单位和部门，在一个公司里，发文字号不可混淆，相互混杂。发文编号不清晰。实际上起不到编制发文字号的真正作用，既不符合规范要求，查找起来也十分不便。所以，由哪个部门或公司负责，就以他们的字号编制。（2）复核复核就是指在公文正式印刷之前，专门的文书部门对文件定稿进行再次审核的工作。公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范；是否存在错别字、漏字等。在复合环节，如发现问题需要对文稿进行修改，应向签发人提出申请，获得批准后方可修改。修改后的文稿，需要按程序进行复审和签发。（3）缮印缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程。缮印文件一般都是通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制公文，必须严格按照国家标准执行。在缮印过程中，必须做到：1.必须以经过领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的需要报经签发人批准；2.注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目；3.注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清样、废页也要管理好，防止泄密。（4）校对校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是文书综合部门的一项重要工作职责。校对是在缮印文件过程中将印刷出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。校对由起草者进行，校对时要以文件定稿为基准，认真仔细地校对，连标点也不可忽视，把住文件制发的重要一关。校对的具体要求包括：采取“地毯式”检查的校对方法，逐字逐句校对；注意纠正排版错误，字体、字号和格式的统一；每次校对由不同的人进行。（5）用印用印是指在印刷好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。加盖单位公章代表人力资源管理部门拟定的文件已经生效。公文用印和签署的意义都在于：作为公文生效取信的凭证；代表职权；以示负责。

我国公文大多以用印生效为主，命令等以签署为生效标志，合同等既需要用印又需要签署。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。（6）登记登记，是人力资源部门在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行清点、统计、核查和控制等管理。发文登记的项目要合理，登记要准确，登记项目主要包括发文日期、发往机关、公文标题、份数和备注等，大型公司还需把签收人、附件、归卷日期和归入卷号等列入。发文登记就是要把文件的基本信息在印制和分发前登记下来，以便查阅利用。发文登记同时也是公文复核工作的有益补充。案例背景

2020年元旦假期期间，由于方盈工程公司部分工程项目为了加快工作进度，一些工作人员在假期依然在岗上班，人力资源部在核实了打卡记录和工作值班表后，下发了《关于发放员工2020元旦假期加班工资的通知》，公文经过了部门领导人的签发后，在分发到公司各部门前需在发文登记表（表8-3-2）上进行发文登记，如下：表8-3-2发文登记表序号发文日期公文标题发往单位/部门发文字号份数备注12020.1.15关于发放员工2020元旦假期加班工资的通知项目工程部方盈发[2020]1号1急件

（7）分发分发又叫封发，是指对印刷完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。分发是发文工作的基础环节，分发的总的要求是要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流动。文件分发由文秘部门承担，根据