计算机账务系统的数据流程

计算机账务系统的数据流程第一节账务处理子系统的工作原理及功能结构一、账务系统的手工处理方式手工会计核算方法：包括设置会计科目及账户、复式记账、填制与审核凭、设置与登记账簿、成本核算、财产清查、编制会计报表。使用下面几种会计核算组织程序：记账核算组织程序、科目汇总核算组织程序和汇总记账凭证核算组织程序等。手工核算方法的弊病：数据处理大量重复、信息提供不及时、容易出现错误、会计人员工作强度大等。二、账务系统的计算机处理方式j基本的账务处理程序并没有发生变化：根据原始凭证编制记账凭证、根据记账凭证按科目分类生成有关的日记账和明细账、根据账簿记录编制会计报表等。计算机账务系统业务处理流程：如图3--1编制审核记账输出期末业务处理编制临时凭证文件凭证文件发生额余额文件会计报表总账明细帐辅助账记账凭证原始凭证图3-1计算机账务系统业务处理流程54321三、计算机账务系统的数据流程(与业务流程差不多,主要体现数据流程)记账凭证机制凭证银行对账单输入记账输出审核银行对账报表子系统记账凭证明细账日记账多栏账总账辅助账余额调节表已达账未达账科目余额／发生额文件临时凭证文件凭证文件银行对账单文件编辑输入输入期末业务处理部门、项目等辅助文件往来业务文件企业对账文件往来核销计算机账务处理数据流程账务处理子系统期末处理辅助核算管理帐簿输出出纳管理凭证处理系统初始化图3-3账务系统功能结构示意图四、通用账务系统的基本功能结构简单介绍1.系统初始化：系统工作环境设置，账套设置，科目、凭证种类、初始余额录入，系统的人员管理，初始银行末达账，初始末核销往来账等设置。

2.凭证处理：严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字等。

3.出纳管理：为出纳人员提供一个集成的办公环境，加强对现金及银行存款的管理。查询和打印现金日记账、银行日记账、资金日报表。进行支票登记和管理，进行银行对账并编制银行余额调节表。

4.账簿输出：查询和打印各种已记账凭证、总账、日记账、明细账及各种汇总表。5.辅助核算管理：往来管理、部门管理、项目管理等辅助核算项目的管理。

6.期末处理：主要完成期末结转工作。包括月末的“月结”及年末的“年结工作”。

第二节账务处理系统的初始化一、账务处理系统的初始化设置概述系统初始化：根据本单位的具体情况，利用账务处理系统的初始化的功能进行设置，以满足本单位会计业务处理的需要。系统初始化的内容：类似手工方式下选定记账方式，确定会计科目和帐户，设计记账凭证，制定记账规则，结转期初余额等初始建账工作二、初始化设置前的准备工作(一)仔细阅读使用手册理解并掌握系统提供的功能及其使用方法。(二)会计科目、凭证类型等的确定根据《会计法》，《企业会计准则》及《企业会计制度》的要求，结合本企业会计核算和管理的需要及软件的特点，确定会计科目体系和凭证类型。1.会计科目的确定确定会计科目体系应考虑以下几方面的要求：必须满足会计核算的要求（所设的科目体系应反映全部经济业务）必须满足管理的要求（要为企业管理提供各种信息）必须满足报表的要求（表的各项数据能方便地从机内账中自动生成）必须保持相对稳定性（系统使用后，不能对科目进行修改和删除）必须满足会计制度的要求（会计制度规定的一级科目不能修改）2.记账凭证类型的确定记账凭证是账务系统最基本的数据来源。记账凭证一旦设置和使用，就不允许修改和删除。因此必须根据单位会计核算和管理的需要确定好记账凭证的类别。(三)会计数据资料的准备1.往来账户数据准备（整理往来账户的有关资料）2.银行账数据准备（整理调整前的余额及未达账项）3.科目余额的准备（列出期初余额或明细科目的发生额、余额清单）4.凭证摘要的规范化（对摘要表述和长度进行规范）(四)会计组织和人员分工的确定会计组织：根据会计信息系统的工作特点进行工作岗位的重新划分并确定每一岗位的工作权限，以便在系统初始设置时进行操作权限设置。人员分工：避免与业务无关的人员或无权限的人员对系统进行非法操作。三、系统控制参数设置(菜单总帐-设置-选项)（制单、外币、凭证、编号方式、往来方式）制单控制：制单序时控制、资金及赤字往来控制、可使用其他系统受控科目、支票控制、制单权限控制到科目外币核算控制凭证控制：打印凭证页脚姓名、凭证审核控制到操作员、出纳凭证须由出纳签字账簿设置（位数宽度、输出方式、账页行数、查询权限控制到科目）明细权限设置（制单、审核、查询权限控制到科目）四、会计科目设置科目编码：全编码（按其级次的先后次序建立）且必须唯一。科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称。科目类型：分资产、负债、所有者权益、成本和损益五类。账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。助记码：便于用户记忆而对科目另外编制的代码，很少用。科目性质(余额方向)：增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。只能在一级科目设置科目性质。辅助核算：说明本科目是否有其它核算要求，系统提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算供用户选用。其他核算：现金科目要设为日记账，银行科目要设为银行账和日记账。外币核算：设定该科目核算的是否有外币核算，以及核算的外币名称。数量核算：设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。科目增加：增加一个新的会计科目。会进行科目合法性和正确性检查，保持科目代码唯一性。一个科目可同时设置两种专项辅助核算。但个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。科目修改：对错误的属性进行修改。科目查询：科目查找定位，方便查询或修改科目。科目删除：删除不再使用的科目。已使用的科目不能删除，非末级科目不能删除，有余额的科目不能删除。科目打印：科目的简单和明细打印。科目保存：保存科目设置的内容。科目级次：以数字1、2、3、4、5、6表示，数字即代表科目级次，如“1”代表一级科目，“2”代表二级科目。一级科目代码：使用财政部统一规定的代码，符合现行的会计制度。其他各级科目编码：按使用单位的实际情况自行设定。要注意的问题：应全编码；必须唯一；要适合计算机识别和分类处理；简单明了，便于记忆；要尽量减小位数；具有扩展性。例：4-2-2编码方案：“应交税金-应交增值税-进项税”的全编码可以为“21710101”。共三级，总长为8。一级科目本级码二级科目本级码三级科目本级码科目的全编码图4-3科目编码示意图4.会计科目辅助核算设置（弄清为什么要设置辅助核算）设置：采用辅助核算功能进行核算管理时，要将往来单位、个人、部门、项目这些明细科目的上级科目设置为末级科目并设为辅助核算科目，然后将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。例如：使用辅助核算前使用辅助核算后科目编号科目名称科目编号科目名称辅助核算119其他应收款119其他应收款11901差旅费应收款11901差旅费应收款个人往来王坚李默11902私人借款11902私人借款个人往来王坚李默使用辅助核算,可以减少会计科目的设置一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会记在总账和辅助明细账上。五、凭证类别设置五种分类：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证。若凭证类别只设置一种，通常为记账凭证；已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；凭证编号既可以按凭证类别按月自动编号，也可以手工编号。凭证编号一般按（凭证类别）每月自动编号。五种限制：某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，即限制使用或不能使用哪些科目，系统可提供选择借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无和无限制五种限制类型。现金或银行存款可作为收款凭证“借方必有”科目；现金或银行存款可作为付款凭证“贷方必有”科目；转账凭证可限定为凭证必无现金或银行科目类型。五、设置项目档案一个单位项目核算的种类多种多样，如在建工程，对外投资，课题，在产品的成本等一个单位项目核算的会计科目可能有多个，定义项目目录后可以显示或打印项目帐。可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。设置项目时要定义项目大类、指定核算科目、定义项目分类、定义项目目录，等等六、期初余额录入期初余额：建账手工帐目的期初余额或累计发生额。余额录入：包括无辅助核算科目期初余额和有辅核算科目期初余额。1.无辅助核算科目期初余额录入在最末级科目余额栏上直接输入数据，上级科目自动累计；有数量、外币核算的科目，先录入本币金额，再录入数量、外币金额；若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额；红字余额用负数输入。2.有辅助核算科目期初余额录入双击辅助核算科目的余额栏，进入辅助核算科目期初余额录入窗口，在辅助账页录入明细期初余额；往来科目（个人往来、客户往来、供应商往来）应录入期初未达项；由系统自动累计总账科目余额；期初余额录入完毕要试算平衡，否则不能记账，不能结转上年余额；若已记账，将不能再录入和修改期初余额。七、其他设置功能：建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。内容：结算方式编码（最多分为2级）；结算方式名称；票据管理标志。功能：定义账套所使用外币的汇率，以便制单时调用。内容：通常有浮动汇率和固定汇率设置。使用固定汇率的用户，要在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率；使用变动汇率的用户，要在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。七、其他设置3.常用凭证定义：功能：定义常用会计凭证的模板，供填制凭证时调用，可修改。内容：可录入常用凭证的主要信息：编号、说明，凭证类别；可对常用凭证的凭证分录内容进行定义。要求：编号和凭证类别必须输入；编号不能重复；凭证的主要信息和凭证分录内容要一同定义。4.常用摘要定义功能：定义常用会计凭证的摘要，供填制凭证时调用，可修改补充。内容：可录入常用摘要的主要信息：编号、摘要内容、相关科目。要求：常用摘要的编码不能重复输入，也不能为空；如果某条常用摘要对应某科目，则可在“相关科目”处输入，那么，在填制凭证时，在调用常用摘要的同时，也被调入，提高凭证录入效率。第三节账务处理子系统的日常业务处理一、凭证管理（一）凭证填制填制方式：直接使用审核无误的原始凭证或先人工制单后集中输入。凭证分录：一张凭证可以有多个分录，但只能同一笔经济业务。凭证内容：包括凭证头（类型、编号、日期）、凭证体（摘要、科目、辅助信息、金额）。（二）凭证审核审核内容：对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审核人员：具有审核权限的审核员且制单和审核不能同为一人。凭证一经审核，就不能被修改、删除；作废凭证不能被审核，也不能被标错；已标错的凭证不能被审核；审核后的凭证需取消审核才能修改，审核后的凭证才可记账。（三）凭证汇总汇总功能：按条件对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。记账凭证：已记账和未记账的凭证都可以汇总。二、记账记账目的：将经济业务数据作为正式记录保存，记录经济活动的情况。记帐后,在你的总分类帐\明细分类帐等帐本上就可看到有关的数据记录记账过程：选择记账凭证、自动检测记账凭证、数据保护、正式记账。选择记账凭证—选择凭证范围，要求月份不能为空；自动检测记账凭证—进行平衡校验和会计科目等有关内容的校验；数据保护—记账前系统自动备份有关数据库到硬盘中。在记账过程中，一旦出现意外，系统自动把硬盘数据恢复；正式记账—将选定的记账凭证记入机内帐簿（包括部门、往来和项目核算的辅助账簿），逐级汇总，计算出各科目的累计发生额和余额。注意问题：未经审核的凭证不能记账；有不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记账；记账过程不允许中断。四、账务处理子系统的帐簿输出帐簿输出：日报单、日记账、明细账、总账和辅助账输出输出方式：均有查询和打印两种输出方式。输出格式：由科目设置中的账类所决定，可以输出三栏式、数量金额式、复币式、多栏式等用户需要各种账簿。也可以输出各种日报单。计算机账务系统在任何一级会计科目都可以输出对应账簿。1、总账可查询和打印各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。2、余额表可查询统计和打印各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。余额表则可以输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。在实行计算机记账后，建议用余额表代替总账。3、明细账明细账：查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。4、日记账查询除现金日记账、银行日记账以外的其它日记账，现金日记账、银行日记账在出纳管理中查询。5、日报表输出某日所有科目的发生额及余额情况(不包括现金、银行存款科目)。6、多栏账用于查询多栏明细账。查询前先定义查询格式，系统提供自动编制栏目和手动编制栏目两种定义方式。建议先进行自动编制再进行手动调整。7、综合多栏账在原多栏账的基础上新增的一个账簿查询方式，它除了可以以科目为分析栏目查询明细账，也可以以辅助项及自定义项为分析栏目查询明细账，并可完成多组借贷栏目在同一账表中的查询。8、各种辅助核算账簿管理包括个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。当供应商往来和客户往来采用总账系统核算时，其核算账簿的管理在总账系统中进行。第四节辅助核算与管理辅助核算与管理功能：有些会计科目设置了辅助核算，可以查看辅助帐，包括部门核算与管理、单位往来核算与管理、项目核算与管理等。一、部门核算和管理核算功能：包括输出部门核算账（总账，明细账）和核对部门账。如550205设置了部门核算，可查看部门明细帐。管理功能：包括部门收支分析表和部门计划执行报告。二、个人往来核算和管理核算功能：包括个人往来明细账和余额表。如科目1133的个人往来明细帐管理功能：包括个人往来（借还款）清理、账龄分析和催款单。如科目1133，总经理办公室肖剑的个人往来清理个人往来清理包括：自动核销，手工核销--对无法自动核销的个人往来业务可采用手工核销方式；帐龄分析--对个人往来余额的时间分布情况进行账龄分析，以便财务人员及时了解个人往来款的资金占用情况。三、项目核算和管理核算功能：包括项目账输出（总账，明细账）和核对项目账如快乐英语的项目总帐和明细帐管理功能：包括项目统计表和项目执行计划报告。注意问题：一个科目可同时设置两种专项核算(管理费用可以设置部门和项目核算)个人往来核算不能与其他辅助核算一同设置客户往来与供应商往来核算不能一同设置辅助核算账类必须设置在末级科目已有数据不能设置或修改辅助核算类型已使用的项目不能删除，不能修改编码，不能修改项目分类编码。第六节账务处理子系统期末业务处理主要工作：期末的摊、提、结转业务的处理、对账、结账等工作。一、期末的摊、提、结转业务处理期末转账业务：每个会计期间结账之前都要进行的固定业务，业务的凭证摘要、会计科目、会计分录中资金的来源和计算方法也是固定的。这些转账凭证的生成：由计算机调用事先设置好的转账凭证模板自动生成。总账系统转账定义模板的功能有：提供自动转账定义、对应转账设置、销售成本结转设置、期间损益结转设置等功能的定义。注意问题：转账凭证模板必须事先进行设置；在调用模板生成转账凭证前必须把本月发生的各种业务登记入账；期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序；转账生成的记账凭证必须进行审核和记账。二、期末结转业务的两个步骤：自定义转账凭证：把期末转账业务这类相对固定的特殊凭证，定义为凭证模板，在使用时按规则调用。这种凭证模板又称自定义凭证。(只要定义一次,每个月调用这个模板就会生成凭证)要自定义转账凭证的业务：费用分配（如：工资分配等）、费用分摊（如：制造费用等）、税金计算（如：增值税等）、提取各项费用（如：提取福利费等）、部门核算、项目核算、个人核算、客户核算、供应商核算的结转业务。例如：转帐序号：0001转帐说明：计提短期借款利息借：财务费用(6603)JG()贷：应付利息(2231)QM(2001月转账生成：每月月末调用自定义凭证由计算机快速生成转账凭证，转账生成的记账凭证必须进行审核和记账才能真正完成结转工作。注意问题：在进行月末转账之前，必须将所有未记账凭证全部记账；对于一组相关转账分录，必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账三、试算平衡和对账对账：对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。试算平衡：将所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。在对账功能中，按[Ctrl+H]键可激活或隐藏【恢复记账前功能】菜单。四、结账结账：计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作。1.通用账务系统结账工作的一般处理步骤停止本月的记账工作；进行数据保护，数据保护的过程与记账基本相同；进行试算平衡；将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。

2.期末结账时应注意的问题各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成；当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。结账后就不能再输入该月凭证；上月未结账，本月无法结账；结账后产生的账簿和报表才是完整的，结账前产生的账簿和报表不一定能反映该月的全部业务；每月只能结账一次，结账前应作数据备份，结账不正确可以恢复重作；有些通用账务系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进行结账，否则系统将不予结账；结账过程同样不允许无故中断系统运行或关机。如何反结账操作：在