编制内控矩阵及查找内控缺陷

编制内控矩阵及查找内控缺陷

1目前一页\总数四十五页\编于十八点1

内部控制矩阵是什么？内部控制矩阵是对企业内部控制的整理，能够系统化地展现企业所需要达到的控制状态和企业的控制现状，并可以直观地显示出两者间的差距。同时，内控矩阵也可以详细地记录企业控制活动的关键属性信息，帮助内控的实施者、管理者、监督者了解、执行和检查控制活动。

内部控制矩阵有哪些组成分？

控制目标关键控制活动责任部门和责任人相关文档和相关制度控制活动的属性、方式和频率

何为内控矩阵

目前二页\总数四十五页\编于十八点2内控推广自评问卷模板（现在必须填的是此表）目前三页\总数四十五页\编于十八点3怎样填写内控推广自评问卷该部分内容与前期各试点单位内控矩阵相一致，包括控制目标、控制活动及责任部门。供推广自评单位问卷填写人员参照。该部分内容无需推广自评问卷填写人员填写。目前四页\总数四十五页\编于十八点4怎样填写内控推广自评问卷若推广单位的实际流程和控制责任部门与左栏“关键控制活动描述”和“控制责任部门”相同，则请填写“是”。不一致则填写否。若推广单位的实际流程与左栏“关键控制活动描述”不一致，则在本栏中填写本推广单位实际的控制活动。若推广单位的控制活动责任部门与左栏“控制责任部门”不一致，则在本栏中填写本推广单位实际的控制责任部门。目前五页\总数四十五页\编于十八点5如果评估时发现控制设计存在缺陷或问题，请回答“否”，并需要在“附注[5]”列中对控制设计存在的问题进行具体描述。自评人根据自己对相关控制活动的检查填写“是”或“否”，填写时自评人需要确保所有相关交易都已严格执行相关控制活动并如实填写。当“控制设计是否有效”栏为“否”时，请在“控制执行是否有效”栏填写“不适用”。当“控制执行是否有效”栏为“否”时，请在“附注[5]”列中对控制执行存在的问题进行具体描述。对于存在内控缺陷的情况，应在此列中对内控缺陷的问题进行具体描述并填写建议的控制活动或详细的整改方案，包括整改负责部门/人员和整改期限。怎样填写内控推广自评问卷目前六页\总数四十五页\编于十八点6填写推广自评问卷的部门、评估人及审核人如果发现存在控制缺陷（设计缺陷和执行缺陷），则在此处填写缺陷编号和缺陷的具体描述。怎样填写内控推广自评问卷目前七页\总数四十五页\编于十八点7内控推广自评问卷填写要求内控推广自评问卷1、内控推广自评问卷由总部下发后，由子公司内控组指定流程负责人，由流程负责人分配控制责任人组织填写，再汇总结果。2、对于内控推广自评问卷中的各个关键控制点，由控制责任人进行自评。3、控制责任人保存关键控制的相关文档。4、公司领导必须对该公司的内控推广自评问卷进行审核签署。5、经公司领导签署的内控推广自评问卷上报到总部内控推广小组。6、新建子公司，以现有业务进行相应填写，待销售等新业务发生后，再及时进行梳理和填写。目前八页\总数四十五页\编于十八点8内控推广自评问卷填写练习控制活动描述：每年年末，进行固定资产盘点，清查盘点方案由运营管理部和行政人事部负责制订，委托运营单位和计划财务部配合实施。固定资产清查盘点内容包括根据固定资产标签检查固定资产账物一致情况和固定资产管理工作情况。计划财务部管理固定资产会计人员对固定资产进行抽盘。盘点人和监盘人在盘点报告上签字。如发现盈亏，查明原因，提出处理意见，写出书面报告，经运营管理部/行政人事部、计划财务部和总经理批准后才能进行账务调整。目前九页\总数四十五页\编于十八点9情形一：固定资产过去一年中未进行盘点。“控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否有效”三栏如何填写？内控推广自评问卷填写练习（续）目前十页\总数四十五页\编于十八点10情形一建议答案：控制活动是否发生变化（是/否）控制设计

是否有效

（是/否）控制执行

是否有效

（是/否）说明否是否盘点在过去一年中未进行。

整改方案：

计划于XX月进行固定资产全面盘点。内控推广自评问卷填写练习（续）目前十一页\总数四十五页\编于十八点11情形二：固定资产12月进行了全面盘点。盘盈盘亏均按照公司政策进行了处理，但对于分支机构和控股子公司固定资产报废，从12月起改为原值金额大于200,000元的需报控股公司相关部门审批。“控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否有效”三栏如何填写？内控推广自评问卷填写练习（续）目前十二页\总数四十五页\编于十八点12控制活动是否发生变化（是/否）控制设计

是否有效

（是/否）控制执行

是否有效

（是/否）说明是是是从12月起对于控股子公司固定资产报废，原值金额大于200,000元的需报控股公司相关部门审批。

内控推广自评问卷填写练习（续）情形二建议答案：目前十三页\总数四十五页\编于十八点13情形三：固定资产每年盘点一次，但此次评估期间内未进行过盘点。“控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否有效”三栏如何填写？内控推广自评问卷填写练习（续）目前十四页\总数四十五页\编于十八点14控制活动是否发生变化

（是/否）控制设计

是否有效

（是/否）控制执行

是否有效

（是/否）附注否是未发生固定资产每年盘点一次，但此次评估期间内未进行过盘点。

内控推广自评问卷填写练习（续）情形三建议答案：目前十五页\总数四十五页\编于十八点15情形四：各单位在填写”采购与付款“活动推广问卷时，假如出现以下情形：1、关键控制活动描述中，没有“交合同审计审核签字”环节；2、在控制执行环节中，没有经公司领导审批就进行了付款。推广问卷各个栏目如何填写？内控推广自评问卷填写练习（续）目前十六页\总数四十五页\编于十八点16内控推广自评问卷填写练习—情形四建议答案

控制目标编号控制目标控制活动编号关键控制活动描述控制责任部门本公司控制活动与控制责任部门是否相同

（是/否）

[1]本公司控制活动描述

[2]TLHL-PU-CO-1101加强和完善付款流程和控制，审核程序企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。

TLHL-PU-CA-1101由供应处根据发票及合同填写合同汇款申请单，经供应处负责人审核，验收部门及使用部门确认签字后，交财务处材料会计，材料会计根据发票入账情况及合同进行审核签字，交合同审计审核签字，再由财务负责人审核签字，交公司分管领导及公司主要负责人审批，最后由财务处负责人审批，交材料会计做付款账务处理。财务处否由供应处根据发票及合同填写合同汇款申请单，经供应处负责人审核，验收部门及使用部门确认签字后，交财务处材料会计，材料会计根据发票入账情况及合同进行审核签字，交合同审计审核签字（删除），再由财务负责人审核签字，交公司分管领导及公司主要负责人审批，最后由财务处负责人审批，交材料会计做付款账务处理。目前十七页\总数四十五页\编于十八点17本公司控制活动责任部门

[2]控制设计是否有效

（是/否）

[3]控制执行是否有效

（是/否/不适用）

[4]说明

[5]自评部门评估人审核人缺陷编号缺陷描述财务处是否未经公司分管领导及公司主要负责人审批进行了付款财务处材料会计财务处长TL（公司简码）-IA-01（*在此要注意编号规则：（公司简码）-IA-01（顺序号）在付款控制环节，未严格履行审批程序，在未经公司分管领导及公司主要负责人审批的情况下，进行了付款。整改方案：

严格执行采购付款审批程序。整改时间：*年*月*日整改部门：**部门责任人：***内控推广自评问卷填写练习—情形四建议答案（续）

目前十八页\总数四十五页\编于十八点18根据内控推广自评问卷编制内控缺陷清单

©2011DeloitteToucheTohmatsuCPALtd.Allrightsreserved.示例目前十九页\总数四十五页\编于十八点19发现编号对应流程问题发现发现描述建议整改责任部门整改完成时间GF-IA-01内部环境制度管理机制不全面在访谈和穿行测试中我们发现，部分制度下发后，没有明确的跟进要求和追踪管理，未被转化为子公司自身的制度；部分制度制定年份较早，已不能适应企业当前的发展需要。进一步了解后我们发现，公司尚未制定系统的制度管理办法，未能就各项管理制度的制定、下发、跟踪与更新进行规范。

建立制度管理办法，明确在制度管理中各相关部室的权责与分工、制度的编制与发布、制度的下发与跟踪、制度的更新与记录、制度的归档与保存等管理要求，确保：

1.制度管理的权责分工明晰；

2.制度的编制经过适当的审核与法定的表决程序；

3.制度下发过程中确保接收方了解应对制度进行何种处理；并对制度的落实和转化情况进行跟踪；

4.制度能够适时地得到更新，更新内容可供单独查询，制度更新以标准版本号标识；

5.制度得到妥善的归档与保管。审计室2011年3月31日内控缺陷清单整改计划表示例目前二十页\总数四十五页\编于十八点20填写完内控推广问卷后，要进行自我复核，关注下列几方面要点：1、是否参照同类型公司的推广问卷填写的？（基地公司参照铜陵海螺；粉磨站参照杨湾海螺；他业公司则综合参照各试点单位）。2、对照内部控制配套指引，是否存在本单位有该项业务，而推广问卷中没有体现该项业务及相应的控制目标、关键控制活动，如有，要在问卷中进行补充，并标注。3、对于推广问卷中已经体现了该项业务及相应的控制目标，是否存在该项业务的关键控制活动未能全部涵盖，若未能涵盖的，在问卷中找到对应的控制目标，进行补充描述，并标注。复核内控推广自评问卷目前二十一页\总数四十五页\编于十八点21如何实现内控缺陷持续整改对内控推广自评问卷填写过程中发现的内控缺陷，各单位需及时进行整改：1、总部内控推广小组组织对各子公司内控推广自评问卷的意见和建议进行汇总；2、总部内控推广小组汇总各子公司整改方案；督促相关部门落实内部控制整改部门/责任人，确定整改方案和整改完成日期；3、各子公司及时对制度和内部控制矩阵进行修订和更新，以反映整改后的内部控制活动;4、整改是一个持续的过程。目前二十二页\总数四十五页\编于十八点22内控矩阵模板（推广问卷填完后，可适时编制完整的控制矩阵）控制目的：根据《企业内部控制基本规范》配套指引，设计出应对风险的控制目的。此处可复制试点单位的填写内容，不需改动。控制活动：经过访谈找出满足控制目标的关键控制活动，参照试点单位填写情况，结合本单位实际，对控制活动进行描述，并对控制活动进行编号。控制责任部门和责任岗位：负责实施或监督控制活动的部门和岗位，责任部门具体到业务部门、决策机构；责任岗位具体到部门岗位或决策机构成员。相关文档和相关制度：相关文档是控制活动的记录、即控制活动的载体。相关制度即规定控制活动并以书面方式予以呈现的文件。控制活动属性信息：包括控制活动属性（预防性/检查性）、控制方式（手工/系统）、执行频率（每天/每周/每月/…）控制目的和控制活动是一对多，多对一的关系目前二十三页\总数四十五页\编于十八点23绘制主要业务流程图

24目前二十四页\总数四十五页\编于十八点24

定义：使用特定符号和图形来表示实体单位的业务处理程序，显示文件凭证在组织机构内部的产生、传递、检查和保持及其相互关系。流程图的特点优点：直观显示内部控制的特征，同时便于修改。因此，流程图便于公司管理层形象地了解内部控制是如何运行的，有助于发现内部控制中的不足之处。缺点：需要较为娴熟的技术，对内部控制的某些弱点有时很难在图上准确地表达出来。流程图绘制工具：MicrosoftVisio2010（安装）

流程图定义目前二十五页\总数四十五页\编于十八点25根据文字工作流程描述，整理出子流程业务流主线，包括子流程中所涉及的部门和关键步骤；初步排定涉及的部门；逐条阅读流程描述，将其转化为流程图的形式；将流程图草稿中的部门条和图形录入到Visio系统中（建议先不要连线）；进行文字、排版上的复核与修改；进行图形间连线，同时进行微调；放入控制活动编号，确保所有控制活动都得到显示；最终复核定稿。流程图绘制思路与步骤目前二十六页\总数四十五页\编于十八点26

绘图具体步骤：a、打开Visio；b、选择新建“基本流程图”；c、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/“水平跨职能流程图形状”，选择所需内容；d、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/“基本流程图”，从窗口左侧的形状窗口中，将所需形状拖放至绘图页中；e、排定涉及的部门；

流程图绘制思路与步骤目前二十七页\总数四十五页\编于十八点27

绘图具体步骤：f、双击形状，输入文字信息，输入完成后，只需点击形状外部即可； g、如果需要改变字体、形状的边框与填充色，只需右键选中形状即可调整形状的各项属性；h、组织结构图各层之间的连接是通过拖放下层形状到上一层形状自动完成。例如，首先将鼠标移至开始点，光标显示十字型，然后按下鼠标左键并保持，拖动到下一个形状，系统将自动完成开始框和下一个形状的连接。

流程图绘制思路与步骤目前二十八页\总数四十五页\编于十八点28项目使用图形模板介绍—通用图形总模板流程图绘制工具注解目前二十九页\总数四十五页\编于十八点29纵列列示了本流程所有涉及的部门。控制活动编号与自评工作底稿中的控制活动编号对应一致，且无遗漏。项目使用图形模板介绍绘制流程图目前三十页\总数四十五页\编于十八点30通常每个流程图均以以上2种图形表示流程唯一的“开始”和“结束”，“开始”位于流程图左上角，“结束”位于流程图右下角，图形流向基本从遵循左至右，自上而下的原则。<开始框><结束框><子流程框>绘制流程图目前三十一页\总数四十五页\编于十八点31需要在图形内标注系统工作步骤<流程框><判断框>使用判断选择框时需引出至少2个箭头，箭头中间可标注“是”/“否”，也可标注具体的选择/判断内容。绘制流程图目前三十二页\总数四十五页\编于十八点32有以下3种表现形式：（前无连线）文档框→动作框/判断框：表示该工作步骤需要参考其他子流程中产生的文档或第三方出具的文档。动作框/判断框→文档框→动作框/判断框：表示某一个工作步骤产生的文档在下一步工作步骤中需要使用。动作框/判断框→文档框（后无连线）：表示某一个工作步骤产生的文档仅用作参考或资料保存，与下一步工作步骤没有直接联系。<普通文档框>绘制流程图目前三十三页\总数四十五页\编于十八点33<流程框><控制缺陷编号><控制活动编号>绘制流程图目前三十四页\总数四十五页\编于十八点34绘制流程图举例示例目前三十五页\总数四十五页\编于十八点35绘制流程图举例示例目前三十六页\总数四十五页\编于十八点36绘制业务流程图的范围（供参照）序号流程名称子流程编制及涉及部门对应内控指引1销售和收款销售定价管理销售处/财务处企业内部控制应用指引第9号——销售业务企业内部控制应用指引第16号——合同管理合同及订单的管理销售处/财务处发票的开具及销售收入的确定销售处/财务处应收账款的调整和管理销售处/财务处收款管理销售处/财务处客户主档案的维护销售处/财务处2资产管理固定资产的取得财务处/设备保全处/生产技术处企业内部控制应用指引第8号——资产管理固定资产折旧财务处/设备保全处/生产技术处固定资产的日常管理财务处/设备保全处/生产技术处固定资产的处置财务处/设备保全处/生产技术处固定资产清单主档案的维护财务处/设备保全处/生产技术处无形资产的管理财务处/设备保全处/生产技术处/品质处3工程项目工程询价比价供应处/设备保全处/生技处

工程合同供应处/设备保全处/生技处/财务处工程建设供应处/设备保全处/生技处/工程处工程决算审价财务处/工程处工程验收工程处4采购与付款供应商选择与评估供应处/财务处/品质处/生产技术处企业内部控制应用指引第7号——采购业务企业内部控制应用指引第13号——业务外包企业内部控制应用指引第16号——合同管理采购合同及订单的订立供应处/财务处/品质处/生产技术处应付账款的管理供应处/财务处/品质处/生产技术处付款管理供应处/财务处/品质处/生产技术处外包业务供应处/财务处/品质处/生产技术处费用支出管理财务处目前三十七页\总数四十五页\编于十八点37序号流程名称子流程编制及涉及部门对应内控指引5存货管理原材料入库供应处/质控处/生产技术处企业内部控制应用指引第8号——资产管理原材料领用供应处/生产技术处产成品入库质控处/生产技术处产成品出库质控处/生产技术处产成品完工成本核算财务处/生产技术处产成品完工成本结转财务处/生产技术处存货日常管理生产技术处存货主文档的管理生产技术处6财务报告

与税务管理定义财务结账和报告财务处企业内部控制应用指引第14号——财务报告会计交易及总账记录财务处会计期结账财务处财务报告编制及披露财务处税务管理财务处7全面预算管理预算编制财务处/销售处/供应处企业内部控制应用指引第15号——全面预算预算执行及调整财务处/销售处/供应处预算考核及奖惩财务处/办公室8资金业务银行借款财务处企业内部控制应用指引第6号——资金活动

企业内部控制应用指引第12号——担保业务资本市场融资财务处银行与现金管理财务处票据与印章管理财务处担保业务财务处9人力资源

与薪酬管理招聘与离职办公室企业内部控制应用指引第3号——人力资源员工的培训办公室员工的考核办公室工资计算与发放办公室/财务处工资主档案的维护办公室绘制业务流程图的范围（供参照）目前三十八页\总数四十五页\编于十八点38编制内控手册（暂不作强求）39目前三十九页\总数四十五页\编于十八点39

编制的目的：满足内部发展和外部监管的需要。内部需要外部需要以公司战略目标和愿景规划为基础，帮助企业制定统一化、系统化、规范化、书面化的内部控制体系设计和执行有效的内控流程和制度文件，是贯彻落实财政部、证监会等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》、上交所《上海证券交易所上市公司内部控制指引》，以及法律、法规和行业政策等外部监管要求的必需要求促进公司全体员工明确职责分工、正确行使职权，并加强对权责履行的监督，合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略作为各个业务部门开展内控自我评估和内审部门进行内控有效性测试的基础适应资本市场监管的客观需要，促进各项经营管理规章制度的协调和完善，体现现代经营管理理念，管理和规避企业的内外部风险