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文档简介

物业管理档案资料管理方案1.简介随着社会经济的发展，物业管理越来越重要。在物业管理工作中，档案资料是非常重要的一部分，对于物业管理工作的正常开展具有重要的意义。因此，建立一个物业管理档案资料管理方案非常必要。本文档将介绍物业管理档案资料管理方案的细节。具体内容包括：建立档案管理制度、档案资料管理流程、档案室管理规定等。2.建立档案管理制度档案管理目的协助物业管理部门做好档案管理工作，有效保护物业管理档案资料，确保其安全、完整、准确、及时、方便地为决策服务。档案管理范围对物业管理部门所涉及的各类档案、资料进行系统化管理，包括但不限于以下：房产档案资料设备工艺档案资料计划、进度、报告、档案资料人事档案资料会议决议档案资料合同、协议、证件等档案资料档案管理职责涉及档案资料办理、归档、借阅、废除等方面事宜，由物业管理部门建立相应的档案管理标准流程。明确各个部门和工作职责，通过档案管理员负责管理流程的执行情况和档案文件的核查审批、档案资料管理指导、档案和机密保密工作。档案资料截止期限到达之后，由档案管理员予以处理，包括鉴定是否可以销毁、制作档案审批单，由物业管理负责人审批通过后方可销毁。3.档案资料管理流程档案资料的管理流程是在档案管理制度的基础上实施的。档案资料的管理流程要求准确执行、及时回馈、可追溯，涉及且不限于以下步骤：档案资料立卷：某个部门负责人向档案管理员提出建立档案资料，经过核实，制定档案名称、档案编号、立卷原因、包装拟制、借用、阅览等事宜。档案文件初审：由负责管理档案的部门对档案资料进行初审，审核材料的真实性、准确性、合法性等内容，然后提交给主管领导的审批。档案审批：档案管理员将档案事别表、事别清单、档案说明及档案资料查询表提交给主管领导执行审批。档案库存及管理：由档案管理员将已审批通过的档案资料进行编号，送交档案库，同时建立档案资料条目并写明档案的具体情况、档案管理标记、档案存放位置等信息。档案资料的借用：根据制定的档案资料管理规定，档案管理员进行替代借用，借用部门提交借阅单。档案资料的归还：在借用期限到期前，借阅部门必须归还，如借用期限过期，档案管理部门有权采取措施。4.档案室管理规定档案室管理要求档案室须实行封闭式管理,除档案管理部门人员外，任何人员不得进入档案的存放时间如有更改应及时通知档案管理员，在规定时间内归还，如因特殊原因不能期限内归还的应事先和档案管理员如实说明情况请示批准。档案出库须经出库单进行，如需加急请及时提示，书面登记手续完备后，经档案管理员同意方可领出。档案需保护好，避免淋水、受潮、掉尘、变形、受热及其他合同，严禁乱涂、乱画、撕裂和做空白记录，发现以上情况应及时通知档案管理员。档案室环境要求至少有一定温度和湿度控制系统精装修，符合档案存放标准要求档案区应干燥、通风、相对湿度不大于65%无害储存，在室内不能有恶臭、毒气、腐蚀气等有害气体5.总结物业管理档案资料管理方案的制定，对于现代物业管理工作的正常开展具有非常重要的作用。

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