公司会议管理制度

公司会议管理制度每个公司都不可避免地要举行各种各样的会议由于会议是公司解决重要事务实现科学决策的重要途径同时也是有效进行信息沟通协调各方面关系的重要手段建立健全公司会议管理制度的目的正在于此现代公司会议管理制度重要涉及以下这些一、公司会议管理制度（一）总则第一条为改善作风减少会议缩短会议时间提高会议质量特制订本制度（二）会议分类及组织第二条全厂会议归纳为四类:厂级会议重要涉及厂级领导扩大会全厂干部会全厂班组长会全厂职工大会全厂技术人员会以及各种代表大会应分别报请厂部批准后由各办事部门分别负责组织召开专业会议系全厂性的技术业务综合会如经营活动分析会质量分析会生产技术准备会生产调度会安全工作会等由分管厂领导批准主管业务科室负责组织表22－1会议告知谨定于年月日午时分召开会议，请准时参与为荷随本告知送提案书乙份若有提案请填写后于开会前提交为荷此致先生召集人表22－2提案书提案书提案人提案内容系统和部门工作会各车间科室召开的工作会如车间办工会科务会车间科室职工大会等由各车间科室领导决定召开并负责组织班组小组会由各工会小组长或行政班组长决定并主持召开第三条上级或外单位在本厂召开的会议如现场会报告会办公会等或厂际业务会如联营洽谈会用户座谈会等一律由厂办受理安排有关业务对口科室协作做好会务工作（三）会议安排第四条例会的安排为避免会议过多或反复全厂正常性的会议一律纳入例会制原则上要按例行规定的时间地点内容组织召开例行会议安排如下:1、行政技术会议：（1）厂长办公会研究部署生产行政工作讨论决定全厂生产行政工作重大问题（2）厂务会总结评价当月生产行政工作情况安排布置下月工作任务（3）班组长以上干部大会或全厂职工大会总结上季半年全年工作情况部署本季半年新年工作任务表彰奖励先进集体个人（4）经营活动分析会报告分析工厂计划执行情况和经营活动成果评价各方面的工作情况肯定成绩揭露矛盾提出改善措施不断提高工厂经济效益（5）质量分析会报告总结上月产品质量情况讨论分析质量事故问题研究决定质量改善措施（6）安全工作会含治安消防工作报告总结前季安全生产治安消防工作情况分析解决事故检查分析事故隐患研究拟定安全防范措施表22－3年度会议实行计划表会议名区分举办次数举行日期举行时间目的参与者司仪主席事务负责人议事记录黑板记录员出席者参考资料会场分发的资料会前分发的资料（7）技术工作会含生产技术准备会报告或总结当月技术改造新产品开发科研技术和平常生产技术准备工作计划完毕情况布置下月技术工作任务研究拟定解决有关技术问题的措施方案（8）生产调度会调度平衡生产进度研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题（9）科务会检查总结布置工作（10）车间办公会检查总结布置工作表22－4会议审核表注意要点查核栏开会的目的本次的会议是否实际需要是否只是流于形式的例行会议有没有其他更好的解决方法开会的目的是否明确设定要项方面开会的时机时间是否恰当开会的场合是否恰当所邀集的与会人员是否恰当开会通知方面是否对于与会人员的确告知妥当对于开会的主旨议题是否的确告知与会人员是否事先告知与会人员应当事先就议题做好准备是否告知与会人员事先备妥有关的资料会议的准备方面是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分派事前是否应当分发参考资料是否已经做了应变的准备是否安排好会议的记录是否必须用幻灯机或录像机等机械设备（11）班组会检查总结布置工作（12）班组科室班前会邀集与会人员的选定标准对于该项议题的确深有感触者对于该项议题的确握有资料学有专精并富有经验者本次会议的结论将会对其有所影响者邀其与会参与发言讨论的好处要比因该职工出席会议而致工作停顿所导致的损失来得更大者对前一天工作进行讲评布置当天工作任务和注意事项2、各类代表大会职工代表大会车间部门职工大会或职工代表小组会科协会员代表大会企协会员代表大会3、民主管理睬议工厂董事会工厂管理委员会厂长联席会生产管理委员会生活福利委员会4、文成果发布会科协年会企协年会厂成果发布会科技成果发布会信息发布会企管成果发布会第五条其他会议的安排凡涉及多个车间科室负责人参与的各种会议均须于会议召开前由召集单位经部门或分管厂领导批准后报厂办汇总并由厂办统一安排方可召开第六条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议统一平衡编制会议计划并印发到厂领导和各车间科室及有关服务人员第七条凡厂办已列入会议计划的会议如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时召集单位应提前天报请厂办调整会议计划未经厂办批准任何人不得随便打乱正常会议计划第八条对于准备不充足有反复性或无多大作用的会议厂办有权拒绝安排表22－5例行会议一览表会议名称讨论事项召集人列席人固定参与人员不固定参与人员会议日期备注产销会议产销配合事项副总经理厂长业务经理生管科长制造科长业务科长品管科长技术科长每周一次质量管理会议质量改善检讨厂长副厂长品管科长生管科长制造科长每两周一次厂务会议讨论各种厂长厂长各科科长每周一四下午效率检讨会议检讨效率及奖金事宜副厂长科务会议检讨科内生产问题各科科长各组组长每周二次进度会议检讨修订进度各科科长各组组长每周一次随同科务会议召开各种联系会议讨论各种联系事项不定期视需要而定表22－5开会告知表【】会议开会告知如下承办【】（检查）议题日期月日时分～时分地点出席者主席资料报告确认第九条对于参与人员相同内容接近时间相适的几个会议厂办有权安排合并召开第十条各部门会期必须服从全厂统一安排各部门小会不应安排在全厂例会同期召开与会人员不发生时间冲突除外应坚持小会服从大会局部服从整体的原则（四）会议的准备第十一条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作涉及拟好会议议程提案报告总结提纲发言要点工作计划草案决议决定草案贯彻会场备好坐位茶具茶水奖品纪念品告知与会人等表22－7会议程序表【】会议程序时间：月日时分～时分出席者姓名【】缺席者姓名、理由【】□1、起立敬礼宣布开会□2、合颂经营理念□3、董事长经理致词□4、说明议题议案□5、补充说明报告□6、讨论问题质疑应答□7、其他□8、决议事项确认□9、下一次的讨论事项确认□10、司仪主席散会致词□11、起立敬礼□12、确认二、会议管理要领（一）提高会议成效的要领第一条要严格遵守会议的开始时间第二条要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明第三条要把会议事项的进行顺序与时间的分派预先告知与会者第四条在会议进行中要注意如下事项：发言内容是否偏离了议题发言内容是否出于个人的厉害是否全体人员都专心聆听发言是否发言者过于集中于某些人是否有从头到尾都没有发言过的人是否某个人的发言过于冗长发言的内容是否朝着结论推动第五条应当引导在预定期间内做出结论第六条在必须延长会议时间内应取得大家的批准并决定延长的时间第七条应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认第八条应当把决议付诸实行的程序整理出加以确认（二）会议禁忌事项第九条发言时不可长篇大论滔滔不绝原则上以分钟为限第十条不可从头到尾沉默到底第十一条不可采用不对的的资料第十二条不要尽谈些期待性的预测第十三条不可做人身袭击第十四条不可打断别人的发言第十五条不可不懂装懂胡言乱语第十六条不要谈到抽象论或观念论第十七条不可对发言者吹毛求疵第十八条不要半途离席表22－8会议记录一名称及会议时间主持人参与人员及人数主持人报告例行报告讨论事项及结论表22－9会议记录二编号开会时间年月日时分至时分开会地点会议名称主持人记录参与人员出席人员主持人报告讨论事项及结论三、公司会议程序与规范（一）会议程序第一条经营会议程序主席经营政策报告10分钟上次议案追踪分20钟部门业务成果报告30分钟各部门协调及讨论事项30分钟未决议事项复议10分钟上级指导报告10分钟主席结论10分钟第二条产销会议程序主席报告10分钟上次议案追踪20分钟各部门产销成果报告20分钟未来销售生产规格数量预测20分钟产销合作单位报告100分钟产销协调事项讨论30分钟未决议事项复议10分钟上级指导报告10分钟主席结论10分钟第三条厂务会议程序主席报告10分钟上次议案追踪20分钟各部门成果报告30分钟各部门作业协调及讨论事项30分钟管理制度研讨事项30分钟下月生产目的分派20分钟未决议事项复议10分钟上级指导报告10分钟主席结论10分钟第四条营业会议程序主席报告10分钟上次议案追踪20分钟各区域业务成果报告30分钟市场同业动向及经销商管理研讨事项20分钟各区域协调及讨论事项20分钟下月销售目的及推销重点日程安排20分钟未决议事项复议10分钟上级指导报告10分钟主席结论10分钟第五条科务会议程序主席报告10分钟单位进度报告30分钟单位协调及讨论事项20分钟工作改善人员动态事项及开发事项报告20分钟未决议事项复议10分钟上级指导报告10分钟主席结论10分钟第六条专案会议程序发起人报告10分钟专案内容报告或上次议案追踪20分钟作业进度报告讨论及协调事项30分钟未决议事项复议10分钟上级指导报告10分钟主席结论10分钟第七条周会程序周会开始1分钟互道早安1分钟点名及仪容检查3分钟各部门主管报告10分钟轮值人值勤报告3分钟协调事项报告8分钟主管指示5分钟在职训练16分钟唱公司歌朗诵经营宗旨2分钟散会1分钟（二）会议规范第八条会议规范通则各项会议的告知应在三天以前发出固定日期的例会如碰到星期日或假日应顺延一天会议的时间地点如没固定负责者则由主席事先决定告知司会记录由主席指派规定例会除非有重大事项均须的确依照时间进行会议记录限一天内呈报上一级主管主管批示限三天内完毕再交由会议主持人进行追踪办理第九条经营会议规范每周一运用下班时间下午分至分在总公司举行由总经理担任主席各部级主管参与外并请董事长常务董监事列席指导报告经营会议的目的是让公司的最高层干部参与经营政策的制定听取各部门业务政策的报告同时决定整个公司一周的工作重点和作业方针协调各部门一周内的业务活动第十条产销会议规范生产过剩或供不应求都是产销不协调引起的因此公司内最重要的部门是生产与销售部门产销联席开会每月至少要一次以上以一个月一次的话最佳是在每月的日举行产销会议参与人数比一般会议的人数多为不影响各部门作业时间最佳选择下午分至分为宜开会地点轮流在业务部门所在地及工厂两个地方召开不仅可以彼此了解现况并且还可以亲眼看到产销的各种新创意资料图表工作进度等主席由产销双方主管轮流主持参与人员以产销双方科长级以上干部为主其他单位如总务财务企划等有关单位主管应列席参与总经理以上人员视需要限度列席指导或报告经营方向产销会议的目的在谋求产销双方配合协调报告本月产销的成果后共同检讨此后三个月内的销售规模与数量拟定生产目的产销以外单位的与会人员在会中可以提供有关的策划意见或向产销单位提出管理建议促进产销更加密切合作第十一条厂务会议规范工厂的技术虽然重要作业的流程人事的管理亦不可忽视厂务会议是为了讨论与决定整个工厂的大事及进度而召开的正常的状况下每月召开固定会议一次为配合产销会议的召开最佳于每月的日举行以紧接着下班时间最佳厂长担任主席科长主管及有关生管品管总务等人员参与上级和其他部门的高级主管可列席了解生产概况厂务会议的重点在于组织直接生产单位与厂内生产单位的协调研讨实际成果与计划得失差异促进整个工厂管理绩效的提高更重要的还是制定下月生产目的及确认个别生产日程第十二条营业会议规范一般公司平常靠着日报表的联系是可以推行业务作业但是业务政策的执行方案必须一方面依靠市场情报资料的交流所以营业会议必须每月举行一次为配合产销会议及方便上级列席日期选择在每月的日才不致冲突时间以分支机构主管回到总公司的适当时间较佳由业务主管担任主席科长级以上人员及区域负责人参与业务会议重要议案应集中于追踪业绩成果回收成果及市场动向同业活动概况制定下月业务目的及促销方案经销商管理得失的分析也非常重要第十三条科务会议规范科级主管经常接受部级主管的命令为了转达上级的命令便于在平常工作中执行贯彻每月或半个月都要集合一次组级干部配合公司政策布置第一线的任务假如以月份召开时挑选每月日为宜至于时间地点则由科长自己选定组长及协调有关事务的人员参与部级主管要经常列席指导总经理亦要轮流到各科参与为基层干部提高士气科务会议的重点应放在现场作业的改善及人事问题当然也要检讨成果及预定目的促成基层的团结第十四条专案会议规范凡有专门议题或发明某种新事业而形成专门案件为了不影响其他会议的正常进行而举行专案会议专案会议不受时间次数的约束只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级批准而召集有关人员开会商讨专案会议为不定期性的临时性会议当然一个专案假如需要多次的研讨才干定案时可以互相约定次数与日期牢记要以一案一会为原则第十五条周会规范公司界的员工要经常加强敬业精神的教育所以在每周星期一的早上必须以分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告同时还可以运用周会表扬优良员工以提高士气周会的主席最佳由干部或员工轮流担当周会一般分别在总公司工厂或分支机构举行四、部门经理睬议规程第一条目的部门经理睬议作为总裁的辅助机构审议决议公司内外重要或重大事项第二条制定与废除本规程的制定修改与废除的决定权在总裁第三条会议成员构成部门经理睬议成员由总裁副总裁总裁助理董事会秘书部门经理和室主任构成在总裁认为有必要的情况下可以规定部门经理以下级别人员参与听取他们的意见第四条会议召开部门经理睬议分两种一是例会二是临时会议例会每周一上午时在总裁办公室召开假如例会日适逢节假日或遇不测事件不能如期召开则改定在适宜的日子召开临时会议由总裁认定必要的时候召开第五条会议主持会议由总裁召集并主持召开总裁因故不能出席指定代理者由其代理召集并主持会议其他会议成员可以用书面或口头的形式说明理由申请并获取会议召集和主持权在这种情况下召集和主持权获得者必须尽早召集会议第六条审议事项审议事项如下：1、方针与计划事项经营上重要的方针与计划经营计划与经营方针的实行方案要点和对策总裁认为特别有必要审议的其他事项2、机构与制度事项业务组织机构与业务规定规程的制定修改与废除与子公司的业务关系财产关系和人事关系的决策事项各部门在业务上重要的报告请示与联络事项总裁认为特别必要的其他事项3、财务事项一项10万元以上固定资产无形资产的获取解决租赁借贷以及重要的改造事项一项金额在100万元以上的长期资金两年以上的借入以及债务保证事项一项金额在30万元以上的短期资金借入以及债务保证事项对一方进行20万元以上的投资事项对一方进行20万元以上的贷款事项融资与集资事项重要的对外担保事项一项美元30万日元万外币买卖事项不良债权的处置事项总裁认为有特别必要审议的其他事项4、项目经营事项重要的项目经营机会与风险事项项目决策事项项目的实行与监控事项大宗交易事项一项价值30万元人民币索赔事项重要交易关系的建立与解除事项营销渠道的选择事项营销策略的选择事项营销价格的决定修改事项总裁认为有特别必要审议的其他事项5、办公事务事项重要的人事任免调动和赏罚事项干部职工的晋升提薪奖金津贴以及考核评价事项人事招聘录用事项专家顾问的外聘事项一项金额万元以上的补偿事项一项金额万元以上的办公事务开支事项一项金额万元以上的聘金会费交际费开支事项一项金额万元以上的招待接待费差旅费开支事项重要的涉外公关事项契约与诉讼事项总裁认为有必要审议的其他事项6、本规定以外的事项除总裁认为有必要提交部门经理审议决策权限归总裁所有第七条决议部门经理睬议审议与决议完全在总裁的决策与拍板基础上进行第八条决议执行部门经理睬议一经形成决议由相关部门经理或室主任负责执行及时贯彻贯彻决议内容与精神总裁以下的全体职工必须按决议内容与精神执行决议内容与精神的变更权在总裁第九条会议事务部门经理睬议事务由董事会秘书全权负责会议议题的资料整理与准备会议议程安排会议记录与纪要整理会议议决草案起草会议文献的保管对会议决议实行情况进行调查及时向总裁报告第十条实行报告部门经理或室主任有义务和责任在适宜时候把决议实行过程情况与结果向总裁报告第十一条附则在董事会秘书因故不能负责会议事务的情况下由总裁办公室成员中指定一名代理本规定自年月日起实行五、会议工作细节审核项目及内容表22－10会议工作细节审核一览表工作项目查核活动的主旨活动的规范预算招待对象的层次总参与人数核对邀请回函活动日期及时间注意是否与其他同业的活动撞车活动日数筹备单位活动的负责人活动作业分工明细会场的预订

主会场

开会场地

洽谈室

展示场

来宾休息室

主办单位休息室干事办事员

演艺人员休息室制作来宾名册

涉及注明姓名地址公司名称电话职衔等项并核对其准确与否邀请函

信封

邀请卡

回函明信片

纪念品兑换券

停车券

指引地图

点心券

餐券

订制张数多印的备份

信封书写作业

投递作业承办员

投递日期（要以活动日期的二三个星期前寄达对方为原则）纪念品方面

纪念品的选定

决定包装纸

外包装书写作业

礼品题款作业

姓名书写作业

蝴蝶结装饰作业

雕冰花饰

胸花

馈赠用花束

典礼台花饰

礼桌花饰

文字花饰

吊挂花饰

蜡烛

展示品饰花

礼花（献礼用）

礼品包装作业

订制数量（要多余的备份）接送交通工具方面

飞机

火车

巴士

轿车劳务费（给司机演艺人员的）会场布置宴会的形式

餐桌入座式

自助餐入座式

半入座式自助餐

立食式自助餐

鸡尾酒会立食式料理样式

法国料理

日本料理

各国料理大会串

路摊式模拟餐馆式餐台取食式

餐车服务式雕冰原色彩色饮料方面

餐前酒

威士忌

鸡尾酒

啤酒(罐装或生啤酒)

饮料类

吧台

餐车

餐车女服务员

干杯用的酒类(国产酒或洋酒)香烟方面

香烟

雪茄

品牌国产或进口

特别订做的烟盒

香烟摊女服务员菜单的印刷花饰方面

花圈

花篮

桌上花饰

旗袍

各国民族的衣着园景制作

西式园景

东方园景

租借盆景

①观叶盆景

②观花盆景

茶几

遮阳伞标语标示牌类

欢迎标语

大门标语

方向标示

专用停车场标示牌

受付处标语

会场入口处欢迎光顾的拱门

典礼台标语

展示商品说明标牌

会场内指引标示牌

社徽商标看板

国旗社旗大会旗拍照摄影方面

纪念照片

快照

记录摄影

拍立得照片拍照女服务员选择桌子选用圆桌或方桌座位顺序

桌面标示卡

桌面标示卡的书写作业

印制座位配置表胸章名牌方面

颜色大小种类的选定

公司名称职衔姓名的书写作业女服务员着装方面

洋装

安排演艺人员乐队

节目主持人

舞台灯光表演女郎女性公关人员住宿安排方面

安排来宾的住宿套房单人房双人房

主办人员住宿问题

演艺人员的住宿预订房间

妥善分派房间特设专用柜台支付的承担范围住宿餐费取用箱内的食物费用电话费安排用餐方面

住宿者的用餐事宜

来宾司机