日常用品管理制度

企业标准1版企业板块GS－XZ—I-０07平常用品管理制度０版次说明编制人审察人赞成人赞成日期编制部门行政部宣布日期推行日期本文件知识产权归属企业交易平台所有,未经授权赞成或赞成，不得对企业以外任何组织或个人供应，任何外面组织或个人擅自获得、使用、转让文件的行为均属于侵权.本文件由编写部门负责讲解.?企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07拟定目的为了加强企业平常用品的管理,掌握平常用品的构成、保留与使用情况，保证企业财产的合理利用以及企业财产不受损失,特拟定本制度。适用范围本制度适用于企业大宗商品交易有限企业、其手下企业及分支机构（以下简称为“企业交易平台”)。推行日期此制度自宣布之日起推行.规范事项定义1。1办公用品的定义本制度所指的办公用品,是指耗资性的办公文具、办公耗材、劳保用品，及非耗资性的单位价值小于200元（但其实不限于此区间，可视详细情况办理)且使用限时不到1年的办公用品用具。1。２低值易耗品的定义本制度所指低值易耗品,是指单位价值大于2０0元小于200０元（但其实不限于此区间,可视详细情况办理)、使用限时高出1年、不能够作为固定财产的非耗资性办公用品用具.1.3固定财产的定义本制度所指固定财产，是指为生产商品、供应劳务、出租或经营管理而拥有的,单位价值在2００0元以上(含２000元）且使用年限高出一年的企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07房屋、建筑物、车辆、机器设备、运输工具以及其他与生产、经营相关的设备、用具、工具等有形财产。岗位分工与责任２。1主管部门的责任２.1.1行政部作为平常用品的主管部门，随时掌握平常用品的使用情况，督查配合使用部门做好财产的保护,保证财产圆满，提高财产利用率，并如期对财产进行盘点,保证帐、实吻合。１.2负责平常用品的管理,做好分类及编号,建立并保护各样平常用品的管理台账，为低值易耗品、固定财产制作标签，负责倡导查收、办理、报销等审批流程。２.1。3负责对违反本管理制度的行为，追查责任。２．1.4配合财务部如期对低值易耗品、固定财产进行盘点。２.1．5负责每季度向各部门下发达富清单,核对财产实质情况,及时掌握财产状态.2。1。6行政部采买人员和固定财产管理人员不能够为同一人。2。2使用部门及使用人责任２．2。1使用部门及使用人除正常使用财产外,还拥有保护财产的责任。若在财产使用的过程中发生问题,须及时见告行政部。2.2。２负责倡导财产借用、调拨审批流程,未经赞成,不得擅自调拨、报废,更不能够自行外借和变卖.2．2.3使用部门对本部门财产使用的责任明确到使用人,对于公共使用的企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07财产,责任人是部门负责人。２.2。4调出、离职人员须先办理财产交接手续，方可办理人事调动手续。2。２。5财产发生故障、损坏等情况时,须及时见告行政部.２.2。6由于保留或使用不当等人为原因造成财产扔掉或损坏的,财产责任人担当责任。２。3财务部责任2．3。1财务部负责固定财产的会计核算,更新财务账中的固定财产卡片，计提固定财产折旧，记录财产增减变动情况,登记《财务部固定财产管理台账》,每季度第一个月与行政部《固定财产管理台账》核对上一季度台账的正确性与一致性。2．3．2每年２月，由财务部牵头组织行政部、审计部及其他相关部门制定《盘点计划》,共同对固定财产进行全面盘点,并出具《固定财产盘点报告》。2。4审计部责任２.4。１审计部对上述财产管理制度的履行情况最少每半年检查一次,平时不如期的进行随时检查。２．4.２对制度中的盘点情况、采买入库、财产保留、财务核算、台账登记、领用控制及报废办理等流程履行的有效性和真实性进行检查。平常用品的请购、临时请购和采买3.1平常用品的请购程序依照企业《平常用品采买制度》履行。３.2各部门上报的年度和月度请购计划的范围正常应控制在《企业平常企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07用品明细》内（见附件1）。３。3紧急请购的平常用品应依照企业《平常用品采买制度》履行.3．4行政部负责人对付平常用品的所有请购进行审察，审察增添的适用性以及必要性.如企业内部能够调拨的,由行政部协调调拨部门对已有库存财产进行调拨..5平常用品采买参照企业《平常用品采买制度》和《招标管理制度》履行。采买人员需参照平常用品年度采买标准进行采买,如请购需求无法满足、需要调整采买计划时,需经履行总裁赞成后，方可履行采买。４平常用品的查收、入库和出库４。1查收接收到低值易耗品、固定财产后,由行政部财产管理人及时组织使用人、使用部门负责人、行政部经理共同进行查收，涉及专业技术的还应由相关专业技术部门人员参加查收。查收应核对其数量、质量、规格型号等可否与《月平常用品请购计划》、《新员工平常用品请购单》、《紧急采买申请单》或合同信息吻合,同时关注固定财产品种、规格、技术要求等详细信息,以保证其有效鉴别与盘点,并由行政部财产管理人填报《企业低值易耗品查收表》(见附件2)或《企业固定财产查收表》(见附件3)，参加查收人员需签字确认。大型固定财产项目的竣工查收程序依照企业《查收管理制度》履行.4.2入库4。2。1采买的办公用品及查收合格的低值易耗品、固定财产应在1个工企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07作日内办理入库，依照实质数量和价格填写《入库单》，由行政采买人员、库管员共同签字确认后，报行政部经理签字.4。2。2行政部财产管理人员依照《入库单》和相应的查收表中的信息及时更新《办公用品管理台账》(见附件４）、《低值易耗品管理台账》(见附件５)和《固定财产管理台账》（见附件6)。同时依照《企业低值易耗品编码规则》(见附件7)及《企业固定财产编码规则》(见附件8)对新增的低值易耗品或固定财产分配连续的、唯一的编码,将编号一并登入相应的管理台账。４。2.3行政部财产管理人员需为低值易耗品、固定财产制作标签,并在实物上粘贴标签。4．３出库４。3.1新员工入职后，由所在部门向行政部提交以下资料后,方可领取必备平常用品：(1）人力资源部出具的《新员工录取审批表》复印件；（２）员工联系单;(3）《新员工平常用品请购单》。其中领用的办公用品明细参照《新员工办公用品领用明细》（见附件9)。4。3。2各部门在收到行政部发出的领用通知后，按通知的详细要求领取请购的平常用品。4。3.３行政部应依照各部门实质请购数量发放平常用品,并填写《出库单》,务必填写清楚名称、数量、单价、总价、领用人、领用部门等信息，企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07由库管员、领用人共同签字确认后，方可领用.出库单需由行政部经理进行签字确认。4。3．4库管员应依照《出库单》更新相应的管理台账。4.3．５财产管理人员每季度第一个月将上季度的《低值易耗品管理台账》和《固定财产管理台账》报送财务部进行核对,保证账实吻合。５以其他方式获得的固定财产5．1以应收债权或非钱币性交易换入的固定财产,必定报经企业相关部门的赞成。依照企业赞成的金额,作为应收债权或非钱币性交易换入固定资产的公允价值以及协议的金额.以应收债权或非钱币交易换入的固定资产,必定和对方签署相关协议。应收债权换入的固定财产还应出具应收债权详细事项的报告。未经企业相关部门赞成一律不赞成擅自办理。５．2接受捐赠的固定财产,对方供应相关凭据的,按凭据上注明的金额加上应支付的相关税费作为入账价值;对方没有供应相关凭据的,按同类或近似固定财产的市场价格估价,报经赞成后入账.平常用品的使用、保护和外借6.1使用人负责财产的平常保护与保养,使用人应落实详细的安全防范措施，对财产情况进行检查、保护、保证圆满和使用安全,及时除掉财产风险隐患。6.2财产使用部门负责人对本部门所使用的财产负主要管理责任,行政部财产管理人对此负责看守.6。3如财产使用人在使用部门内部发生改正，须及时上报行政部，并在企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07季度财产清单中做出注明。财产管理人应及时更新相应的管理台账。6。4如因使用人调任、离职、继任等原因,以致使用人暂缺的,由使用部门负责人充任财产使用人,并需及时通知行政部,财产管理人应及时更新相应的管理台账。在季度盘点时，如还未分配使用人的，行政部对付该资产进行回收入库。６。5行政部固定财产管理人应依照固定财产的性质确定固定财产投保的范围以及相关政策。６．6各部门之间临时借用低值易耗品、固定财产的,由各部门自行管理,借出时期财产的管理责任仍为借出部门。6。7员工因公需要短期外借固定财产时，应倡导借用固定财产流程并填制《借用固定财产登记表》(见附件10),由借用人所在部门的负责人和借出部门的负责人签字确认后，将《借用固定财产登记表》提交至行政部固定财产管理人员,其依照实质情况选择填写固定财产的相关信息，报送至行政部经理签字后，方可借出。固定财产管理人员对《借用固定财产登记表》进行保留,并填制《借出固定财产登记汇总表》(见附件11）.借用人归还所借固定财产时,需到行政部索要《借用固定财产登记表》进行归还登记，固定财产管理人员更新汇总表。借用人须依照要求履行登记和归还手续.７调拨7.1对于各部门之间调拨的低值易耗品、固定财产,由调入部门填制《公司财产调拨申请表》(见附件１2）,经行政部审批，方可办理。企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07７．2对于调拨后的低值易耗品、固定财产,行政部应及时更换相应标签,并更新相应的管理台账.财务部应及时更新相应的固定财产卡片,并更新相应的管理台账．８离职员工平常用品回收８。１员工入职1５天以内，办理离职的人员请将已领用平常用品原数返还到行政部,如未归还员工需按入库价格等价赔偿．8。2员工入职15天以上，办理离职的人员请把可回收办公用品及低值易耗品归还行政部，包括但不限于:笔筒、订书器、计算器、转笔刀、垃圾桶、插排三米(如有）。如未归还同样需按入库价格等价赔偿。对于其他未要求返还的办公用品,可留作部门内部使用，如签字笔、订书钉等,但不能带出企业据为私有，由部门负责人督查。固定财产到行政部办理回收入库,或由部门负责人临时充任财产使用人,留待部门内重新分配使用人。8。3员工离职时应按本制度规定办理已领用的平常用品,行政部需将实质归还情况在《离职会签表》表现。如有赔偿,请人力资源部发下班资时进行扣减。报修与报废9.1报修9.1．1低值易耗品、固定财产如发生问题或故障，使用部门需及时向行政部报备,并填写《财产报修登记表》(见附件13).行政部负责联系故障财产品牌的售后服务或供货单位进行维修。9。１。2维修结束后，行政部经办人在《财产报修登记表》上登记维修企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07竣工时间、维修花销、故障原因、维修结果等信息，由报修人、经办人共同签字确认。9。1。3如不能够修复,行政部经办人需在《财产报修登记表》上登记维修结果,由报修人、经办人共同签字确认。9。2报废条件财产报废必定具备以下条件之一:财产已达到使用限时,并经确定已失去使用效能或因技术发展已列入同类产品裁汰产品范围；（2）由于不能抗力致损而无法修复。9。3低值易耗品的报废程序行政部对吻合报废条件的低值易耗品,组织进行技术判断和功能判断,查明其可否修复。确认不能够修复的，由行政部财产管理人在《低值易耗品管理台账》中将该项低值易耗品登记报废，并通知财务部更新相应管理台账。9．4固定财产的报废程序9.4。1行政部对吻合报废条件的固定财产，组织进行技术判断和功能鉴定,查明可否能够修复或改装使用,将报废或修复建议填写在《企业固定财产办理申请表》（见附表14）.9.4。２对未达到正常使用年限的提前报废或由于特别事故造成的报废，行政部组织相关技术部门查明原因、分清责任后在《企业固定财产办理申请表》上签署可否报废建议。企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０079。４．3财务部依照财产折旧情况在《企业固定财产办理申请表》上签署可否报废建议。9。4。4履行总裁在《企业固定财产办理申请表》上签署可否报废建议后，方可进行固定财产报废办理.9。5财产报废办理9。5.1行政部依照《企业固定财产办理申请表》再次核实已赞成报废的固定财产信息,确认无误的，在《固定财产管理台账》中注销报废财产。9。5。2财务部负责固定财产的会计对已报废的财产进行财务办理，注销报废财产帐面价值,及其他账务办理.同时编制财产报废明细表,以便年关盘存和税务检查。9．6及时对报废财产进行办理，行政部负责联系三家专业收买商进行比价，并组织相关部门共同参加,对报废财产进行变卖,变价销售所得作为其他收入。9。7任何部门和个人都不得擅自办理报废财产.固定财产销售或转出10.1对拟销售或投资转出的固定财产，应由相关部门提出办理申请，经行政部部门经理审察赞成后,报总裁审批后予以销售或转让。10。2发生固定财产办理时,行政部固定财产管理人以及财务部固定财产会计应及时更新固定财产管理台账、固定财产财务账.固定财产的办理应选择合理的方式，如有必要，应委托拥有资质的中介机构进行财产评估。１0.3固定财产转移和办理涉及产权改正的，应由行政部固定财产管理人企业标准0版企业板块平常用品管理制度GS－XZ-I-０07及时办理产权改正手续。１１固定财产抵押或担保由于某种原因需要将企业的固定财产用于抵押或担保时,应由行政部固定财产管理人报行政部部门经理审察后报总裁赞成，并进行登记管理,同时将抵押和担保的详细内容通知财务部固定财产会计，并将抵押或担保合同