会计信息化基础正式版

第一章Excel基础知识

1.1Excel启动方法

方法一：［开始］按钮

Windows任务的［开始］按钮上有4个可用于启动Excel的命令：［程序］、［文档］、［新

建Office文档］和［打开Office文档］。

从［程序］子菜单上选择［MicrosoftExcel］是启动Excel的最直接的方法。此时，Excel

将启动起来并自动地创建一个空白工作簿。

［文档］子菜单上包含有最近处理过的工作簿的名称.为启动Excel并在其中打开某个

特定的工作簿，可从文档子菜单上选择该文档或模板的名称。

［新建Office文档］和［打开Office文档］。在Windows的［开始］按钮上选择［新建

Office文档］和［打开Office文档］命令时，选择建立空工作簿或打开已有的工作簿。

若在Windows桌面上建立起一个指向某个Excel工作簿的快捷方式，则只需要双击此

快捷方式就可启动Excel。

方法二：Office快捷工具栏

如果安装了MicrosoftOffice,就可以使用“Office快捷工具栏”，单击某个按钮

即可访问相应的资源。可以快速启动新的预算计划、查找并打开工作簿、发送电子邮件信

息、安排约会、或者在MicrosoftOutlook中创建任务、便笺、联系人以及日记。

使用Office快捷工具栏

可以将“Office快捷工具栏”拖动到屏幕上的任何位置。如果快捷工具栏被固定，则

可以通过单击“Office快捷工具栏”菜单中的“自动隐藏”将其隐藏。如果想再次使用

"Office快捷工具栏”，只需将鼠标指向其所固定的屏幕边缘，这样就会显示出来。

如果要使用“Office快捷工具栏”创建各种类型的文件，例如Office活页夹或

MicrosoftExcel工作簿，请单击“新建Office文档”按钮单击包含要创建文件类型的

选项卡，然后双击所需的文件或模板。这时，所需的程序将会自动启动。

如果要使用“Office快捷工具栏”，请单击“打开Office文档”按钮，在文件夹列

表中找出所需的文件，然后双击该文件。

方法三：［我的电脑］或［资源管理器］窗口

如欲在启动Excel时打开某个特定的工作簿，可双击Windows桌面上的［我的电脑］

图标或打开Windows［资源管理器］,切换至包含有待打开工作簿的那个文件夹，然后在［资

源管理器］窗口中双击此文档的图标即可。

方法四：在启动系统时自动启动Excel

如果我们每天都需要使用Excel,那么可以考虑在启动Windows时自动启动Excel。使

用此种方法，Windows的启动时间将稍微长一些，但我们将用不着再另外去启动Excel了。

使用该方法有两种途径。

1.选择［开始］按钮——［设置］命令，单击［任务栏］。

2.单击［开始菜单程序］选项卡。

3.单击［添加］按钮。

4.在［创建快捷方式］对话框中，单击［浏览］按钮。

5.找到并选择Excel程序(excel.exe).Windows将在命令行框中插入合适的命令行。

6.单击［下一步］按钮。

目录

7.选择［启动］文件夹。注意一定要选择此文件夹，而不是StartMenu文件夹。

8.单击［下一步］按钮。

9.按此默认选定的快捷方式名称或自己输入一个新名称。

10.单击［完成］按钮。

11.单击［任务栏属性］对话框中的［确定］。

第二种途径是通过更改注册表来达到开机自动运行Excel程序的目的。方法是：

1.选择［开始］按钮——［运行］命令。

2.键入regedit命令，打开［注册表编辑器］。

3.点击［编辑］菜单的［查找］命令，打开［查找］对话框。

4.在［查找目标］框中键入run,查看复选框选择项，单击［查找下一个］按钮。如图

1.1示。

图L1查找对话框

5.查找到run项后，在列表框的右侧窗口右单击，点击［创建］按钮，在弹击的级联

菜单中选择［字符串值］。即创建了一个空［字符串值］标识。如图1.2所示。

图L2注册表编辑器对话框

6.右击［新值#1］,选择［快捷菜单］中的［重命名］,将［新值#1］改为［Excel］,然后再

右击选择修改，在文本框中键入Excel所处的绝对路径。如图1.3所示。

2

编辑字符串

数值名称国）：

Excel

数值数据更）：

'd八programsfiles\microso£toffice\office\excel.exe|

图1.3编辑字符串对话框

7.单击［确定］按钮。那么Excel的开机自启动的一个标识就创建完成了。如图1.4

所示。

图1.4注册表编辑器

注意：该方法对比较熟悉操作系统的读者适用。

1.2工作环境设置

不同的用户可能所需要和习惯的界面都有所区别，对于此用户可通过对［选项］,［工具

栏］，［菜单］以及［快捷键］的设置来定制自己所需要的工作环境。

1.2.1Excel选项设置

点击［工具］菜单的［选项］命令，即可打开如图L5所示的［选择］对话框。该对话框一

共有八个选项卡，诸如视图、重新计算、编辑、常规、自定义序列、图表、颜色、「2-3

的帮助等，供用户来完成对工作环境的设置。

目录

图1.5选项对话框

1.2.2工具栏设置

点击［视图］菜单的［工具栏］菜单的级联菜单中［自定义］命令项。打开如图1.6所示的

对话框。在该对话框中，可以对工具栏的顺序进行设置，可确定浮动工具栏的大小和形状,

可移动浮动工具栏到固定位置等功能。同时可以对工具栏的外观进行修改，比如移动工具

栏按钮，从工具栏上去除按钮，在工具栏之间复制按钮，往工具栏上添加按钮，改变工具

栏按钮的外观，删除文字按钮上的文字，重新设定工具栏。同时也可以创建新工具栏。

图1.6自定义对话框

4

1.2.3菜单设置

点击［视图］菜单的［工具栏］菜单的级联菜单中［自定义］命令项。选择命令选项卡，如

图1.7所示。在该对话框中，读者可以对EXCEL的菜单根据喜好进行设置。

自定义0®

工具栏⑼命令©I选项@)］

类别⑥：命令⑥:

iJ辑口新建.一

视

图

插

入□新建

格

式

工方打开

具

数

据关闭

窗

口

绘

图

19保存二1

所选命令：

说明CP)I更改所选内容辨

国II关闭

图1.7命令选项卡

1.3Excel的基本结构

1.3.1工作簿

在进行学习之前我们必须区分Excel中两个重要的概念：“工作簿”和“工作表”。

工作簿在Excel中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此

可在一份文件中管理多种类型的相关信息；工作表就是显示在屏幕上的，由各单元格组成

的一个区域，此区域称为“工作表区”，各种数据将通过它来输入和显示。

工作簿是Excel中最基本的文件存储单位，简单地说，工作簿就是文件，这是对Excel

文件的特殊称谓。

1.3.2工作表

每一个工作簿在默认情况下都包含3个工作表达式，它们的名称分别是“Sheetl”、

“Sheet2”和“Sheet3"。我们建立表格的工作都是在工作表中完成的，工作表与工作表

之间是相对独立的。工作簿就相当于我们常常使用的电话号码，将很多相关的信息组织在

一起，当我们需要添加或修改号码时.，实际上是在电话号码本的内页上进行添加或修改操

作，就相当于我们进行数据添加、修改操作是在工作簿包含的工作表中进行一平。电话号

码本的内页是相互独立的，但都是跟电话相关的信息；工作簿内的所有工作表也是相互独

立的，但也都是相关信息，如财务工作簿内就有可能包含税收工作表、现金工作表、支出

目录

工作表、收益工作表等与财务相关的工作表。而且有时工作表之间数据引用会比连接其他

媒介更简单。

我们打开某个工作簿时，屏幕上只能显示一个工作表，此工作表叫活动工作表。我们

可以单击某个工作表来进行“活动工作表的切换”。另外，我们可以双击某个工作表的名

称，进行工作表名称的修改：我们也可以在工作表区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单

中选择［插入］命令来添加新的工作表。

1.3.3单元格

单元格是Excel工作表中最小的元素。在单元格中我们可以输入文本，也可以输入数

字，还可以输入用于计算的公式。而Excel的主要功能也就是利用单元格中的数字进行计

算，那么在工作表中准确定位单元格就变得非常重要了。

如图所示。E中的工作表包含很多行和很多列，那么采用“列号”+“行号”的方法就

可以在表格中准确地确定一个单元格的位置。如A1表示A列中的第一行单元格；C3就表

示C列中的第三行单元格。在中文Excel操作窗口中，所提供的单元格数目一共有256歹U、

65536行，但全部被使用的情况是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。

要切换到不同的单元格，我们可以用鼠标单击某个单元格，也可以用键盘上的方向键

移动到某个单元格，还可以用另外一个非常好用的工具——“名称框”。在名称框中直接

输入单元格的坐标，然后单击键盘上的［Enter］键就可以定位到那个单元格。

当我们输入数据的时间，我们不仅仅可以在单元格中看见输入的数据，在另外一个地

方也可以看见数据，那就是“编辑栏”。那么编辑栏到底有什么作用呢？其实在编辑栏里

出现的内容才是单元格中的实际内容。很多人总是认为，在屏幕上的单元格显示的数据就

是实际数据，其实不然，很多时候我们是被它“欺骗”了。比如说，很多情况下表面上看，

单元格里面的是一个数字，而当我们查看编辑栏却发现原来此单元格实际内容是一个公式。

所以当我们输入公式和函数的时候，在单元格中看见的只是结果，如果我们想知道结果是

怎样得出来的就必须查看编辑栏的内容，因为在编辑栏中显示的才是单元格的真正内容。

1.4公式基础

通过上面的讲解，我们了解了Excel中的组成部分，以及一些基本的操作。同时我们

也知道了Excel中最重要的功能就是数据计算，而公式是计算的基础，所以在这一部分中，

我们将重要讲解公式的用法。

1.4.1公式的输入

在Excel中，公式的输入与文本或是数据的输入有着本质的不同。输入文本和数字时,

我们可以直接进行输入。而进行公式的输入时，我们必须在公式前输入“=”表示后面将输

入一个表达式。另个，公式内容必须包含运算符和操作数两部分，如表1.1所示。通过运

算符，我们可以完成许多基本的数学运算。

表1.1公式运算符解释

运算符含义示例

6

+（加号）加2+4

-（减号）减3-2

*（星号）乘5*4

/（斜杠）除6/2

%（百分号）百分比18%

C（脱字符）乘方4、3（等于4*4*4）

在输入公式时，我们也可以输入确定的值，让Excel帮助我们将结果计算出来，此时

Excel的作用就相当于一个计算器。

输入的公式中还可以引用其他单元格的数据，比如说我们在首先点击某单元格B11,

然后在编辑栏中键入“=B4+C6”，B11单元格的实际内容就是单元格B4和单元格C6的数

据之和，一旦该两个单元格的数据发生变化，B11的计算结果会自动发生变化，这也就是

利用Excel计算数据的最大好处，因为计算出的结果是可以即时更新的。

1.4.2公式的切换

有的时候，我们需要很清晰地在屏幕上看见公式，虽然我们可以通过鼠标选中某个单

元格，然后查看编辑栏内的公式内容，但是这还不能让工作表中所有的公式快速现身。在

这里，我们可以使用快捷键CTRL+~来快速切换所有的公式。效果如图1.8,图1.9所示。

图1.8原始表格

图1.9显示公式的表格

目录

1.4.3以结果替换公式

当得出公式结果后，又想将公式得到的结果固定下来时，我们需要明白，公式与数值

是两种不同的类型。我们不能将公式直接转换成数值，只能通过另外一种方式将公式转换

成数值。首先，我们要将公式单元格定义为复制源，然后使用“选择性粘贴”功能来粘贴

数值，这样，公式的结果就在粘贴中被转换为数值了。步骤如下。

1.选中要转换的单元格，或者可以选择含有公式的区域。通过编辑栏可以看出，单元

格的实际内容是公式。

2.在选择区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择［复制］命令。

3.在选择的区域上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令。

4.在“选择性粘贴”对话框中选择粘贴“数值”，然后单击“确定”按钮。

5.在编辑栏上显示的单元格的实际内容就由公式变为数值了。

1.5公式的引用

Excel主要的功能就是数据计算，一般我们都需要在Excel的公式计算中引用工作表

内其他的单元格或者区域，所以该部分内容的重点是讲解所有与公式引用有关的内容。

1.5.1单元格与区域的引用

1.表示方法

我们都知道，如果想要表示某一个单元格可以用“行号”+“列号”，如A12表示位于

A列、第12行的单元格。

但是有的时候，我们需要表示某一区域的内容，例如需要计算某一区域内所有数值的

总和，所以我们就需要了解表示区域的方法。首先必须了解区域的形状是矩形，而且是连

在一起的单元格。我们可以用区域左上角的单元格和区域右下角的单元格，然后中间用“：”

隔开来表示，如(A5:H12)就表示如图1.10所示的区域，此区域中共包含64个单元格。

图1.10区域表示

8

2.区域的选择

我们可以使用鼠标来进行区域的选择，但这种方法不易对单元格进行精确定位。所以

需要精确选择时可以使用另外•个工具——“名称框”。

如果我们需要选择区域(A5:H12),我们可以在名称框中直接输入A5:H12,然后按

［Enter］键，所需区域就被选中了。

3.区域命名

如果需要经常引用某个区域内的数据，而且想用有意义的文字表示区域内的数据，我

们可以对此区域进行命名，区域命名主要是在函数中应用，在函数部分我们会详细讲解。

为区域命名步骤：

(1)选中相应区域。

(2)在名称框内输入所选区域的名字，按［Eenter］键结束，命名就结束了，本例中名

字为"accounts”

注意：命名不能用如A5或D98这样的单元格的名字，否则无效。

命名的使用：

未命名时.，我们对此区域求和时需要输入函数“=SUM(A5:H12)”(函数的使用会在

后续的章节中详细讲解)。而命名后只需要输入“=SUM(accounts)”就可以了。

命名的删除：

(1)单击［插入］菜单，选择［名称］子菜单，然后在打开的子菜单中选择［定义］命令，

打开“定义名称”对话框。如图1.11所示。

图L11定义名称对话框

(2)在打开的对话框中选择刚才创建的名称，然后单击［删除］按钮就可以将命名删除

了，最后单击［确定］按钮关闭对话框。

1.5.2公式的复制

在如图1.12所示的销售列表中，可以通过在单元格D4中输入公式“=B4-C4”计算出

北美的销售情况，而非洲和澳洲，也就是D5和D6单元格，我们可以通过公式的复制进行

公式输入，步骤如下。

目录

文件电）编辑的视图⑦插入d）格式电）工具建）数据也）窗口也）帮助加

宋体-12-B/U字号音圉

D4，&=B4-C4

已IBook4

ABCDIEFG

区销售成本

2198418700

5115679002

66098050143

7

8

9

图1.12填充工具

（1）如图所示，选中公式所在的单元格，然后将鼠标移至该单元格的右下角，鼠标会

变成一个实心的十字。

（2）按住鼠标左键，拖曳鼠标进行单元格复制。

（3）复制后选中目标单元格，发现源单元格中的“=B4-C4”已经自动变成我们希望的

JB5-C5”。

当我们进行公式复制时，Excel自动进行了引用的换位。当源单元格D4向目标单元格

D5复制时，则等于纵向移动一个单元格。源单元格引用的B4和C4也在复制后纵向移动了

•个单元格，变成了引用B5和C5。结果如图1.13所示。

这是因为在复制前，源单元格对其他数据的引用是“相对引用”，所以在复制时，引

用会随着复制的方向不同而发生不同的变化。那么既然有“相对引用”，应该就会有“绝

对引用“，在下一节中我们会做相应介绍。

文件电）编辑匹）视图过）插入（X）格式©）工具B）数据6）窗口也）都助电）

口?宋体-12■•/11星善鎏蜀_，0・冬

D4______▼仪=B4-C4

销售器况CD1EFIG

1

2

区

也

3销售成本

美

匕

42198418700

E洲

_5_洲115679002

迎

_6_6098050143

7

8

9

10

11

12

13

14

求和=16686

图1.13复制公式

10

1.5.3绝对引用与相对引用

在前一节中我们已经基本了解了“相对弓I用”的概念，而在有些情况下“相对引用”

却并不合适，所以我们只能使用“绝对引用”。

所谓“绝对引用”就是在源单元格中的某个引用前加入“$”符号，例如A1就变成了

$A$1。这样无论此公式复制到任何地方，此引用都不会发生变化。下面我们用一个实例来

进行详细讲解。

在本例中我们想计算各个区域的税后利润，所以在E4单元格中使用公式“=D4*

（100%-A10）”。但是将此公式复制到其他单元格后，发现复制后的数据并不是正确的数

据。如图1.14所示。

图1.14复制结果

我们利用一下CTRL+~快捷键查看一下各单元格的公式情况。如图所示，复制前，源单

元格中使用的是“相对引用”，引用的D4和A10在复制后自动变成了D5和All。丸图1.15

所示。

图L15公式查看

目录

如果我们希望D4单元格复制后自动变成D5,但不希望A10复制后发生变化，那么我

们必须在复制前，对源单元格中的A10单元格进行“绝对引用”设定。如图1.16所示。

这样设定后，我们再进行公式复制，发现其他未在前面加“$”的“相对引用”都随着

复制而发生了变化，而“绝对引用"$A$10并未发生变化。

0MicrosoftExcel-Bookl

图文件9编辑d）视图9插入g）格式工具Q）数据也）窗口但）帮助®-|i5»|x|

❸

口髭611a昌口部尉电电§s，•Q£品料判他⑦却被F

E4:J*|=D4*（100%-$A$10）_________________________________________________________

ABCDEIFG

销售情况I

1

2

地

区

3销售成本利润匚税后利润

北

美18700328412955.6

421984

非

洲

511567900225652308.5

澳

洲

660980501431083719753.3

7

8

9税

1010%

11

12

13

14

H◄►►!\SheetlZSheet2/Sheets/

就绪求和=15017.4

图1.16绝对定位复制结果

1.5.4公式的三维引用

有时引用不仅仅局限于当前工作表，经常会跨越其他工作表，甚至还会跨越工作簿。

1.相同工作簿，不同工作表间引用

当需要对工作簿内其他的工作表中的数据进行引用时，必须使用“工作表名！单元格”

的格式。

2.不同工作簿之间数据引用

如图1.17所示。不必打开需要引用的工作簿而直接引用其中的数据也是可以的。其中

引用的内容“'C:\DocumentsandSettings\zzj\桌面、会计信息化基础\fjs\［现金日记

帐.xls］现金日记帐'！F5”，主要包括两部分：第一部分是“'C:\Documentsand

Settings\zz八桌面、会计信息化基础\fjs\［现金日记帐.xls］现金日记帐'”，表示引用数

据在C盘下的'C:\DocumentsandSettings\zzj\桌面\会计信息化基础\fjs文件夹中的

现金日记帐.xls工作簿中的现金日记帐工作表中，注意这部分的开始和结束必须用单引号

来限定，“！”是两部分的分隔符，“F5”是被引用的单元格。

12

E?licrosoftExcel-Book1

即文件9编儡⑺视由9循入g格式⑺IR（I）韵春①）宣口g帮助如，削xi

口日色0$区%。。G，.■工府外只■习⑦？宋体，12•BzD*

B4*1*=>C:\DocunentsandSettings\zzjVfi面、会计信息化基础\fjs\［现金日记帐.xls］现金日记帐’！F11

区

也

丸

d匕3J14

TF25

T

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区107

图L17跨越工作簿的数据引用

1.5.5查找公式引用

有的时候，我们需要知道到底有哪些单元格引用了当前单元格的数据，这样就可以清

楚地了解：如果当前单元格的数据发生变化会影响到哪些单元格。在一般情况下，如图所

示，我们很难看出到底有哪儿个单元格引用了A10的数据，也不清楚如果A10的数据发生

变化会影响到哪几个单元格。

而有了“公式审核”工具则大不一样，我们可以通过它清晰地查看单元格之间直接的

引用关系和依存关系。

首先，我们必须打开“公式审核”工具，在工具栏上单击鼠标右键，从工具栏上单击

鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择［公式审核］命令。

如图1.18所示，在本例中选中A10单元格，然后单击“公式审核”工具栏上的［追踪

从属单元格］按钮，我们可以查找到A10单元格被哪些单元格引用，也就是说如果A10单元

格数据发生变化，哪些单元格会受到影响。

B

1销售情况

盘I

也区

戈

■销售■利灌IS踪从恳单元格|」税后利润___________

美

-匕

tfR1984J=B4-C4上(MY4)*(1TAS1

n-XJ洲

rL115679002<5)*(1-$A$10)

洲

首

归

6098050143Y6)*(l-$A$10)

L

10硒

11

19.

•<>H\Sheet1/Sheet2/Sheet3/

图1.18查看依存关系

我们还可以选择D4单元格，然后单击［追踪引用单元格］按钮相看D4单元格引用了哪

目录

些单元格，也就是说哪些单元格变化后会影响到D4单元格。如果我们不需要在屏幕上显示

单元格直接的依存关系了，可以单击［取消所有追踪箭头］按钮。这样屏幕上的蓝色箭头就

会消失。

注意：

1.屏幕上的箭头不会影响计算；

2.只能对单个单元格进行公式审核，即此功能对区域无效。

1.6利用Excel图表分析数据

很多读者在Excel的使用过程中都会发现，利用Excel作图非常简单，只要利用向导

就可以完成。但如果我们希望突出显示某一部分的数据，或在图表上显示特定的依据值，

那么图表向导的功能就过于简单了，不能把我们所有的要求全部实现。所以在本章中，我

们将•起发掘一座Excel中的金矿，把Excel的图表功能发挥到极致。

1.6.1创建图表

Excel为大家提供了丰富的图表样式，帮助我们轻松传递复杂的信息。但许多人却不

清楚如何正确选择图表的样式，最后却让图表阻碍信息的传递。在这部分中，我们将重点

讲解图表的创建过程，以及图表类型的选择。

创建数据图表

1.向导

向导是Excel中创建图表最常用的一个工具，如果能很好地利用向导，创建图表中的

一大半工作我们就已经完成了。例如我们通过格式工具栏上的“图表向导”按钮就可以很

快创建出如图1.19所示的图表。

图1.19完成图表

14

注意：读者在创建的过程中某个选项如果没有设置好就单击［完成］按钮结束了图表的

创建，也不必将图表删除，然后再重新创建一篇。我们在后续章节中会讲解到如何对图表

选项进行修改。

2.一键创建图表

如果需要快速地创建出一张图表，只要我们首先选中相应的数据区域，再单击键盘上

的［F11］键就可以快速地创建出一张图表。这张图表是以柱形图为基础创建的，并且它被放

置在一张单独的工作表中。这种方法的优点是快捷，缺点是灵活性差，如果需要额外功能

就必须再进行单独设置。

选择图表类型

创建图表的时候，可以按照不同的数据性质选择相应的图表形式，如表L2所示。我

们-共有十儿种图表类型可以选择，但是总的来说商务数据主要应用三种图表，那就是表

示成分对比关系，时间序列对比关系和项类对比。

表1.2图形形式选择参考

类型应用图表

成分对比关系主要使用饼形图，也可使用圆环图

项类对比主要使用柱形图，其他的如条形图，圆柱图，

圆锥图，棱锥图都是柱形图的扩展

时间序列对比关系主要使用折线图，也可使用柱形图

1.成分对比关系

成分对比关系可以用饼形图表来展示，因为一个圆圈给人一个整体的印象。饼形图适

合（仅仅适合）表示一个整体，以及它的每个部分占这个整体的百分比，如这个行业中的

各个公司所占的市场份额等等。

为了使饼形图发挥最大的效用，在使用中一般不宜超过6个部分，如果有6个以上，

应选择最有代表性的6个部分，把剩下的成分归为“其他”来表示。

由于眼睛习惯于顺时针方向看东西，所以常把最重要的内容放在“12点”的位置附近,

并且用对比强烈的颜色来突出显示（例如，在黑色背景下用黄色），或者如果是黑白两色的

话，可以使用最强烈的阴影效果。

2.项类对比

一个项类对比关系可以用一个柱形图来表示。垂直立柱实际上不是一个刻度尺，而是

--个用来标明所要度量的项类——如国家、行业、公司、销售员等的工具。由此你可以根

据情况安排柱形图使其能够突出你所想要引起注意的部分。

3.时间序列对比

成分对比关系和项类对比关系表明有关数据在某时间点上的相互关系，而时间序列对

比关系则表明随时间的变化而变化的关系。

时间序列对比关系可以用柱形图和折线图来表示，这取决于哪一种用法更为简单。假

如你的时间点不多的活（比如，7个或8个），那么使用柱形图；假如你的时间为20年，

而以5年一段来表示的话，你最好还是用折线图。

在选择柱形图和折线图的过程中，你还可以根据数据的性质来决定。柱形图注重程度

和数量，适合在一个时间段内的活动数据，每一个阶段都是一个新的柱体，比如产量数据

就适合用柱形图来表达；折线图侧重变化和变化趋势，因此在表达数据的发展状况时宜用

折线图，比如存货目录数据。

目录

1.6.2图表选项

在前面有提到过，如果在向导中有一些信息我们漏掉了(如忘记了输入图表标题)，那

么也没有关系，我们没有必要将图表删除，再重新创建•张，而可以通过修改图表选项来

进行修改的。

改变图表类型

如果我们在创建图表的过程当中，选错了图表类型，我们可以通过菜单方式和工具栏

方式进行图表类型的变更。

1.菜单方式

利用菜单方式改变图表类型的操作步骤是：

(1)选择图表区域。(当整个图表周围出现八个小黑点时，证明图表区域已经被选中

(2)在空白处右键单击(注意不要在图表或图例上单击鼠标右键，否则会调出其他菜

单)，然后在弹出的快捷菜单中选择［图表类型］命令。

(3)在弹出的“图表类型”对话框中选择想要更改的图表，然后可以单击［按下不放可

查看示例］按钮，查看当前所选图表类型应用到数据上时的效果。如果不满意，还可以更换

其他类型的图表。

(4)选择结束后，单击［确定］按钮，图表类型更改成功。

2.工具栏方式

我们还可以通过“图表”工具栏快速地更改图表类型。

注意：如果不选中图表区域，“图表”工具栏是不会出现的。但是如果我们选中了图表

区域，“图表”工具栏也没有出现。我们就需要在标准工具栏单击鼠标右键，在弹出的快捷

菜单中选中［图表］命令，然后“图表”工具栏就会如约出现了。

在工具栏上改变图表类型的方法是非常快捷的，我们可以单击表示［图表类型］按钮旁

边的小三角形，调出图表类型选择。然后选择好一个图表类型，图表的类型就被改变了。

但是这种方法的弊病是可供选择的图表类型比较少。

改变图表的序列方式

如果对生成数据的序列方式不满意，我们也可以更改图表生成序列的方式。

1.菜单方式

(1)在图表区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择［源数据］命令。

(2)在“源数据”对话框中，“系列产生在”选项默认选项为“行”，表示指定按“行”

生成数据系列。进行更改后单击［确定］按钮，图表就会按照“列”生成数据系列。

2.工具栏方式

利用“图表”工具栏更改序列生成方式是非常快捷的，而且功能跟菜单完全一致，所

以推荐使用此种方式。

改变图表的位置

如果在生成图表时，选择了将图表作为对象插入工作表，而现在却发现图表过大，需

要另外生成一个新的工作表。此时并不需要将图表删除，然后重新创建，而是可以选择更

改图表的位置，将图表放置在一•个单独的工作表中。

操作步聚如下：

(1)在图表区域中单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择［位置］命令，弹出“图表位

置”对话框。

(2)在“图表位置”对话框中，”作为其中的对象插入”表示将图表作为工作表的内嵌

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对象在工作表中内嵌；“作为新工作表插入”表示将图表放置到新的图表工作表中。在这里

选择“作为新工作表插入”，然后给新工作表命名，最后单击［确定］按钮。Excel就会自动

生成-•张图表工作表，将我们选中的图表移至此工作表中。

图表其他选项

如果在制作图表的过程中，我们忘记了输入图表标题等选项，我们可以通过［图表选项］

菜单进行更改。

在图表区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择［图表选项］命令。“图表选项”对

话框由六个选项卡组成，它们是“标题”、“坐标轴”、“网格钱”、“图例”、“数据标志”、“数

据表”。

“标题”选项卡：在该选项卡中输入图表标题和各个坐标轴的标题，输入完的结果会

在右边的预览框中显现出来。

“坐标轴”选项卡：该选项卡主要用于显示或隐藏图表的主坐标轴。在该选项卡中：

•"分类（X）轴”用于显示分类（X）轴。“自动”将选中的坐标轴上的数据显示

为默认的分类（X）轴，即使数据是日期格式的；“分类”将选中的坐标轴上的数

据显示为默认的分类（X）轴，即使数据是日期格式的；“时间刻度”显示带有时

间刻度（X）轴的分类轴，即使数据不是时间格式的。时间刻度的刻度线均匀地

分割X轴，基于时间的主要和次要刻度单位。

•“数值（Y）轴”用于显示数值（Y）轴。

“网格钱”选项卡：该选项卡用于设置图表中的刻度线，在该选项卡中。

•"分类（X）轴”根据选择，在分类（X）轴上显示网络线。“主要网格线”用于

在分类（X）轴上以主要间距显示网络线；“次要网络线”用于在分类（X）轴上

以次要间距显示网格线。

•“数值（Y）轴”根据选择，在数值（Y）轴上显示网络线。“主要网络线”于用

在数值（Y）轴上以主要间距显示网格线；“次要网格线”用于在数值（Y）轴上

以次要间距显示网格线。

“图例”选项卡：该选项卡用于设置是否在图表中显示图例，以及图例显示的位置。

•“数据标志”选项卡：该选项卡可以设置是否将数据的值或类别显示在图表上，

其中：

•“系列名称”表示将选中的坐标轴上的数据显示为默认的分类（X）轴。

•“类别名称”表示显示为所有数据点所指定的类别名称。对于散点图和气泡图，

则显示X值。

•“值”表示显示所有数据点代表的值。

•“百分比”只有在饼形图和圆环图中可用，显示所有数据点的总体百分比。

•“气泡尺寸”只有在气泡图中可用，基于第三数据系列的值，显示每个气泡的尺

寸。

•“分隔符”选择如何分隔数据的符号。从现有选项中选择或键入自定义分隔符。

•“图例项标示”表示将带有指定的格式和颜色的图例项标示放在图表中数据标志

的旁边。

“数据表”选项卡：该选项卡主要用于在图表下的网格线中显示每个数据系例的值。

如果图表是嵌入在数据工作表中，不应使用''显示数据表”选择。因为嵌入图表所占空间

有限，不应该让数据表格过多地占用图表空间。数据表应该在单独工作表的图表中启用。

1.6.3图表格式

通过前面的讲解，制作专业的图表已经不是什么难事了。但你是否发现制作出来的图

表有些呆板呢？本节的内容就是来学习如何设置图表的格式，让你的图表变得既专业又漂

亮。

选择

如果想制作漂亮的图表，首先必须要学会如何正确地选择图表对象。任何一个Excel

图表中一般都包含如下几个主要的对象：图表区(代表整个图表)；绘图区(图表的绘制范

围和图表背景的网格线)；图例区(各种颜色的图例所代表的意思)；数据区(数据的显示

位置)；横、纵坐标轴(表示图表的的坐标)。

经常有人戏称，设置图表的格式就像在玩鼠标游戏。一点都不假，只要你试试看就会

发现，要想精确的选中图表中的某一个区域真是难上加难，因为图表中的区域都离得很近，

一不小心就会选中别的区域，结果设置的就是别的区域的格式。

不过不要紧张，这里还有一个简便的方法来精确选择相应的区域，那就是利用“图表”

工具栏。在“图表”工具栏的第一个下拉列表就是一个非常好用的选择工具，与其费神地

狂点鼠标，不如轻轻一选，选择你想要设置的区域。当你选好时，所选的区域周围或在区

域上面会有小黑点，表示区域已经被选中了。

设置图表对象的边框和背景颜色

这一部分是图表中最精彩的部分了，因为当你学完这一节之后，你就会发现，原来制

作漂亮的图表是那样的容易。

操作步骤如下：

(I)依照原则，要设置图表区的背景，就要先选中图表。在“图表”工具栏中选择“图

表区”项，单击右边的［图表区格式］按钮。

(2)在弹出的“图表区格式”对话框中，选择“图案”选项卡，然后可以设置所选区

域的的边框，在“区域”下还可以设置所选区域的颜色。这里我们要重点介绍一下“填充

效果”工具。

(3)单击［填充效果］按钮后，出现“填充效果”对话框，在对话框中有四个选项卡，表

示四种不同的填充方案。利用渐变我们可以将一种或多种渐变颜色，按照不同的方向进行

填充，还可以选择系统内置的预设渐变方案。

(4)或者，“纹理”也是我们的一个很好的选择，在“纹理”选项卡中，我们可以选择

很多种纹理效果来填充对象。

(5)或者，在“图案”选项卡中我们还可以选择某种预设的图案作为填充效果。

(6)如果我们想将外部的图片作为填充效果的话，通过“图片”选项卡下的选项也是

可以实现的。

(7)比如在本例中我们选择的是一种灰色渐变颜色，单击［确定］按钮回到“图表区格式”

对话框，在“示例”中会出现我们刚才选择的效果，如果确定无误，就可以单击［确定］按

钮。

(8)当我们单击［确定］按钮后返回，发现图表区的背景已经变成我们刚才设置的渐变颜

色了。但是美中不足的是，图例区和绘图区的背景与图表区的背景并不协调，所以我们要

将它们的背景设置成“无”，也就是透明，这样它们的背景就不会影响整体效果了。

(9)在“图表”工具栏的下拉列表中选择“图例”。

(10)选中图例区，单击［图例格式］按钮，设置图例格式。

(11)在“图例格式”对话框中设置“边框”为“无”，“区域”为“无”，然后单击［确

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定］按钮。

(12)图例区的背景和边框就被我们去掉了。然后再选择“绘图区”项，单击［绘图区格

式］按钮设置绘图区的边框和背景。

(13)在“绘图区格式”对话框中设置边框为“无。“区域”也为“无”，然后单击［确

定］按钮。

(14)绘图区的背景也被去掉了。整体来看这样就协调多了，但是为了美观，我们还需

要进一步修饰各个系列的图示。还是依照刚才的方法，选择某个系列，然后单击“图表对

象”选择框右边的按钮来设置填充效果。

(15)在这里我们可以选择蓝色的系列图示，然后选择渐变效果。其他各个系列的设置

方法同上。

(16)最后我们看见的就是一幅充满层次感的图表。相信一定会让你满意的。

设置字体

如果我们对图表中的某一部分字体并不满意，我们也可以按照上面的方法进行设定。

例如我们想要修改纵坐标的字体。步骤如下：

(1)在“图表”工具栏的下拉列表中选择“数值轴”项，单击［坐标轴格式］按钮。

(2)在弹出的“坐标轴格式”对话框中选择“字体”选项卡，然后设置字号，设置结

束后，单击［确定］按钮。

(3)纵坐标的字体就修改完成了，如果我们还想修改其他图表对象的字体，方法与本例

相同。

图表格式高级功能

到现在为止我们已经可以将图表设置得非常漂亮了，但是还一些格式的设置，可以让

我们的图表更加灵活，以显示更多的信息。

1.系列次序

当我们需要对柱形图的某一个系列中的显示次序进行调整时，我们利用下面的步骤来

完成。

(1)选中任何一个系列，单击［数据系列格式］按钮。

(2)在“数据系列格式”对话框中选择“系列次序”选项卡，然后选择要调整的系列

名称，再单击［上移］按钮或［下移］按钮进行次序调整，调整结束后，单击［确定］按钮。

(3)这样各个系列的相互位置就调整成功了。

2.突出显示饼形图某一块

当使用饼形图时，有时候我们需要突出显示某一个系列，例如销售额最高的产品。在

这种情况下，我们就需要将代表这部分的“饼块”突出显示。其中的操作难点是选中我们

需要的“饼块”，我们可以采用下面的步骤来实现。

(1)在饼形图的图形区域上单击鼠标，所有的“饼块”都被选中了。

(2)等待秒钟，再单击待选取的“饼块”这样我们需要的“饼块”就被单独选中。

(3)在选择区域上按住鼠标左键，将我们选中的“饼块”拖出饼形图的范围。

(4)这样我们需要的区域就被单独显示了。

3.数据标志

在前面的章节中，我们讲过，如果让所有的图例都显示数据标志是不合适的，所以为

了让某一个图例显示数据标志，以便我们知道该图例的数据值或百分比等信息，我们采用

下面的步骤。

(1)使用上例中的方法，选中某一个图例，在饼形图中为“饼块”，柱形图中为“柱条”,

折线图为“关键点”。然后单击工具栏上的［数据点格式］按钮。

(2)在“数据点格式”对话框中选择“数据标志”选项卡，选中所需要显示的信息，

再单击1确定］按钮。

(3)一幅漂亮清晰的图表就制作完成了。

1.7保护Excel文档安全

文档安全是我们一直在谈论的话题，Excel在这方面可谓是下足了功夫。在Excel以

前的版本中已经采用了两级安全策略，即文档级别安全与内容级别安全，基本适应了大多

数的安全需求。而在Excel2003中更是引入了集成ActiveDirectory>fn.NETPassport的最新

的身份验证方法，满足了更多企业使用者的需求。

1.7.1保护E