oa流程变更管理制度

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篇一：oa管理制度

oa管理制度

一、总则

1、公司办公自动化系统（以下简称oa系统）是以泛微e-office网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、无纸化办公和信息资源共享。oa系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

2、为了加强对公司oa系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本制度。

二、组织职责

oa系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

1、oa流程的申请制度

（1）流程的申请（电子表单和流程图）

a、各个项目部门上交纸质表单和流程图给部门经理审核。

b、经部门经理审核给出意见转交总经理审核。

c、总经理是审核给出意见转交副总经理审核。

d、副总经理审核给出意见转交人事部门审核。

e、人事部门审核给出意见转交技术部门审核。

f、以上意见如无异同技术部门将要执行流程设计。

（2）流程的开通

a、流程设计好时，有技术部门测试。

b、测试没有问题时，权限应与申请人商议。（面见和电邮）

c、商议完之后，待开通，由申请人告知部门经理。（流程详解附件）

d、经部门经理同意申请人可告知总经理。（流程详解附件）

e、经总经理同意申请人告知副总经理。（流程详解附件）

f、经副总经理同意申请人可告知人事部门。（流程详解附件）

h、人事部门转交技术部门放开流程。

2、公司技术部门是公司办公自动化oa系统的归口管理部门。主要职责为：

（1）、负责制定oa系统规章制度；

（2）、负责oa系统核心工作流程设计、修改；

（3）、负责oa系统各职能部室工作流程设计的审核；

（4）、负责确定、监管oa系统核心工作流程参与人员的权限；

（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

（7）、负责oa系统内各大功能模块信息内容更新的监督；

（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

3、oa系统管理员负责oa系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：

（1）、负责oa系统软件的配置升级管理；

（2）、负责oa系统的数据备份；

（3）、负责制定oa系统应急方案和系统技术管理规章制度；

（5）、负责oa服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

（6）、负责oa系统用户的添加和删除；

（7）、负责oa平台功能模块各部门书写权限的设置。

4、人事部门负责为oa办公系统提供现行的组织机构设置，提供oa办公系统中用户的流动信息。主要职责为：

（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；

（2）、负责提供用户（变更或删除）信息给oa系统管理员。

三、基础管理

1、使用oa系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进oa办公。

2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用oa系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。

3、每位oa用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录oa系统，而应使用公司或家中的电脑登入。

4、每位oa用户要保证在oa系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在oa系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

5、oa系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由行政人事部负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各公司和总部发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。

6、各级oa用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。

四、应用管理

1、流程模块的使用

（1）、流程模块是oa平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、费用审批、借款申请等等，填写相应授权范围内的表单，并

根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。

（2）、各流程节点的办理人应及时审批处理流程发起人所要办理的事情，以免耽误发起人办理。

（3）、用户新建流程并提交后应点击“已办事宜”，以确保所设流程的准确性。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到驳回指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和流程调整。

（4）、绑定流程的固定表单按业务实际需要对发起人进行授权，每个用户可发起使用的固定表单在个人首页中的“新建流程”界面中可以直接调取使用，固定表单的具体分类和使用对象见《附件1：流程表单分类说明》。

2、文档归档、查询和共享

（1）、各级用户均可对自行发起、审批或协同的协同文档或固定表单进行归档，但原则上一般由流程中的最终协同或使用人进行归档。

（2）、工作流程归档时是按文档类别进行的合理归档，一般人员可在公共文档的工作流归档文件夹中查看与自己相关的工作流文档。

（3）、公共文档中设置了部门文档文件夹，各部门主管可设置各自部门文档查询、编辑或下载权限，确保文档只给有对应权限的人使用或查阅，重要业务文档或财务报表等文档一般只能设置查询权限，不得开放编辑和下载权限，以保证重要数据的安全性。

（4）、各级有权限人员均可进入公共文档中进行相关业务文档的调阅和使用，各部门主管有进入公共文档中对各类文档查询的权限。公共文档的具体分类和使用对象见附件2:《oa平台公共文档权限分配表》。

3、工作日志

（1）、公司人员均应于每天在“我的任务”—“我的日志”模块中新建每天的工作日志记录，以方便安排和查看日常工作的进度。各级主管亦可在下属工作日志中查看本部门人员工作日志记录。

4、邮件及消息的应用

（1）、各个用户均已在oa系统中绑定了内部邮箱和消息，各用户应定期检索自己的收件箱，以查收和处理邮件。

（2）、内部邮件和消息主要用于与公司内部人员沟通和交流，内部各部门沟通和交流应尽可能使用协同方式进行，以提高业务处理效率。

（3）、oa平台各人员如有任何待办事宜都会有消息弹出框进行提醒。员工每隔一段应对内部邮件和内部消息进行清理工作，以免长时间积累影响服务器处理速度。

五、安全保密

1、按照公司《公司网络管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用bt、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。

2、oa系统的所有用户，不得利用oa系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

3、oa系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看oa系统中的内容，更不许下载受控的内容。

六、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对oa系统维护的义务；

1、公司oa管理员是公司oa系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在oa系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变oa系统的桌面内容；

篇二：oa系统管理制度

1.0目的

为了规范公司oa系统的使用，特制定本制度。

2.0适用范围

公司内部所有使用的oa的人员。

3.0管理制度

3.1oa基础资料的申请、变更

3.1.1各部门负责自己部门现有用户、及新增用户的审核，由部门相关人员负责向信息中心提交需要开通oa的人员名单和使用权限等信息，提交时统一使用《信息系统功能变更单》进行审核。新增用户在审核时，应按照是否是长期的工作需要等原则进行审核。

3.1.2各部门如果有人员职位、人员管理关系变动的，各部门应及时联系oa系统管理员并使用《信息系统功能变更单》申请变更，如果长时间不提供相应的信息资料，oa系统管理员发现该类账号后将对该类账号进行停用处理。

3.1.3公司如有新的人事任免，部门组织结构、部门名称调整时，行政办公室应及时填写《信息系统功能变更单》申请变更（注：申请时，必须提供变动后的组织结构说明，请以附件的方式上传至oa流程中），信息中心将以申请所填信息为依据进行变更。

3.1.4各部门有离职员工时，各部门应及时提供本部门需注销oa系统的人员名单，由信息中心管理员及时办理注销。如因未及时申请注销离职人员账号造成公司信息泄露等损失的，由各部门自行负责。

3.2oa流程的制作申请

3.2.1申请制作流程的部门应提供流程的纸质表单和流程图等资料，所提供的资料必须经申请部门领导、企管部等审核通过方可执行。

3.2.2申请部门应与信息中心进行沟通，待确定有可行的解决方案后，信息中心将按照提供的资料进行oa流程的制作。

3.2.3流程制作完成后，由使用部门进行测试验收，并通知试用，待确定流程无问题后方可正式开放使用。

3.3流程的变更申请。

3.3.1由于oa中的审批流程涉及到公司日常的业务运作，任何人在未经相关部门批准时，不得私自改动oa流程；oa管理员修改流程时，也必须以《信息系统功能变更单》中的申请内容为依据进行变更。

3.3.2oa流程是依据公司管理制度设置并由各业务部门确认的，任何修改都必须与流

程对应的业务部门进行沟通确认，由各流程业务负责部门申请变更。

3.3.3流程变更内容如果与公司规章制度不符时，变更申请人需提供企管部确认变更的说明后才可申请更改流程。

3.3.4申请流程变更的部门在oa中填写《信息系统功能变更单》，由申请部门领导和信息中心确认后，信息中心根据表单的申请内容进行流程调整。

3.4信息中心是公司办公自动化oa系统的归口管理部门。主要职责为：

3.4.1负责制定oa系统规章制度；

3.4.2负责依据各业务部门要求，对oa系统核心工作流程设计、修改；

3.4.3负责确定、监管oa系统核心工作流程参与人员的权限；

3.4.4负责监控、检查核心工作流程的工作流转情况；

3.4.5负责oa系统内各大功能模块信息内容更新的监督；

3.4.6负责对系统内的保密设置进行定期检查；

3.5oa系统管理员负责oa系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：

3.5.1负责oa系统软件的配置升级管理；

3.5.2负责oa系统的数据备份；

3.5.3负责制定oa系统应急方案和系统技术管理规章制度；

3.5.4负责oa服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

3.5.5负责oa系统用户的添加和删除；

3.5.6负责oa平台功能模块及各部门用户权限的设置。

4.0基础管理

4.1使用oa系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进oa办公。

4.2协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用oa系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。

4.3每位oa用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责。

4.4每位oa用户应牢记自己的oa账号密码并定期修改自己的密码，密码忘记时，应由账号

所属人申请找回。如果频繁性的忘记密码，信息中心将对该用户处于20元罚款。

4.5每位oa用户要保证在oa系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在oa系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

4.6oa系统中的各分类公文、公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由行政部门负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各公司和总部发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。

4.7各级oa用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由信息中心出具oa操作记录、企管部视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。

5.0附则

5.1本办法由信息中心负责解释。5.2本办法自发布之日起施行

篇三：oa使用管理制度

oa使用管理制度

一、总则

1、了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。2公司办公自动化系统（以下简称oa系统）是以通达oFFiceanywheRe网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。oa系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

3为了加强对公司oa系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》、《公司公文处理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本制度。

二、组织职责

oa系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

1、公司行政部是公司办公自动化oa系统的归口管理部门。主要职责为：

（1）、负责制定oa系统规章制度；

（2）、负责oa系统核心工作流程设计、修改；

（3）、负责oa系统各职能部室工作流程设计的审核；

（4）、负责确定、监管oa系统核心工作流程参与人员的权限；

（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

（7）、协助企划部信息部组织操作培训；

（8）、协助企划部信息中心搜集、整理优化系统的需求；

（9）、负责oa系统内各大功能模块信息内容更新的监督；

（10）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

（11）负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；

2、信息部门负责oa系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：

（1）、负责oa系统软件的开发升级管理；

（2）、负责oa系统的数据备份；

（3）、负责制定oa系统应急方案和系统技术管理规章制度；

（4）、负责公司领导、oa管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

（5）、负责oa服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

（6）、负责系统用户注册、注销等管理；

（7）、负责文件柜功能模块各部门书写权限的设置。

3、人力资源部负责为oa办公系统提供现行的组织机构设置，提供oa办公系统中用户的流动信息。主要职责为：

（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；

（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给企划部信息中心。

4、其他部门主要职责为：

（1）、负责制定本部门oa系统相应管理制度；

（2）、负责指定部门oa管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门oa系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

（3）、部门oa管理员负责本部门参与oa系统人员权限变更时，及时提供给公司行政部申请调整；负责处理oa系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；

（4）、负责根据本部门工作需要，提出优化需求。

三、文件管理

1、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司办公自动化oa系统发送。本系统不启用电子印鉴。

2、oa系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的公司办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。

3、公司行政部负责对电子公文传输工作进行指导和检查。

4、电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

5、电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门可向公司行政部申请正式文件。

6、各类电子公文处理程序按照《公文处理办法》的规定在公司办公自动化oa系统中办理。在oa系统中，公司收文办理程序为公司行政部起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办部门批办并择具体办理人办理。

7、各部门在oa系统中办理公司领导批阅的文件由部门主管征求批阅文件的公司领导意见后归档。

8、在oa系统中，公司发文办理程序为各部门拟稿人发起发文流程，本部门领导审核，如需要会签部门协助办理由拟稿部门主管领导协调会签，会签后主办部门交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司行政部审阅公文，由行政部经理交公司领导签发。

9、文签发后，由公司行政部编号、制作电子公文，使用oa系统文件分发流程发至公司各部门主要负责人和oa管理员各一份，并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

10、办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。

四、登陆规范

1、系统正式运行后，系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进oa办公。

2、系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停oa办公需及时注销或退出oa系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆oa系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

五、安全保密

1、所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。

2、按照公司《计算机管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用bt、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网

络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

3、oa系统的所有用户，不得利用oa系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

4、oa系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看oa系统中的内容，更不许下载受控的内容；

6、发生泄密的情况，将按《员工手册》及保密规定的内容追究相关人员责任。

六、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对oa系统维护的义务；

1、公司oa管理员是公司oa系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在oa系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变oa系统的桌面内容；

4、不得对网络运行进行人为设限。

七、回复

实现信息的畅通，实现“知情”管理：

1、相关人员按职责对相关信息，应及时给予回复；上级要求必须回复的，格式为（回复）；涉及到全体员工或每团队员工格式为（全体回复）；

2、公司通知、企业制度、指令等栏目内容涉及全体员工的，每个员工必须在一星期内给予回复，涉及相关人员的必须在三天内给予回复；

3、其他栏目，若下级要求必须回复的