合同管理办法和供应商调查管理制度

第一章总则第一条为进一步加强项目部的合同管理工作，根据《XX公司合同管理办法》以及相关法律和规定，制定本细则。第二条本细则所称合同是指项目部在生产经营活动中所签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。本细则所称的合同管理是指项目部实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、奖惩等行为。第二章合同管理机构及其职责第三条项目部由总经济师主管合同管理工作，配备专（兼）职合同管理员，并经公司法律事务部进行培训，经考核合格后方可上岗。合同管理员负责合同的签订、网上审批、台帐档案管理及项目综合管理信息平台合同的录入提交，合同签订后的履行监控等工作。公司鼓励合同管理员取得企业法律顾问资格。第四条经营核算部是项目部合同综合管理部门，合同管理员设在经营核算部。合同管理小组组成：组长：项目经理副组长：项目总经济师、项目总工程师成员：副经理经营核算部、工程管理部、安质环保部、物资设备部、财务部、综合管理部、人力资源部负责人及合同管理员。第五条合同管理小组的职责是：（一）宣传贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；（二）建立健全合同管理制度，负责合同管理的日常工作；（三）对合同进行项目部的内部评审，审查合同和合同范围内的有关送审资料，防止不完善和不合法的合同出现；（四）制止单位和个人利用合同进行违法活动；（五）承办其他有关合同管理工作。第六条合同管理员的主要职责：（一）负责合同综合管理的日常工作；负责组织项目部合同评审；（二）负责合同网上审批；（三）参与项目部合同的论证、起草、谈判工作，执行合同会签制度，记录合同评审过程;对合同示范文本的使用提供咨询服务和监督检查（四）建立合同管理台帐和合同档案制度，定期向公司法律事务部和项目部领导报告合同管理工作的情况；（五）负责项目综合管理信息平台合同的录入提交;（六）负责合同签订后的履行监控;（七）负责项目部的授权委托工作；（八）承办其他有关合同管理的工作。第三章合同的分类及管理分工第七条公司范围内使用合同类型，结合法律规定和施工实际分为十一种，分别是：1.买卖合同，简称买卖（MM）；2.供用电、水、气、热力合同，简称供用(GY)；3.租赁合同，简称租赁(ZL)4.承揽合同，简称承揽(CL)；5.建设工程合同，简称建设(JS)；专指与甲方合同6.劳务分包合同，简称劳务(LW);7.专业分包合同，简称（ZY）;8.运输合同，简称运输(YS)；9.技术合同，简称技术(JS)；10.借款合同，简称借款（JK）；11．其它类型合同，简称其他(QT)。 合同编号方式：选项目部名称前二个字大写字母（项目部名称较长或重复的选前三个字大写字母）合同类别简称--时间（年代）—合同号码如：XX项目部2023年签订的第15份劳务合同编号为：JH-LW-2023-15各类合同在网上审批结束时自动生成编号。第八条经营核算部是项目部的合同综合管理部门，全面负责项目部的合同管理工作，负责组织合同评审、网上审批、建立合同综合台账和合同档案管理、合同履行监控；各业务部门为项目部合同专项管理部门，具体负责业务范围内合同的起草、签订、履行并建立合同专项台账及合同档案。相关业务部门应当在权限和专业范围内开展工作，并定期统计分析合同签订、履行情况，主动接受合同管理员的监督和检查。第九条合同签订前的前置手续：（一）劳务分包、专业分包合同超限价的，在合同审批前报经营核算部办理超现价分析；（二）外协队伍进场前到劳务部办理准入手续，被列入工总、集团公司、XX公司的不合格协作方不得与之签订合同。（三）劳务合同、专业分包合同在办理准入同时到法律事务部留存授权委托手续；（四）物资采购合同、机械设备租赁合同签订须履行招议标采购、询质比价采购程序，形成评标报告或经审批的比价采购表。（五）临时工程、驻地建设必须按照《项目临时工程、设施建设标准管理办法》要求提前审批。因以上原因导致合同签订滞后，由项目部总经济师督促办理。第四章合同的签订第十条签订合同应当遵守国家法律、法规、规章和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第十一条签订合同，除即时清结外，必须采取书面形式。公司实行合同文本制。对外签订合同首先使用XX公司统一规范的合同文本，XX公司没有颁发统一文本的，采用公司统一规范的文本。公司没有统一文本的，由合同管理员起草，并报法律事务部备案。签订正式合同前，合同管理部门或合同管理人员应对其合法性进行审查。确需使用对方文本的，报主管项目副总经理审批后使用。第十二条签订合同采取要约、承诺方式，除应当采取的书面形式外，信件和数据电文（包括电报、电传、、电子数据交换和电子邮件）亦是合同的书面形式，在签订合同过程中要严格保管、审查。如有不同意见，要立即回复对方，不得拖延，避免造成经济损失。第十三条合同签订前，应当重点审查：（1）主体资格是否真实合法；（2）资信情况是否全面、可靠；（3）履约能力；（4）对方代理人的代理事项、权限和代理期限；（5）合同标的的真实性；（6）其他应掌握的相关情况。对对方的主体资格、资质情况有怀疑的，应要求合同相对人出具、提供《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》以及其他与从业资格要求相关的证书等资料。前述证明资料存档时，应当要求对方将复印件加盖主管部门公章。第十四条经总经理授权，项目部经理、总经济师有权对外签订合同。第十五条严禁外协队伍不签合同进场施工；严禁租用本项目人员车辆、机械；严禁租用公司本部管理人员车辆、机械。除对业主合同以外，都应在条款中明确约定：发生争议向XX法院起诉。第十六条为健全劳务、专业分包合同的管理，防止假冒、伪造主体及伪造公章现象的发生，与我公司签订劳务分包、专业分包合同的对方必须是能够独立承担责任的法人单位。**项目部、**分公司等均无权与我公司签订合同。签订劳务合同，劳务分包方不是法定代表人由他人代理的，必须提供《法定代表人授权委托书》，必要时还要进行公证。签订合同后，为方便施工和结算，经法律事务部备案，留存授权委托书原件，被准入单位可以授权下属**分公司、**项目部组织施工、办理结算手续、收取工程款。第十七条劳务合同签订时须按照财务部相关规定缴纳履约保证金，各项目部必须保证与外协队伍签订入场前承诺书、安全协议、资金监管协议、廉政承诺书、末次结算承诺书作为劳务合同的附件。签订劳务合同后，项目部还要监督外协队伍与所雇佣民工签订劳动合同并缴纳相关保险。第十八条严禁向对方提供盖有项目部及项目部部门印鉴的空白纸张，在未对清有关账目并征得项目经理、公司财务部书面审批前，严禁随意为对方书写欠条或进行账目确认。无论项目部、工区、作业队给外协工人发放胸卡，不得盖章。项目部要严格按照《XX公司印章管理办法》的规定刻制、使用、保管项目部公章。项目部无权对外签订担保合同、借款合同。第十九条合同签订前必须经过项目部各部门评审，通过评审无争议的合同方可通过网上审批程序或提报公司审批。项目部合同评审以会签方式或会议形式，由业务部门具体办理，合同管理员全面负责。各业务部门对合同评审时要明确提出意见，不得只签名。无论以何种形式组建的项目部，项目部下设的各工区、作业队无权签订合同。第五章合同审批权限划分、审批流程第二十条需报总经理审批合同范围（1）专业分包合同和单项合同标的额在一百五十万元以上的劳务分包合同。（2）除甲供材料外，单项合同标的额在一百万元以上的物资采购合同。（3）单项合同标的额在五十万元以上的机械、设备租赁，运输合同。（4）单项合同标的额在五十万元以上的与铁路单位的配合协议、技术服务等其他合同。（5）单项合同标的额在二十万元以上的青苗补偿、拆改协议。（6）其他涉及生产、安全、经营重大事项的合同是否需要总经理审批，由分管副总经理决定。第二十一条需报主管副总经理审批合同范围（1）劳务分包和专业分包合同无论金额大小，分管项目副总经理审批后还需报总经济师核备。（2）涉及临近营业线施工及营业线施工的合同，涉及吊装、架梁、爆破等特种作业的合同，无论金额大小，分管项目副总经理审批后还需报主管安全、生产的副总经理审批。（3）乘人汽车合同分管项目副总经理审批后还需报主管后勤的副总经理审批。（4）工程用车合同分管项目副总经理审批后还需报主管生产的副总经理审批。第二十二条需报分管副总经理审批合同范围（1）所管辖项目建设工程施工合同（与甲方）的补充合同。（2）所管辖项目部的全部合同。项目部为分公司下设时，分管分公司的副总经理审批。第二十三条项目部报送公司本部会签，需加盖公司合同专用章的合同（1）专业分包合同此类合同专项管理部门为经营核算部，会签程序为：项目部评审劳务部经营核算部工程部物资设备部财务部法律事务部分管项目副总经理总经济师核备总经理。专业分包合同只有对方盖章，公司本部履行完毕上述评审程序后不加盖我公司任何印章，经营核算部、法律事务部各留存一份合同原件存档，项目部留存复印件，外协队伍不留存。（2）劳务分包合同（土方施工、钻孔桩施工、大小临施工包括在劳务分包范围）此类合同（除涉及大小临工程以外）专项管理部门为经营核算部，会签程序为：项目部评审劳务部经营核算部工程部物资设备部财务部法律事务部分管项目副总经理总经济师核备（单项合同标的额在一百五十万元以上的还需报总经理审批）。涉及大小临工程的劳务分包合同专项管理部门为工程部，会签程序同上。劳务分包补充合同采取简化形式，专项管理部门为经营核算部，会签程序为：项目部评审经营核算部财务部法律事务部分管项目副总经理总经济师核备（补充合同和原合同相加超过一百五十万元以上的还需报总经理审批）。（3）单项合同标的额在二十万元以上的物资采购合同此类合同专项管理部门为物资设备部，会签程序为：项目部评审物资设备部经营核算部工程部财务部法律事务部分管项目副总经理审批（除甲供材料外，单项合同标的额在一百万元以上的还需报总经理审批）。（4）单项合同标的额在十万元以上的机械、设备租赁，运输合同（涉及临近营业线施工及营业线施工的合同，涉及吊装、架梁等特种作业的合同除外）此类合同专项管理部门为物资设备部，会签程序为：项目部评审物资设备部经营核算部工程部财务部法律事务部分管项目副总经理审批（单项合同标的额在五十万元以上的还需报总经理审批）。（5）涉及临近营业线施工及营业线施工的合同，涉及爆破、吊装、架梁等特种作业的合同此类合同专项管理部门为工程部，无论金额大小必须会签，程序为：项目部评审工程部安监部--物资设备部经营核算部财务部法律事务部分管项目副总经理审批主管安全副总经理审批（单项合同标的额在五十万元以上的还需报总经理审批）。(6)工程用车合同此类合同专项管理部门为物资设备部，会签程序为：项目部评审物资设备部工程部经营核算部财务部法律事务部分管项目副总经理审批主管生产副总经理审批。(7)乘人汽车合同此类合同专项管理部门为办公室，会签程序为：项目部评审办公室安监部物资设备部经营核算部财务部法律事务部分管项目副总经理审批主管后勤副总经理审批。(8)单项合同额在八万以上青苗补偿协议、拆改协议等追溯性差，事后核实难度大的合同。但是代甲费用合同无论金额大小都要回公司会签。此类合同专项管理部门为经营核算部，会签程序为：项目部评审经营核算部工程部物资设备部财务部法律事务部分管项目副总经理审批（单项合同标的额在二十万元以上的还需总经理审批）。(9)单项合同标的额在二十万元以上的与铁路单位的配合协议、技术服务等其他合同，此类合同专项管理部门为工程部，会签程序为：项目部评审工程部经营核算部物资设备部财务部法律事务部分管项目副总经理审批（涉及实验费用的报公司检测中心备案，单项合同标的额在五十万元以上的还需报总经理审批）。第二十四条项目部按照规定流程会签后，报分管副总经理审批，加盖项目部公章的合同(1)单项合同标的额在二十万元以下的物资采购合同。(2)单项合同标的额在十万元以下的机械、设备租赁，运输合同（涉及临近营业线施工及营业线施工的合同，涉及吊装、架梁等特种作业的合同除外）。(3)单项合同标的额在八万元以下的青苗补偿协议、拆改协议。为了有效控制成本，此类合同每月31日前，合同管理员要将合同台帐及合同原件报公司经营核算部及法律事务部各一份。(4)单项合同标的额在二十万元以下的与铁路单位的配合协议、技术服务等其他合同。第二十五条加盖项目部公章合同的管理按照本细则允许加盖项目部公章的合同（青苗补偿协议、拆改协议采取月报），项目部合同管理员每季度必须将加盖项目部公章合同统计表报公司法律事务部备案，每半年将合同原件装订成册后交法律事务部存档。严禁项目部以分解合同的方式规避本办法关于合同审批的要求。一经发现，将追究项目部经理、项目部总经济师、业务主管的责任。严禁项目部对外签订单价合同，如果数量暂时不能确定，要大概估算，按照本办法确定审批流程。严禁超出本细则规定范围，用项目部公章对外签订合同，一经发现，追究项目部经理、项目部总经济师、业务主管的责任。第二十六条合同评审的主要内容是：合同项目的可行性、合同项目的经济性、合同中技术性内容的适宜性、合同内容的合法性等。合同专项管理机构对合同中的技术性及经济商务内容的适宜性负责；合同综合管理机构对合同内容的合法性负责。第六章合同的网上审批第二十七条为服务施工生产，提高合同签订效率，公司实行合同网上审批第二十八条项目部完成内部合同评审后，由合同管理员根据系统要求将合同录入系统平台，经过项目部领导在网上审批后将合同提交上报。第二十九条法律事务部已在系统平台预设了合同文本，如有特殊原因不能使用系统中的合同范本，经过主管项目副总经理同意后将对方合同文本扫描上传至系统平台。第三十条在系统中编辑完成的合同均带有XX公司水印标志，合同管理员只能通过系统平台打印有水印标志的合同方为形式有效合同，否则为无效合同，不予加盖合同专用章。第三十一条合同提交至平台之后，根据合同的不同类型，由各类合同的专项管理部门进行首先审批，评审中遇有需协调问题由专项管理部门负责解决，其他部门不分先后进行会签。第三十二条会签应明确审批意见，审批部门提出“不同意”及不同意意见后将合同返回发起人，即合同管理员；之前已经批注“同意”及相关意见的部门在合同返回发起人更改之后不再需要再次审批。各审批部门要在规定的时间内及时对上报合同进行审批，超过审批时限未提出具体的审批意见视为对合同的认可。第三十三条审批各部门会签完成之后，合同转至合同主管领导，主管领导综合考虑决定是否同意合同的办理。主管领导同意后，合同会签完成，会签信息表方为完整。第三十四条合同管理员看到合同审批完成之后，从主机打印出带有水印的合同审批表和合同文本，经过合同对方签认盖章之后，即可将合同送至公司法律事务部，通过法律事务部查阅合同文本与审批结果以及根据部门意见修改后的内容，对完善的合同即可加盖公司合同专用章。第三十五条项目部合同管理员负责在合同完毕期限内及时写明合同履行情况。续签合同应及时办理续签合同审批。超合同完毕期限而未标注合同履行情况的合同一经发生，系统平台自动提示，超过三份超期未监督履行的合同，项目部无权限再提交新合同。合同履行情况必选项为：（1）完全履行完毕；（2）须签订新合同，编号为****；（3）尚欠****；（4）质保期到**，欠质保金****；（5）其他情况，附简要说明。第七章合同的履行、履行监控第三十六条签订合同后应全面履行合同。如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关资料。第三十七条发现对方不履行或不完全履行合同时，合同经办人除催促对方继续履行外，合同管理员应将有关情况及时报公司法律事务部、主管领导。合同履行中发生的所有纠纷必须向公司法律事务部报告,重大事项还需向总法律顾问、总经理、董事长汇报。第三十八条项目部每半年向公司法律事务部上报一次合同签订、履行情况总结，并准确填报相关报表。第三十九条项目部要严格履行合同，注意合同资料的收集，对发生民工闹事，拖欠工地料款、房费等阻碍施工生产的事件要及时向相关部门沟通。第四十条履行合同发生争议（包括但不限于收到传票、律师函、司法文书）必须及时向公司法律事务部汇报，以保证诉讼时效。遇有下面情形，及时终止合同并报法律事务部：1.外协队伍将与我公司签订的劳务分包合同、专业分包合同再分包、转包的。2.对方无履约诚意和能力的。终止合同要签订末次结算协议承诺，并收回原合同。第八章合同的变更、转让和解除第四十一条合同生效后，任何一方当事人不得以法定代表人或代理人人事变动为由，单方变更或者解除合同。第四十二条合同的变更和解除必须经过双方协商一致并签订书面协议。在新的书面协议签订以前，原合同依然有效。当事人协商一致变更或解除合同的文书、电报、等书面文件应当与合同一并装订入卷，不得分散存放。第四十三条合同签订时按照法律、法规规定或约定办理了批准、登记、公证等手续的，在变更、解除或转让时，仍需办理相应的批准、登记、公证等手续。第九章合同纠纷的处理第四十四条严格实行合同纠纷报告制度，无论与企业内部或是外单位发生合同纠纷后，项目部应将纠纷情况书面报公司法律事务部，由法律事务部登记、审查并提出处理意见，报总法律顾问。第四十五条合同纠纷解决后，项目部要迅速将纠纷处理结果包括仲裁机关的调解书、裁决书或人民法院的调解书、判决书复印件送公司法律事务部备案。第十章责任追究第四十六条对于在合同签订或管理中违反有关法律法规和规章，不遵守本细则，严重失职造成经济损失或者其他不良影响的，区别不同情况，法律事务部将向有关部门提出《法律意见书》建议，按照公司《责任追究办法》追究直接责任人员及主管领导的行政、经济责任。第四十七条凡利用合同谋取私利，贪污受贿者，由纪检、监察部门负责处理，情节严重，触犯刑律的，移交司法机关处理。第十一章附则第四十八条本细则由公司法律事务部解释。第四十九条本细则所指以上含本数；以下不含本数。第五十条分公司下设项目部的分管副总经理与分公司分管副总经理不一致时，分公司分管副总经理为本规定所指分管项目副总经理。

供应商调查管理制度总则1．1制定目的为了解供应商之制程能力、品管功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力，特制定本规章。1．2适用范围对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查，除另有规定外，悉依本规章办理。1．3权责单位采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。供应商调查作业规定2．1供应商调查程序采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应