项目办公室的战略规划管理

项目办公室的战略规划(连载一)

在过去几年期间，企业开始认识到自己积累的项目管理知识也是知识产权，并且必须按照知识产权加以对待。似乎，项目办公室这个概念是公司在收集、分发、和更新知识产权时优选的方法。因为这些知识产权可以影响业务的所有各个方面，所以项目办公室被赋予了额外的责任，包括项目组合管理以及为战略规划过程提供输入。项目办公室可能负责的其它方面包括参照基准的设定、工具的管理以及对项目管理系统方法的遵守等。

关键词：项目办公室、知识产权、战略规划

随着企业认识到项目管理对公司盈利性的有益影响，目前更加强调通过项目办公室概念实现项目管理的专业化。在形成这种意识之后，伴之而来的是对项目管理和项目办公室的战略规划。仅仅通过在很长的时间阶段内进行项目管理并不能够换取成熟、卓越的项目管理，而实际上，这需要通过项目管理和项目办公室的战略规划实现。

本篇文章将介绍项目办公室战略规划中的三项活动：

•确定哪些活动应该划归项目办公室控制；

•确定每项活动的相关风险；

•了解为克服每项风险可以采取的缓解措施。

一般战略规划工作包括确定未来的定位以及实现该定位的方法。对于项目办公室战略规划而言，通常确定哪些活动应该划归项目办公室负责比确定如何划归要简单。因为，对于每项划归项目办公室管理的活动，都会存在一簇抵制力量，他们最初会认为将这项活动从自己负责的职能部门拿走会危及自己的权利和授权。

企业内通常使用的项目办公室包括三种类型：

•职能型项目办公室：该种类型的项目办公室在企业的一个职能领域或一个部门（例如：信息系统）使用。它的主要责任是对关键资源库进行管理，即：资源管理。该种类型的项目办公室可以与其它类型的共存。

•客户群项目办公室：该种类型项目办公室的作用是为了实现更好的客户管理和客户沟通。具有共性的客户或项目被归集在一起，以便提高管理水平并改善客户关系。多个客户群项目办公室可以同时并存，并且最终可以按照一个临时组织的形式运作。实际上，从运作方式上讲，该种类型的项目办公室看起来似乎是公司内的公司。

•企业项目办公室：该种类型的项目办公室服务于整个企业，并强调企业和战略问题，而不是职能问题。

随后，本篇文章将着重介绍企业项目办公室。项目办公室：1950-1990

在过去将近40年的时间内，项目办公室（或大型项目办公室）一直作为客户群项目办公室在运作，它的人员配置包括分配到特定项目（通常是大型项目）上工作的项目管理人员。航空和国防承包商为了将陆军、空军和海军客户归类，而设立了三个项目办公室。其它一些企业设立项目办公室是为了向大型项目或小型项目提供专门的服务。

项目办公室这种方法的基本思想是通过设立一个专门服务于客户的组织拉进与客户的关系。为此，项目办公室成为组织内的组织，它可以作为一个“实实在在”的组织或一个“虚拟”组织存在，并为特定客户服务。这些所谓的项目中，多数实际上是投资巨大的大型项目，通常会涉及连续多年的政府投资。经常，人们在一个项目上一干就干10-15年。

项目办公室的人员各有自己独特的职责分工，但是，基本上作为一个项目管理团队在运作。项目办公室的每一位成员可能需要承担两种不同的责任：主要责任和次要责任。这里讲的次要责任包括，在项目办公室其他人员被调离项目、离开公司或生病时，作为这些人员的后备。

因为通常客户支付所有费用，所以当时项目办公室的人数并不十分重要。技术和进度比成本要重要的多。客户希望给项目办公室分派多余的人员。与分派兼职人员承担全职工作所带来的人手不足风险相比，分派全职人员承担项目办公室的工作所发生的人员冗余成本被视为是微不足道的小笔开支。仅有项目办公室的人员接受过项目管理培训并真正了解项目管理。在整个组织内部，项目办公室横向运作，被视为是利润中心，而传统的职能部门被视为是成本中心。

在80年代，军队和政府部门的成本意识增强。随着项目办公室之外的人员开始接受项目管理培训，项目办公室的人员配置被消减。企业开始要求职能部门经理更好地了解项目管理并与项目经理一起对项目的成败负责。项目办公室的战略规划(连载二)项目办公室：1990-2000

90年代伊始的经济萧条对白领阶层造成严重的影响。管理层对效率和效力的追求迫使他们开始认真地对待非传统管理技术（例如：项目管理）。项目管理开始扩展到非项目驱动的领域。项目管理所创造的价值曾经被视为仅适用于航空、国防和重型施工行业。此时，人们意识到这些也适用于其它行业。公认的项目管理优势（参见Kerzner,2000）包括：

•在保证质量的情况下，可以在更短的时间内使用更少的资源完成更多的工作；

•利润率增加；

•对范围变更实现更好的控制；

•运作更加高效、有效；

•客户关系进一步改善；

•能够更好地进行风险识别和更好地解决问题；

•适用于多种项目（无论项目规模大小）；

•质量提高；

•权力争斗的现象减少；

•信息分享得到改善；

•企业能够更好的做出决策；

•业务量增加，企业更加具有竞争力；

•成为一个方案提供者，而不再局限于简单的部件供应商。

随着项目管理的价值开始凸现，管理层认识到它会对企业利润产生非常巨大的有利影响。这导致管理层得出两项重要的结论：为获得可持续性项目管理发展，项目管理必须融入到企业的激励机制内并与之相匹配；企业对项目管理作为一个职业的认可，是实现绩效最大化的关键。

对项目管理专业的认可，促使很多企业将项目管理协会的项目管理专业人士认证作为一项标准，并促使企业认识到项目办公室概念的重要性。企业开始对将由项目办公室监管的各项关键项目管理活动进行认真斟酌，考虑的内容包括：

•项目管理战略规划；

•项目管理参照基准的设定；

•项目管理指导；

•持续改进；

•问题解决热线；

•经验教训文档的保存；

•方法和标准；

•培训和教育；小

这懂里的每项活烈动都各有优彼点和缺点。川其中多数缺届点都可以归援因于对项目扭办公室承担膀新职责的强倚大抵制。薄

为咬简便起见，遍抵制水平可缴以根据下述逃定义归为三笨类：低风险溉、中等风险既和高风险。驾

•努低风险：告很容易被组由织接受，权苗力平衡变化束很小。几乎针对企业文化观没有影响。待

•腐中等风险悄：企业文化敌对此有些抵引制，权力平萄衡可能会发投生变化。可付以在近期通姑过较少的努浑力克服抵制壮。剪

•稍高风险：竹存在强大的尼抵制，一些隆权力关系肯程定会发生变营化。为克服男抵制，需要鸟强有力的高倒级管理层的废领导和支持戏。软

项依目办公室的彩职责各异。黑同样，两个盾项目办公室脱执行的同样岩的职责可以丸具有不同的屡风险水平。宗图1说明了廉项目办公室妥特定职责的奉典型风险水睛平。对潜在棍的执行风险牢进行评估是沙一项十分关航键的工作。注如果首先执广行低风险活粪动，可能会芹更加容易获森得对建立项声目办公室的煌支持。图1读内列出的低稿风险活动都炮是支持项目排管理近期工庭作的运作层手面上的活动的，而高风险反活动与战略满规划职责关饰系更加密切绍。勺低风险辅•指导乌•标准丹•培训适•干系人状管理担中等风险浅•战略规厅划询•经验教疗训文档冈•持续改警进递•执行失逆败报告哈高风险联•生产能桃力规划姿•基准比烟较分析死•信息分乡发脆•可行性陷研究的制定谊项目办公室陶的战略规划臭(连载三)丛伤项目办公室极：2000会-至今领

随速着21世纪棵的来临，项暗目办公室在为公司结构体斤系内已十分贿普遍。虽然傍分配给项目爆办公室执行秘的多数活动杏没有发生变抽化，但项目坑办公室又被秀赋予了两项冶新的使命：桃项目办公室哲负责保管所固有与项目管姿理有关的知险识产权，并蛾积极支持企泄业的战略规促划工作。饲

当搬今的项目办贯公室服务于火企业，特别武是企业的战践略规划活动摸，而不是着吸重于某个客门户。项目办辜公室摇身一察变，变为负港责控制项目房管理知识产鸣权的企业控丧制中心。随犬着组织内部驾信息量呈指匪数倍数的上笛升，这种职萄责的转变是童大势所趋。茎在过去10输年期间，项脑目办公室带祖来的收益已否经越发一目丽了然，这包饮括：旬

•幅运作的标聋准化；旬

•妹公司决策炼，而不是部直门决策；毫

•软更好的生循产能力规划着（即：资源围分配）；密

•谊更加迅速澡的取得高质温量的信息；牢

•钢消除或减赔少公司各门数各派的数量嫩；勇

•吓运作更加辈高效、有效铸；蓄

•欠对重组的捧需求减少；墙

•纲占用高级沙领导层宝贵齐时间的会议圾次数减少；刊

•摆工作优先途排序更加切碌合实际；穿

•近未来接班即人的发展。谱

所班有这些收益悦都直接或间袍接与项目管贪理知识产权卖有关。为保白存项目管理狸知识产权，驻项目办公室姿必须维持一轰些工具，用庄以收集信息黎和向各个干耍系人分发信垮息。这些工遣具包括企业纳项目管理局米域网、项目阅网站、项目日数据库和项吧目管理信息惹系统。因为竿项目管理和顺企业战略规境划工作都需遣要其中很多缝这样的信息阁，所以，必翻须进行项目覆办公室战略冬规划。烘躺项目管理信宵息系统剥

当甲今的项目办践公室作为项典目管理知识熟产权的保护繁神，就必须伍设立汇集这读些信息的工颗具和过程。烟这些信息可止以通过四个湾信息系统收街集，具体如尝图2所示。誓每个信息系坝统都可以通别过公司的局绳域网进行更捎新和管理。辱

挣湾值测量信息膊系统几乎是惰所有项目经呀理所熟知的秋。它可以提班供充足的信细息，回答以呢下两个问题绑：项目现在挨的状态，以霞及项目未来萍的结果。夜

该米系统可以获限取或计算工患作活动的计椅划值和实际钞值、实际成狱本、成本和明进度偏差（卸以小时或美险元，和百分块比表示）、航竣工估算成诱本、估算竣秧工时间以及壤完工百分比术和趋势。姑

第滨二个信息系江统为风险管端理提供数据短。风险管理茎信息系统（设RMIS）匪储存与风险冶相关的数据丰并允许进行天数据的检索湖。该系统征可以为报告潜的编制提供采输入信息，饺它肩负着存椒放与项目风狡险相关的所寿有当前和历城史信息的重庸要作用。其奔中存放的信倡息包括风险林识别文件（蛛通过使用模晓板文件）、餐风险定性和份定量评估文浓件、合同可袄交付成果（外如果适用）金以及其它风与险报告。项涝目管理办公期室将使用该仪系统的信息映，编制提交杯给高层管理充层的报告并首检索日常项损目管理所需毫要的信息。视通过使用风侨险管理模板份文件，每个殊项目都可以苹编制一套标筒准的报告，头用以定期汇躁报使用，并损且能够针对衡特殊要求编垄制特殊报告椒。该信息与腥失败报告信买息系统和经翻验教训信息宾系统息息相肠关。刚才讲燥到的最后两蒸个系统将在趁随后两节予尾以更加详细雪地描述。图2膝项目办公室葡的战略规划歼(连载四)栏区执行失败信置息系统吃

项赖目办公室可雅能肩负着维效护执行失败潜信息系统（额PFIS）伴的职责。这旧里讲的失败典可以是整个危项目的惨败角，也可以是锄项目某些试略验的失败。靠该系统必须眉识别失败的谈原因并提出拍消除失败原百因的建议（嚷如可行）。龙失败可能完祸全是由于组蛮织内部的问掌题或由于与馅分包商的交富互作用问题嫩造成的。般

项球目办公室的坐职责是制定福维护该系统喷的标准，而手不是对失败目进行验证。尝失败的验证鬼工作是执行乓工作的团队午成员的责任理。失败报告貌可能会暴露寨额外的更加好严肃的问题餐。首先，人拜们担心报告斑失败情况可喘能会对与失钱败相关的人贼员的形象造摩成不利影响俯，因此，会寻存在阻力。花其次，一个乳大型企业的邪各个部门都广有单独的记办录失败情况载的程序，可形能不愿意在近企业的数据导库内公布这升些信息。第兼三，关于如芝何界定失败城，可能存在忆多种不同的谜定义。第四狸，项目办公旱室可能需要窄依赖其他部段门及时提供榴准确的完整做信息。事

失蜜败报告必须算说明失败的顶项目、征兆哥、失败时的主条件、以及遮采取纠正性速措施所需要扔的其它有关风证据。只有芬在失败的原将因全部确定司之后，才可晚以完成失败僚分析，即：殃失败对项目珠造成的后果臂的系统性分羡析。项目办恋公室可以简计单的作为一炸个守门员，社即：为汇报差每个项目的弊结果，规范骂一个适用于酒整个公司的爹标准格式和缠数据库。这刻可以成为项计目完成时，筐经验教训审仿查会的一部百分内容。安

下桂述的例子值忙得我们思考具：一个航空监企业内的两晒个部门经常酱会因为投标陡同样的政府营项目而互相拐竞争。每个苗部门都单独万进行研发工桥作，而且很益少交流信息无。其中一个酷部门在一项惨研发项目上喝工作了六个丧月时间，但铺是最终以失进败告终。之垫后不久，该宗部门得知一颠年前与自己献竞争的兄弟急部门也进行隆过同一个项按目，最后也没没有取得好捐的成果。因击为没有交换代失败信息，蛇所以导致例糟子内所述的拴关键资源的眨浪费。常

每沫个人都意识喇到需要在整荐个企业范围居内建立一个字储存失败信地息的信息系激统。但是，植总会存在一触些风险，即钟：有些人会危将此视为权印利的丧失。宇其他人担心犁自己的名字弹会与失败联宰系在一起。视将该职责划尚归项目办公券室管理的总星体风险水平弃为低或中等寒水平。袭

事叉后分析（项卖目完成之后挡的总结分析穿）挺

经归验教训的记陵录柴

如施果项目知识毁产权需要集洽中汇总在一障个地方，则代项目办公室蜡必须形成和悲掌握事后分欲析的技能。母召开项目完但成之后的总养结分析会时材，必须考虑丧四个关键问纷题：域

•跌哪些作对虑了？讯

•掩哪些做错哑了？涨

•符可以针对耽未来提出什贯么建议？变

•有何时，向款谁，如何分自发信息？眨

必债须询问的问尼题可以参照悄图3内给出寿的总结分析因金字塔结构豆。项目的目牌标自上而下输确定，而用愈以评估项目咐衡量指标的俭事后分析却废按照相反的刻方向自下而概上进行。在阀底层，即基物层，从时间乱、成本、质湖量和范围角棍度评估可交盆付成果。从蔑客户的角度伐而言，这些姥约束条件通商常被视为是罪关键成功因渐素（CSF隆）。缩遮蒸图3述

每国个公司都会斗针对每层的袜每项活动形恩成自己的一蜓套问题清单办，用于识别那关键成功因菊素。例如：滥关于时间的钞关键成功因仍素，一般会遍考虑的典型使问题包括：深

•促进度计划魂切合实际吗而？蹄

•锐详细程度锻适当吗？夸

•可容易按照牢进度计划衡呜量绩效吗？焦

•赚容易进行清监测跟踪吗吃？切

图侧3金字塔的烫第二层包含冰的是关键绩慰效指标（K梅PI），这爪些指标是公破司内部共享骡的信息，能戚够帮助公司确在纠正错误虑的同时最大惕程度获取正厚确程序的收透益。KPI愉是公司内部宁的最好实践碗做法，能够懒帮助公司实慰现关键成功武因素。成功夏一般从CS委F和KPI效两个角度界牢定。皱

图遇3金字塔的笨第三层是业医务单位的评格估。该评估走过程着重两巩个层面：客掉户满意度和震未来的业务别机会。家

真凡正失败的项龙目是我们从悔中未获得任闪何收获的项免目。与成功柴项目相比，蜜企业也可以珍从失败项目睡上学到同样红多的东西，竟甚至更多。很因此，在项斑目完成之后炼的金字塔分洲析中应该既穿包括好消息啊也包括坏消兆息。用

另俱外，失败信僻息的记录工震作可能会受渗到抵制，特质别是在公司针将失败与特腰定人员联系渠在一起的情尿况下（无论子是以正式的幻方式还是非柔正式的方式壤）。此处涉激及的风险水孕平为低至中物等水平。弯项目办公室忆的战略规划闹(连载五)耍馒信息分发兵

许山多公司都面酒临的一个普逢遍问题是如穗何确保关键职信息（例如重：KPI和蔬CSF）在疏公司内部为绪人所知。信砍息共享的一狠种方式是通哑过以局域网擦为依托的经钻验教训数据污库实现。然迹而，更好的始一种方法是忆在每个项目芽完成之后由狡项目办公室架牵头准备经井验教训案例沸分析。这些昌案例分析可驳以用作未来毙培训的资料侵并以局域网荡为依托实现垮共享。宗

在钞此可以举例驻说明。一个挣公司执行的美一个项目十菠分成功。在岂项目结束之兽后，项目团林队向管理层衔作了总结汇躲报。公司在宽项目中使用寇的多个制造箭工艺取得了秋重大突破，炸高层管理层娘希望确保这滩些新知识也猜能够被所有复其他部门借习用。偏

当天时决定解散召项目团队并涨将人员重新裤分配到组织送的各个部门拦。6个月之馆后，发现原适上述团队成译员向其它部门门传授的知婚识微乎其微斜。最后，又顶将这些人员嫁汇集在一起千，要求他们追起草一份经逐验教训案例睁分析，以便殃用于项目管才理培训课程晋。袖

虽腹然这种方法回十分有效，蓬但是，也会饲存在不利的侄后果，会使联该方法很难恩执行。另外魔一个公司也垂采用了必须诞准备经验教吩训案例分析见的方法。虽累然它们执行权的一个项目精最终结果很艰成功，但是斗在项目执行贴期间由于缺厅乏风险管理电知识和决策阴不力，犯了你几个严重错适误。在项目型办公室准备遍案例分析资疤料时，考虑抢到经验教训江案例分析内厚不仅仅要包瓣括成功因素码而且也要包形括失败因素狠，所以案例手分析内包括捡了所有信息摄。凑

虽干然已经采取浇措施隐瞒了佳出错人员的刺名字，但是壶，企业内部挪每个人都知团道谁在项目赵上工作过，档并且最终还面是掌握了出爱错人员是谁赚。参与项目蝶的几名员工昨针对这些信抬息的披露向挣高层管理层榴提出了投诉宋。之后，企糊业从培训课爹程中取消了脏这个案例分绪析的内容。坡在吸取教训玉的同时又能歼保护相关人斗员不受攻击枯，这需要一种个企业具有觉强有力的企浓业文化。项蓝目办公室执截行此项职责朗的风险水平评为中等至高甲风险水平。尖番指导胃

项山目管理指导妻工作是一项处关键的项目霉办公室活动变。多数人似判乎都认为项盖目管理的最板好培训方法峰是通过在职枪培训。其中指一种方法是杨安排一个没栽有经验的项孤目经理在经液验丰富的项曲目经理的直遍接指导下工恳作（特别是陈在大型项目衣上）。如果导公司的大型荷项目不是很贡多，这种方逗法可能会使净公司付出很捎大的代价。患

更声好的一种方速法是由项目笛办公室承担缎指导的角色鸭：直接或间察接对项目办邮公室负责（田或与项目办跨公室存在实秤线或虚线汇闲报关系）的悠经验丰富的捆项目经理可雾以向经验欠看缺的项目经挑理提供指导庄和建议。这鹊种方法有三号个主要优点店：首先，项庙目经理的行那政上司可能稳不具备必要礼的项目管理亿知识或经验无，无法在项闸目经理遇到社困难时提供粒帮助。其二赏，项目经理抵可能因为担淹心报复而不维愿意与其上韵司讨论一些奴问题。考虑摊到项目办公度室可能也负偷责保存经验猾教训文档，铺项目指导可满以为缺乏经婶验的项目经量理提供一些萄预警指标或慈信号。知

指石导可以以全突职方式进行颜或按需进行盘，后者是优盾选的做法。帜全职指导似晃乎是一个好塔方法，而其裂中存在指导皆导师最终成戴为实际项目趟管理者的风幅险。项目管拒理办公室负晃责指导工作稿的风险水平壤为低风险水都平。斤者标准和模板县文件的制定肥

任糕何项目办公抗室的关键工部作内容中都努包括制定项饿目管理标准抢这一项。标淹准制定后，偿可以成为通迎用语言而能屡够促进团队香协作。但是呜，因为无法栗制定涵盖所蜡有项目的所探有各种不同杜情况的政策挽或程序，所慈以制定过多另的政策或程御序形式的标培准会是一种额错误。另外构，制定严格狐的政策和程延序标准所需隶要的人力、柱成本投入和月时间投入将悄会由于项目歌办公室人数崭问题而无法咸执行。快

表词格和核查清辫单可以以模矛板文件的形渗式编制，以搏便在多个项雁目上使用。坚应该量体裁阻衣，针对具漏体组织订制竞模板文件，感而不要拷贝糊其它组织的敞模板，因为毫其它组织可拖能并不具有理类似的文化窝或执行类似熟的项目。在世组织完成几座个项目之后掉，无论项目绢成功与否，胶都应该准备始可以循环利盲用的模板文鸡件，因为此络时可以基于钟通过前几个密项目所掌握姨的经验教训堆对模板文件听进行进一步洽开发和改进剃。纹

用涛模板文件取故代更加正式搁化的标准存吨在一种危险甚：首先，因透为模板文件什是服务于公贪众的一种指盏导文件，可族能无法满足流具体项目的宽需求；其次宣，其中存在喂的一种风险卧是，模板文耗件的一些使晋用者，特别予是缺乏经验仆的项目经理旅，可能会简宜单的拿来使令用（认为白熊纸黑字写出不来的就是要奏求执行的）腐，而不考虑绢模板文件根酱本不适合所兼执行的项目费这一事实。傻

提鞋供模板文件揉的目的并不最是告诉团队脊如何工作，谷而是为项目尘经理和他（竿她）的团队调成员提供一宾个基础，在工此之上，他汉们可以展开括自己的项目卸启动、计划钉、执行、控宇制和收尾过哪程。模板文书件应该能够摸促发人们的伴思维，激发避人们考虑需除要做什么工剖作，或想出抬如何执行工捡作的一些点趟子。通常，怨模板文件和声标准里面的悦内容量远远县超出多数项煌目经理的需魔求。但是，某应该将模板愚文件和标准编视为是保持野一切都简单筹的关键所在液，项目经理伪应该能够通厉过关注关键录领域根据项另目的具体需备求对模板文彼件和标准进站行调整。号

应伪该按需要对哲模板文件和两标准进行更耀新。因为项厕目办公室很参可能也负责鸣保存经验教茧训文档以及梯负责项目完低成之后的事市后分析，所抛以由项目办伍公室审核这闪些数据并从割中寻找能够商推动模板文纽件改进的一盗些关键绩效晨指标这样的赛安排是再合诵适不过了。索标准和模板驰文件制定工符作可以被视仇为是一项低端风险的活动营。姥辜项目管理参纱照基准的设旷定脑

分虽配给项目办父公室执行的夏活动中，最身难也最有趣前的工作可能修就是参照基帅准的设定了洞。如同指导济一样，参照仓基准的设定缴也需要经验饱丰富的项目善经理的参予赚。负责这项基工作的人必乖须知道应该盖寻找什么内说容、提问什悬么问题、如晕何评估获得床的数据以及欧提出什么建稍议（而且需择要具有识别忧与公司匹配诸与否的能力萍）。榴

参析照基准的设遥定与项目管旁理战略规划他直接相关，惠而且会对公手司的盈利情缓况产生明显闲的影响（这距取决于执行健的速度）。侮最近几年，垂企业发现也涉可以与不从签事同一行业杀的企业进行旋参照基准比笔较。例如：捐一家大型公移司的航空部惯门使用项目壁管理已经3既0多年。在落90年代初效期，该公司先进行过参照获基准研究工涂作，但当时置只是与航空鲜行业的其它怖公司进行比奔较。通过比摄较，该公司连认为自己与亦航空领域的益其它竞争对感手不相上下款，因而开始商有些洋洋自支得，居功自列傲。在90迅年代晚期，畏该公司开始男以本行业之搁外的一些公阵司，特别是处电信、计算插机、电子和渔娱乐行业作纺为参照对象劲进行参照基赠准的设定。黄这些行业的筐许多公司采淘用项目管理用还不到5年避时间，而在谜这短短的不沿到5年的时普间内所取得税的项目管理争绩效却超过反了航空公司隐的绩效。现瞎在，这家航店空公司以所检有行业为参牵照对象进行届基准设定。居

在砖不久的将来掌，为参照基庸准设定之目鸣的，多数公六司很可能使芬用项目办公谋室网络关系围。这种网络扑关系可以跨找越行业和不遥同的地理位壤置。另外，予竞争对手之最间分享项目笑管理知识也匹会变得很平益常。但是，悬现在，似乎得项目管理基肾准设定的多睬数工作都是叛专门从事基续准设定的公救司执行的。太这些组织提托供收费服务荒并为会员企隶业举办研讨挺会，与大家秒分享项目管票理的最好实镰践做法。另勇外，他们也慧提供数据库宅服务，据此白，一个企业终可以与其它迫企业、行业骆、或与其它欧规模或形式稻的项目进行剑比较。把

有谁些企业对基阳准设定存在陕很强的抵制峡。他们提出半的一些理由绘包括：矮

•享基准设定昨不适用于本炒企业或行业猫；塘

•息不是在这钻儿发明的；饿

•兔我们现在哲做的就很好农，因此不需笋要。劈

鉴茄于所有这些笔疑虑以及对河可能提议的暂变动的担心亿，基准设定脂是一项高风谱险活动。箭袍可行性研究甘的制定溜

项议目办公室支播持企业战略远规划的最佳凯方式之一就差是成为可行送性研究方面舍的专家。更恰具体的说，扔这包括可行拣性研究和成英本效益分析脏方面的特长孙。项目管理啊知识体系指同南（PMB秤OK）“范能围管理”这病一章中说明救范围启动程径序的一项输们出是识别／威任命项目经于理。这在可息行性研究之塘后。对于在梳可行性研究瓜完成之后任沸命项目经理荐，有很多有玉说服力的支毅持论据：脏

•内项目经理睬可能对可行俯性研究并不亲能作出任何格贡献；悼

•隔项目可能浅得不到批准决或得不到资敞金，让项目腐经理过早加星入项目，可葱能只会增加愚成本；件

•烂项目定义孙还不十分明羊确，不足以披确定谁最适钻合担任项目劳经理的角色鞋。秘

虽桑然这些理由寺似乎都有理妇有据，但这液里存在一个而更严重的问裤题，即：最险终任命的项弹目经理可能内对可行性研布究过程中考蔬虑的假设条姓件、约束条转件和替代方巨案了解的并鸦不充分。如线果认为由完守全脱离可行虏性研究过程方的人准备的怜项目章程会适包括所有必杂须的假设条顽件、约束条匹件和替代方撇案，那简直颤是异想天开烧。业

项库目管理的箴溉言之一是项祝目经理任命盐的越早，计传划编制就会卷越好，对项傲目的决心也漂就会越大。惧企业会争辩啊，并认为在晋可行性研究肃阶段，项目贩经理的贡献金有限。持这穗种态度的原僵因是，项目舟经理从来没角有接受过如范何进行可行蝴性研究和成眠本效益分析摘的培训。在尤培训市场，钥这种课程几陕乎就不存在徒。汤

可货行性研究通公常会给出一尼个高度优化椒的方案，而乔很少顾及进弓度和／或预厉算。之后碗，项目经理亮将肩负着接延受可行性研概究过程中作爹出的假设条暂件的压力。遣如果项目没复有满足可行拼性研究内的羡预期，所有血错误都会归蒙咎于项目经销理。拥

项扇目办公室必恋须形成在可身行性研究和彼成本效益分夫析方面的特劲长。而且，念这方面的特愈长对模板文滩件、表格和雁检查清单的春制定会起到厦很大的帮助干作用。这样肿，项目办公淹室就可以成节为营销部门杏的左膀右臂拴，帮助他们符向客户作出暑更加切合实哲际的承诺，俊并协助获得香更多的销售奖额。将来，松项目办公室必很可能会成是为企业的可肉行性研究和施成本效益分恋析专家，最农终可以针对察这一课题对携企业进行有鸦针对性的培拒训。对于通蒙常负责这些问工作的营销荐部门而言，尘他们会认为院这样做风险建水平很高。毅项目办公室蝇的战略规划援(连载六)窃愿培训定做（态与项目管理锯相关）爬

多年年以来，一银直由人力资肉源部门负责耕与培训讲师衬和顾问一起眯进行项目管搞理培训课程慨的设计。虽亭然很多这样刚的培训课程仰十分成功，拘但是也有许省多失败的例蛋子。一家大言型公司的某巨个部门意识杨到需要进行窝项目管理培刺训。培训部震通过竞标程裤序选择了一腊个培训机构盒。在培训部到对最初提出趴培训要求的赏部门提供的夫培训目标和吼可交付成果惰信息进行筛墓选之后，加岗入了他们自踪己的一些议另程。培训机自构自始至终趁没有与提出逢培训要求的馅部门进行直炊接联系，而须仅仅围绕培功训部提供的殃信息进行课然程设计。最纠终，培训课奶程没有成功折，这家培训票机构／顾问溉再也没有获拿得应邀提供积培训的机会睬。培训之后姨进行的事后轿分析促使我挤们得出下列乏结论：枣

•主培训部（最提出培训需绳求的部门）菠从未意识到个培训机构与昆提出培训要盛求的部门直企接接触的必请要性；领怨•在课程懒应该涵盖的良内容方面，肥培训部获得碰了高层领导抖层的指示，仅而提出培训罢需求的部门呢对此一无所日知，最后形梅成的培训课枣程未满足任钩何人的预期稼；侨拢店

图蠢4营

•奸培训机构掠提出应该增光加额外内容明，并删除不茧合适的内容享。但培训机谋构就此没有膨收到任何回矿复；搞

•志培训部告绸诉培训机构初培训以讲座立的形式为主姑，不需要案年例分析，而暮且练习量要壤保持到最少恰。在其它培侮训中都采用摸的这种方式覆。受训人员砌在意见反馈谊表内抱怨没及有安排案例收分析和练习誓题。亲

培疮训部认为他躬们这样做是的为了公司的谅最大利益，纳而实际结果谁却并非如此沃。培训机构熟允许这种情贝况发生，因尚此也负有一旱定的责任。灯

项估目管理如果优执行成功的敞话，会对企董业的利润率迷产生积极的涂影响。考虑液到这一事实亮情况，那为俯什么让非专枕业人员安排凤项目管理培尘训课程哪？丝甚至认为企枪业需要项目俭管理培训的家一线经理也役不晓得项目搞管理知识体挎系指南中的晨哪些内容需脏要强调，哪自些不需要强愚调。撤

项蔽目办公室在酱制定项目管更理培训课程誉内容方面具寻有专长。项恰目办公室负询责保存经验泛教训文档和榜项目事后分婆析文件，而斑这些在确定翅能够获得最宁大投资价值番的培训内容枪方面会提供鸭有价值的输肿入信息，而航且也会为一辉线经理设计婚企业具体培碍训课程提供鞋有价值的支黎持。粗

对句于项目办公衔室而言，这蝇项活动的风悲险水平为低乏风险水平。犁象干系人管理冈

所扒有企业都有蔬干系人。图具4展示了干艘系人的一个钉宽泛的范围典。为简便起来见，图内将竟干系人分为魔三大类：组宿织、产品／牙市场和资本杨市场。有些劳人可能会担铺心项目办公迹室将成为负横责所有干系愚人的最终发碗起人。虽然逃，这可能在糠将来会成为怎现实，但是淋，至少在近指期不可能发辟生。惭

项冒目办公室关斧注的是内部摊（组织）干霜系人。项目锹办公室的本气意并不是取子代高层管理梨层的项目发授起人地位。失随着一个企第业内项目管醉理逐渐走向拖成熟，到最恳后，可能并摘不是每个项诊目都需要高孤层领导层作下为项目发起押人。在这种推情况下，项兔目办公室（乎以及中层管柴理层）可能盾会承担一部请分发起人活堂动，但很可于能都是内部崇项目的发起歌活动。凉

项俱目办公室是址建立和维持料与关键干系绣人合作关系董的“出发点箱”。但是，梅项目办公室红的活动是为叔了服务于整凝个公司，如杏果使项目办郑公室承担发畜起人的工作桂，会对项目指办公室的人谱员造成一种纸利益冲突的蹲局面。必须驻与关键干系轰人建立和培裙养合作伙伴夺关系，这需进要时间。干之系人管理可沃能会占用项伞目办公室人碎员的宝贵时暑间，而无法左执行其它任枯务。本项活能动的总体风重险水平为低孩风险水平。鲁压持续改进袍

鉴铃于项目办公坝室管理着项羽目管理知识哀产权的宝藏攀，因此也最垂具有发掘持铅续改进机会备的优势。项福目办公室不鸟应该具有执雷行变更的单它方面授权，梯它的授权是低提出变更建回议。有些企宁业设有战略腹政策委员会熔或执行筹划慕委员会，这陪些委员会的鲜职责之一就圆是审核项目谅办公室持续督改进机会。垦因为有些人置可能会认为堂项目办公室袜侵占自己的岁地盘，因此赔，执行这项丝活动的总体把风险可能是额中等风险水拨平。招敏生产能力规枣划冠

在垦高层管理层石看来，分配染给项目办公陈室负责的所桌有活动中，馅最重要的可学能莫过于生造产能力规划奶了。高层经牺理为履行作阳为公司战略范规划策划师伴的职责，必躁须掌握公司荣可以承担多谁少额外工作比量（何时承签担、哪儿承枝担），而又心不会给现有随劳动力增加满过度负担。习在与组合管昌理和项目筛榆选相关的所脑有活动中，绞项目办公室燃必须与高层洋金管理层密脱切配合。图状5说明了作凑为项目组合寸管理组成部絮分的项目筛昌选过程。战支略性时间计茄划，即：决喘定执行哪个务项目以及何剃时执行的过鹿程，是战略秋规划的关键敬组成部分。找

高非层管理层可撒以按照实际循需要浏览公结司局域网，少了解每个项曾目的状态，素而无需与团锻队进行亲身笑接触。但为被了满足战略派性时间计划剥的要求，所桥有项目都需忠要汇总到一埋个能够提供读下述信息的揭数据库内：扯导•每个职验能区域在每章个时间段内罩承诺的资源鸡；咏虹•每个职贝能区域的资从源总量；杨袖•每个职确能区域在每第个时间段内衰可以使用的峰资源量。挑

对横于是否应该木由项目办公涛室对此数据社库进行管理普，会存在一风些争议。作乳者认为该项凯活动应该由票项目办公室傲负责，因为国：油虏•项目办容公室需要掌类握这些数据父，用以支持段战略规划工花作和项目组阀合管理；剃岸•项目办恨公室需要掌遭握这些数据亏，用以确定扯切合实际的课时间和成本粒以支持竞标旬工作的开展风；主竭•项目办靠公室可能被宅委托负责确信定承担额外输工作所需资活源技能；受济•项目办章公室需要掌歇握这些数据杜，用于改进忌和更新本数滋据库和其它摆相关数据库苍；樱抛•进行可工行性研究和县成本效益分兆析可能会需聋要这些信息茧。花

因族为一线经理孩可能会认为伶这样做侵占本了他们的地式盘，所以这党项活动对项亭目办公室而帐言是一项高任风险活动。寨项目办公室诉的战略规划歉(连载七)勉

使用些项目办公室辆的风险所在唱

风肝险和收益并和存。如果维榨持一个项目栗办公室所涉解及的相关风叔险得不到有歌力控制，则慌项目办公室萝所带来的收雁益将被抵消掠。多数风险炒在成立项目丝办公室之初啊不会出现，棒而更多的风吸险是在执行形很长时间之千后才会出现杰。这些风险仁包括：元

•距人员配置斤：在企业开跳始认识到使街用项目办公梨室所能带来赶的收益之后弃，一种自然驻倾向是增加异项目办公室净的人数，因烧为他们错误往的认为人数识增加会带来添额外收益。女虽然，在一驴些情况下这秃种思维方式拐是正确的，戚但是，更常排见的结果是屈增加人数只券会造成收益置减少。随着机企业内部对谊项目管理知蛛识更加深入郑的了解，项标目办公室的算人员配置应慈该消减；纸

•俯精疲力尽臂：员工筋疲倍力尽总是一强个需要考虑暗的风险。使手用轮职或只宾工作部分时亮间的方法可覆以最大程度写降低该风险低。经常会发亏现这种情况歼，即：在项映目办公室工出作的人员仍转旧与其一线锁经理保持“孩实线”的汇泼报关系，而尖与项目办公蛙室保持一种电“虚线”的苗汇报关系。耻

•争过多的文肌书工作：过迅多的文书工伐作需要投入各几百万美元坐的资金进行撤准备，而且熄会耗用宝贵耍的时间。使溪用表格、指召导原则和核姿查清单形式借进行项目活肯动比使用严闸格的政策和营程序更加有游效。为使工帐作高效，则骗需要具有以另信任、团队道协作、合作各和有效沟通香为基础的企辅业文化；泻

•列组织重组诵：信息就是躁权力。鉴于侨项目办公室谜的工作更多蒸的是横向关劲系而不是纵炊向关系，可抖能会存在对佣项目办公室低控制权的争赠夺，特别是欣在项目经理酷之间。在以政信任、团队钥协作、合作咸和有效沟通卧为基础的任卷何组织结构献下，项目管合理层和项目愧办公室将会伍形成融洽的阵合作关系。祥

•怜试图服务萄于组织内的微每一个人：帐企业必须制魔定一些标准顶，据以确定逃项目办公室肉何时介入。拼并不是所有船项目都由项弱目办公室监静管。义

关借于项目办公猪室何时介入飘项目问题，隐经常使用的辆衡量指标是氧：妇

•欢项目的货诞币价值；驳

•鼠项目工期敢；橡

•小跨专业性接程度和复杂稿程度；四

•激公司的风剧险；互

•伟项目的重勺要性（例如魔：消减开支港）。邻

许罪多管理层面缝临的一个关铲键问题是：号“如何衡量基执行项目办欠公室概念所恭带来的投资夕收益？”在俱衡量时，可夜以从定量和重定性两个角敏度进行。从霞定性角度，撞管理层可以拆检查提交高舌层管理层解跳决的问题数德量。一个有孝效的项目办淘公室可以起想到过滤器的星作用，这样鹿，实际提交锈高层管理层捕解决的问题例数量将很少衔。从定量角爬度，高层管柴理层可以考竭虑下述内容析：珍

•祝进度审查痒：如果没有束项目办公室戴，企业内可陷能会存在多挖种进度和汇泽报格式，甚丰至，可能每早个项目都会玻有一个不同奉的格式。有还了项目办公跃室和相关的肤标准化工作商，审查工作检会更加迅速师，并且将更饰加有意义。就

•用决策：如钞果没有项目推办公室，决弱策经常会被蛛推迟，会更桃多的强调行青动项目而不寨是有意义的疯决定。项目滤办公室使有添意义的决策大成为可能。尝

•行浪费的会轮议：如果没荡有项目办公打室，高层领群导会花大量艳的时间付出麦很大的代价侨参加太多的叔会议。有了冷项目办公室弱以及更加有累效的信息，秘高层管理层堤可以在会议轨上少花时间含，将更多的北时间用到战肾略问题而不殊是运作问题顿上。颜

•嫁信息量：拖如果没有项搏目办公室，牌管理层所获讽得的信息量勿要不太少，蕉要不就太多胳，这会影响素有效的决策叠。有了项目蜓办公室和相录关的标准化祸工作之后，射管理层可以香更容易地作送出及时的决照策。功高层管理层偷的主要职责昆是战略规划魄和部署以及夹企业的未来克，而中层和钳一线经理的新职责是关注丰运作问题。训项目办公室珠的职责是在兆各个层次之俱间架起一座节桥梁，为各补个层次提供番便利，使他葬们更容易实轿现目标。迟

项若目办公室佳仍绩：有关江劣森自控公司晚(JCI潜)下属的汽第车系统集团急(ASG故)的案例蓬分析玩

在字一个企业希荣望熟练掌握愚项目办公室标概念时，它莫会寻找其它烛额外的应用服，包括六西密格玛的执行骨和项目办公伍室之内的项桥目办公室的崖设立。JC兔I就是这样闭一个例子。稀

运刻用项目办公嘱室概念，进亡行项目团队落的组织愤

组吉织跳

2瓦000年，眯江森自控(圾JCI)下锹属的汽车系良统集团(A奋SG)按照次新的商业模庭式进行了重部组。在新的关模式下，单菠个项目（例宇如：座位、炒驾驶舱、门拘板、控制台三等）被整合霞在一起，作敌为车辆内饰划部件平台在野平台主任（恨平台主任负贪责整个车辆淹，例如：福甚特公司的1纲50卡车、纲切罗基吉普敏车）领导下采进行统一管碌理。平台主沉任和他／她太下属的项目肉经理起着项圣目办公室的短作用，整个遣车辆的内饰荡部件和所有荡接口部件都咸被作为一个惠大项目看待匆。姐

变洗革的驱动因莲素单

A羊SG收购了崇两个公司，危Becke靠r和Pri胜nce。收唯购的目的是渐使JCI成污为汽车行业贫的内饰部件屈综合供应商手。在Bec掘ker的内喜饰塑料部件贪能力和AS糊G座位产品隶能力的基础候上，增加P星rince过门板、仪表荡盘能力，使冒ASG立即各成为内饰部踩件供应商。协但是，为真晋正将几家公妹司的能力整浪合在一起，勉需要进行组匙织重组。重竖组的结果是柴使用新的经锄营模式，将校公司分为车株辆平台和项姓目办公室。哀

认怜可亮

企叼业内部对组旬织结构变化堤以及新经营慈模式的使用策，认可率较爪高。最初预树期的抵制已出经消退，平镇台主任这一闹职务已经被滩载入企业制吧度程序。客烧户对于这种惕变革也十分析放心。现在扯，在报价时紧，报出的价仪格以车辆内蹈饰部件为基娱础，而不是糠一系列单个悠的部件和报销价。酸

如撕何发挥效应替？怀

经扰过这种变革恐，ASG按婶照一家综合们公司的模式我在运作。平篮台团队（项朵目办公室）化成为真正的碧团队，他们眨以整个车辆皱内饰部件为皱基础（而不婆是车门、车哀座或驾驶舱逗）体会到了邪一种归属的吧感觉。现在允，都是从整三个车辆的角让度来考虑时锈间安排、利种润率和客户浑关系。客户桨很高兴，因生为现在针对腔车辆内饰部仗件只有一个球单一联络点剂，而不是多灾个联络点。驶另外，需要溜补充的非常冤有趣的一点秧是，作为变升革的一部分左内容，AS臂G实际消减围了项目办公嘱室的人员编倦制。引

经凑验教训瓜

对叠于其它希望乐改用（平台畅）项目办公昆室的公司而忠言：慎

•症从一个清适晰的组织模闭型开始。即说使存在“对幅我们行不通蛇”这种异议荣或争议，也适要坚持。中央间会出现一金些意外，但谱不要因此而侨退缩。坚持度执行一个合序理的总体概靠念；歇

•躁变革必须捕由上层推动奴。组织员工盆必须从团结昆一致的领导乳层那里感觉镇到持之以恒妥的目标和决内心；碍

•施必须与所咳有受影响的魂各方召开交蹲流会；煌

•倍必须制定筐项目办公室成内部职位描免述文件。职辩责和角色必带须清晰；叼

•慧项目管理锈体系、审核页和责任划定料都必须反映舟新的组织形球式。裂

集梳中项目办公刷室－组织、勒职责和角色璃

A哀SG设立了继向项目管理毒副总裁汇报候的集中项目燥办公室。项丰目办公室的挽负责人是A禾lokK佩umar，梢他是项目管爱理执行董事宋。Kuma椅r的职责包偷括：隆

•送方法和标放准（JCI先的企业项目氧管理标准方忙法体系被称伙作PLUS漂，其含义是蚂产品发布系慨统）；牛

•岗咨询／指匙导／培训；进

•鸣项目跟踪跳／组合管理玉／项目衡量垦指标；污

•寒项目网站桑；嗽

•间人员发展益／资源管理是／执行新项贼目的项目经柿理的可获得限性；义

•馋项目管理妈战略规划的迟实施；宾

•网对项目管球理系统和项丛目执行，实础施六西格玛碑改进；摩

•滔项目管理扰组织结构／屠职位描述；吃

•茶项目经理淘的聘用；鸦

•另为企业合钢作伙伴（长玉期供应商）策效力的项目车经理的培训忠和发展。瓣

K蚂umar也区负责对所有席业务部门的遗项目管理科红室进行管理伍。项目办公铅室管理只是携其中一部分类职责。却项目办公室兆的战略规划处(连载八)犁

A供SG的发展目历程许

几哄年前，项目辈办公室的职鹊责分散在各针个部门执行谊。例如：标滴准项目管理私程序是公司块程序的一部衣分，一些工盒程衡量指标北由工程设计墓部门牵头制兔定。大概两恐年前，经过擦认真斟酌，回企业作出了伪一项决策，弹决定将各种困职能统一集拔中由项目管耀理办公室负免责。对于J伴CI而言，东关键一点在垄于企业已经岸为变革做好伴了充分的准注备。涉及到某的不同部门省都十分情愿痒的拿出自己笨的资源，实赌行集中管理衬。太

J死CI的项目朋管理举措中膜，最新增加双了两项非常泼值得注意的缘内容，它们绢是：项目管咬理中的六西敢格玛的运用例以及项目管斜理网站（以摊网络为依托晶，在全球实态现标准项目挣文件的读取业）。自集中泛项目办公室辉设立之后，推新增了这两叔项内容。疼

集骡中化的结果没

自滔成立之后，终ASG实现医了项目办公捆室人员配置哪的消减（裁碰员两人，现悟在有四人，沙包括Kum谱ar），同终时提高了产群出。另外，登集中项目办搞公室也为六州西格玛方案挖（将六西格沙玛原则应用唯到项目执行验中）的实施蝶起到了推动滔作用。据此逃，ASG可斑以从整个企汉业角度寻找丰改进和消减良成本的机会摸。在过去两躁年期间，项椅目办公室将介项目管理人河员配置总数自消减了30柜%，其原因炎正是因为能膜够在整个企论业范围内实体现资源和项失目管理知识恭产权的管理粒、分配和再刷分配。以前齿存在的项目虏经理派别，士现在因为项顾目办公室成杜为“最终决恢策者”而不右复存在，项跳目办公室可德以确定适当耗的企业组织毅结构形式并铸进行组织精践简。目前，是项目办公室折也参予为企斥业合作伙伴菜配置人员，垃包括寻找途肉径，将项目把管理资源外完包给合作伙个伴。趁

另帆外一项重要手改进是能够竿就企业系统湖和工艺很快抢达成共识并楼作出决策。