A8协同管理软件集团版用户操作手册

A8协同管理软件集团版用户操作手册

时间：2010.12.

版本：V3.12spl

北京致远协创软件有限公司

目录

A8协同管理软件集团版用户操作手册..............................................1

第一章详细操作指南.............................................................4

1.1.协同工作......................................................................4

1.1.1.新建事项..................................................................4

1.1.2.待发事项.................................................................18

1.1.3.已发事项.................................................................22

1.1.4.待办事项.................................................................27

1.1.5.已办事项.................................................................41

1.1.6.督办事项................................................................44

1.2.表单应用.....................................................................49

1.2.1.表单使用步骤............................................................50

1.2.2.制作前准备..............................................................50

1.2.3.表单制作................................................................57

1.2.4.表单调用................................................................87

1.2.5.流水号管理..............................................................89

1.2.6.表单查询................................................................91

1.2.7.表单统计................................................................93

1.2.8.业务配置................................................................95

1.3.公文管理....................................................................101

1.3.1.发文管理................................................................101

1.3.2.公文交换................................................................117

1.3.3.收文管理................................................................120

1.3.4.签报管理................................................................122

1.3.5.公文查询................................................................124

1.3.6.公文统计................................................................125

1.3.7.公文督办................................................................126

1.4.知识管理....................................................................129

1.4.1.知识中心................................................................129

1.4.2.文档中心................................................................135

1.4.3.RSS订阅................................................................168

1.4.4.文档库管理..............................................................170

1.4.5.我的博客................................................................176

1.4.6.博客管理................................................................181

1.5.计划/会议/日程..............................................................183

1.5.1.我的计划................................................................183

1.5.2.计划管理................................................................186

1.5.3.会议管理................................................................188

1.5.4.日程事件................................................................191

1.6.公共信息....................................................................197

1.6.1.公告....................................................................197

2/250

1.6.2.新闻....................................................................200

1.6.3.调查....................................................................204

1.6.4.讨论....................................................................209

1.6.5.部门公共信息...........................................................211

1.7.个人事务...................................................................215

1.7.1.关联应用设置...........................................................215

1.7.2.代理人设置.............................................................223

1.7.3.工资查看...............................................................224

1.7.4.个人考勤...............................................................224

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1.7.6.消息提示设置...........................................................226

1.7.7.个人设置...............................................................227

1.7.8.印章密码管理...........................................................231

1.8.常用工具..................................................................233

1.8.1.综合查询...............................................................233

1.8.2.便签...................................................................233

1.8.3.通讯录.................................................................233

1.8.4.计算器..................................................................237

1.8.5.万年历.................................................................237

1.8.6.常用链接...............................................................237

1.8.7.系统帮助...............................................................237

1.8.8.关于A8................................................................237

1.9.A8精灵....................................................................239

5.11.1.安装....................................................................239

5.11.2.系统使用................................................................242

5.I1.3.Office打通使用..........................................................243

第二章支持与服务...................................................................245

2.1如何成为正式用户................................................................245

2.2正式用户有哪些权益..............................................................245

2.3服务方式........................................................................246

2.4呼叫中心.........................................................................246

2.5自助服务网站(http:〃).............................................247

7.5.1【自助服务】...............................................................247

2.6支持邮箱(support@).............................................250

3/250

第一章详细操作指南

本篇章供最终用户使用，引导您全面了解A8的功能和应用，详细介绍功能的每一步操作与

呈现结果。若要快速了解并使用A8,请见：第四章快速使用指南。

1.1.协同工作

A8中的协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用

它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事

项的办理，并支持规则的成型和管理。

■功能菜单：包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办

事项】六个子菜单。

■操作步骤：点击菜单【协同工作】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

1.1.1.新建事项

■操作说明：以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。选择【协同工作】

I【新建事项工进入新建事项界面，如图521-1所示：

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字体Mal•大小部•B/12三三三A•久•后三律聿1023y.•G」对言

♦皆平白।支持Windows和Linux,也可以项目化地支持Unix。

♦多语言，具有支持多语言的能力，首推简体中文、采体中文和英文,能犷展出其它语言。

♦个性化：单位和用户界面可配置，从而可选择内容和展现形式.

♦集成性，第一信息化桌面，在展现层集成别的业务系统，实现统一门户界面和单点登录；也能被别

的系统集成。

♦多数据库，具有跨数据库能力，主要支持MySQL、SQLSe（ver?nOfacle^,可扩展到其它数据库.

♦高并发，能够单机支持大并发用户在线使用。

♦柒团化支持：支持无限孱级的多分支机构।各单位之间就统一又独立，支持跨单位的审批、管控、

沟通和信息共享.

♦SAAS模式：能够添加单位，每个单位的数据允至独立。能够在一台机器上生成和管理多个单位.

♦安全性，在文件数据、信息传输分层加密；权限控制完善。

用台性，提供标准的插件规范、应用开发接口和数据交换的接口,支持快速的应用开发.

图521-1新建事项界面

1.功能键：

【发送】将建立好的协同事项，按照流程发送，事项进入【已发事项】列表中；当前页面

4/250

跳转到【已发事项】页面。

【保存待发】将协同事项进行保存，不进行发送，事项进入【待发事项】列表中，当前页

面跳转到【待发事项】页面；用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。

【存为草稿】将协同事项进行保存，不进行发送，事项进入【待发事项】列表中，当前页

面不跳转，还是【新建事项】页面；用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。

【另存为】将协同保存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式，【协同模板】

用于规范固化的管理或业务行为，包含了正文模板和协同模板。【格式模板】用于规范行文

格式，有HTML、Word、ExcekWPS文字、WPS表格和表单六种模式。【流程模板】用

于规范与格式无关的审批或业务流程。

【编辑流程】通过选人界面方式建立流程，或对已建立的流程进行编辑，可以批量修改自

由协同的节点属性、处理期限。

【调用模板】直接调用已经建立好的A8系统预置的模板和个人建立的模板。其中，系统

模板是公用的模板，由单位管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现

规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用

性。

【插入】插入本地文件：添加本地计算机或网络计算机保存的文档；插入关联文档：添加

A8系统内保存的文档。

【正文类型】提供5种正文类型：标准正文、Word正文、Excel正文、WPS文字、WPS

表格。

【督办设置】设置协同督办人员、督办期限和督办主题。

【打印】协同事项在新建完成后未发送前可以进行打印操作，以纸质文件保存查看。

2.数据项：

【标题】协同事项的题目。不能为空。

【流程】协同的流程，可以新建流程，也可以用已经设置好的个人流程。（备注：可以在模

板管理中建立流程模版）

【重要程度】标识协同事项的紧急程度，分为【普通】，【重要】，【非常重要选择【重要】

或【非常重要】时，在已发事项列表中该协同标题前显示红色【！】或【！！】符号。

【预归档到】在建立协同事项，预先将协同归档到文档系统中。可预归档到【我的文档】、

【单位文档】、【集团文档】或【项目文档】中，预归档的流程对有文档查询权的操作者是

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可见的。（备注：集团文档、单位文档只有文档管理员可以对其进行操作，项目文档只有项

目负责人可对其进行操作，普通人员只能操作我的文档）

【流程期限】设定协同事项的处理期限。

【提前提醒】设置提前提醒时间，系统会自动给予提示，进行催办。

【关联项目】选择与发起者相关联的项目，必须已经建立了关联的项目。（备注：只有协同

发起人是该项目的成员或者项目负责人，在下拉框才出现可以选择的项目）

【高级】设置协同流转过程中的操作权限，如下：

1）允许转发：默认允许转发，该协同可以转发；勾选去掉，发起人及后序的处理节点,

均不可以转发该协同。

2）允许改变流程：默认允许改变流程，该协同可以改变流程；勾选去掉，在后序的节

点中，处理的操作中不显示【加签】、【减签】、【会签】、【知会】。

3）允许修改正文：默认允许修改正文，可以修改该协同正文；勾选去掉，在后序的节

点中，处理的操作中不显示修改协同正文。

4）允许归档：默认允许归档，该协同可以归档；勾选去掉，在后序的节点中，处理的

操作中该协同不可以进行归档。

5）跟踪：默认跟踪，个人首页的跟踪事项中显示该协同；勾选去掉，在后序的节点中,

处理的操作中不能进行跟踪操作，且个人首页的跟踪事项中不显示该协同。

【正文】可以在正文中输入信息。

【附言】在附言文本区可以输入信息，最大只能输入500个汉字；在已发事项中，打开此

协同，能够看到附言信息。

新建事项中的具体操作

■以自建流程方式新建协同的具体操作

第一步：依数据项的说明，在新建事项界面，填写协同标题、正文信息等。

第二步：建立流程，点击流程输入框中的【点击新建流程】，在弹出的选人界面，选择流程处

理节点人员。如图521-2。

6/250

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图5.2.1-2选人界面

在下拉框中显示系统设置的所有组织结构，有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选

项卡显示对应的信息；左区罗列该组织的所有人员；右区是选定需要在协同流程中执行的人。

鼠标点击左区，选择部门，根据选定的组织人员，选择人员，按【一】，选定到执行人区域。

如果直接选择右边的【一】，表示整个部门被选定；按【t】【I】进行发送顺序的调整。根

据工作的具体情况选择【并发】、【串发】、【多层】。

1.并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息。

2.串发：发起人发起流程，流程中每个节点依次处理（上一节点处理完毕后，下•节点才

能收到）。

3.多层：,个流程中有并发与串发的结合应用，选择多层会直接弹出流程编辑框。

按【确定】按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到【新建协同】操作页面，同时流程节

点的信息显示在数据项【流程】中。

第三步：根据工作情况，可以将该事项选择预归档，选定预归档的目录，协同发送后，该协

同会自动归档到预归档目录里。

第四步：根据工作需要，设定其他数据信息，设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数

据项设置等。

第五步：点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送，发送后的协同显示在巴发事项列

表页面中。

■以调用模板方式新建协同的具体操作

7/250

用户新建协同时，可以直接调用已经建立好的A8系统预置的模板和个人建立的模板。其中，

系统模板是公用的模板，由单位管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实

现规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用

性。

第一步：在【新建事项】页面，点击【调用模板】，弹出调用模板网页对话框。

第二步：在左边列表中选择模板，如选择表单模板中财务审批类别F的【差旅费报销流程（经

理）】，见图521-3差旅费报销单，单击【确定】按钮。

调用模板

B协同梭祓二J正义流程

E匚i个人模馍

-协同福板

f格式模板

流程模板

E」公共模板

口测试粗协同横板

口外单位模极

名表单模板

回」财务市批

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|差旅费报销就程（经理）

A魄据结构同整

-培调审批表

一请假单

O行政审批

D人事审批

口外单位横板

I►r*ld

雁I取消

图5.2.L3差旅费报销单

第三步：选择的模板将显示在新建事项中，包括标题信息、流程信息；如下图521-4差旅费

报销流程。

8/250

ansa；

图521-4差旅费报销流程

第四步：用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。

第五步：点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送。发送之后该协同显示在已发事项

列表中.

■编辑协同流程节点的具体操作

1.操作说明

在新建协同过程中通过编辑流程可以进行协同流程的节点修改，如增加节点、删除节点、

替换节点和设置节点属性。在新建事项页面，点击【编辑流程工弹出编辑流程对话框,

选中流程中的某个节点，如选择【康艳】，出现如下图5.2.1-5编辑流程。

9/250

图5.2.1-5编辑流程

2.功能键

【增加节点工可以在当前节点后面增加•个或多个节点。

【删除节点工可以删除选中的节点。

【替换节点工可以重新选择该节点人员或部门。

【节点属性工可以对选中的节点权限进行修改。

3.各功能操作步骤

1）增加节点

第一步：在流程节点中选择一个节点，选择【增加节点工弹出选人页面，在左侧上列表

部门选择【研发二部】，在左侧下列表中选中人员【刘娜】，选择【-＞】，如下图5.2.1-6

增加节点。

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图521-6增加节点

第二步：单击【确定】按钮后，增加的节点将显示在流程中，如下图5.2.1-7增加节点

后流程。

9编辑流程二网页对话框IR

图5.2.1-7增加节点后流程

2）删除节点：选择流程节点中要删除的节点，选择【删除节点】，选中的节点将被删除。

3）替换节点：选择流程节点中要替换的节点，选择【替换节点】，在弹出的选人界面选

11/250

择替换节点人员或部门，在选人界面上点击确定后，编辑流程对话框中替换节点显

示成了在选人界面选择的人员或部门，替换成功。

4）设置节点属性

第一步：在流程中选择要设置节点权限的节点，选择【节点属性】，弹出设置节点权限对

话框，用户可以查看到节点的执行人，并可设置该节点属性，如下图521-8节点权限。

图5.2.1-8节点权限

第二步：选择【设置节点权限】下拉列表，选择节点权限。（下拉列表中的信息是由单位

管理员在协同节点权限设置中来设置）。

第三步：选择【处理期限】和【提前提醒时间】。

第四步：单击【确定】按钮，返回到【编辑流程】页面。

第五步：依次设定每个处理节点的节点属性后，在【编辑流程】页面，点击【确定】，流

程节点信息被保存。

■其他操作

1.保存待发

保存待发是将已经创建的协同事项暂时放到【待发事项】「3可在待发事项页面中将协

同标题、内容、流程等信息进行修改后再发送。

第一步：单击菜单【协同工作】，选择【新建事项工在新建协同页面依次输入各数据项。

第二步：单击【保存待发工新建的协同事项保存在待发事项中，页面跳转到待发事项。

2.存为草稿

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存为草稿是将已经创建的协同事项暂时放到【待发事项】中，可在待发事项页面中将协

同标题、内容、流程进行修改并发送。和【保存待发】区别在于存为草稿时页面不跳转,

用户还可以继续新建协同。

第一步：单击【协同工作】菜单，选择【新建事项】，在新建协同页面依次输入各数据项。

第二步：单击【存为草稿工新建的协同事项保存在待发事项列表中，该协同的状态为［草

稿］,页面不跳转，用户可以接着新建其他协同事项。

3.另存为

将协同另存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式的个人模板。

第一步：单击【协同工作】菜单，选择【新建事项】，在新建协同页面依次输入各数据项。

第二步：单击【另存为】，弹出另存为对话框，如下图521-9另存为对话框。

图521-9另存为对话框

第三步：输入标题信息，选择模板类型。

第四步：单击【确定】按钮，可以保存输入的模板，单击【取消】按钮，不保存。

4.插入本地文件

插入本地计算机或网络计算机保存的文档。

第一步：在【新建事项】页面，单击【插入】，选择【本地文件】，弹出选择文档对话框,

如下图5.2.1-10匕传本地文件。

13/250

图5.2.1-10上传本地文件

第二步：单击【浏览】按钮，选择要上传的文件。

第三步：单击【确定】按钮，选择的文件显示在新建协同页面，如下图521-11本地文

件。

当前他置：协同工作-新建事项

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标J5：（A8V310协时管甄件主点it襄程度信通2温程期用尻2M前振国:借3翻

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舶百（500个字以内）

遥于的雷铤，交芬

♦跨平仇支持Windows和Linux,也可以项目化地支持Umx,W3

监化多语莒和智16袤*

♦多悟言：具有支持多语言的能力，百推筒体中文、警体中文和英文,能扩展出其它语言.数凫鬃成；

♦个性化，单位和用户界面可配置，从而可选择内容和展现形式。逐于SOA/WebSetvice

♦集成性।第一信息化桌面，在展现层集成别的业务系统，实现统一门户界面和单点登录；也能被别s.WEB2.a7ax^心

的系统集成。技术西街云用；

硬创E）形化可视设计的二

♦多数据库：具有跨数据库能力，主要支持MySQL、SQLServeMQOrade等,可扩展到其它数据库。元化工作微引擎，支持业

♦高并发：能够单机支持大并发用户在线使用。务流程集秘城粗续力岂

♦集团化支持।支持无限层级的多分支机构；各单位之间既统一又独立；支持跨单位的审批、管控.S:

沟通和信息共享。嚷于门户投木标随多州

信息空间展示，产品化'

♦SAAS模式：能多添加单位.每个单位的数据完全独立。能够在一台机器上生成和管理多个单位