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文档简介
A8协同管理软件集团版用户操作手册
时间:2010.12.
版本:V3.12spl
北京致远协创软件有限公司
目录
A8协同管理软件集团版用户操作手册..............................................1
第一章详细操作指南.............................................................4
1.1.协同工作......................................................................4
1.1.1.新建事项..................................................................4
1.1.2.待发事项.................................................................18
1.1.3.已发事项.................................................................22
1.1.4.待办事项.................................................................27
1.1.5.已办事项.................................................................41
1.1.6.督办事项................................................................44
1.2.表单应用.....................................................................49
1.2.1.表单使用步骤............................................................50
1.2.2.制作前准备..............................................................50
1.2.3.表单制作................................................................57
1.2.4.表单调用................................................................87
1.2.5.流水号管理..............................................................89
1.2.6.表单查询................................................................91
1.2.7.表单统计................................................................93
1.2.8.业务配置................................................................95
1.3.公文管理....................................................................101
1.3.1.发文管理................................................................101
1.3.2.公文交换................................................................117
1.3.3.收文管理................................................................120
1.3.4.签报管理................................................................122
1.3.5.公文查询................................................................124
1.3.6.公文统计................................................................125
1.3.7.公文督办................................................................126
1.4.知识管理....................................................................129
1.4.1.知识中心................................................................129
1.4.2.文档中心................................................................135
1.4.3.RSS订阅................................................................168
1.4.4.文档库管理..............................................................170
1.4.5.我的博客................................................................176
1.4.6.博客管理................................................................181
1.5.计划/会议/日程..............................................................183
1.5.1.我的计划................................................................183
1.5.2.计划管理................................................................186
1.5.3.会议管理................................................................188
1.5.4.日程事件................................................................191
1.6.公共信息....................................................................197
1.6.1.公告....................................................................197
2/250
1.6.2.新闻....................................................................200
1.6.3.调查....................................................................204
1.6.4.讨论....................................................................209
1.6.5.部门公共信息...........................................................211
1.7.个人事务...................................................................215
1.7.1.关联应用设置...........................................................215
1.7.2.代理人设置.............................................................223
1.7.3.工资查看...............................................................224
1.7.4.个人考勤...............................................................224
1*7«5>I卜11?I*.•**■(■*•*■(•*■*•«**((■*•*■*((**•«**■(■*•*■(•*■*•«**((■*•*■*((**•«>*■(■*•*■(•*■*•«**((■*•*■*((**•«**■(■*•*■(•***22
1.7.6.消息提示设置...........................................................226
1.7.7.个人设置...............................................................227
1.7.8.印章密码管理...........................................................231
1.8.常用工具..................................................................233
1.8.1.综合查询...............................................................233
1.8.2.便签...................................................................233
1.8.3.通讯录.................................................................233
1.8.4.计算器..................................................................237
1.8.5.万年历.................................................................237
1.8.6.常用链接...............................................................237
1.8.7.系统帮助...............................................................237
1.8.8.关于A8................................................................237
1.9.A8精灵....................................................................239
5.11.1.安装....................................................................239
5.11.2.系统使用................................................................242
5.I1.3.Office打通使用..........................................................243
第二章支持与服务...................................................................245
2.1如何成为正式用户................................................................245
2.2正式用户有哪些权益..............................................................245
2.3服务方式........................................................................246
2.4呼叫中心.........................................................................246
2.5自助服务网站(http:〃).............................................247
7.5.1【自助服务】...............................................................247
2.6支持邮箱(support@).............................................250
3/250
第一章详细操作指南
本篇章供最终用户使用,引导您全面了解A8的功能和应用,详细介绍功能的每一步操作与
呈现结果。若要快速了解并使用A8,请见:第四章快速使用指南。
1.1.协同工作
A8中的协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具,用
它来完成事务的发起、处理和管理,并记录事务的发展过程和结果,由人通过流程规则来完成事
项的办理,并支持规则的成型和管理。
■功能菜单:包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办
事项】六个子菜单。
■操作步骤:点击菜单【协同工作】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。
1.1.1.新建事项
■操作说明:以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。选择【协同工作】
I【新建事项工进入新建事项界面,如图521-1所示:
当前(I量:物冏工作•勘建事项
:LI发送i:保存播发可存为五标..另存为条辑南8_回用模板茹人二j正文关51切督办设JSi打印____
.SB:鹏1帅限期的.点重要程度」¥厦3通理期限浇3提前薨酸尻3/级
愀发二第面同)预归幽浇3美联项目:国3
字体Mal•大小部•B/12三三三A•久•后三律聿1023y.•G」对言
♦皆平白।支持Windows和Linux,也可以项目化地支持Unix。
♦多语言,具有支持多语言的能力,首推简体中文、采体中文和英文,能犷展出其它语言。
♦个性化:单位和用户界面可配置,从而可选择内容和展现形式.
♦集成性,第一信息化桌面,在展现层集成别的业务系统,实现统一门户界面和单点登录;也能被别
的系统集成。
♦多数据库,具有跨数据库能力,主要支持MySQL、SQLSe(ver?nOfacle^,可扩展到其它数据库.
♦高并发,能够单机支持大并发用户在线使用。
♦柒团化支持:支持无限孱级的多分支机构।各单位之间就统一又独立,支持跨单位的审批、管控、
沟通和信息共享.
♦SAAS模式:能够添加单位,每个单位的数据允至独立。能够在一台机器上生成和管理多个单位.
♦安全性,在文件数据、信息传输分层加密;权限控制完善。
用台性,提供标准的插件规范、应用开发接口和数据交换的接口,支持快速的应用开发.
图521-1新建事项界面
1.功能键:
【发送】将建立好的协同事项,按照流程发送,事项进入【已发事项】列表中;当前页面
4/250
跳转到【已发事项】页面。
【保存待发】将协同事项进行保存,不进行发送,事项进入【待发事项】列表中,当前页
面跳转到【待发事项】页面;用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。
【存为草稿】将协同事项进行保存,不进行发送,事项进入【待发事项】列表中,当前页
面不跳转,还是【新建事项】页面;用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。
【另存为】将协同保存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式,【协同模板】
用于规范固化的管理或业务行为,包含了正文模板和协同模板。【格式模板】用于规范行文
格式,有HTML、Word、ExcekWPS文字、WPS表格和表单六种模式。【流程模板】用
于规范与格式无关的审批或业务流程。
【编辑流程】通过选人界面方式建立流程,或对已建立的流程进行编辑,可以批量修改自
由协同的节点属性、处理期限。
【调用模板】直接调用已经建立好的A8系统预置的模板和个人建立的模板。其中,系统
模板是公用的模板,由单位管理员或者表单管理员创建,用于解释组织的管理规则,实现
规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用
性。
【插入】插入本地文件:添加本地计算机或网络计算机保存的文档;插入关联文档:添加
A8系统内保存的文档。
【正文类型】提供5种正文类型:标准正文、Word正文、Excel正文、WPS文字、WPS
表格。
【督办设置】设置协同督办人员、督办期限和督办主题。
【打印】协同事项在新建完成后未发送前可以进行打印操作,以纸质文件保存查看。
2.数据项:
【标题】协同事项的题目。不能为空。
【流程】协同的流程,可以新建流程,也可以用已经设置好的个人流程。(备注:可以在模
板管理中建立流程模版)
【重要程度】标识协同事项的紧急程度,分为【普通】,【重要】,【非常重要选择【重要】
或【非常重要】时,在已发事项列表中该协同标题前显示红色【!】或【!!】符号。
【预归档到】在建立协同事项,预先将协同归档到文档系统中。可预归档到【我的文档】、
【单位文档】、【集团文档】或【项目文档】中,预归档的流程对有文档查询权的操作者是
5/250
可见的。(备注:集团文档、单位文档只有文档管理员可以对其进行操作,项目文档只有项
目负责人可对其进行操作,普通人员只能操作我的文档)
【流程期限】设定协同事项的处理期限。
【提前提醒】设置提前提醒时间,系统会自动给予提示,进行催办。
【关联项目】选择与发起者相关联的项目,必须已经建立了关联的项目。(备注:只有协同
发起人是该项目的成员或者项目负责人,在下拉框才出现可以选择的项目)
【高级】设置协同流转过程中的操作权限,如下:
1)允许转发:默认允许转发,该协同可以转发;勾选去掉,发起人及后序的处理节点,
均不可以转发该协同。
2)允许改变流程:默认允许改变流程,该协同可以改变流程;勾选去掉,在后序的节
点中,处理的操作中不显示【加签】、【减签】、【会签】、【知会】。
3)允许修改正文:默认允许修改正文,可以修改该协同正文;勾选去掉,在后序的节
点中,处理的操作中不显示修改协同正文。
4)允许归档:默认允许归档,该协同可以归档;勾选去掉,在后序的节点中,处理的
操作中该协同不可以进行归档。
5)跟踪:默认跟踪,个人首页的跟踪事项中显示该协同;勾选去掉,在后序的节点中,
处理的操作中不能进行跟踪操作,且个人首页的跟踪事项中不显示该协同。
【正文】可以在正文中输入信息。
【附言】在附言文本区可以输入信息,最大只能输入500个汉字;在已发事项中,打开此
协同,能够看到附言信息。
新建事项中的具体操作
■以自建流程方式新建协同的具体操作
第一步:依数据项的说明,在新建事项界面,填写协同标题、正文信息等。
第二步:建立流程,点击流程输入框中的【点击新建流程】,在弹出的选人界面,选择流程处
理节点人员。如图521-2。
6/250
9请选择一网页对话框因
行海协创V1Sas挥肉?为胤
二j朝发一部
—
二j产品项目都
口开发事外包人员
OMKf
V"®
黜
晶
大
嚣
咨
舞
一
图5.2.1-2选人界面
在下拉框中显示系统设置的所有组织结构,有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选
项卡显示对应的信息;左区罗列该组织的所有人员;右区是选定需要在协同流程中执行的人。
鼠标点击左区,选择部门,根据选定的组织人员,选择人员,按【一】,选定到执行人区域。
如果直接选择右边的【一】,表示整个部门被选定;按【t】【I】进行发送顺序的调整。根
据工作的具体情况选择【并发】、【串发】、【多层】。
1.并发:发起人发起流程后,各节点同时收到信息。
2.串发:发起人发起流程,流程中每个节点依次处理(上一节点处理完毕后,下•节点才
能收到)。
3.多层:,个流程中有并发与串发的结合应用,选择多层会直接弹出流程编辑框。
按【确定】按钮,确认流程后,自动退出该页面,回到【新建协同】操作页面,同时流程节
点的信息显示在数据项【流程】中。
第三步:根据工作情况,可以将该事项选择预归档,选定预归档的目录,协同发送后,该协
同会自动归档到预归档目录里。
第四步:根据工作需要,设定其他数据信息,设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数
据项设置等。
第五步:点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送,发送后的协同显示在巴发事项列
表页面中。
■以调用模板方式新建协同的具体操作
7/250
用户新建协同时,可以直接调用已经建立好的A8系统预置的模板和个人建立的模板。其中,
系统模板是公用的模板,由单位管理员或者表单管理员创建,用于解释组织的管理规则,实
现规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用
性。
第一步:在【新建事项】页面,点击【调用模板】,弹出调用模板网页对话框。
第二步:在左边列表中选择模板,如选择表单模板中财务审批类别F的【差旅费报销流程(经
理)】,见图521-3差旅费报销单,单击【确定】按钮。
调用模板
B协同梭祓二J正义流程
E匚i个人模馍
-协同福板
f格式模板
流程模板
E」公共模板
口测试粗协同横板
口外单位模极
名表单模板
回」财务市批
,差旅费推销流程(普通员工:
|差旅费报销就程(经理)
A魄据结构同整
-培调审批表
一请假单
O行政审批
D人事审批
口外单位横板
I►r*ld
雁I取消
图5.2.L3差旅费报销单
第三步:选择的模板将显示在新建事项中,包括标题信息、流程信息;如下图521-4差旅费
报销流程。
8/250
ansa;
图521-4差旅费报销流程
第四步:用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。
第五步:点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送。发送之后该协同显示在已发事项
列表中.
■编辑协同流程节点的具体操作
1.操作说明
在新建协同过程中通过编辑流程可以进行协同流程的节点修改,如增加节点、删除节点、
替换节点和设置节点属性。在新建事项页面,点击【编辑流程工弹出编辑流程对话框,
选中流程中的某个节点,如选择【康艳】,出现如下图5.2.1-5编辑流程。
9/250
图5.2.1-5编辑流程
2.功能键
【增加节点工可以在当前节点后面增加•个或多个节点。
【删除节点工可以删除选中的节点。
【替换节点工可以重新选择该节点人员或部门。
【节点属性工可以对选中的节点权限进行修改。
3.各功能操作步骤
1)增加节点
第一步:在流程节点中选择一个节点,选择【增加节点工弹出选人页面,在左侧上列表
部门选择【研发二部】,在左侧下列表中选中人员【刘娜】,选择【->】,如下图5.2.1-6
增加节点。
10/250
a请选择网页对话框
»n]一^一||岗位||外部人员||关联人员|
致远协创「a田,p已选择【保存为细
口北京致远协创软件有限公司
E5开发中心
口研发一部
口明发二部
口产品项目部
O开发部外包人员
⑥人员。岗位畲
曾
良
券
产
品经
理
经
目
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一
程
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栋
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员
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八
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康
工
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亮
齐
工
测
©并发O串发O会签[确定I[取消]
图521-6增加节点
第二步:单击【确定】按钮后,增加的节点将显示在流程中,如下图5.2.1-7增加节点
后流程。
9编辑流程二网页对话框IR
图5.2.1-7增加节点后流程
2)删除节点:选择流程节点中要删除的节点,选择【删除节点】,选中的节点将被删除。
3)替换节点:选择流程节点中要替换的节点,选择【替换节点】,在弹出的选人界面选
11/250
择替换节点人员或部门,在选人界面上点击确定后,编辑流程对话框中替换节点显
示成了在选人界面选择的人员或部门,替换成功。
4)设置节点属性
第一步:在流程中选择要设置节点权限的节点,选择【节点属性】,弹出设置节点权限对
话框,用户可以查看到节点的执行人,并可设置该节点属性,如下图521-8节点权限。
图5.2.1-8节点权限
第二步:选择【设置节点权限】下拉列表,选择节点权限。(下拉列表中的信息是由单位
管理员在协同节点权限设置中来设置)。
第三步:选择【处理期限】和【提前提醒时间】。
第四步:单击【确定】按钮,返回到【编辑流程】页面。
第五步:依次设定每个处理节点的节点属性后,在【编辑流程】页面,点击【确定】,流
程节点信息被保存。
■其他操作
1.保存待发
保存待发是将已经创建的协同事项暂时放到【待发事项】「3可在待发事项页面中将协
同标题、内容、流程等信息进行修改后再发送。
第一步:单击菜单【协同工作】,选择【新建事项工在新建协同页面依次输入各数据项。
第二步:单击【保存待发工新建的协同事项保存在待发事项中,页面跳转到待发事项。
2.存为草稿
12/250
存为草稿是将已经创建的协同事项暂时放到【待发事项】中,可在待发事项页面中将协
同标题、内容、流程进行修改并发送。和【保存待发】区别在于存为草稿时页面不跳转,
用户还可以继续新建协同。
第一步:单击【协同工作】菜单,选择【新建事项】,在新建协同页面依次输入各数据项。
第二步:单击【存为草稿工新建的协同事项保存在待发事项列表中,该协同的状态为[草
稿],页面不跳转,用户可以接着新建其他协同事项。
3.另存为
将协同另存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式的个人模板。
第一步:单击【协同工作】菜单,选择【新建事项】,在新建协同页面依次输入各数据项。
第二步:单击【另存为】,弹出另存为对话框,如下图521-9另存为对话框。
图521-9另存为对话框
第三步:输入标题信息,选择模板类型。
第四步:单击【确定】按钮,可以保存输入的模板,单击【取消】按钮,不保存。
4.插入本地文件
插入本地计算机或网络计算机保存的文档。
第一步:在【新建事项】页面,单击【插入】,选择【本地文件】,弹出选择文档对话框,
如下图5.2.1-10匕传本地文件。
13/250
图5.2.1-10上传本地文件
第二步:单击【浏览】按钮,选择要上传的文件。
第三步:单击【确定】按钮,选择的文件显示在新建协同页面,如下图521-11本地文
件。
当前他置:协同工作-新建事项
:二年且保存待发显存为基苗国另存为物磁居_谑用硬板上;独入口正33轨组畲办设置j打印
标J5:(A8V310协时管甄件主点it襄程度信通2温程期用尻2M前振国:借3翻
薄理断发二部(协同)预归档到浇2关我顼目氏3
附部:cz)®>产品白皮书uam*更闻1能(就场景..umx
字体Anal”大小/,B/11三三三&•会.,三三澧漫T7二2应'/2一南鼠[___________________
舶百(500个字以内)
遥于的雷铤,交芬
♦跨平仇支持Windows和Linux,也可以项目化地支持Umx,W3
监化多语莒和智16袤*
♦多悟言:具有支持多语言的能力,百推筒体中文、警体中文和英文,能扩展出其它语言.数凫鬃成;
♦个性化,单位和用户界面可配置,从而可选择内容和展现形式。逐于SOA/WebSetvice
♦集成性।第一信息化桌面,在展现层集成别的业务系统,实现统一门户界面和单点登录;也能被别s.WEB2.a7ax^心
的系统集成。技术西街云用;
硬创E)形化可视设计的二
♦多数据库:具有跨数据库能力,主要支持MySQL、SQLServeMQOrade等,可扩展到其它数据库。元化工作微引擎,支持业
♦高并发:能够单机支持大并发用户在线使用。务流程集秘城粗续力岂
♦集团化支持।支持无限层级的多分支机构;各单位之间既统一又独立;支持跨单位的审批、管控.S:
沟通和信息共享。嚷于门户投木标随多州
信息空间展示,产品化'
♦SAAS模式:能多添加单位.每个单位的数据完全独立。能够在一台机器上生成和管理多个单位
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