分支机构办公营业用房租赁、装修(饰)管理办法(精)

分支机构办公用房租赁、装修管理方法第一章总则第一条为规范分支机构办公用房的租赁、装修管理，简化审批流程，提高工作效率，依据公司分级管理要求，特制定本方法。其次条本方法所指分支机构包括二级机构（分公司）、三级机构（办事处）。分支机构内设部门不得在外单独租赁办公场所。第三条依据各地实际状况，家分支机构分为四类地区，执行不同的租赁、装修标准：(一)一类地区：北京、上海；(二)二类地区：天津、浙江、宁波、江苏、苏州、无锡、常州、广东、深圳；(三)三类地区：山东、青岛、福建、厦门、辽宁、大连、内蒙古、河北、吉林、黑龙江、山西、新疆、湖北、河南、重庆；(四)四类地区：陕西、宁夏、湖南、海南、四川、江西、广西、安徽、云南、甘肃、贵州。其次章办公用房租赁、装修预算审批流程第五条办公用房的租赁、装修（饰）实行预算管理。预算的编制、管理职能部门和管理流程详见费用预算管控SOP流程的有关规定。第六条办公营业用房租赁、装修应按以下权限和程序进行审批：(一)分支机构办公营业用房租赁、装修实行集中管理，原则上由二级机构详细实施。对于经营管理完善、管理基础好、费用管控实力强的三级机构，二级机构可在权限内，书面授权其负责选址、签订租赁、装修合同等事宜。三级以下机构无房屋租赁、装修权限。(二)二级、三级机构迁址均须报总公司发展企划部，经总公司审批同意后方可迁址；四级、五级机构跨本级行政区划迁址需经总公司审批同意后方可迁址；四级、五级机构在本级行政区划内迁址授权二级机构自行审批，相关材料必需在租赁合同签署之日起一个季度内报总公司备案。上报资料包括：《新设、迁址办公营业场所基本状况申报表》、租赁合同（草案）、出租方房屋产权证（复印件）、消防验收合格证明、其它说明材料等。(三)二级、三级机构的租赁、装修须报总公司审核。其中：三级机构的租赁、装修方案，其建筑面积、单位租金及单位建筑面积装修费标准3项指标均在总公司规定标准以内的，总公司授权二级机构审批并报总公司备案，相关材料必需在租赁合同签署之日起1个月内报总公司备案；超过标准的，须在合同签订前1个月以行政公文形式报送总公司审批。上报资料包括：《租赁、装修上报审批表》、《新设、迁址办公营业场所基本状况申报表》、租赁合同（草案）、装修预算书、出租方房屋产权证（复印件）、消防验收合格证明、其它说明材料等。(四)四级（含四级）以下机构的租赁、装修方案，由二级机构负责审批。各二级机构应依据《中国保监会行政许可事项实施规程》和本管理方法，结合市场及二级机构经营状况制定《办公营业用房租赁、装修实施细则》报总公司备案，并遵照执行。(五)二级机构应刚好登记租赁状况和统计机构证照信息；于每季度结束前15日内上报《房产租赁统计状况表》（季报）和《分公司分支机构证照注册与变更登记表》（季报）；并依据总公司要求每月更新上报《系统内租赁状况表》。第三章办公用房租赁的基本要求和标准第七条分支机构办公用房租赁的基本要求是：出租方拥有出租房屋的产权证和租赁许可证或者获得产权方的转租许可；道路通达、交通便捷；三级（含三级）及以上机构应有户外广告及招牌的位置；离银行较近；房屋应满意一般基础设施要求，上下水、电、暖、消防、通风等齐全，公共卫生间、电梯间已装修等。三级及以上机构办公营业用房租期一般为3－5年，支公司、营销服务部租期一般为2-3年，并应适当考虑营销人力改变可扩租或退租的因素。租赁费和租赁面积应限制在规定的标准之内，不得选择酒店、宾馆作为办公营业用房，不得租赁须大规模改造的房屋。第八条办公营业用房租赁标准包括租赁费和租赁面积两项。(一)租赁面积：对于新建机构和老机构分别实行总面积指标和人均面积指标进行限制。新建机构设立满3年后转为老机构管理。(二)租赁费按机构所在地区执行不同的标准。各三级机构及以下机构执行管辖二级机构所在地区标准。(三)房屋租赁合同中的租赁费包括支付给业主的租金及相关的税、费等。物业费、电梯运用费、空调运用费、采暖费、垃圾清运费等与房屋设施运用有关的费用（水、电、煤等）视不同物业状况在合同中分别注明计价方式。房屋租赁费应取得合法、合规的税务发票；物业费等房屋运用费应取得相应发票或收据。(四)详细租赁费标准如下：(五)各分支机构应限制办公用房面积，依据以实际需求为主、适度前瞻的原则，寻求合适的办公用房。原则上新租赁的办公用房不考虑转租。为提高办公营业用房的运用效率，降低运用成本，部门以下员工办公用房应采纳大开间（放开式办公区域）。(六)区域及功能面积标准：二级机构主要功能区域运用面积标准：客服办公区：平方米以内；经理室：平方米以内（不设独立卫生间、休息室）；内勤员工：人均㎡。三级机构主要功能区域运用面积标准：业务办公区：平方米以内；经理室：平方米以内（不设独立卫生间、休息室）；内勤员工：人均㎡以内；区域设置：按营业区功能及业务员人数，按人均㎡面积，分设为行政区域、接待区域、培训/其他区域。(七)分支机构现有办公用房原则上维持现状，若分支机构因办公用房租赁面积超标造成固定费用占比偏高，须按办公用房运用面积标准匡算必要面积，将超标部分的办公用房退租或转租。第四章办公营业用房装修的基本要求和标准第九条办公用房装修应本着“简洁、好用、必要”的原则，符合公司的要求，保持公司统一风格；装修应以人为本，以工作环境能否整合公司管理中的各种资源，提高工作效率为准则，做到合理利用资源；在装修改造过程中不做涉及建筑物主体、承重结构的改造，合同中注明租赁到期后需复原建筑物原貌的，在设计、施工中尽量削减对原有建筑物构造、设施的变动；在进行装修方案设计时应合理划分各部门占用面积，避开出现面积拥挤与奢侈并存的现象。第十条分支机构办公用房装修应限制在规定的标准之内。(一)装修费包括办公用房改造、装修所投入的全部室内装饰费用，以及现场制作固定家具、门窗、隔断等费用，消防改造、水电安装、照明改造、强电线路铺设费用；空调及通风设施安装、改造费用；电脑网络、电话网络布线的费用；场内背景墙、形象墙、固定展板制作等费用；工程审价费、税金等。(二)每平方米装修费标准如下：上述装修费标准为毛坯房的装修标准上限，对于已有装修的房屋，应在标准内进行部分修缮、装修。(三)装修工程队的选择应坚持“公开、公正、公允”的原则，通过招标制选择2-3家信誉好、具有装修、设计资质的施工队，优胜劣汰。(四)二级机构对房屋装修建筑主材的品牌、规格、型号、价格进行选定，统一装修风格，限制装修成本。(五)加强装修工程的监理，通过招标制选择2-3家信誉好、具有装修工程监理资质的监理公司，统一对辖内装修工程进行监理。(六)对于装修预算20万元以上（含）的装修工程，二级机构应托付有资质的建筑审价机构进行决算审计，以审定额进行结算。第六章租赁、装修合同管理第十六条二级机构（被授权三级机构）租赁、装修预算方案及合同的草拟，由二级机构（被授权三级机构）办公室组织实施，报总公司总经办、财务部、行政人事部审核；超权限的，须报CEO审核。第十七条分支机构签订租赁、装修合同，应采纳集团公司、总公司制订的样本条款，明确合同标的、双方权利义务以及违约责任、争议处理方法等要素。如当地相关主管部门另有规定的，从其规定。租赁及装修合同签订后，统一由二级机构办公室管理，按集团公司《合同管理方法》的要求，进行编号登记，存档备查。租赁合同签订后，应当在租赁合同签订后３０日内到省、直辖市、市、县人民政府房地产管理部门办理登记备案手续。第十八条租赁费、装修费的支付统一由二级机构财务部管理，并须取得合规的租赁、装修发票，严禁以其他发票变通处理。二级机构财务部按合同履行付款义务后，应刚好在资产管理系统费用摊销账簿中建立、健全有关合同和支付信息，月末按会计原则进行预提和摊销。租赁费、装修费原则上应由二级机构干脆转账支付给对方，因对方缘由不能由二级机构财务部干脆转账支付的，可以授权受益机构进行支付，但二级机构安排财务部应跟踪支付状况，确认对方收款。第七章罚则第十九条为保证本制度的实施，特制定以下惩罚措施：(一)未经批准擅自租赁、装修（饰）办公营业用房及车辆的，以及在租赁、装修报批过程中有意虚报、瞒报信息资料的，总公司将视情节轻重作出书面指责或通报指责；擅自超标准租赁、装修的，总公司将按超标金额扣减分支机构可用费用，并追究有关机构负责人的责任。(二)在办公营业用房租赁、装修过程中假公济私、收受贿赂、给公司造成奢侈或损失的，总公司将追究有关机构负责人及当事人的责任；造成重大损失的，将依法追究有关人员法