单证管理办法

单证管理办法总则为进一步加强单证管理，完善内控机制，有效防范经营风险，促进公司业务健康、持续发展，依据相关文件、管理方法，结合分公司实际，特制定本单证管理方法。保险业务单证是保险公司进行保险业务活动的凭证，包括有价单证和无价单证。有价单证：此类单证的出具具备法律效力，其特点是有印刷号，能进行入库、领用、回收、销号、归档、销毁等处理。无价单证：此类单证的出具不具备法律效力，其特点是无印刷号，只进行入库、领用、回收，无需销号。车险监制单证是指由保监会统一设计和修订格式、内容并由保监会监制的车险类有价单证，包括：车险保单（格式和非格式）、车险批单、提车暂保单、摩托车责任保险单、摩托车/拖拉机保险单等。分公司系统的保险业务单证统一由财务部管理，分公司财务部负责保险业务单证安排的编制、领发、核销、考核等工作。各分支机构单证统一由本机构的财务部门负责管理。二、印制单证集中由总公司组织印刷，除经总公司产险财务部特殊批准之外，其他机构或部门均无权自行印刷有价单证。对于经批准机构自印单证的印刷权集中在二级机构财务部，严禁二级机构以外的其他各级机构或部门印刷单证。各机构因开拓业务须要大量某种单证或开拓新险种时，至少应提前30天，由机构业管部门按规定上报分公司相关业务主管部门审批；经总公司有关部门审批同意后，将批复的复印件交分公司财务部，财务部按批复要求从总公司征订或由分公司印制。支公司财务部收到分公司印制的单证后刚好验收入库，并做好入库登记。三、领发机构业管部门应依据本单位业务发展须要向本机构单证管理员提出单证需求，非车险类单证至少应提前15天报下月需求安排；车险监制单证每季度征订一次，在每季度中间月份12号之前上报下一季度单证需求安排。凡有价单证下发领用而未销号数超过达50%又需领用新单证的机构，必需书面说明未销号缘由，并呈报上一级领导同意后，方可领取。各机构负责发放保险业务单证的部门，须按领取单位的安排和审核无误的“有价单证销号清单”发放，坚持“前不清、后不领”。各机构业务部门员工原则上不得领取空白有价单证，如确因业务须要须领取的，在确保平安、并经机构负责人及业管经理和财务经理签字同意后方可领取。代理人或内勤领用的有价单证回销期一般不超过一个月，最长不能超过三个月。代理人或出单内勤领用同一种单证回销率必需达到80%以上，方可办理再领取新单证手续。领发单证须填写《保险凭证请领单》，从核心业务系统领用、分发，打印《保险凭证领用流转单》记录领用时间、领用数量、单证流水号起讫、领用单位、领用人，由领发双方签收，由领、用双方各持一联。出单内勤每次领取非车险类有价单证一般不超过50份、车险保单一般不超过100份。各机构单证管理员领发有价单证时应严格按单证印刷流水号依次领发，不得跳号。四、运用

分公司发放的保险业务单证，限于分公司系统所属各分支机构办理保险业务运用。各机构如需调剂必需通过分公司财务部批准，严禁擅自转借保单。运用单证应本着节约的原则进行，有价单证按印刷流水号依次运用，不得跳号。保险费专用发票必需由专人经核心业务系统录入打印，加盖财务专用章时必需逐笔登记，空白发票不能加盖财务专用公章，特殊状况，在确保平安、经领导签字同意后方可。五、销号

单证的销号仅限于有价单证，详细是指保险单、批单、保险费专用发票、各种撕票型单证等有印刷流水号的单证，无价单证不要求销号。单证的销号由出单内勤本着“出一单、销一号”的原则进行，严格执行单证销号制度，刚好、精确、完整地在业务系统的“印刷号处理”中进行相应的销号处理和出错记录的再处理，并将已销号的单证明物按单证印刷流水号依次整理后连同单证销号清单交单证管理员进行审核。对已在系统中销号而未到帐的单证，财务部门应刚好登录应收保费台帐，单证运用部门和财务部门应督促业务员刚好收回保费或保单、发票正本。出单内勤负责代理点已用单证的系统销号和归档工作。六、注销

对于作废的单证应一式数联全部收回，加盖作废章，在系统中进行作废销号处理，按单证印刷流水号依次与业务存根联一起装订成册。单证遗失销号应附遗失状况说明、登报挂失、惩罚结果等资料。七、销毁（一）销毁的范围1、按公司规定已改版不再运用作废的空白有价单证。2、业务终止，不再运用的空白有价单证。3、破缺和污损已无法运用的空白有价单证。除税务与监管机关另有规定外，符合销毁条件的空白有价单证，报经总公司相关产品部门和财务部审批后，由二级机构负责组织销毁工作，销毁工作完成后相关资料报总公司财务部备案，各支公司无权销毁。（二）销毁前的打算工作1、总、分公司通知停用或改版的空白作废单证，自通知之日起严禁运用。2、各机构将全部发放在外的空白作废单证全部回收入库，分开保管，填列《空白作废单证明细表》，连同作废的空白单证，依据分公司通知要求统一上缴分公司集中销毁。3、全部回收的停用空白单证应全部上缴分公司财务部，分公司单证管理员对支公司回收、清理状况进行审核，在帐表实一样的状况下，上报相关监管机构审批同意后进行销毁。八、归档出单内勤应对已销号的有价单证在系统中进行归档，生成归档号。归档前应进行单证整理，做到材料齐全，排放有序：每一笔业务的保费专用发票副本、批单副本、批改申请书、保险单副本、保险单附表、投保单、投保单附表应按依次粘贴，按单证印刷流水号依次存放。单证整理完毕后，出单内勤按每本50份连同审核无误的单证归档清单、作废保单一式数联，按单证印刷流水号依次分险种装订成册。装订要坚实、整齐、美观、书目清晰、便利查阅。归档的单证要求专柜存放，应放置整齐、分类清晰，妥当保管，留意防火、防潮、防盗、防虫蛀。依据各类单证规定的年限保存业务单证：各类承保原始资料卷宗从保险责任终止之日起至少保存10年，石油开发险、船舶险、雇员忠诚险、产品责任险或其它综合性保险等资料卷宗从保险责任终止之日起至少要保存15年。单证管理的资料、帐簿、领发凭证、销毁清单、移交表需列入重要会计资料保管，保管期限至少15年。九、管理内勤人员在出具保单时，必需依据保单约定付款，在系统内开具保费发票，严禁在系统外开具保费发票。单证管理人员要保持相对稳定，如发生人员变更，应事先报告分公司财务部。单证管理员换岗原则上应保证两周的工作交接过程，严格交接手续，交接内容主要包括：库存有价单证盘点表、已装订成册的以前年度及月份的单证帐簿、报表和凭证、其他单证管理资料等。前任单证管理人员必需在帐表实一样的状况下才能办理交接手续，本机构财务部负责人应进行监交。各机构应设立单独的单证贮存室，并符合防盗、防火、防潮、防虫蛀的要求，全部入库单证按险种分类排放，要求保持整齐有序。有价单证的领发原则上由各级单证管理员进行交接，不允许其他人员代领。特殊状况由他人代领的，代领人须凭加盖有财务章、经单证管理员和财务经理签字的《保险凭证请领单》领取，否则，分公司将不予发放。单证管理系统上线后，各机构仍要保持手工登记《保险凭证收入、发出登记簿》，并每月与电脑帐进行核对，确保帐帐相符。每发出一次单证，以单证出库单为原始凭证记入空白库存登记簿中的发方；每从上一级公司领入单证时，以上级公司开出的出库单为原始凭证记入空白库存登记簿中的收方。各级单证管理员应定期清理有价单证，做到帐实相符。每月盘点库存单证；定期打印未回销清单督促领用人销号，定期打印超回销期清单回收单证，帮助内勤主管部门对内勤销号状况进行管理；定期（每季不少于1次）对单证领用部门的单证运用、保管、销号、帐实进行抽查、盘点，核实单证库存、规范运用与管理。建立单证管理考核制度，单证考核得分干脆纳入单位负责人和财务负责人、业管部负责人工资考核，每月在全省予以通报，年度综合平常考核记分纳入年终考核，并与综合考核和年终奖金挂钩。公司全部员工离开公司，须经单证管理员签字确认未领用单证或领用单证已全部结清后，方能解除担保人担保责任，办理调离手续。处罚

全部空白有价单证一律不得遗失，如有遗失，刚好查明缘由，自发觉之日起五个工作日内在省、自治区、直辖市级报刊上登报声明作废，依据“谁领用、谁负责”的原则，费用由当事人自理，并追究当事人责任，每单处以500—1000元的罚款，全部由此引起公司损失的20%—50%由责任人担当。依据保监发（1999）36号文规定，对违反监制单证规定的将赐予以下惩罚：1、因过失遗失空白监制单证，视情节轻重，赐予该公司罚款1—5万元的处分。2、空白监制单证流失到各保险公司以外，并违规托付本保险公司以外的其他单位或个人代为销售的，视情节轻重，赐予该公司罚款1—5万元、停止经营机动车保险业务1—3个月、取消主要负责人任职资格的处分。3、各机构已签发的监制单证业务留存联加贴发票业务留存联后，与作废的监制单证各联按单证印刷流水号依次统一装订保管，保管期不低于五年。作废的监制单证各联均应加盖“作废”字样的专用章。违反此规定的，视情节轻重，赐予罚款1—5万元、取消主要负责人任职资格的处分。4、对未运用税务部门监制发票的机构，赐予罚款5—10万元的处分，并赐予该公司停止保险业务1—3个月的处分。对领用100份有价单证，超期在一个月以上的，对主要责任人及相关责任人赐予警告；超期在三个月以上的，赐予主要责任人及相关责任人50元的惩罚；超期在五个月以上的，赐予主要责任人及相关责任人100元的惩罚，并限期回销。领用200–300份有价单证，超期在一个月以上的，对主要责任人及相关责任人100元的惩罚；超期在三个月以上的，赐予主要责任人及相关责任人200元的惩罚；超