会计信息化理论与方法

会计信息化理论与方法［摘要］会计信息化是信息技术飞速发展的时代，会计业界利用信息技术成果为会计现代化服务的课题，笔直从会计信息化对外部数据的需求入手，提出泛会计信息的概念，将会计信息由原来各单位收集产生提前到交易发生时产生，需要社会各方面在交易网络建设时就能够考虑会计数据的需求，由国家设立交易认证和数据中心，负责规范、认证、收集、管理交易数据并提供会计等各种服务，为各会计实体开发信息化会计信息系统奠定数据基础。在此基础上本文构造了会计信息化系统结构。会计信息化具有狭义和广义两层含义。其狭义的会计信息化含义是各单位内部的会计信息系统，它是指在会计工作中应用以计算机和计算机网络为基础的信息交换技术和信息处理技术的会计信息系统。而广义的会计信息化含义则包括狭义的单位内部信息化会计信息系统和单位外部的会计信息支持平台，如交易数据网络、交易数据库、电子合同数据库以及与会计信息化相关的立法等。一、会计信息化定义及其理论基础会计信息化将会计信息的内涵从以往的企业内部扩展到企业外部，即将会计信息的内涵从企业收集到的会计信息扩展到企业并未收集到的会计信息，是泛会计信息，既在交易数据的产生阶段就被认为是会计信息而被交易数据库收集，有可能其中大部分交易数据并不被具体的会计实体利用。但这样广泛的收集对会计信息化环境是必要的，它满足了交易数据的完整记录并为非特定的会计信息化系统和潜在的信息利用者提供服务。而目前的会计信息则是指各单位收集到的会计信息，由各单位在收集到会计信息的时刻产生。目前各单位依据合法的交易凭证产生会计信息，具有较强的可验证性。但是，电子信息在此中断，无法实现自动化操作，会计成本自然较高。两者之间的关系是：会计信息化支持平台是会计信息化的基础设施，为各种潜在利用提供可验证的交易数据，是信息化会计系统合法利用外部数据的提供者。而单位信息化会计信息系统则是会计信息化的具体实现，具体服务于网络经济。会计信息化强调对会计信息全过程应用信息技术，包括会计信息的产生、收集、传输、获取、处理、发布、利用等全过程应用现代信息技术。而现代信息技术的一个重要特征是自动化。由于信息化本身包含自动化，从理论上要求信息化会计信息系统是自动化、高效率的会计信息系统，故服务于网络经济的会计信息化应该是单位内外信息相通、网络相连的会计信息系统，使会计信息系统面对大量的会计信息流而具备了强大的信息处理能力的自动化处理的会计信息系统。二、会计信息化需要社会参与建设由于会计服务于社会经济，会计对社会环境具有很强的依赖性，表现在会计信息来源于社会、会计信息服务于社会。例如会计信息的收集主要是通过商品交易凭证来获取，假如没有社会立法来规范社会交易行为，会计信息的收集是难以想象的。在信息化会计信息系统中，网上取数模块就是企图通过外部网络提供的电子交易数据来获取会计凭证（电子原始凭证），因此需要社会来规范电子交易行为和电子结算行为，并且要求电子交易行为由国家建立的电子交易认证中心参与认证、提供安全、可靠、完整的电子交易凭证。使交易具有有效性：以保证交易在确定的地点发生是有效的；机密性：以保证交易信息不被非法窃取；完整一致性：以保证交易数据在传输过程中不被丢失或重复，交易内容一致，双方不会产生异议；不可抵赖性：以保证交易双方对交易发生确认无疑；提供查询和审核：交易一方可以查询自身的交易数据（不能查询对方的交易数据），若提出异议，交易认证中心可以验证交易双方数据的一致性以及结算转账等其它线索，做到“白纸黑字”的效果。由于交易可以在全国各地进行，全国交易数据中心从通信经济的角度出发，可以合理调度交易数据，以方便各单位从交易数据网络上获取自己的交易凭证。会计信息化系统的总体结构如下：一笔交易数据共有四个部分，一部分数据是结算数据，由结算单位填写，例如：交易双方的转账卡号、交易时间、交易双方主机号、结算银行、金额等；一部分数据是商品数据，应由销售单位填写，例如：商品名称、单价、数量、电子合同号等；还有一部分数据是交易简短附言（凭证摘要），应由采购单位填写；最后由交易数据中心根据交易的性质、时间、地点等对交易进行编号，并且妥善保管好交易数据，作为电子交易凭证。当然，在交易过程中属于保密的数据交易对方或它方是不能看见的，例如转账卡号、简短附言等无关各方都是不可见的。为了做到电子交易和电子结算具有“白纸黑字”的效果，社会还必须加强电子交易的立法，以维护网络经济秩序，使全社会获得降低交易成本、商品充分流通的好处；在会计立法方面也需要根据电子交易的特点允许会计凭证无纸化等。三、信息化会计信息系统结构信息化会计信息系统的实现可以通过在传统的电算化会计信息系统中扩展而成。首先，信息化会计信息系统仍是会计信息系统；其次，信息化会计信息系统的核心的功能仍然是遵照会计制度完成会计核算，没有改变。当然，信息化会计信息系统与电算化会计信息系统也是有着本质的区别。首先，在信息的获取上，电算化会计信息系统主要是依赖于在系统内部数据输入，不能从外部网络上直接获取交易数据，而信息化会计信息系统必须能够直接获取交易数据网络上的数据作为信息输入；其次，电算化会计信息系统不能将会计报告直接向用户提交，或者直接给潜在的投资者提供查询，而信息化会计信息系统则必须能够将需要输出的会计信息直接向用户发送或者放在匿名FTP服务器上供潜在投资者查询：第三，电算化会计信息系统一般没有自动化会计分录生成功能，然而守候在高速网络数据流端口上的信息化会计信息系统需要自动获取交易网络上的会计数据并自动处理获取到的会计数据。自动化十分必要，必须具备自动化会计分录生成功能，否则，会计信息系统就不能满足网络经济时代会计环境提出的要求。根据以上分析，信息化会计信息系统结构主要在电算化会计信息系统的基础上扩展三个模块，一个是会计数据获取模块，负责从网络上下载会计数据，或者是接收从网络上传送过来的会计数据；第二个是会计信息查询模块，负责将系统内生成的实时会计信息向用户发送，或者存放入匿名FTP服务器，供利害关系人或者潜在投资者查询；第三个是会计分录生成模块，能够根据获取的会计数据中的相关信息自动地生成会计分录。其条件是获取的会计数据中包含有完整的会计事项信息，例如，在交易数据中包含了交易双方的单位代码、交易代码、交易金额、商品名称、数量、单价、摘要（简短附言）等，包括了会计分录所需要的基本信息，通过对获取的会计事项信息归结到特定的会计事项。可以由计算机根据预先设定的会计事项与会计科目对应关系，产生出应借应贷会计科目。”根据以上分析，构造出信息化会计信息系统结构如下：其中会计分录自动生成模块是信息化的核心模块，它是联结外部交易数据和机内临时记账凭证的桥梁，通过会计分录自动生成模块，可以实现会计从交易数据到会计记账凭证的自动化过程，在机内记账凭证的基础上就比较容易实现整个会计核算系统自动化。四、会计信息化可行性评价会计信息化可行性可以从会计信息化技术上的可实现性、经济效益性和社会经济可行性等三个方面来考察。从技术上看，会计信息化从会计电算化系统上扩展，主要扩展了交易数据电子化和会计分录自动化。对于交易数据电子化，主要难点在于保证数据的安全性上。如果交易网络是自成体系，在线的主机是确定的，则安全性比较容易解决。但是，交易的面就不广泛，不能满足网络经济的需要。所以，交易网络的平台还是需要建立在英特网上，采用数字加密技术解决安全性问题。目前安全认证的手段主要有数字摘要、数字信封、数字签名、数字时间戳、数字证书等。目前安全电子交易SET（SecureElectronicTransaction）规范（或者说是协议）由VISA和MasterCard开发，并得到许多公司的支持，“SET已成为事实上的工业标准”。当然，在技术方面SET还会不断地得到更新，更重要的是要认识到立法是安全性的重要支柱。目前的纸介质交易应该说比无纸交易更容易受到侵害，因为目前的技术在纸上伪造比攻破密码更加容易，但是司法手段阻止了造假行为，保卫了交易秩序。从目前网络银行和电子支付的实践来看，由第三方安全认证中心9人）负责对在线交易的双方提供确切的身份认证、信用担保、并参与安全认证，在技术上是可以实现的。对于会计分录自动生成模块，笔者已经在《基于归结方法的会计摘要分析方法》一文中说明了其原理是针对描述会计事项的摘要的字符串按可匹配字符串最长化进行匹配，笔者称为最大似然匹配法，对已匹配成功的字符串即归结成已知语义串，可以在数据库中检索出已知的会计分录结构，自动进行会计处理。对于不能匹配成功的摘要字符串有两种情况：一是由于新经济业务导致未知会计事项的摘要字符串；可以通过定义匹配字符串和归结路径，使系统具有学习功能；二是摘要不规范。仍可以启动学习功能，使系统适应各种摘要描述。随着技术的积累，匹配、语义分析、归结会更加成熟；当然系统还可以通过审核、修改步骤来订正摘要，使摘要描述规范化。信息化会计信息系统中还保留了记账凭证输入模块及其它模块，用来处理当前手工记账凭证的输入，使系统既能适应当前实际工作环境，又能适应信息化对会计提出的需求。这种无缝过渡，在技术上是可以实现的。从经济效益上看，建立交易认证中心和数据中心负责交易安全和收集保管交易数据是需要花费一定的成本。但是要保证网络经济安全运转，进行安全认证和保存交易数据都是必不可少的。在此基础上增加一些会计信息需要的补充数据，只是数据量的问题。从目前的存储成本和数据传输成本上看，增加的成本是很少的。但是，通过自动化和无纸化途径提高会计劳动生产率、降低会计成本的潜力是巨大的。目前，我国会计从业人员有1000万，能提高一点劳动效率的意义是很大的。在会计上有会计收益大于成本原则“Benefit>Cost”，即获取会计信息带来的收益应该大于为获取会计信息而耗费的成本。随着电子交易的发展，只有会计信息化才能符合这个原则。另外，会计信息化还有利于会计朝专业化服务的方向发展，例如提供代理记账服务等，对会计信息质量提高和降低会计成本都是很有意义的。从社会经济立法上看，由于电子交易是社会新生事物，在立法上存在滞后是很正常的。我国已经明确表示要以信息化带动工业化，并要“大力发展电子商务”，这表明电子交易是符合我国产业发展方向的，会得到社会经济立法方面给予的扶持。而会计信息化则是服务于电子交易，也应该会得到立法方面的大力扶持。从社会经济秩序上看，会计信息化可以快速验证大量会计数据，提高会计数据的实际验证量，从而提高会计信息的客观性；目前困扰会计界乃至整个经济界的会计信息失真问题也可以通过会计信息化从技术方