南京大学图书馆采访部业务规则及流程

南京大学图书馆采访部业务规则及流程南京大学图书馆采访部承担全校中外文各种类型、载体文献的馆藏补充任务，即文献采访工作。文献采访工作包括：馆藏规划；文献出版信息收集、整理；馆藏需求与利用信息收集、整理；馆藏选择；馆藏订购；入藏文献验收；馆藏加工送编。一、采访业务规则1.1馆藏发展目标多方采集、精心选择，品种齐全、复本适宜，质量上乘、数量充裕，保证教学、优先科研，突出重点、扶持特藏，丰富拥有、扩大获取，层次分明、布局合理，着眼现在、兼及久远。1.2馆藏结构优化馆藏结构，使各种馆藏成份间的比例趋于合理。1.2.1适藏范围各种文献入藏与否，根据其内容与我校专业、课程设置，科研项目，读者需求层次的相关程度，分为不藏；必藏；酌藏。酌藏中包括本馆暂定为“0+1”收藏级的文献，即一些不拟购但若有获赠则可考虑收藏的文献此基本标准不仅适用于购进文献，也适用于赠送、交换、缴存、剔除之文献。1.2.2收藏级别在必藏范围内，进口文献（外文，港台）收藏必须达到研究级水平，必须选择最富有学术价值的文献；中文文献兼容学习级与研究级水平。在品种上有较宽覆盖面的一般馆藏，需要有针对地择藏；重点馆藏则需全力保障，达到应有的深度，形成馆藏特色。尤其是国家重点学科、国家级科研项目、博士点所用书刊，要从速尽优入藏。在建设重点馆藏时要关注最新研究成果，抓常用、重要、核心文献的补充，提高馆藏的情报容量。部分特色性馆藏力争达到完整级水平。不论达到何收藏等级,均应系统地入藏，将必藏文献尽量收集齐全。1.2.3学科结构各学科，专业都应拟定一份详尽的馆藏结构规范，更具体地指导各类型文献的入藏。1.2.4时间结构重点考虑近5-10年内的出版品，可酌量回补缺藏的重要学科的经典文献。1.2.5外文文种结构以英语为主；其余文种的各专业文献则根据读者对其需求及使用能力考虑取舍。1.2.6文献类型结构除保证稳定的纸本书刊重点收藏品种和特色品种的入藏,还要加强电子文献的入藏（着重永久使用权），增加视听文献的入藏，关注有学术价值的稿本、预印本的入藏。条件成熟时，还可以考虑一些极富价值的拍卖文献的购藏。在文献载体上，卷帙浩繁、价格昂贵者，尽量以电子出版物代替。1.3馆藏布局学科面窄、专用性强的进口书刊一般由相应的系保存,以满足教学科研的特殊需要；学科面宽、通用性强的进口书刊一般由总馆保存,以满足全校师生教学科研的共同需要；大型工具书，昂贵、罕用、跨学科、多系使用的中文文献原则上由总馆保存，亦可与某系协商后任存一处（但必须方便其他系读者使用）；系藏应达到研究级收藏水平，更偏重文献的情报容量，如加强本学科动态性资料、最新书刊、工具书、会议录、特种文献等的搜集。1.4馆藏规划 文献采访工作必须密切关注学校的发展规划，充分把握读者需求，严格执行馆藏发展政策，及时修订中、短期的藏书计划及有关条例，及时调整文献补充的方向，保证文献收藏的质量。结合本校专业设置和教学科研情况，根据当年文献购置经费的实际额度，合理分配经费、使用经费。开展文献资源建设的总体研究，指导、组织实施全校的馆藏发展与各项个案的调查研究。1.5文献出版信息的收集、整理从多方面设法获取各国家地区、各文种、各类型、各学科、各主（专）题、各种载体、各发行渠道、各订购方式（预订、现货…）的文献信息，以增加文献选择的机会，扩大文献选择的范围。对权威、常用、适用者，应搜集齐全。区分、整理数量大、类型多且重复交叉的文献信息，发挥它们各自的作用：从中外各种商业书目中选择适用者，作为选订媒介。善用新书预报、广告信息及书评书讯类文献等非商业书目作为文献补充选择时的参考资料，如：利用登记书目中的国家书目、在版书目、地方书目进行查缺补缺，利用推荐书目中的专题书目、导读书目、参考书目等进行专门补充。通过馆藏书目、联合书目、私藏书目了解本馆重点补充的文献分布收藏情况，以期文献交换、征集与资源共享。经过整理开发，利用隐含于三次文献中的文献信息。尝试建立本校专家学者外文藏书信息数据库（必须在他们愿意提供的前提下）。1.6馆藏需求与利用信息收集、归纳开展调查访问工作，充分了解读者需求、利用文献的情况，以资选择决策。1.6.1查访的方式通过多样化的查访方形式，获取尽可能多的需求信息和高价值的背景资料：走访；座谈；出席学术讲座、有关课程建设与专业规划的会议；调查问卷（征求意见、课程参考书推荐、读者需求调查）；读者随机来访；意见箱（普通、电子）、意见簿；答读者问；邀请读者来馆参与馆藏评价，选书咨询。不仅要了解可供外借的馆藏文献的利用情况，还应了解仅供阅览的馆藏文献的使用状况。1.6.2查访产生的文档各种文档力求记录详备、简洁明了：课程参考书文档；读者需求文档；馆藏利用文档；背景知识文档；零散信息的积累，如接待访谈记录等。1.6.3查访工作的要求主动、深入、细微、持久；必须对读者的意见给予积极的答复；必须有周到的调查方案，不能几个业务部门重复地去查访；要善于动员读者与图书馆工作人员一道开展各种调查；查访工作面广量大，为获得理想的结果，则需要校方认识其重要性，给予制度上的保证。1.7馆藏复本配置以适宜的复本，辅之有效的馆藏布局来满足大量、迫切的共时需要，提高馆藏的读者满足率。电子文献不配复本，进口书刊（原版）一般不配复本，中文书刊复本量依据下列情况确定：该类（种）文献读者人数；馆藏布局（校内、馆内），与借阅点数；文献使用时效，使用周期，使用频度；文献学术水平深浅及阅读难易；文献专业面、使用范围宽窄及利用率高低；读者阅读动机（研究、学习、课参、解疑、浏览等）；图书馆借阅制度（方式、时限及册限）；文献印数、价格；同主题同水平出版物的品种及馆藏基础；该文献是否有其他载体出版品（如为电子书刊全文数据库所收录，缩微品等）；文献引进渠道与补充方式，获得之难易。部分品种应有足量的复本，部分品种则仅需适量的复本，在经费不宽裕的情况下，适当降低复本以确保品种。因预告不详、得不到推荐意见、同主题同水平者品种较多等缘故，把握不准某种文献的复本配置，则不要求一次补足复本，可先试购若干册，跟踪其使用效果，需要补充则再添订，避免浪费经费。这一必要性的重复添购，只适用于较少品种的补充。1.8馆藏补充组织调动各方力量，接受各种建议。选择：专职选书人员圈选；馆内专家集体讨论；请校内、外学者指导；组织学科顾问组。上述人等，都应在决策时摒弃个人偏好，从馆藏发展全局考虑来选书。意见集纳：馆内借阅环节与各系、部门图书室的建议；定期收集的或随机的读者需求；有针对性地征询（或函或访或电话联系）；有关文档（需求、课程参考书，利用情况等）的查询、馆藏评价。审批：昂贵文献选购，需报请分管馆藏发展的馆长批准，由该馆长组织相关人员审核，决定取舍。1.9其它文献采访工作的任务主要由采访部承担，其中部分尚需该部会同其它部门合作承担，所以在文献采访运行中必须实现本系统与其它相关工作系统的积极合作；加强与校内各系及有关部门的联系；参加图书情报界的协作协调活动。二.采访业务流程2.1文献出版信息收集、整理、分发2.1.1将来自发行商的电子书目数据，整理筛选后转入采访子系统的征订模块，形成待订数据。征订书目著录款项若不齐全或存在错误，应利用其他书目信息源查全查准后加以修正。非机读书目数据（包括交换书目、零星报订、补缺），筛选出适订者，或上网套用数据，或自行编制机读订购数据。（见2.5.1）2.1.2收到一批书目后，及时将文献信息送交系资料室和有关教师。需根据征订截止日期及时分批处理，定期送选。选择部分文献信息、定期张贴或上网公布，以便读者获悉预订信息，及早提出需求与建议。2.1.3选订文献前，要通过各种途径对待订数据进行批查重，有效地清除查重死角。批查重策略有：按ISBN号；按文献名+出版社；按文献名+责任者；按出版者+责任者；按文献名+丛书丛刊名；按文献名。采用何种批查重手段，视被查文献集合而定。2.1.4从批查重结果列表上，将确实与已藏记录和已订记录重复（仍有必要添重订者除外）的待订数据删除。若有与机读待订数据同期发送的纸本目录，应在其所载的相应的记录上作删除记号。与已订逾期未到记录重复的待订数据，暂不删除，并立即向发行商了解该书出版、订购的确切信息。每次批查重及删除结果需填写至批查重统计表中。2.1.5有些汇编文献、丛书、重编书、改变出版者的重出书、更换ISBN号的本社重出书、更名的书刊，除批查重外，还需要善于利用目录或有关书目进行个别查重，甚至入库核对文献，进行深度查重。汇编文献需核对清楚其所收书刊已有多少以单行本入藏或已收于馆藏的其它丛书内后，再考虑取舍。2.2馆藏选择馆藏选择是本系统的核心所在，获得文献信息与读者需求信息后，立即根据各项规划、原则与标准，选择文献入藏，实施建设馆藏的任务，实现馆藏发展的目标。2.2.1汇总馆内借阅部门与各系报送订单，审核订单形式与内容是否有误，推荐是否合理。各系必须在指定时间内报送订单,否则作弃订论处。汇总、审核读者荐购意见。2.2.2从征订书目（待订数据）中按期圈选。接受零星报订、定期或不定期的补缺2.2.3认真阅读每条征订信息的各个款目，准确判断待选文献的价值，结合馆藏结构与布局、读者需求、馆藏利用信息、出版物分析、该主题出版物的馆藏基础，慎重确定每一种文献的取舍与复本配置。把握不准时，应立即查阅文献利用的记录，查阅有关书评，征询专家、读者的意见。每一年度的期刊订购，应仔细审核增删的品种，外文期刊、文献数据库还需上报专家委员会、馆长审批。罕用、昂贵、卷帙浩繁的各类型中、外文文献、文献数据库、视听文献，应在发行商提供样本，提供使用演示或免费试用后再行论证馆藏取舍。要努力避免与消灭误选、漏选、不必要的重复选订、复本失当（过多或过少）这四种差错，及时发现及时纠正：。在以下诸对矛盾中，品种、复本均向前者倾斜：权威著作与热门著述；学术著作与普及读物；专门著作与相关著作、必藏与可藏可不藏者、利用率高与利用率低者、出版期近与出版期远者，大语种与小语种。并压缩可藏可不藏的品种。必须有效地控制入藏总量与经费。2.3馆藏查缺补缺2.3.1新出文献补充与回顾补充新出文献的及时补充是主要补充类型，承担补充任务之大部，务必及时无误。开展回顾补充（即补缺），旨在降低必备文献的缺藏率。补缺类型有：按年度、学科或主题、出版者、著者、多卷册、丛书丛刊的补充等。不仅要完成被动随机的回顾补充，也要有计划地开展主动、专门的回顾补充。步骤：使用权威书目或有关书目进行查缺，在待查书目前加“/”记号，经核查后，若书已入藏，则将“/”记号改为“X”；若已订未到则改为“Ø”记号；若未藏，有套录数据者则改为“△”记号，反之则仍用“/”记号。对缺藏情况按学科、收藏等级作出较精确的统计。对缺藏文献，区分轻重缓急，选择最合适的补充方式与发行渠道进行补缺，优先考虑重点特藏与急需者。与发行者交涉，降低订书不到率。必备文献每年的缺藏率应控制在5—10%。文献查缺手段同文献查重。有针对的现购补缺需携书目，回顾补充还需充分把握旧书市场的供书信息（在售、公家剔除书刊、私人家藏处理意愿）。2.3.2常规补充与专门补充专门补充不同于常规补充之处，在于它的随机特点，如：新专业，新分馆，新课题用书，新文献类型，某出版社的协作出版图书的补充、读者急需文献的补充等。必须拟订计划，根据或编制标准书目核对馆藏后，进行补充。2.4馆藏补充方式的选择针对补充的具体文献，选择最有效的补充方式开辟文献源。2.4.1预选（订）主要的补充方式，适用于易于判断其价值的文献，适用于连续出版物。订准与订到的关键在于书目的质量与发行的保障。2.4.2看样现购仅从书名无法判断其价值或存疑缓订的文献，宜用此方式看样选购。或接受发行商送样书来馆供选；或参加书展；或经常去书店补缺。此方式还适用于汇编文献、视听文献、电子文献。2.4.3委托代购 在补充任务增加工作人员未增，且补充对象分散在一个地区和一个系统的许多单位，逐一补缺费时费力的情况下，宜找一单位（或个人），委托其集中代购，这种大宗委托代购尤有利于专门补充。若有可能，可尝试委托公出境外的读者时常通报国外新出文献信息，注意市场情况，经图书馆同意后代为选购。如此选出的文献既有较强的针对性，价格上也有望获得较大优惠。2.4.4函（邮）购本地未售或售缺的外埠出版物，可采用函购方式。若订单滞后时间过长，应在函购前先发函了解该文献是否售缺。函购手续繁多，不可疏漏。2.4.5复制本馆缺藏的重点文献，本馆已藏但文献品相欠佳且需加以保护的读者常用文献，因印数少、价格贵无法补充的文献，可通过复制来弥补不足。复制品必须保证复制质量，原件因纸质不堪复印者，利用率不高且篇幅过多者均可使用缩微、数字化拍摄手段。2.4.6缴存校内出版物的缴存制度必须健全，凡本校出版的各种书刊及本校人员的各种著述应在出版后的半个月内即（至少）一册给图书馆收藏，若需复本，再向其索取或购买（需经学校协调，由出版社、学报、各系与馆达成协议）。2.4.7征集、调拨对非卖品、团体出版品应试探免费获取的可能。个人自费出版品、私藏文献,发行商无法购得而编著者处尚有留存的文献，均可有偿征集。校内各单位收到的书刊阅后若不欲保留，应约图书馆前去挑选，亦可作有偿调拨，若该单位需要其中的某部分文献，可由图书馆代为复制。2.4.8交换、赠送有选择地开展文献交换；设法吸引、大力寻求出版物的赠予。详见《南京大学图书馆文献交换工作规程》、《南京大学图书馆接受馈赠章程》。2.4.9合作补充与集团购买先对一些罕用、昂贵的、卷帙浩繁的中、外文各种载体的文献进行调查，约请参加合作补充计划的馆，根据各自需求与缺藏协商，分工入藏、共存共享。2.5订购为了保证馆藏补充的效果，订购工作必须井然有序，一丝不苟，及时有效。2.5.1建立订购目录选定文献后，应及时将该文献的征订书目导入采访子系统,录入馆藏地与有关款目后转化成订购目录。无征订书目导入,则由手工录入订购数据订购。各院系、部门送编书刊的录入，同上。订购记录要求征订号、文献名（含副文献名）、丛书丛刊名、责任者、出版者、出版年、版别、国际标准文献号、估价、册数及分配去向等款目无一遗漏，严格按规范著录。订购目录上添注必要的注记，如影印外版、添订等,以便批查重时快速浏览与判认。对已经售缺、绝版的文献，需在预订记录上注明，将订购记录转换为拟订、补缺记录，再寻其它发行商。（拟订记录还包括书在征订前选被推荐、或已见到出版计划介绍后录入的信息。）缓订记录，除针对一些需出版后看样方能决定取舍的文献，还针对一些本馆暂定为“0+1”收藏级的文献（见1.2.1）2.5.2订购相关文档的完善新增出版社、征订目录信息，应及时记录至汇文采访子系统中相应的模块。出版单位注册文档，著录：出版者前缀、出版者全称与简称、地址、邮编、联系人、备注。单位名变更，重新分配的出版者前缀应及时补入。征订目录注册文档，著录：征订目录名、目录简称、目录出版者及地址邮编、目录评价、备注。发行商注册文档，著录：发行商全称与简称、地址、邮编、联系人、银行帐号、供应范围、备注。2.5.3发行渠道选择通过周密考察、论证，慎重选择发行渠道。原版外文文献尤其需要选择最佳订购途径，尽可能多地向多家发行商询价，根据其报价，并结合订到率、到书速度、售后服务等因素确定发行商。对任一发行渠道，都要与其签订协议，并在交往过程中监督实施情况，不能履行合同也未及时纠错的发行商，即与其中止交往。协议涉及：各种书目信息的提供；用户报订与发行者受订；文献供应（订到率、到书速度、延伸服务、订购信息反馈、发行商定期报告）；联系方式。2.5.4查重在发订前再次进行查重。（方法同2.1.3—2.1.5）2.5.5发订（报订）按约定将不同的订单发至相应的发行商，在报订截止日期前将订单发出，采用打印订单面交、邮发或用电子邮件传送等手段。与发行商保持密切的联系，发现问题，及时交涉并能采取有效措施补救。2.5.6催缺定期核查已订文献到馆情况，逾期过久不到者，需及时向发行商催索，或作退订处理。退订后换其它发行商补缺（配）。2.6入藏文献验收2.6.1到书接收根据清单依次拆包上架。同种书的复本、不同装帧在同一批内，拆包后应归并集中。对收到的书刊应与发行商所附的发货清单核对清点，核对送书批次、件数与种册，无误后在送货回单上签字、付运输费。如有差错、缺漏，应及时与发行商联系。2.6.2核点确定入藏后，订购记录转换成到书记录，并根据到书逐种核对预订记录,若各款目（包括分配单位）均核对无误或大致无误，且经过外观检查及内容鉴别，确认适藏，即可签收。若未查到预订记录，符合入藏条件，补一预订记录；若有误，立即退货。对重版（印）文献、丛书丛刊、发行商主发的文献需格外仔细地核对。2.6.3签到根据随书清单与发票，核对种、册、书价、总册数、总价。盖分配单位章于书刊的末页，转发其他文献类型给馆内有关部门及各系，接受者需在转发登记簿上签收。在转发时需注意某些书刊按中文还是外文处理、按书还是刊处理的界限，注意登到准确、及时，不得积压。登到时，如发现期刊改名、出版周期变动、合刊、分刊等变化情况，应及时通报订购、编目人员做相应修改。2.6.4财产登记对每一批入藏文献进行总括登记，逐次登录：验收日期，批号，来源，发票号码，分类种、册、价，总种、册、价，个别登录号（即财产号）的起讫号码。个别登录号采用年度+自然顺序号，号码必须连续。入藏期刊合订后按合订本分配登录号。备注项要注明文献转发、退发行商等情况。实际付款与文献定价不一时（或因优惠购书低于书价，或因附加邮费高于书价），总括登记按实际开支计价（邮费入备注），个别登记仍按书价登记。图书个别登记对每一种到馆文献逐次登录：登录号，书名（含副书名），著者，出版地、出版者，出版年、版别，定价，分配单位。由计算机系统自动生成。2.6.5付款发票与验收算帐结果确认无误，即在发票背面注名该批书起讫登录号，签经手人、验收人、主管馆长姓名，加盖馆章后及时交财