采购文员实务

采购文员实务第1页，共32页，2023年，2月20日，星期四1.什么是采购采购：是一种作业活动，是为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动。其使命，就是完成具体的采购任务；其权力，只能调动采购部的有限资源。第2页，共32页，2023年，2月20日，星期四2.什么是采购管理采购管理：就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动所进行的管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动。其使命，是保证整个企业的物资供应；其权力，是可以调动整个企业的资源。第3页，共32页，2023年，2月20日，星期四3.采购员必备的职业素质熟悉所购原材料的名称、规格、性能及使用常识。熟悉企业各部运作流程数据意识强烈沟通能力、口才较好具有高尚的职业道德第4页，共32页，2023年，2月20日，星期四4.采购管理的目标3.1保障供应3.2节省费用3.3管理好供应链3.4管理好信息第5页，共32页，2023年，2月20日，星期四4.1保障供应3.1.1保证不缺货3.1.2保证质量第6页，共32页，2023年，2月20日，星期四4.2节省费用生产费用原材料成本采购费用进货费用库存费用管理费用资金占用费用生产总成本100%采购总成本占80%生产费用占20%3.2.1树立系统观念，追求总费用的节省3.2.2追求库存最小化第7页，共32页，2023年，2月20日，星期四5.采购作业流程搜集信息询价比价议价供应商评估索样安排订单定购追踪订单进货验收记录与档案维护确认采购需求对需求进行说明不符与退货处理核对发票结案NO重购第8页，共32页，2023年，2月20日，星期四6.采购计划6.1什么是采购计划6.2采购计划的分类6.3编写采购计划的目的6.4影响采购计划准确性的因素6.5采购数量计划流程6.6采购计划表单第9页，共32页，2023年，2月20日，星期四6.1什么是采购计划

采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况,认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物资采购管理活动所作的预见性安排和部属.

狭义的采购计划是指年度生产计划,即对企业年度内生产经营活动所需采购的各种物料的数量和时间等所做的安排和部属.第10页，共32页，2023年，2月20日，星期四6.2采购计划的分类序号分类依据内容1计划期长短年度采购计划、季度采购计划、月度采购计划2物资使用方向生产产品用采购计划、维修用采购计划、基本建设用采购计划、技术改造用采购计划、企业管理用物资采购计划等。3物资自然属性金属材料采购计划、机电产品材料采购计划、非金属材料采购计划第11页，共32页，2023年，2月20日，星期四6.3编写采购计划的目的序号内容1预计物资需用时间与数量,防止供应中断,影响产销活动.2避免物资储存过多,积压资金以及占用仓库空间.3配合企业生产计划与资金调度.4使采购部门事先准备,选择有利时机购入物资.5确定物资耗用标准,以便管制物资采购数量及成本.第12页，共32页，2023年，2月20日，星期四6.4影响采购计划准确性的因素序号类别1年度营销计划2年度生产计划3用料清单4存量管制卡5物料标准成本的设定6生产效率7价格预期第13页，共32页，2023年，2月20日，星期四6.5采购数量计划流程销售预测销售计划生产计划材料ABC分析(存量管制卡)采购政策与库存政策月份材料需求计划原物料采购计划、预算表第14页，共32页，2023年，2月20日，星期四6.6采购计划表单材料名称规格单位全年采购量单价金额1月2月3月…12月数量金额数量金额数量金额…数量金额材料采购计划NO.日期:第15页，共32页，2023年，2月20日，星期四7.供应商管理

7.1供应商关系模式7.2营造良好的合做关系

7.3对供应商进行扶持7.4防止供应商进行垄断第16页，共32页，2023年，2月20日，星期四7.1供应商调查供应商基本情况调查供应商服务质量调查第17页，共32页，2023年，2月20日，星期四7.2供应商关系模式竞争模式合作模式第18页，共32页，2023年，2月20日，星期四7.3营造良好的合作关系定期对供应商考核根据考核结果进行奖惩第19页，共32页，2023年，2月20日，星期四7.4防止供应商垄断多找一家供应商让最终客户(使用者)参与---可以选择其它品牌产品协商长期合同第20页，共32页，2023年，2月20日，星期四8.采购工作三要素8.1价格8.2交期8.3品质第21页，共32页，2023年，2月20日，星期四8.1价格管理8.1.1采购价格的种类8.1.2采购价格的调查8.1.3采购底价的制定8.1.4采购价格的确定第22页，共32页，2023年，2月20日，星期四8.1.1采购价格的种类序号名称含义1到厂价指供应商负责将物品送到采购方工厂的指定地点,供应承担送货费用.2出厂价指供应商的报价不包括运送责任.3现金价是以现金或相等的方式(如电汇、现金支票等)支付货款.4期票价是指采购方以期票或延期付款的方式来采购物品.5净价净价是指采购方或供应商不再支付任何货款以外的交易费用.6毛价是指供应商的报价,可以因某些因素加以折扣.7现货价是指每次交易时,由供需双方重新议定价格,若有签定买卖合约,也以完成交易后即告终止.8合约价是指买卖双方按照事先议定的期限与价格进行交易.9定价是指物品标示的价格.10实价是指采购方实际上所支付的代价.11含税价常见有国税和增值税.第23页，共32页，2023年，2月20日，星期四8.1.3采购底价的制定序号类别内容1底价的定义是采购物品时打算支付的最高价.2制定底价的好处（1）、控制预算（2）、防止围标（3）、提高采购作业效率第24页，共32页，2023年，2月20日，星期四8.1.4采购价格的确定序号主题内容1影响价格的因素(1).供应商成本的高低(2).规格与质量(3).采购数量(4).交货条件(5).付款条件(6).生产季节与采购时机(7).采购物品的供需关系2采购价格的确定方式(1).报价(2).招标(3).谈判3报价的处理(1).还价(2).审查报价单(包括:是否为有效期报价、质量、数量、交期、价格、投保条件、包装、交货责任、付款条款、有无其它特殊条款)(3).分析报价第25页，共32页，2023年，2月20日，星期四8.1.4.1报价分析表表号规格日期交货选择卖主的理由供应商数量报价其他报价分析表第26页，共32页，2023年，2月20日，星期四8.2交期管理8.2.1确保交期的重要性8.2.2确保交期的方法8.2.3交期延误的对策第27页，共32页，2023年，2月20日，星期四8.2.1确保交期的重要性序号主题内容1适当的交期的定义是指制定制造计划期间与原材料的调配期间、运送期间、及采购员选定的适当的交易对象、行使有力的购买以及为议价所必要的期间.2确保交期的重要性(1).交货延迟会增加成本(2).提早交货也会增加成本第28页，共32页，2023年，2月20日，星期四8.2.2确保交期的方法方法内容跟踪/跟催(1).订购后请供应商提供生产计划或生产日程表,据以掌握并督促进度.(2).按时电话查询进度或由采购/品管人员前往查看或由供应商提供目前实际进度状况报告.(3).建立跟催表或管制卡,切实掌握实际进度(4).将目前累计交货的结果(数量、品