制度撰写格式参考模板

文件名称文件编号版本页码A/04/8文件目录条目页码目的1适用范围1参考文件1定义2职责2程序2~4附则4附件5~8修订履历版本日期修订情况编制审核批准A/02012/10/31首次发布目的

实现公司人事档案制度化、规范化、科学化的管理，维护人事档案材料的真实和完整，防止档案丢失、损坏、遗漏，便于相关人事档案的借阅和使用。适用范围

本制度适用于四川上美商业管理有限公司全体员工。参考文件

无。定义

员工人事档案：员工自入职之日起，公司为其建立的包括入职、转正、考核、岗位调动、职级变动、薪资调整、培训、奖惩、离职、劳动合同、相关协议等各项资料的集合。职责：人力资源部负责公司员工人事档案的建立、收集、审核、更新、归档、借阅、销毁等工作。公司全体员工有义务提供个人档案管理所需的材料，并保证其真实性和有效性。程序档案分类入职档案：个人简历、应聘登记表、面试评估表、笔试试卷、健康证明、身份证复印件、学历证复印件、相关资格证书复印件、户口本复印件（户主及本人页面）、录用审批表、人力成本表、劳动合同、应届毕业生就业协议、实习协议、保密协议等。薪酬考核档案：试用期考评表、试用期总结表、季度或年度考核记录表、薪资调整申请表或审批表、绩效考核表、考核面谈表等。培训档案：新员工入职培训、专业培训、外派培训、培训登记表、培训考核表、培训记录表、效果评估反馈表等。职务异动档案：平级调动、晋级、降级记录表和审批表。离职档案：离职申请、离职工作交接单、离职面谈、离职证明存根等。其他档案：员工奖惩记录、各类补充协议等。档案归档与信息核实档案入档一般流程对新入档材料进行鉴别，判断是否符合归档要求，相关信息是否真实完整。按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。在人事档案表上补登该材料的入档记录，并最终归档。在电子版人事档案索引表中同步更新入档信息。档案的初次建立员工正式入职后，档案管理员须在员工录用审批表审批通过后的7个工作日内，将员工入职相关资料收集、整理完毕并单独存放入新的档案袋，同时建立员工人事档案表（详见附件一【上美人事档案表】）并对其进行编号。初次建档时，须对员工个人信息进行仔细核实，并查核相关学历证明、资格证书证明的真实性，确保员工各项档案信息的完整性和有效性。附件一：上美人事档案表上美人事档案表编号：基本资料姓名性别出生年月民族籍贯户口所在地政治面貌婚姻状况□已婚□未婚身份证号码联系方式邮箱现详细住址备注教育经历最高学历毕业院校专业毕业时间参加工作时间职称资格证书个人特长备注入司情况工号所属部门担任职务入职时间转正时间档案所在地合同签订初次签订开始时间到期时间续签岗位调动日期：原部门/岗位新部门/岗位日期：原部门/岗位新部门/岗位日期：原部门/岗位新部门/岗位备注档案所含资料文件名称文件数量文件名称文件数量文件名称文件数量应聘登记表学历证复印件劳动合同书面试评估表户口本复印件保密协议录用审批表身份证复印件健康证明人力成本表职称复印件岗位调动审批表转正审批表资格证书复印件工资变更审批表备注存档人：存档日期：附件二：人事档案调阅申请表人事档案调阅申请表档案类别文件名称调阅部门调阅用途调阅期限自年月日起至年月日共计天调阅人签字档案管理员签字部门负责人