Excel使用技巧学习课件

Excel使用技巧<软件开发人才实训>Ver1.0事业企划室第一页，共六十九页。2

目录1．EXCEL的窗口2．工作表的操作3．行/列的认识4．输入/编辑工作表中的数据5．格式化工作表6．公式和函数的应用7．图表的应用8．常用的快捷键第二页，共六十九页。3目录1．EXCEL的窗口2．工作表的操作3．行/列的认识4．输入/编辑工作表中的数据5．格式化工作表6．公式和函数的应用7．图表的应用8．常用的快捷键Excel的工作窗口的认识窗口元素的显示和隐藏和设置窗口的拆分窗口的冻结窗口的缩放第三页，共六十九页。4Excel的工作窗口的认识⑤名称框①标题栏④编辑栏②菜单栏③工具栏⑨任务窗格⑩垂直滚动条⑪水平滚动条⑦工作表标签⑧工作表导航按钮⑥状态栏※任务窗格：用户快速地选择相关的任务（新建工作簿，剪贴板等）第四页，共六十九页。5窗口元素的显示和隐藏和设置用户可以根据自己的使用习惯和需要进行一些设置，来控制显示或隐藏窗口元素。1.视图菜单2.工具---选项设置鼠标单击勾选，则可以显示或隐藏当前工作窗口中的元素。单击勾选复选框可以控制编辑栏和状态栏的显示和隐藏。第五页，共六十九页。6窗口的拆分拆分窗口的方法在现有的工作表窗口中同时显示多个位置。1.使用菜单命令拆分拆分条可上下移动可左右移动拆分为4个窗口第六页，共六十九页。7窗口的拆分2.直接拆分向下拖动，水平拆分向左拖动，垂直拆分第七页，共六十九页。8窗口的冻结冻结窗口能实现滚动浏览表格式固定显示表头标题行。菜单命令冻结红线冻结条第八页，共六十九页。9窗口的缩放对于表格内容字体大小的缩放功能。1.使用菜单栏2.使用工具栏3.按住＜ctrl＞+鼠标的滚轮选择缩放比例第九页，共六十九页。10目录1．EXCEL的窗口2．工作表的操作3．行/列的认识4．输入/编辑工作表中的数据5．格式化工作表6．公式和函数的应用7．图表的应用8．常用的快捷键工作表的移动/复制工作表的保护工作表的自动保存工作表的共享工作表的标签颜色打印设置打印预览第十页，共六十九页。11工作表的移动/复制Excel中可以对整个工作表进行移动/复制，只要在工作表标签上单击右键如需移动/复制到不同工作簿时，选择目标工作簿・不选：移动操作・勾选：复制操作移动：在同一个工作簿中改变排列顺序，或转移至不同工作簿复制：工作表可以在同一个工作簿或不同工作簿中创建副本第十一页，共六十九页。12工作表的保护保护工作表可以使工作表的结构不被删除、移动、隐藏或重命名工作表第十二页，共六十九页。13工作表的自动保存Excel提供工作表的“自动保存”功能。设置后，将每隔一定时间自动保存工作簿。

默认时间间隔为10分钟，用户可以自定义。可自定义自动保存时间第十三页，共六十九页。14工作簿的共享多个用户同时编辑同一工作簿时，可以设置“共享工作簿”・勾选：设置共享第十四页，共六十九页。15工作表的标签颜色Excel工作表可以设置“标签颜色”。可以自定义工作表标签的颜色第十五页，共六十九页。16打印设置（纸张大小等）做完文档后，记得进行打印版面设置第十六页，共六十九页。17打印预览养成“打印前，先预览”的习惯第十七页，共六十九页。18目录1．EXCEL的窗口2．

工作表的操作3．行/列的认识4．输入/编辑工作表中的数据5．格式化工作表6．公式和函数的应用7．图表的应用8．常用的快捷键选择行和列设置行高和列宽插入/删除行和列移动/复制行和列隐藏/显示行和列第十八页，共六十九页。19选择行和列鼠标单击某个行号标签或列标标签，选中相应的整行或整列。当行或列被选中时显示效果如图所示。选中行时，所有的列标标签加亮显示。选中行时，行号标签与单元格颜色改变。・按住Shift，可以选中连续的多行。・按住Ctrl，可以选中间接的多行。

第十九页，共六十九页。20设置行高和列宽通过菜单栏精确设置行高，具体操作如图所示。也可通过右键菜单选择“行高”命令。列宽的精确设置操作与此类似。・可以选择多行设置行高或者列宽

第二十页，共六十九页。21插入/删除行和列通过菜单栏实现插入行，具体操作如图所示。也可通过右键菜单选择“插入”命令。插入列的操作与此类似。插入行效果・选中多行后插入，可实现多行插入

第二十一页，共六十九页。22插入/删除行和列通过菜单栏实现删除行，具体操作如图所示。也可通过右键菜单选择“删除”命令。删除列的操作与此类似。第二十二页，共六十九页。23移动/复制行和列通过菜单栏实现移动行，具体操作如图所示。也可通过右键菜单选择“剪切”（或是在键盘上按<Ctrl+X>组合键）与“插入已剪切的单元格”命令。移动列的操作与此类似。第二十三页，共六十九页。24移动/复制行和列通过菜单栏实现复制行，具体操作如图所示。也可通过右键菜单选择“复制”（或是在键盘上按<Ctrl+C>组合键）与“插入复制单元格”命令。复制列的操作与此类似。第二十四页，共六十九页。25隐藏/显示行和列通过菜单栏实现隐藏行，具体操作如图所示。也可通过右键菜单选择“隐藏”命令。隐藏列的操作与此类似。行2被隐藏第二十五页，共六十九页。26隐藏/显示行和列通过菜单栏实现将隐藏行恢复显示，具体操作如图所示。也可通过右键菜单选择“取消隐藏”命令。取消隐藏列的操作与此类似。行1至行3被显示第二十六页，共六十九页。27目录1．EXCEL的窗口2．

工作表的操作3．行/列的认识4．输入/编辑工作表中的数据5．格式化工作表6．公式和函数的应用7．图表的应用8．常用的快捷键数据的类型&编辑方式数据的输入数据的复制/移动/插入/删除添加备注输入数据技巧筛选分类汇总排序创建透视表第二十七页，共六十九页。28数据的类型&编辑方式单元格中的数据包含4种基本类型：数值，日期，文本和公式1.数值：包括数字（0-9）组成的字符串，也包括＋、－、E、e、＄、%、小数点、千分位符号等。在单元格中的默认对齐方式为“右对齐”。2.字符型数据：包括汉字、英文字母、数字、空格及键盘能输入的其它符号。在单元格中的默认对齐方式为“左对齐”。3.

日期时间型数据:日期时间型数据本质上是整型数据，表示从1900-1-1至指定日期或从0:0到指定时间经过的秒数。常用的日期格式有：“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”；日期时间在单元格中的默认对齐方式为“右对齐”。4.公式：是Excel中一种非常重要的数据，许多计算功能都是由公式实现的。公式通常以符号“=”开头。编辑单元格内容1.双击单元格2.激活目标单元格后按<F2>3.激活目标单元格，编辑栏编辑第二十八页，共六十九页。29数据的输入手动输入自动输入1.使用填充柄。单元格的出现”+”时，可以向下拖动，如下图

2.使用填充命令；第二十九页，共六十九页。30数据的输入⑴输入分数(如1/2),应先输入“0”及一个空格后输入½。⑵输入纯数字组成的字符型数据，输入前加西文单引号（‘）Excel将自动把它当作字符型数据处理。⑶输入日期和时间数据时，用“-”或“/”分隔年月日；时间用“:”分隔时分秒。－输入当前日期：Ctrl＋；组合键－输入当前时间：Ctrl＋Shift＋；组合键3.用户自定义序列，如下图4.特殊数据的输入第三十页，共六十九页。31单元格数据的复制/移动/插入/删除单元格数据的复制

Excel的单元格数据复制常用的两种方式。1.快捷键:ctrl+c⇒ctrl+v2.鼠标拖动:ctrl

+拖动到目标单元格单元格数据的移动Excel的单元格数据移动常用的两种方式。1.快捷键:ctrl+x⇒ctrl+v2.鼠标拖动:拖动到目标单元格选择性粘贴Excel粘贴不仅可以粘贴单元格（或单元格区域）数据，还可以使用“选择性粘贴”操作，

粘贴单元格的格式、公式、批注和有效性等其它信息，此外还可以进行算术运算、行列转置等。具体操作如下：在选择性粘贴中作相应设置，点击确定。第三十一页，共六十九页。32单元格添加备注单元格添加备注，如下第三十二页，共六十九页。33输入数据技巧强行换行

<Alt+Enter>组合键为文本强制换行，如下图多个单元格同时输入数据

同时选中需要输入相同数据的多个单元格，输入所需数据后，<Ctrl+Enter>组合键确认输入输入指数上标，如下图第三十三页，共六十九页。34输入数据技巧记忆式键入，如下图添加拼音标注，如下图第三十四页，共六十九页。35数据筛选全部筛选第三十五页，共六十九页。36数据分类汇总工作表中的数据快速的分类汇总是，可用”分类汇总”的功能，具体操作如下：第三十六页，共六十九页。37数据排序需要对一组无序的数据按照一定的顺序排列的时候，可以使用排序功能。操作方法

1.通过菜单栏

2.通过工具栏第三十七页，共六十九页。38数据透视表对于需要统计及分析数据的时候，创建透视表极其好用。操作方法：第三十八页，共六十九页。39目录1．EXCEL的窗口2．

工作表的操作3．行/列的认识4．输入/编辑工作表中的数据5．格式化工作表6．公式和函数的应用7．图表的应用8．常用的快捷键设置格式格式复制数据的下拉列表设置条件格式设置自动套用格式去网格第三十九页，共六十九页。40单元格格式“格式”工具栏格式工具栏包含了一些常用的格式按钮，可以对单元格格式进行一些常规的设置和修改（将鼠标停留于工具栏按钮上可显示按钮名称）。字体颜色字体：包括字体、字号、加粗、倾斜、下划线对齐方式：包括左对齐、右对齐、合并及居中。调整缩进：包括减少缩进量和增加缩进量。边框设置填充颜色第四十页，共六十九页。41单元格格式“单元格格式”对话框选项更丰富的格式设置需要借助“单元格格式”对话框来进行。具体操作如下：（※快捷键：ctrl+1）第四十一页，共六十九页。42格式复制使用工具栏的格式按钮进行格式复制格式复制用于将已格式化的数据区域（单元格）的格式复制到其它区域（单元格）。格式复制一般使用“常用”工具栏中的“格式刷“完成，操作方法如下。也可采用直接复制或选择性黏贴操作。双击格式刷按钮，可对多个单元格区域进行连续的格式复制操作。第四十二页，共六十九页。43数据的下拉列表设置通过对某个单元格或单元格区域设置数据的下拉列表，具体操作如下。“来源”中的每项内容之间必须用英文半角逗号隔开。第四十三页，共六十九页。44条件格式设置单元格中有特定的值就需要特定的格式的时候，可以设置条件格式。具体操作如下：符合小于100的值的单元格字体变为红色。第四十四页，共六十九页。45自动套用格式使用“自动套用格式”功能快速设置表格格式，具体操作如下。在“自动套用格式”对话框中，预置了16种现成的表格格式。可选择其中任意一种，然后单击“确定”按钮完成格式套用。第四十五页，共六十九页。46去网格通过设置菜单“工具”→“选项”→“视图”选项卡，实现去网格功能。具体操作如下。去除“网络线”复选框的勾选。第四十六页，共六十九页。47目录1．EXCEL的窗口2．

工作表的操作3．行/列的认识4．输入/编辑工作表中的数据5．格式化工作表6．公式和函数的应用7．图表的应用8．常用的快捷键公式的输入、编辑和复制公式的运算符运算符的优先顺序单元格的引用的认识函数结构和类型函数输入、编辑常用的统计函数的快速应用函数帮助的应用F9的妙用常用的函数第四十七页，共六十九页。48公式的输入、编辑和复制公式的输入通常以等号“=”作为开始，按<Enter>键结束公式的编辑。公式的编辑1.选中公式所在单元格，并按下<F2>键。2.双击公式所在单元格。3.选中公式所在单元格，单击列标上方的编辑栏。公式的复制1.连续的区域中使用相同公式，通过“”和“”单元格右下角的填充柄进行公式的复制。2.不连续的区域中使用相同公式，借助“复制”和“粘贴”功能实现公式的复制。3.“选择性粘贴”功能也可实现公式的复制。第四十八页，共六十九页。49公式的运算符运算符是构成公式的基本元素，包含4类：1.算术运算符2.比较运算符3.文本运算符4.引用运算符符号说明实例-算术运算符：符号=8*-5=-40%算术运算符：百分号=60%5%=3^算术运算符：乘幂3^2=9*和/算术运算符：乘和除3*2/4=1.5+和-算术运算符：加和减3+2-5=0=,<>,>,<,>=,<=比较运算符：等于，不等于，大于，小于，大于等于和小于等于=(B1=“ABC”)判断B1不等于“ABC”&文本运算符：连接文本=“Excel”&“Home”=“ExcelHome”:区域运算符：冒号=SUM(A1:A10)空格交叉运算符：单个空格=SUM(A1:B5A4:D9)相当于=SUM(A4:B5)，联合运算符：逗号=RANK(A1,(A1:A10,C1:C10))第四十九页，共六十九页。50运算符的优先顺序通常，Excel是按照从左向右的顺序进行公式运算，当公式中使用多个运算符时，根据运算符的

优先级进行运算。若是同一级次的运算符，则按照自左向右的顺序运算。优先级次符号说明1空格，引用运算符2-算术运算符：负号3%算术运算符：百分号4^算术运算符：乘幂5*和/算术运算符：乘和除6+和-算术运算符：加和减7&文本运算符：连接文本8=,<>,>,<,>=,<=比较运算符：比较两个值第五十页，共六十九页。51单元格的引用的认识单元格应用方式有三种：1.相对引用：复制公式时，Excel根据目标单元格与源公式所在单元格的相对位置。2.绝对引用：复制公式时，不论目标单元格的所在位置如何改变，绝对引用所指向的单元格区域不会改变。3.混合引用：包含相对引用和绝对引用。F4来快速的转换引用方式！第五十一页，共六十九页。52函数结构和类型函数由两个部分组成：一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。函数类型1.逻辑函数

：IF() 2.信息函数

3.文本函数

：LEFT(),MID(),FIND()4.日期和时间函数：TODAY(),NOW(),WEEKDAY()5.数学及三角函数：ROUND()6.数据库函数7.统计函数

：MAX(),AVERAGER()8.财务函数9.查看和引用函数：VLOOKUP()第五十二页，共六十九页。53函数、输入编辑快速的输入函数公式

1.利用“自动求和”按钮输入函数；3.直接手工输入函数2.使用“函数向导”插入函数；第五十三页，共六十九页。54常用的统计函数的快速应用选中要计算的单元格，右击状态栏的就会出现如图！可以快速的计算出选中的单元格的相应的值！第五十四页，共六十九页。55函数帮助的应用函数简单的介绍第五十五页，共六十九页。56F9的妙用计算公式的部分的值选中后，按下F9就可以只计算公式的一部分值！第五十六页，共六十九页。57常用的函数——用IF函数返回条件值IF函数的语法结构为：IF(logical_test,value_if_ture,value_if_false)。评定结果它表示当“条件”成立时，结果取“真值”，否则取“假值”。编辑IF函数公式。第五十七页，共六十九页。58常用的函数——用WEEKDAY函数显示日期的星期数WEEKDAY函数的语法结构为：WEEKDAY(serial_number,return_type)。return_type返回值1数字1（星期日）到数字7（星期六）2数字1（星期一）到数字7（星期日）3数字0（星期一）到数字6（星期日）对于中国用户来说，采用第2种返回类型比较符合习惯。采用第1种类型采用第2种类型采用第3种类型省略returntype参数该天为星期三Return_type参数也可省略，如果省略系统将自动采用类型一。第五十八页，共六十九页。59常用的函数——用SUMIF函数按条件求和SUMIF函数的语法结构为：SUMIF(range,criteria,sum_range)。Range表示要用条件判断的单元格区域；criteria示要进行求和的条件，sum_range表示需要求和的实际单元格。仅对80分及以上的人数统计求和。第五十九页，共六十九页。60常用的函数——用COUNTIF函数按条件进行统计COUNTIF函数的语法结构为：COUNTIF(range,criteria)。COUNTIF函数可以统计单元格区域中满足给定条件的单元格数量。统计工资在5000以上的员工人数第六十页，共六十九页。61常用的函数——用VLOOKUP函数进行数据查找VLOOKUP函数的语法结构为：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。VLOOKUP函数有4个参数，lookup_value表示需要在数组第一列中查找的数值；table_array表示需要在其中查找数据的数据表；col_index_num表示table_array中待返回的匹配值列序号；range_lookup指定VLOOKUP函数在查找时是精确匹配，还是近似匹配。通过编辑VLOOKUP函数公式，以商品名称为依据，查找商品库存量。返回商品库存量。第六十一页，共六十九页。62目录1．EXCEL的窗口2．

工作表的操作3．行/列的认识4．输入/编辑工作表中的数据5．格式化工作表6．公式和函数的应用7．图表的应用8．常用的快捷键如何创建图表常用图表的应用第六十二页，共六十九页。63创建图表使用图表向导创建图表（分4个步骤）直接单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，也可打开“图表向导”对话框。第六十三页，共六十九页。64常用图表的应用1.柱形图是最常用的图表类型之一，通过它可以显示一段时间内数据的变化。2.条形图主要用于描绘各项目之间数据的差异。条形图与柱形图相比，不十分重视时间因素，主要强调在特定时间点的数据变化。第六十四页，共六十九页。65常用图表的应用3.用饼图查看各项数据的比例4.用折线图查看变化趋势第六十五页，共六十九页。66目录1．EXCEL的窗口2．

工作表的操作3．行/列的认识4．输入/编辑工作表中的数据5．格式化工作表6．公式和函数的应用7．图表的应用8．常用的快捷键第六十六页，共六十九页。67常用的快捷键快捷方式备注Ctrl+A全选Ctrl+S保存Ctrl+C复制