采购控制程序

NUMPAGES6PAGE10第3页共6页质量程序文件乘虚名称：采购控制程序版本：2.0程序编号：拟制：审核：批准：会签记录会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期品质部人事行政部生产部工模注塑部SMT部喷油印烫部技术部商务中心PMC部研发中心体系管理部更改记录版本号更改部门更改人/日期审核人/日期批准人/日期生效日期更改内容1．0采购部目的为加强本公司采购工作管理，规范采购作业事务，提高采购成效，特制订本控制程序。适用范围本程序适用于xx科技实业（深圳）有限公司和深圳市xx科技有限公司。职责品质部IQC：负责所有生产物料进料检验,《承认书》的签核；技术部：负责来料在制程中的工程改善；负责提供外协加工的技术资料。《承认书》的签核；研发部：《承认书》签核；PMC：负责制定产品生产物料需求《请购单》；并在ERP系统里面请购需求物料。其他部门:根据物资需求计划或实际需求在ERP里面填写《辅料请购单》；由PMC在ERP系统里面统一受理请购。采购部:依据《请购单》、《辅料请购单》负责公司产品生产所需的物料、设备物资以及办公用品和办公设备的采购；名词解释采购管理：指针对材料购买所进行的一系列活动。工作内容请购5.1.1请购部门的划分，各项材料的请购部门如下： 5.1.1.1生产主物料（BOM表中有的物料）：PMC5.1.1.2生产辅助材料、机器设备类资料与工具夹具：由技术部统一请购，部门经理审核，副总经理审批。5.1.1.3仪器仪表类资产：由品质部统一请购，部门经理审核，副总经理审批。5.1.1.4电脑设备类资产：由体系管理部统一请购，部门经理审核，副总经理审批。5.1.1.5办公设备资产、办公用品及行政辅助材料：由人事行政部统一请购，部门经理审核，副总经理审批。5.1.1.6安全库存物料：由总部通知请购，需总经理确认同意5.1.1.7《外发加工申请单》：PMC5.1.2请购单的开立、递送5.1.2.1请购经办人员应依采购提前期、存量管理基准、订单用料预算，参考库存情况请购，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核准的权限呈核并编号，由PMC统一传送采购部，并在ERP下请购单。5.1.2.2紧急请购时，由请购部门于《请购单》或《辅料请购单》备注栏注明原因，并注明“加急”后递送。5.1.2.3行政办公用品5.1.2.3.1由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制请购单提出请购。5.1.2.3.2由使用部门按实际需求提出请购，并统一呈报人事行政部，由人事行政部在ERP里面直接请购，每月限请购一次。5.1.2.4书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片等由个人填写《辅料请购单》。5.1.2.5治工具制作由使用部门填写《治具制作申请单》，经审批后交技术部ME组制作，ME组根据其现存材料请购所需材料或需外发制作时，则填写《辅料请购单》。5.1.3免开请购单部分5.1.3.1花篮、礼物等5.1.3.2招待用品饮料香烟等5.1.3.3零星采购及小额零星采购材料项目。5.1.4请购裁决权限5.1.4.1生产物料（BOM中物料）：PMC审核后，副总经理最终裁决。5.1.4.2生产辅料：由请购部门经理审核后，经副总经理审批后，递采购部，由资材总监最终裁决。5.1.4.3行政办公用品：由请购部门经理审核后，经副总经理审批后，递采购部，由资材总监最终裁决。5.1.4.4机器设备，工具：由请购部门经理审核后，经副总经理审批后，递采购部，由资材总监最终裁决。5.1.5请购的撤销5.1.5.1请购的撤销应由原请购部门以书面形式立即通知采购部门停止采购，同时在请购单上注明“撤销”及撤销原因。如果无法取消,PMC、采购应追究相关部门责任。5.1.6请购期限，请购作业依据《物资物料采购提前期》决定需求日期，紧急采购时,采购部门尽力配合。采购程序5.2.1采购作业订单形成，采购员根据《请购单》或《辅料请购单》中的生产物料或物资，选择在品质、价格、交期、付款方式、交货地点等方面条件最佳的合格供应商（已办理物料承认手续）进行采购。5.2.2采购部依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：5.2.2.1一般采购作业方式，近期（三个月内）有连续交货的供应商，根据《请购单》或《辅料请购单》和已经裁定供应商的《报价单》作业。如单价有变，则需重新核定。5.2.2.2集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购：如办公用品，部份辅料。5.2.3《采购单》审批：《采购单》必须由采购员签名，资材总监根据已核准的报价单审批后，可下发给供应商备料并送货。5.2.4采购员以FAX形式将订单传给供应商，并要求供应商在两天之内将确认后的订单或交货计划传回公司。5.2.5采购作业提前期限，采购部门应依采购地区、材料特性、市场供需及供应商交货状况，分类制定材料采购作业提前期限。通知各有关部门以便参考，遇有变更时应立即修正。5.2.6境外采购：采购部接到供应商提供的“PACKINGLIST”、“INVIOCE”及“无木质包装证明”等资料，及时通知报关人员处理相关报关事务。采购作业进度控制5.3.1采购员对于每一采购项目均应根据需要，确定作业进度管制点，预定作业进度。5.3.2预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。5.3.3采购员依据供应商传回的订单或交货计划进行交货跟踪。香港交货的应通知供应商在交货前一个工作日内提供相应报关资料。5.3.4进度控制及异常处理：控制采购作业进度，在每一作业进度延迟时，采购员应主动以邮件或《内部联络单》的形式，说明异常原因及处理对策据此修订进度，并通知请购部门。交货5.4.1供应商交货至收货组，将交货数量填入《收货通知单》并收货，打印出《收货通知单》，经收货组签名盖章后，一联交供应商，作为交货依据，其余《收货通知单》送IQC，作为货物送检通知。根据PMC料件需求的缓急，在《收货通知单》上注明物料状况（“急”或“特急”等）。5.4.2IQC进行来料检验，货物合格后，IQC填写完《收货通知单》后，将单和货物一起交回收货组，收货组根据货物状况制作《装箱通知单》，并将《装箱通知单》FAX给报关部。5.4.3报关部根据《装箱通知单》打单申请货物进区。要进区的货物的《装箱通知单》须在半个工作日之前交报关部。5.4.4货物进区后，司机将货物交仓库，仓库管理员收货时，必须对供应商《送货单》和《收货通知单》进行核对并在《收货通知单》上签名，生产物料的交货地点为公司货运码头，仓管员在交货地点进行核对《收货通知单》上货物名称、规格、数量等与实物是否相符。5.4.5货物入库后，仓管员打印出《入库单》，并在《入库单》上签名确认。仓库将《入库单》和《收货通知单》分别分发致采购部和财务部等相关部门。交货异常处理5.5.1采购物料的验证具体见《来料检验工作指引》。仪器、设备、冶具等材料的请购及验收具体见《监视和测量装置控制程序》。5.5.2采购部接到收货异常报告时，立即将相关信息传给供应商，并追踪处理结果：退货、退换或补数。5.5.3部份物料因物料品质异常，无法或不能退换时，应特采。特采物料有需挑选的，通知供应商前来处理。供应商无法来工厂时，委托本厂挑选的，工厂挑选使用时，如因此造成的人力工时浪费，由品质部出具相关资料，按15元/小时收取供应商的加工费，采购部协助处理。5.5.4索赔案件办妥后，《费用接洽通知单》应依原采购核决权限呈核后归档，作为财务扣款依据。5.5.5退换的材料进口时依本节5.4.1、5.4.2规则办理。对于检验不合格的物料，依《不合格品控制程序》处理。对帐5.6.1按与供应商谈判时达成的单价和付款协议，由供应商做好对帐单后同财务对帐。5.6.2由供应商传真《对帐单》给财务部对帐，对帐方式可根据实际情况，供应商可来厂对帐，也可通过电话联络，最终财务部将确