《新编秘书理论与实务》课件第三单元 项目二

项目二会前准备010203拟定会议议程和日程选择、布置会议场所拟写、发送会议信息目录04准备会议资料和会议用品05会议经费预算与管理01拟定会议议程和日程任务一、会前的准备工作(1)拟定会议议程和日程等会议文件。(2)选择、布置会议场所。(3)拟写、发送会议信息。(4)准备会议资料和会议用品。(5)预算和申请会议经费。二、拟写会议议程1.标题的拟写：通常情况下,拟召开的“会议名称+议程”,即成为此次会议议程的标题。2.题注的拟写：(1)议程如未经大会审议,应在标题后面或者下方居中处,用圆括号注明“草案”二字。(2)议程如已获大会审议通过,则去掉“草案”二字,在标题下方注明该议程通过的日期、会议名称,并用圆括号括入。(3)无须大会通过的议程,可注明会议的起讫日期3.正文的拟写4.落款：(1)会议组织机构确定的议程,应当标明制定机构的名称,如“秘书处”(2)由会议通过的议程不用标写落款。5.制定日期三、拟写会议日程会议日程表必须包括:具体明确的会议时间、会议的内容(包括报到、招待会、参观、考察、娱乐等辅助活动和工作环节,都要明确写出)、会议地点、当次会议(活动)的主持人(或负责人)。一个完整的会议日程通常由标题、正文和落款三部分组成。四、拟写会议程序正大公司2014年度工作总结大会会议程序:(1)主持人宣布正大公司年度总结大会正式开始。(2)公司总经理彭程先生做2014年度公司工作总结报告。(3)会议分组讨论总结报告。(4)各小组代表大会发言。(5)公司副总经理刘青小姐做大会总结发言。(6)宣布散会,会议结束。02选择、布置会议场所任务一、考察、选定会议地点1.认真考察和选择会场的意义：好的会场能营造出恰当的氛围,有利于推进会议进程,帮助实现会议效果;反之,则可能阻碍会议的进程,给会议的组织者带来许多意想不到的麻烦,也给与会者造成诸多的不便或不适。2.如何选择会议场地：大小规格环境交通条件考察现成的专业性会场会场考察情况记录表二、布置会场1.会场布置的作用：(1)充分利用场地,在会场面积有限的情况下合理安排座位格局,最大限度地利用会场。(2)提供完备的会议设施,确保实现会议的各项需要。(3)安排好座位、座次、导引、保卫等,充分体现出会议的严肃性和有序性。(4)可以运用座位格局和会场装饰的特殊效果,营造适当的会议气氛,帮助实现会议效果。二、布置会场2.会场设计的原则：党的代表会议会场要求朴素大方;人民代表大会会场要求庄严隆重;庆祝大会、表彰大会会场要求喜庆热烈;追悼会会场要求庄重肃穆;座谈会会场要求和谐融洽;纪念性会议会场要求隆重典雅;日常工作会议会场要求简单实用。二、布置会场3.会场布置的方式：(1)主席台的布置。1)主席台前幕:可在其上方悬挂醒目的会标。2)主席台后幕:可在其居中处悬挂会徽。3)主席台中央:设与会领导及嘉宾的座位,座位要求排列座次。4)主席台下或周围:可适当摆放绿色植物或鲜花作装饰点缀。(2)主席台座位及座次的安排。二、布置会场(3)会场整体布置的方式。1)相对式:具体有弦月式、礼堂式等。2)全围式:具体有圆桌式、椭圆式、方形中空式、多边形式等。3)半围式:有马蹄形、T字形和方拱形等。4)分散式:即将会场分成若干个中心,每个中心设一个圆桌。二、布置会场(4)代表席的安排方法：可将与会代表名单按姓氏笔画排列后再排座,也可按不同领域的代表团名称来安排大块座位区域,还可以按与会代表所属的地区来安排就座区域,或者直接按人名摆放座签落实各人座位。03拟写、发送会议信息任务一、会议通知的作用及要求主要目的是让与会者能清楚即将出席的会议的内容及安排,使他们能在到会前做好充分的准备(包括办公用品、私人物品等方面的准备),从而有助于保证会议的质量。二、拟写会议通知1.会议通知的基本内容(1)称呼:被通知者(此部分有些通知省略不用)。(2)会议名称。(3)会议时间:具体日期和会期长短。(4)会议地点:具体地址及交通线路(此部分如内容多,可以用附件形式附于通知正文之后)。(5)出席对象:简要列举参会的主要人员。(6)议事日程。(7)通知者或授权者。(8)注意事项(此部分有些通知省略)。(9)发文单位署名及日期。二、拟写会议通知2.会议通知的常用形式(1)文件式会议通知。二、拟写会议通知2.会议通知的常用形式(2)备忘录式会议通知。(3)请柬式会议通知。会议通知××××××:兹定于×月×日上午8:30~9:00在公司三楼会议室召开各部门经理每周工作例会,请准时出席。×××公司办公室××年×月×日××先生:为庆祝我校建校50周年,定于二一四年十月十日上午九时,在本校中心会堂召开×××学校建校五十周年座谈会。敬请光临×××学校二一四年九月十日二、拟写会议通知2.会议通知的常用形式(4)海报式会议通知。(5)公告式会议通知。第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会海报在学院第八届校园文化艺术节来临之际,文学社特邀××大学的××教授和××大学的××教授前来我校,与我校的文学爱好者进行座谈交流。本次座谈会主题:××××××座谈时间:××××××座谈地点:××××××座谈会主办:学院文学社欢迎本社成员及校内广大的文学爱好者踊跃参加座谈交流!三、会议通知的发送方式邮寄电话电子邮件传真04准备会议资料和会议用品任务一、准备会议文件资料1.需要准备的会议文件资料：(1)开幕词(闭幕词)(2)讲话稿(3)工作报告(4)议程表、日程表、程序表(5)与会人员名单2.会前拟写文件的分工：(1)专门的秘书团或写作班子起草重要文件(2)会议筹备办公室或秘书部门负责一般会议文件(3)各职能部门负责专门材料或业务性资料(4)发言单位或个人负责本部门发言稿或交流材料。一、准备会议文件资料3.准备重要会议文件的程序4.会前文书整理工作：(1)拟制文件清单。(2)检查文件。(3)尽快检查、核对、发送会议通知(4)印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图等文件交拟议拟撰拟审核签发印制一、准备会议文件资料5.会前文件资料的发放工作准备：(1)文件分装。(2)文件袋编号。(3)文件发放：1)签到时发放,由工作人员逐个发放到每位与会者手中。2)会前摆放在座位上,与会者依次就座后即可读取材料。此法适用于主席台或小型决策型会议。3)包装成堆,按到会部门登记情况统一领取发放。二、准备会议用品会议过程中会消耗一些纸、笔、水、文件袋等会议用品,这些属于会议的消耗品,需要会议组织者根据会议预算和实际需要在会前做好充分考虑,逐一落实好会议用品可随会议文件一同装袋发放,也可以摆放在会场与会者的座位上,还可以采取不统一配发,由与会者按需取用的方式来发放05会议经费预算与管理任务一、会议经费预算的目的编制会议经费预算,其实就是对会议收入和会议支出进行理性的预测,估算会议未来的收入额,并将这些收入合理分配到各项会议活动的开支中去。二、会议经费预算的内容和计算方法1.会议经费预算项目：(1)会议费用(2)资料费用(