工程项目管理课件G

第八章信息管理

第一节概述第二节工程项目报告系统第三节工程项目管理信息系统第四节工程项目文档管理第五节计算机在项目管理中的应用一般了解：工程项目报告系统结构、项目管理信息系统结构、项目文档管理、项目管理软件的主要功能。一般理解：重点掌握： to第一节概述一、项目中的信息流二、项目中的信息三、项目信息管理的任务四、现代信息科学带来的问题to一、项目中的信息流1．工作流。2．物流。3．资金流。4．信息流。这四种流动过程之间相互联系，相互依赖又相互影响，共同构成了项目实施和管理的总过程。在这四种流动过程中，信息流将项目的工作流、物流、资金流，将各个管理职能、项目组织，将项目与环境结合在一起。它不仅反映，而且控制，指挥着其他三种流。项目中的信息流包括两个最主要的信息交换过程：1．项目与外界的信息交换。项目作为一个开放系统，它与外界有大量的信息交换。2．项目内部的信息交换，即项目实施过程中项目组织者因进行沟通而产生的大量的信息。return二、项目中的信息(一)信息的种类：1，项目基本状况的信息。2．现场实际工程信息，3．各种指令、决策方面的信息。4．其它信息。(二)信息的基本要求：1．专业对口。2．反映实际情况。3．及时提供。4．简单，便于理解。(三)信息的基本特征

1．信息载体通常有：(l)纸张，如各种图纸、各种说明书、合同、信件、表格等；(2)磁盘、磁带，以及其他电子文件；(3)照片，微型胶片，X光片；(4)其它，如录相带、电视唱片、光盘等；return(三)信息的基本特征

2．选用信息载体，受如下几方面因素的影响：(l)不同的载体有不同的介质技术和信息存取技术要求。(2)项目信息系统运行成本的限制。(3)信息系统运行速度要求。(4)特殊要求。(5)信息处理和传递技术和费用的限制。3．信息的使用有如下说明：(l)有效期(2)使用的目的(3)信息的权限4．信息的存档方式。return三、项目信息管理的任务1．组织项目基本情况的信息，并系统化，编制项目手册。2．项目报告及各种资料的规定。3．按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程建立项目管理信息系统流程，在实际工作中保证这个系统正常运行，并控制信息流。4．文档管理工作。return四、现代信息科学带来的问题现代信息技术，特别是计算机联网、电子信箱、Intenet网的使用，造成了信息高度网络化的流通。这不仅表现在项目内部，而且还表现在项目和企业及企业各职能部门之间。例如：企业财务部门直接可以通过计算机查阅项目的成本和支出，查阅项目采购订货单；子项目负责人可直接查阅库存材料状况；子项目或工作包负责人也许还可以查阅业主已经作出的但尚未推行(详细安排)的信息，则形成了如图18-l所示的信息流通。（一）现代信息技术对现代项目管的促进作用1．现代信息技术加决了项目管理系统中的信息反馈速度和系统的反应速度，人们能够及时查询工程的进展情况的信息，进而能及时地发现问题，及时作出决策。2．信息的可靠性、项目的透明度增加，人们能够了解企业和项目的全貌。3．总目标容易贯彻，项目经理和上层领导容易发现问题。4.信息的可靠性增加。5．比较传统的信息处理和传输方法，现代信息技术有更大的信息容量。6．使项目风险管理的能力和水平大为提高。7．现代信息技术使人们更科学，更方便地进行如下类型的项目的管理。return1、需要有效的管理系统和管理的规范化；2、无法获得的软信息；3、较少的人性化。(二)可能带来的问题第二节工程项目报告系统一、工程项目中报告的种类二、报告的作用三、报告的要求四、报告系统to一、工程项目中报告的种类按时间可分为日报、周报、月报、年报；针对项目结构的报告，如工作包、单位工程单项工程、整个项目报告；专门的内容的报告，如质量报告、成本报告、工期报告；特殊情况的报告，如风险分析报告、总结报告、特别事件报告等；状态报告，比较报告等。return二、报告的作用1．作为决策的依据。2．用来评价项目，评价过去的工作以及阶段成果。3．总结经验，分析项目中的问题。4．通过报告去激励各参加者，让大家了解项目成就。5．提出问题，解决问题，安排后期的计划。6．预测将来情况，提供预警信息。7．作为证据和工程资料。return三、报告的要求1．与目标一致。2．符合特定的要求。3．规范化、系统化。4．处理简单化，内容清楚，各种人都能理解，避免造成理解和传输过程中的错误。5．报告的侧重点要求。return工程项目管理第四十五讲

四、报告系统在项目初期，在建立项目管理系统中必须包括项目的报告系统。这要解决两个问题：1．罗列项目过程中应有的各种报告，并系统化；2，确定各种报告的形式、结构、内容、数据、采颓和处理方式，并标准化。报告的设计事先应给各层次的人们列表提问：需要什么信息?应从何处来?怎样传递?怎样标识它的内容?最终，建立报告目录表。报告名称报告时间提供者ABCD接收者四、报告系统报告系统最基础的是原始资料，它来源于工程活动，包括工程活动的完成程度、工期、质量、人力、材料消耗、费用等情况的记录，以及试验验收检查记录。它应一次性收集，以保证相同的信息，相同的来源。上层的报告应由上述职能总结归纳，按照项目结构和组织结构层层归纳、浓缩，作出分析和比较，形成金字塔形的报告系统(见图18-2)。

这些报告是由下而上内容不断浓缩的(见图18-3)。return图18-2

return图18-3

return四、报告系统项目月报是最重要的项目总体情况报告，它的形式可以按要求设计，但内容比较固定。通常包括：1．概况2．项目进度详细说明3．预计工期计划4．按部分工程罗列出各个负责的施工单位5.项目组织状况说明return第三节挖项目谊管理信息主系统一、概述二、项目管理防信息系统蒜的建立过煎程三、项目管南理信息季系统总树体描述to一、概概述项目管就理中，盲信息、喜信息流滚通和信鬼息处理优各方面文的总和鸡称为项闷目管理量信息系锣统。管理信息有系统是将构各种管理末职能和管笑理组织沟泛通起来并愤协调一致号的神经系尤统。建立正管理信息絮系统，并析使它顺利女地运行，般是项目管懒理者的责角任，也是盖他完成项量目管理任胆务的前提间。项目经疗理作为匆一个信铃息中心仁，他不亦仅与每腊个参加鸦者有信苗息交流尽，而且剩他自己夏也有复搬杂的信稳息处理取过程。说不正常照的项目清管理信咱息系统灰常常会艰使项目民管理者杏得不到勺有用的贪信息，透同时又哈被大量修无效信率息所纠抢缠，而粥损失大搂量的时躁间和精略力，也撑容易使杆工作出挂现错误冠，损失间时间和安费用。项目管理生信息系统瓶有一般信关息系统所些具有的特押性。它的蒜总体模式复如图18-膨4所示。retu茎rnret按urn二、项目策管理信息禽系统的建圈立过程项目管狱理信息灿系统的妄建立要感确定如闹下几个亭基本问源题：1．信租息的需槽要2．信态息的收坏集和加版工3．编制善索引和存盘贮。4．信区息的使泰用和传败递渠道幻玉。retu此rn三、项目识管理信息该系统总体葬描述1．项目参乐加者之托间的信及息流通2．项目管食理职能慈之间的三信息流侮通3．项蜜目实施驴过程的鸭信息流泉通ret偷urn1.项关目参加猾者之间汽的信息驰流通例如，剖在项目若实施过镜程中，咳业主需火要如下意信息：(l)嫌项目实捷施情况无月报，巧包括工挥程质量乔、成本追、进度类总报告著；(2)俩项目成起本和支康出报表娃，一般复按分部丢工程和努承包商痒作成本益和支出醋报表；(3)供姻审批用的姿各种设计材方案、计版划、施工祸方案、施小工图纸、暴建筑模型霉等；(4)决避策前所需钥要的专门鼻信息、建述议等；(5)各壶种法律、寺规定、规届范，其它液与项目实铃施有关的件资料等。业主提出临：(l)朴各种指锅令，如侨变更工择程、修旁改设计旷、变更精施工顺浸序、选双择分包虎商等；(2)悟审批各有种计划怨、设计怕方案、柄施工方娃案等；(3)向零董事会提贡交工程项赛目实施情缝况报告。东南大抖学远程侍教育工程项厦目管理第四十顿六讲主讲教裤师：成虎项目经理谊通常需要石：(l)各股项目管理伴职能人员异的工作情拐况报表、汇报、肆报告、妹工程问抄题请示亭；(2)匪业主的口各种口地头和书字面的指高令，各套种批准伶文件；(3)辫项目环衡境的各便种信息附；(4)震工程各昆承包商驻，监理齐人员的麦各种工斥程情况伟报告、历汇报、象工程问兰题的请侨示。项目经理筒通常作出混：(l)向木业主提交盗各种工程丑报表、报漫告；(2)向轧业主提出段决策用的帅信息和建反议；(3)缠向社会桐其它方睛面提交溉工程文泪件。这徐些通常念是按法射律必须葱提供的嘴，或为国审批用兼的；(4)向隙项目管理纹职能人员地和专业承赚包商下达钟各种指令课，答复各输种请示，菠落实项目录计划，协奸调各方面冤工作等。ret扫urn2.项目泰管理职能屡之间的信承息流通项目管恋理系统酷由许多束子系统馋构成，养如计划遍子系统自、合同睡子系统祖、成本卷子系统仆，质量表和技术睛子系统露等。它失们共同歼构成项作目管理姥系统。例如在前尚面图1l斜-4所示仪的管理工届作流程中欠，可以认枝为它不仅上是一个工急作流程，旨而且反映艰了一个管捞理信息的凳流程，反献映了各个浴管理职能搁之间的信只息关系。按照管思理职能决划分，鲜可以建呈立各个滩项目管羡理信息弯子系统狮。例如壳成本管霜理信息划系统，楚合同管兰理信息硬系统，狐质量管批理信息滤系统，关材料管待理信息旷系统等鹿。它是涌为专门疯的职能肤工作服金务的，晒用来解抬决专门滑信息的婆流通问怪题。成本计划逼可由图1谈8-5表邀示。合同分析腊的信息流煮程可由图秤18-6冶表示。ret点urnret搅urnret纷urn第四节罩工丑程项目文苗档管理一、文档管株理的任诵务和基饶本要求二、项目文件举资料的特只点三、文档系统樱的建立to一、文紧档管理蒙的任务拦和基本公要求文档管理检指的是对够作为信息阔载体的资忍料进行有闪序地收集蛋、加工、腰分解、编薪目、存档栽，并为项狡目各参加收者提供专鄙用的和常隶用的信息描的过程。云文档系统辩是管理信饰息系统的怒基础，是们管理信息公系统有效黄率运行的躁前提条件师。文档系戚统有如哥下要求冰：1.系查统性，即神包括项目队相关的，螺应进入信称息系统运称行的所有悠资料。事垮先要罗列划各种资料胜并进行系柳统化。2.各祝个文档要某有单一标赖志，能够慎互相区别弯，通常通钥过编码区尖别。3.文甘档管理责尼任的；落仰实，即有嫌专门人员泳或部门负缎责资料工匠作。对具体线的项目佛资料要宇确定具如体的问塑题(见图18馆-7)。4．内容黎正确、实瓦用，在文蜓档处理过馆程中不失旅真。retu悄rn图18翼-7retu堪rn二、项嗓目文件刑资料的冷特点资料是数袄据或信息采的载体。预在项目实抱施过程中幕资料上的搅数据有两全种(见图抹18-8勺)：1．内斯容性数珠据2．说明铜性数据三、文档召系统的建歼立(一)资断料特征标智识(编码眨)1．有惰效范围2．资珠料种类3．内欣容和对绑象4．日沈期／序标号这里必须醒对每部分急的编码进结行设计和医定义。例愈如某工程略用l1常个数码作误资料代码鹿，见图产l8-9蚕。(二)帽索引系良统为了资料挡使用的方好便，必须其建立资料晒的索引系剂统，它类炊似于图书泳馆的书刊芽索引。项目相关怀资料的索典引一般可苏采用表格禽形式。在区项目实施滴前，它就酱应被专门饱设计。表距中的栏目龄应能反映跪资料的各男种特征信丹息。不同伍类别的资剃料可以采仆用不同的司索引表，杨如果需要丽查询或调验用某种资誉料，即可园按图索骤虏。例如信件父索引可以小包括如下兰栏目：信膛件编码，陵来(回)侨信人，来负(回)信亚日期，主亩要内容，论文档号，伍备注等。这里要考趴虑到来信歉和回信之列间的对应幻玉关系，收气到来信或归回信后即珍可在索引雷表上登记剪，并将信巨件存入对狭应的文档语中。索引和片文档的域对应关奖系可见促图18螺-10按。retu武rnretu沫rn第五节渗项目管理端中的软信吼息一、软信息的辛概念二、软信息的歇作用三、软信息唐的特点四、软信息的脱获取五、现在要解龟决的问题ret苗urn一、软六信息的糊概念有许多信毒息是很难贝用信息形储式表达和楚通过正规挠的信息渠道桐沟通的。移这主要是吉反映项目姓参加者的忙心理行为谱，项目句组织状缸况的信赶息。例核如：参加者逢的期望辣和管理喂者的工兰作作风叉、对项们目工作笋的兴趣萄；各工作膜人员的斜积极性屠；项目的额软环境准状况；项目的组棋织程度及胖组织效率千；项目组织横与环境，熄项目小组袭与其它参父加者，项舱目小组内读部的关系耗；业主或上蛇层领导对友项目的态所度、信心皮和重视程出度项目小禁组精神宪；组织士约束程通度；项目实施围的秩序程孩度等。它们无遗法或很顺难定量狸化，甚纱至很难竟用具体庆的语言啄表达。ret款urn二、软紫信息的田作用软信息潮在管理冤决策和著控制中摧起着很劣大的作槽用。它能更昏快、更胞直接她李反映深届层次的梅，带根趋本性的问题台。它也有脱表达能力桨，对项目搅组织、项是目参加者我行为状况拣的反映，绝能够预见宁项目的危逢机，可以陶说它对项辞目未来的建影响比硬莲信息更大份。它能够直蚀接揭示问爷题的实质洒，根本原楼因。而通傍常的硬信捷息只能说在明现象。在项目管木理的决策汗支持系统极和专家系究统中，必宝须考虑软建信息的作忍用和影响斧，通过项摊目的整体窜信息体系志来研究、冤评价项目翼问题，作急出决策，窗否则这些田系统是不然科学的，螺也是不适习用的。软信息还妻可以更好素地帮助项渠目管理者灵研究和把被握项目组真织，造成帜对项目组挡织的激励轿。在趋向福分析中应父考虑硬信电息和软信格息，描述应必须与目挡标系统一驾致，符合肤特定的要嫂求。retu纳rn三、软炊信息的吩特点1．软早信息尚坑不能在抚报告中阁反映或绑完全正落确的反嫩映，缺印少表达鱼方式和醋正常的朽沟通渠毕道。2．由于被它无法准增确地描述置和传递，涂所以它的陕状况只能羡由各自领预会，仁者柿见仁，智园者见智，广不确定性诉很大，这痕便会导致私决策的不勇确定性。3．由于宰很难表达必，不能传衡递，很难捐进入信息拖系统沟通坏，则软信锣息的使用窄是局部的挨。真正有弱决策权的看上层管理宝者(如业能主、投资单者)由于柿不具备条浸件(不参筑与实际操半作)，所病以无法获袭得和使用倒软信息，逮因而容易尊造成决策押失误。4．软信悔息目前主惑要通过非牲正式沟通耗来影响人缠们的行为徐。例如人中们对项目就经理的专辆制作风的催意见和不狡满，互相潮诉说，以难软抵抗对柴待项目经役理的指令遇、安排。5．软信他息必须通拖过人们的索模糊判断挺，通过人劫们的思考塞来作信息与处理，常辽规的信息狠处理方式纵是不适用摘的。retu跪rn工程项元目管理第四十惑七讲四、软信辞息的获取目前由抛于在正棚规的报孟告中比漫较少地兵涉及软庸信息，它又不能浊通过正常子的信息流估通过程取福得，而且即使获洒得也很获难说是迷准确的授，全面小的。它覆的获取挠方式通序常有：1．观己察。通袜过观察乏现场以月及人们额的举止丑、行为窑、态度判，分析杆他们的伏动机，任分析组扒织状况颜；2．正规幸的询问，变征求意见杏；3．闲谈沿、非正式拨沟通；4．要求全下层提交魂的报告中崭必须包括少软信息内泪容并定义济说明范围副。这样上屈层管理者饱能获得软廊信息，同貌时让各级猎管理人员谁有软信息扬的概念并倦重视它。ret般urn五、尚待签解决的问扰题项目管理察中的软信变息对决策邀有很大的适影响。但蹈目前人们恩对它的研晕究尚远远竿不够，有垒许多问题品尚未解决暮。例如：1.项跪目管理中鬼，软信息蚊的范围和布结构，即奸有哪些软螺信息因素疮，它们之繁间有什么昨联系，进聪一步可以洒将它们结抬构化，建馅立项目软慈信息系统的结构。2．软信晌息如何表骑达、评价橡和沟通。3．软仙信息的滋影响和柔作用机叔理。4．如何陈使用软信尾息，特别毅在决策支票持系统和桌专家系统销中软信息究的处理方崖法和规则尖，以及如赖何对软信晒息量化，侵如何将软痕信息由非故正式沟通晶转变为正渣式沟通等蛮。retu本rn一、钉概述（一）计算机在谎项目管理饰中的作用（二）工程项目战管理软件炉的发展状纵况（三）目前项目斜管理软件毅的主要特辽点（四）我国工程毙项目管理假中计算机览应用的差升距to第五节渴计茧算机在幻玉项目管桌理中的协应用（一）情计算机狠在项目佣管理中柔的作用1．可以纷大量地储蚀存信息，厉大量地快师速地处理料和传输信鸣息，使项奔目管理信阿息系统能工够高速地抗有效地运仓行。2．能旅够进行陈复杂的尽计算工杯作，例叠如网络刻分析，致资源和兰成本的网优化，模线性规乱划等。3．通过泰计算机能塞使一些现裕代化的管炉理手段和铁方法在项疯目中有效竿地使用，蛇如系统控哥制方法，痒预测决策选方法，模忆拟技术等涨。4．使项达目管理高摊效率、高杏精确度，偿低费用，乳减少管理稼人员数目苍，使管理职人员有更松多的时间乘从事更有怎价值、更须重要的、说计算机不环能取代的楚工作。5．计算宗机网络技杂术的应用援，使人们勒能够同时窄对多项目铁进行计划准、优化和歪控制，对猜远程项目戒进行及时踏控制。ret来urn（二）工假程项目管组理软件的搞发展状况在过去的慈40多年土中，工程价项目管理神软件的研嗓究、开发蒙和应用经估过一些起砖伏，在最袋近30年告才得到长脂足的发展渠。最能说想明这个问私题的是3古0年以来舍提交历次劳项目管理弦国际学术腊会议中关厨于项目管优理软件的女论文的数模量变化情旧况(见图出19-l纲)。retu委rn（三）目哑前项目管脊理软件的势主要特点1．完全容市场化2．通序用性和脑实用性3．软件拜价格逐渐籍降低，功归能不断增躺加。4．不断裕推陈出新蛮。不仅新借产品不断刚出现，而摄且老产品也奋不断更反新版本缴，且更柏新周期号逐渐缩耀短。同时厂家降对老用户尘采取优惠倾政策，收影取较少的更新费用染，以扩大舌和巩固市谣场。5．软挂件研究慌、开发遭和应用溜信息的钓沟通。retu迫rn（四）我喷国工程项块目管理中粮计算机应第用的差距1．管捡理工作磁尚未标培准化。2．工德作过程避中的随域意性，狭非程序蔽化工作幻玉和干扰，使僻计划中先汗进的计划巡寿方法、控漂制方法和程民序难以使援用，难以塞显示出它棵们的效果。3．基六础管理易工作问赤题。4．人胁的素质猛问题。retu颤rn二、逮项目管理驴中应用软棵件的主要乔功能（一）以网络技瞎术为核心糖的项目管醒理软件包（二）特殊功妹能的软愁件（三）工作岗套位软件（四）计算机荣辅助项可目管理兆教学软摩件（五）计算机雹联网软推件（六）计算机应迹用的一些轧新的趋向retu缺rn（一）露以网络守技术为窑核心的被项目管挑理软件丧包网络技顷术软件导包是工土程项目纱管理中锋开发和叫应用最网早的软饮件，是选对项目渠进行计唤划和控兼制最重握要的软糖件。它剪目前在蓝技术上闸已相当尽成熟，旦应用也杂十分广叶泛。直趟到12惭届国际胞项目管汉理学术旱会议上纷90％猛以上的前专家肯压定了网胃络技术管在P早C机上棋的使用涉仍具有警新的意惕义。许忠多软件浆包，被钉称为“未项目管庆理软件听包”，担尽管功修能有些复增加，眠但实质缝上都属久于这一姥类，例滋如P3、A由RTMI丈S、P嗽roje辅ct20广00、P炭LUSE顿INS，箩OPE侄NPL聋ALN，握ASS正URE，我国的梦龙软熄件等。这一迈类软件包讨的主要功嫩能有：1、项目室的定义2、工姑期计划符和控制3、成本域计划和控开制4、资源塞计划与控界制5、输出剂功能6、其驼它功能retu蚊rn（二）枝特殊功亏能的软诞件1、合台同管理乓软件合同管理摄软件采用语系统方法滚将项目管富理的一些痰事务性工潜作串起来粗，具有较锐强的事务种管理功能咸，如EX边P。2、风热险分析宗，例如信蒙特卡骗洛模拟谷分析，性决策树飞的绘制防、分析纯和计算阁，风险耳状况图射的绘制梳。3、文档朋管理。4、项目冈后勤管理孝。5、成药本结算够、预算觉和成本短控制软弯件。6、工程姻师应用软涌件。7、其它砍专用软件闷，如库存哲管理软件劳、合同管育理软件、纹质量管理胶软件、索造赔管理软词件等。这些软件写又可分为赞如下三大绿类：1．M碰IS(管井理信息系舱统)软件彻，解决在轻项目实施须中专项管奥理职能的卷信息传递机、处理问株题。包括少整个项目煤的MI艘S系统和锈各种子系煤统，如合美同MI恋S系统，洞成本M敏IS系统额，资源薪MIS系士统，质量声MIS轻系统等。2．决策伐支持系统决策支持另系统的作盆用是辅助斤决策，通颗过人机对豆话给决策凶者以各种戚提示、选夏择、对比凤、分析。流常见的决闯策支持系肤统的总体带模型可见图l9鹿—2。3．专爆家系统它主要包嫂括工程项谅目决策专占家系统，递项目评价系和诊断专伟家系统，欠项目实施挖控制专家由系统和教耻学专家系菊统等。retu椅rnret牺urn（三）兰工作岗悲位软件1．文疮本处理琴软件。2．表处躺理软件。3．制图签软件。4.遗数尘据库软赌件，数饥据库软怠件有两爬种：(l)件象d匹BAS俩E这样欺的数据穴库语言繁。(2)专茫用的数据形库。5．集约唐化的工作奴岗位软件驱，包括上势述各种功荡能。retu叛rn（四）眯计算机陕辅助项慈目管理刮教学软盏件1．项目骆管理软件戚包使用的里教学软件置。一