管理沟通：写作

Part8WRITING

写作第一页，共二十三页。内容结构：◆写作要则◆写作过程◆商务信函◆其它文稿的写作第二页，共二十三页。☆写作是一种重要的沟通方式

☆写作是一种特殊的沟通方式

☆写作是一个不断发展的概念

第三页，共二十三页。一、写作要则

4C：

正确(Correct)

清晰(Clear)

完整(Complete)

简洁(Concise)

第四页，共二十三页。二、写作过程

1．Gatherinformation收集资料

files,articles,books,financialstatements,interviewingbytelephone,worldwideweb,CD-ROMs,intranetdatabases,brainstorming,freewriting,etc.

2．Organizeyourthoughts组织观点

(1)Batching分组(2)Concluding筛选

(3)Headlining归纳标题(4)Strategicordering有策略地编排

3．Focusthemessage提炼材料

·Imaginethereaderskimming设想读者只是浏览

·“Nutshell”yourideas概括你的观点

·“Teach”yourideas灌输你的观点

·

Usethe“elevator”technique使用“电梯间谈话”技巧

·

Usethe“priceperword”technique使用“惜字如金”技巧第五页，共二十三页。4．Draftthedocument起草文章

·Composeinanyorder不要在乎写作顺序

·Avoidediting不要边写边改

·Gettypedcopy

使用打印件

·Scheduleatimegap安排时间间隔

5．Editthedocument修改文稿

·Editforstrategy

从策略上进行修改

·Editformacroissues从宏观上进行修改

·Editformicroissues从微观上进行修改

·Editforcorrectness就正确性进行修改写作过程第六页，共二十三页。三、商务信函

（一）商务文书

（二）信函是商务沟通的重要工具

1．信函是商务文书的最主要形式

2．商务信函关系到形象问题

3．信函是商务沟通的重要工具

第七页，共二十三页。（三）商业信件

1．书信的风格

2．信件的布局

3．写信的一些技巧：

(1)写信当如面读

(2)开头的技巧

(3)如何结尾

(4)书写字体

(5)信函礼貌

(6)信封书写

（四）商业函件商务信函第八页，共二十三页。××公司××部经理先生：

这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。

希今后加强往来，并请给予大力支持！

特此书面表达感谢之意！

此致

致礼

×××敬上

××年×月×日图8.1致谢函实例

第九页，共二十三页。×××公司××经理先生：

敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。

今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。

××公司经理××

×年×月×日

图8.2查询函实例

第十页，共二十三页。××公司：

经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。

×××公司(盖单)

×年×月×日

图8.3结帐清单实例

第十一页，共二十三页。×××总公司：

敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。

五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。

因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。

×××公司

×年×月×日

图8.4通知提价函实例

第十二页，共二十三页。××先生：

您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。

我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。

××公司经理

×年×月×日

图8.5求职答复函实例

第十三页，共二十三页。表8.1书信撰写者清单

A．写信前

1．信的主题是什么?

2．你为什么写这封信?

3．信的读者是谁?·主要读者·其他读者

4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?

·现有知识·需要知道的知识

B．信写完后

你撰写的信（回答“是”“否”）

·清楚·按逻辑顺序编排

·语法正确·没有行话和俚语

·语言简洁明了·惹入喜爱、有礼貌、有益

·准确·完整

·迅捷第十四页，共二十三页。四、其他文稿的写作

（一）报告

表8.2报告的部分类型

特别报告初始报告例行报告

调研报告中期报告操作报告

计划报告评估报告设计报告

可行性报告检验报告审查报告

建设报告工作报告进展报告

正式报告目击报告非正式报告

第十五页，共二十三页。报告的基本结构：

▲标题

▲概要

▲目录

▲主体部分(正文)

▲结论和建议

第十六页，共二十三页。如何起草公司年度工作报告

常见年度报告的一般性框架：第一部分：过去一年的工作回顾。第二部分：提出下年度工作总体思路。第三部分：确定本年度的工作目标和工作任务。第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。第五部分：简要总结，发出号召。第十七页，共二十三页。表8．3报告撰写者清单

1．报告的主题、标题是什么?

2．看报告的读者是什么人?

·主要读者·其他读者

3．撰写这份报告的原因是什么?（回答“是”“否”）

·获取读者的支持·报告调查的结果

·影响或说服读者·对读者提出的问题进行答复

·对读者以外的人提出的问题进行答复

·解释说明问题·报告进展情况

·记录事实、信息或观点·在某一点上树立权威或声望

·推销·宣传公司组织内外的努力和结果

·通知一大群体·为正在进行的工作提供证据

·引入或推动关于主题的讨论·指示命令

第十八页，共二十三页。（二）营销决策方案的写作

结构格式：

1.标题

2.正文：①引言②主体文③结尾

注意：

1．在调查研究的基础上，把握全面、准确的信息，充分占有资料；

2．目标要明确、具体、可行；

3．占有大量资料；

4．论证分析，得出利弊得失，避免急功近利的短期行为；

5．充分发挥集体的智慧，发扬民主，鼓励发表不同意见，提倡大胆的探索精神。

第十九页，共二十三页。（三）企业管理制度的写作

结构：

1.标题

2.正文

·宗旨·主体范围

·管理机构·主体的权利和义务

·主体行为后果·制度实施时间

3.时间

第二十页，共二十三页。例一份公务便函

便函。致：人力资源部

自：总裁

主题：饮水机时间：25／5／××

现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。

但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。

第二十一页，共二十三页。人力资源部给总裁的一份报告：

12／6／××

关于饮水机的报告

十分有意思，办公室内的饮水问题引起了这么大的关注。给大家配备饮水机，似乎是一个很好的方案，既能节省员工时间，又能提供清洁卫生的饮用水。但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。

在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题，但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很容易造成矛盾。

因此，我们认为应该加强原有开水供应，个别办公室如有此要求，可让它们自行解决。

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