立卷归档制度

立卷归档制度按本单位的档案管理条例，凡属立卷归档范围的文件材料，一律归档。实行部门立卷归档制度，原则上谁办谁归，随办随归，归档完毕定期向综合档案室移交，当面清点，确保移交手续完整。综合档案室对本单位各部门的立卷归档工作进行指导，协助检查。一、全宗卷主要内容：1．档案综合管理方面的材料：全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；档案工作机构设置和调整文件；档案工作人员任免文件；档案工作大事记；档案工作规章制度。2．档案收集方面的材料：档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；档案移交目录；接收档案记录；征集档案记录；档案的来源和价值说明等。3．档案整理方面的材料：档案分类方案、案卷目录说明（案卷序言或者归档文件说明：概况、现有机构及归档情况、几件大事等）、整理工作小结等。4．档案鉴定方面的材料：成立和调整鉴定小组成员的文件、文件材料归档范围和档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。5．档案保管方面的材料：库房安全记录、档案安全检查记录或报告、档案库房温湿度记录。6．档案统计方面的材料：全宗内档案基本情况统计；档案分类统计；档案收进、移出登记；档案利用统计等。7．档案利用方面的材料：档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿，档案编研材料如年鉴、专题介绍、基础数字汇集、各类文件汇编等。8.档案管理新技术的应用方面材料：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理等情况的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）、档案数字化方案、档案数字化成果说明、档案信息管理软件系统盘。整理要求：全宗卷文件材料按内容分为八类，每一类按形成时间顺序逐件编号，并编制目录，每一件文件加封面。一类文件过多时分盒装，件号延续。总之，凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料应均入全宗卷。二、文书档案归档范围：按照《文件材料基本归档范围和保管期限表》中所规定的文件材料，以及本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种文件材料。归档时间：一般各类文件在次年3月份底前收集完毕，次年6月底前完成归档工作。归档要求：按DA/T22-2015《归档文件整理规则》的要求整理，具体有：1．归档的文件材料要齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2．凡文件尺寸大于A4纸规格的，可进行折叠，但注意减少折叠次数，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；小于16开纸规格的要托裱。根据文件材料基本归档范围和保管期限表的规定，准确地划定档案材料的保管期限。归档文件整理遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照档案行政管理部门规定的要求对归档文件按件装，各种编号规范标准，题名准确，打印书写清晰工整。三、科技档案归档范围：按照《文件材料基本归档范围和保管期限表》中所规定的基建材料、设备材料等。归档要求：按GB/T11822-2008《科技档案案卷构成的一般要求》整理。基建档案每一项基建工程分成前期准备、设计、施工、竣工、使用维护等五个阶段文件进行立卷归档。归档时间：项目完工3个月内移交全部档案资料，最迟不能超过6个月。跨年度的大项目，可分阶段归档。归档要求：1．凡是归档的基建文件材料都必须完整、准确、系统，按工程项目分别组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按297ｍｍ×210ｍｍ的规格折叠成统一的幅面。2．归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。设备档案归档范围：本单位外购贵重设备（环境监测设备、汽车等），购置文件（申请报告、批复、合同、协议）；随机文件：（使用说明书、维修手册、装箱单、合格证）；使用维修文件（安装调试记录、检验记录、保养、维修记录）等。归档时间：即时归档（维修、年审后归档）。归档要求：为了保证归档质量和文件材料的安全完整，档案员应参加设备、仪器的开箱验收工作，清点随设备、仪器的文件材料。会计档案归档范围：按照《会计档案管理办法》的规定，结合本单位财务工作中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、其他会计核算材料（银行对账单、会计档案移交、保管、销毁清册等）情况进行归档。归档时间：当年会计档案，在会计机构保管一年后，期满后由会计部门编造清册，移交综合档案室。归档要求：按《会计档案管理办法》（国家财政局第79号令）及DA/T39-2008《会计档案案卷格式》要求整理。每年形成的会计档案完整齐全，应由会计机构按照会计档案立卷要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管、移交清册（移交清册应列明会计档案名称、档号、册数、起止年度、保管期限等内容），保管一年。期满后，由会计机构将会计档案和移交清册，移交综合档案室统一保管。业务档案归档范围：见《文件材料基本归档范围和保管期限表》及《xxxx档案分类方案及编制说明》。凡是本单位在公务活动中所规定的业务文件材料，以及本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种业务文件材料。归档时间：一般在次年的6月底前完成归档工作并编造清册，移交综合档案室。归档要求：按各行业、各专业系统规定的要求整理；其中行政执法档案无系统规定的，行政执法档案（行政审批、行政处罚、行政强制等）根据《浙江省人民政府法制办公室关于印发浙江省行政执法案卷评查办法（试行）》（浙府法发〔2015〕17号）、《xx行政许可案卷质量基本标准》（舟府法〔2006〕20号）、《行政处罚案件档案整理规则》（浙江省地方标准DB33/T498-2004）、《文书档案案卷格式》（GB9705-2008）相关文件执行。专题档案归档范围：一般是指本单位在组织、承办重大活动过程中直接形成的有保存价值的文件、声像、实物等不同形式的，能够比较完整地揭示和反映反映某一专题的历史记录。归档时间：一般是在活动结束之日起4个月内向同级国家档案馆移交；因特殊情况需要延期移交档案的，须经同级档案行政管理部门同意。归档要求：重大活动形成的全部档案独立构成全宗，应在同级档案行政管理部门的指导下开展，收集范围由同级档案行政管理部门确定。组织承办单位在制定重大实施计划时应当同时制订重大活动档案收集方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。特种载体档案特种载体档案包括照片档案、光盘、实物档案等。其中纸质照片档案按GB/T11821-2002《照片档案管理规范》要求整理；归档电子文件、归档数码照片、录音、录像应刻录成光盘，按GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》要求整理；（一）声像档案归档范围：凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值录音、录像等，应当作为声像档案归档保存。归档时间：一般在形成后1个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。归档要求：1．归档材料必须是原版、原件、图像清晰、准确、系统，重点突出，具有代表性，并附有文字说明。录音、录像：归档时要注明摄制时间、主要内容、起止时间等，同时，要求画面清晰、主要被援物的构图合理、突出。2．明确声像档案形成部门和整理人员：实行“谁主办，谁负责”收集整理的原则。（二）照片档案归档范围：凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体参照国家标准GB/T11821—2002《照片档案管理规范》收集。具体有：记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。本单位组织或参加的重要外事活动的照片。记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。其他具有保存价值的照片。归档时间：对具有归档价值的照片，摄影者或承办部门按规范要求进行收集、整理，连同照片的文字材料自形成之日起1个月内向综合档案室移交，并办理移交手续。归档要求：对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向综合档案室移交，实行集中统一管理，任何单位或个人不得据为己有。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。形成者（或部门）在照片形成后应及时向本单位综合档案室移交，形成者（或部门）要做好数码照片的挑选、文字说明、初步整理等。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。（符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理，保证纸质文件和电子文件协调统一）光盘档案归档范围：凡是本单位在公务活动中产生的具有归档价值的电子文件、数码照片、录音、录像应刻录成光盘，作为光盘档案进行归档保存。归档时间：一般在活动或者项目结束后3个月内归档。归档要求：按GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》及DA/T52—2014《档案数字化光盘标识规范》要求