会议及活动管理办法

会议及活动管理方法为规范我院各种会议及各项活动的管理，协调会议及活动的时间、场地和人员支配，提高会议及活动的工作效率，本着规范管理、统一协调、合理配置的原则，特制定本方法。一、会议及活动的分类本方法中提到的会议，是指学院或各系各部门在院内召开的各种会议，包括例会、定期会议和一般性会议等。本方法中提到的活动，是指学院或各系各部门在院内举办的各种活动，包括集会、晚会、竞赛、讲座、辅导、培训、宣扬、庆典、颁奖活动等。二、会议及活动的申报和备案会议及活动的实行，实行上报制度，上报分申报和备案两种。（一）会议及活动的申报。会议及活动的申报，是指会议及活动的承办方在会议或活动举办前向学院办公室进行申报的制度，即会议及活动的承办方至少在会议或活动举办的上一周，将拟举办会议或活动的方案和主要议程等信息向学院办公室进行申报，填写申报表（见附表1）。要求申报的会议及活动主要包括以下几类：1.各单位单独实行的会议及活动；2.涉及学院两个以上单位参与的会议及活动；3.全院性的会议及活动；4.由某个单位承办的涉及学院以外单位参与、并在学院内实行的大型会议及活动。在会议或活动实行的前一周提出申请，报主管院领导审批（重要会议、活动需经院长办公会议批准），并由学院办公室签发申报回执后，会议或活动才能举办。（二）会议及活动的备案。会议及活动的备案，是指会议及活动的承办方在会议或活动举办前向学院办公室进行备案的制度，即会议及活动的承办方至少在会议或活动举办的上一周，将拟举办会议或活动的方案和主要议程等信息报学院办公室备案，填写备案表（见附表2）。各单位单独实行的只有本单位人员参与的会议及活动，也须于会议及活动举办的上一周向学院办公室上报备案。三、时间支配为充分利用星期四下午的时间，除特殊状况外，每星期四下午分两个时间段支配：1．14∶30——16∶00为第一个时间段，以举办全院性或多个单位参与的会议及活动为主；2．16∶00——17∶50为其次个时间段，留作各单位支配会议及活动为主。其余时间依据申请和备案时间先后来支配。如有冲突，以学院举办的会议或活动优先，其他会议或活动以申报和备案时间先后来支配。四、场地支配会议及活动的室内场地主要有：学院会议室、学生活动中心、图书馆报告厅、多媒体课室等。（一）学院会议室所担当的主要会议及活动为学院内部的小型会议及部分接待活动。运用的审批权归学院办公室。学院会议室有B1-301会议室、B6-1号会议室和B6-106（2号）会议室。其中，B6-1号会议室须经院领导审批通过后才能运用。（二）学生活动中心所担当的主要会议及活动为：1.学院大型会议及活动；2.各单位单独承办的、涉及学院其他单位参与的大型会议及活动；3．各单位单独举办的、涉及学生数量众多（1000人左右）的大型会议及活动。学生活动中心的运用审批权归后勤处。（三）图书馆报告厅所担当的主要会议及活动为：1.学术讲座；2.学院举办的全院性大会；图书馆报告厅不承办各种辅导、培训、竞赛、晚会、庆典、颁奖等活动。图书馆报告厅的运用审批权归学院办公室。（四）多媒体课室可担当一般性会议及活动。多媒体课室的运用审批权归教务处。五、人员支配当会议及活动须要学院领导出席或参与的，需经学院领导同意，报学院办公室备案后统一支配。其他人员的支配由承办方自行确定。六、场地及人员支配将按先来后到的循序支配。优先考虑先申报和备案的会议及活动；如遇学院重大会议或活动，则优先考虑学院的会议及活动。七、会议及活动的要求1．仔细组织，提高会议及活动质量。经批准实行的各种会议及活动，特殊是跨校会议及活动，主办或承办单位要仔细组织，严格按要求限制人数，限制规模。严格按要求在指定的区域、地点、时间实行。绝不允许临时增加人数、扩大规模、变更场地、调整时间、变更主题。2．严格审查。主办或承办单位对会议及活动的主题、内容、形式、性质、目的、意图等进行严格审查，可开可不开的会议及活动原则不开。3．场馆申请。经批准在校内实行的会议及活动，由主办或承办单位或归口管理单位负责向学院相关部门申请会议场馆，在严格履行相关手续后才能组织实施。4．加强管理，提高工作效率。经批准实行的会议及活动，主办或承办单位要制定具体的方案，建立相应的机构，明确具体分工，实行统一指挥、统一协调和统一管理，确保各项会议及活动有序进行。八、如本方法与《华南理工高校广州汽车学院学术报告厅运用管理方法（修订）》有冲突，以本方法为准。九、本方法由学院办公室负责说明，从颁布之日起正式实施。附表1.华南理工高校广州汽车学院会议及活动申报表会议或活动名称会议或活动举办时间年月日时分至时分会议或活动规模1.Ⅰ级，1000人以上□2.Ⅱ级，300-1000人□3.Ⅲ级，100-300人□4.Ⅳ级，100人以下□运用场所1.B6会议室1#□2#□2.B1-301会议室□3.图书馆报告厅□4.学生活动中心□5.多媒体课室□6.其他□参与人员范围1.本系学生□2.本单位（系）教职工□3.全院学生□4.全院教职工□5.学院领导□，具体名单：6.学院外单位人员□7.其他□申报单位盖章申报单位领导签名仪器及场地负责人签名会议或活动审批看法图书馆报告厅审批张彩霞、任远联系电话36903012学生活动中心审批李伟联系电话36903180多媒体课室审批任振宇联系电话36903024电教中心联系地点B5-101联系电话36903085修理部联系地点体育场看台一楼联系电话36903185需运用何种仪器设备（注：图书馆报告厅和学生活动中心的设备运用需报电教中心审批，电池自备）是否须要开启空调（注：图书馆报告厅和学生活动中心的空调开启需报修理部）注：如在图书馆报告厅举办会议或活动时，须将本表原件交学院办公室，另交送本表复印件至电教中心、修理部和物业办公室各一份，物业办公室地址：A4负一楼（后勤结算中心大厅内），联系电话：36903183。附表2.华南理工高校广州汽车学院会议及活动备案表会议或活动名称会议或活动举办时间年月日时分至时分会议或活动规模1.Ⅰ级，1000人以上□2.Ⅱ级，300-1000人□3.Ⅲ级，100-300人□4.Ⅳ级，100人以下□运用场所1.B6会议室1#□2#□2.B1-301会议室□3.图书馆报告厅□4.学生活动中心□5.多媒体课室□6.其他