竣工文件编制与整理(金向军课件)

竣工文件编制与整理(金向军课件)第一页，共70页。一、工程文件的各阶段建设期间工作交工验收后工作第二页，共70页。（一）建设期间档案工作文件形成---规范性、原始性和真实性文件的收集和分类---完整性和系统性文件的保管---安全有序、便于利用文件的预整理----分卷合理、排架有序

第三页，共70页。（二）竣工文件编制阶段鉴定----原始性、真实性、完整性、准确性竣工图编制----符合规范要求整理----系统性、规范性保管----成套性、有序性第四页，共70页。二、关于鉴定工作从规范性、原始性、真实性、完整性来鉴别档案质量和归档与否。第五页，共70页。规范性一、制成材料１.原则要求A４幅面纸，激光打印２.擦除铅笔字迹；圆珠笔、复写件的，要求复印，将复印件附后归档３.因字迹褪变造成档案模糊或字迹难以辨认的，应予重做档案。重做件应符合要求４.表面整洁——污损、锈蚀、发霉、破损等情况的，应替换、补做第六页，共70页。规范性二、签署完整——签名、日期、意见、盖章三、内容填写符合要求四、文字、图纸、表格一致五、记载项完整无缺（空白部分要斜线划掉或加盖“以下空白”章）第七页，共70页。原始性和真实性原始性是文件与档案的本质特征----公路工程文件是建设与管理活动中直接、自然形成的第一手资料，它是孤本，具有不可再生性。与情报、图书有本质的区别。内容的原始性要借助于形式材料的原始性来确认，原件为集两种原始性于一身的代表确认原件看是否为自然形成的、并经签字盖章确认、符合实际情况的未经签字盖章的复印件、打印件不能认作原件。第八页，共70页。准确性设计与竣工一致图纸与文字一致图纸、文字内容与实际施工一致施工台帐记录与附件材料、与实际一致总体与分部一致使用的表式文件与分部分项工程内容准确无误第九页，共70页。完整性符合归档范围的要求管理性文件应闭合１.报告和批复闭合２.通知和反馈闭合前后对应——评定和质检、试验资料相对应一份完整有效的文件，必须是内容完整、附件齐全，签字盖章齐全有效的文件

第十页，共70页。如何确定完整性对照合同分析文件数量、内容是否符合要求对照归档范围分析完整性准确性对照工程施工、监理程序分析完整性准确性第十一页，共70页。三、关于工程文件的预整理包括管理性文件和质保材料的预整理整理内容包括:编制平时归卷目录；初步分类、分卷；卷内文件整理（卷内文件排列与编目）、案卷编目（卷内目录填写、备考表填写、案卷封面填写、案卷目录编制等）。要求掌握各个环节基本原则、思路、方法和标准。第十二页，共70页。（一）掌握监理文件和施工文件的构成监理单位和施工单位职能任务不同，形成的文件有所不同第十三页，共70页。1、监理单位形成(收集)的文件监理管理文件：监理规划、实施细则、会议纪录、月报、书面指令和文件、质量事故及处理文件、工程延期及费用索赔文件、交竣工证书及缺陷责任书、监理通知单、联系单及往来函件。监理基础资料：监理工程质量评定资料、抽检试验汇总资料、工序抽检资料、试验资料、监理日记等监理声像资料。第十四页，共70页。2、施工单位形成(收集)的文件 管理性文件施工基础资料：评定、质检、试验声像资料第十五页，共70页。A、施工管理性文件的构成(1)总体开工令、开工报告及附件(2)施工组织设计、施工技术交底、图纸会审纪要和重要会审纪要(3)各分部、分项工程开工报告及其批复(4)总体和年度施工计划及工程月报表（第一期至末期）(5)工程变更、单价审核表及价格调整（一般变更按变更令号）第十六页，共70页。(6)工程延期和索赔的报告及批复(7)每次工程质量、安全检查的通知、检查意见及其整改报告、反馈意见（按省厅、省质监站、市质监站、总指、总监办顺序）(8)工程安全生产、廉政建设、文明施工、合同管理等各种检查的通知、检查意见及整改报告（按省厅、省质监站、市质监站、总指、总监办顺序）施工管理性文件的构成第十七页，共70页。(9)工程材料使用、工艺措施实施的报告及批复、地质补勘资料(10)工程决算审定书、最终付款证书(11)工程支付证书及工程计量表（按第一期至末期顺序）(12)项目部组建、项目经理任命、项目部印章启用、项目部人员变更及项目部被评为先进的文件材料施工管理性文件的构成第十八页，共70页。(13)工程交工证书、工程缺陷责任期满证书及其缺陷期内形成的各种文件材料(14)工程施工总结、竣工总结、工程交接表（工程变更一览表中内容描述要准确）(15)工程施工日记施工管理性文件的构成第十九页，共70页。管理性文件注意事项合同管理、项目部成立及印章启用、人员管理、施工总结、质量检查意见及整改情况、地质勘探材料、交工证书等归档难度大。表式文件如工程联系单、变更文件等没有文件标题或标题不准确，导致档案无法查找。设计变更文件的传真件、复印件特别多。施工日记内容记载不全第二十页，共70页。不需归档的文件材料一般的普发性文件重份文件事务性文件不符合档案保管要求的文件（模糊不清的、不耐久字迹材料形成的）第二十一页，共70页。B、施工基础资料的构成施工基础资料：以合同段、单位工程为基础，按照分部、分项或施工工序、前进方向，围绕评定、试验、质检形成的材料进行收集归档。第二十二页，共70页。施工基础资料的构成和整理要点

基础资料内容见竣工文件编制办法1）施工自检评定资料2）施工检测试验汇总评定表3）分项工程工序自检资料及原始记录4）施工试验资料5）原材料及半成品质保单第二十三页，共70页。整理要点

1、以线路前进方向，按单位、分部分项工程和施工顺序进行整体排列2、熟悉单位工程划分表（施工、监理单位应一致），将文件按成套性要求进行合理区分3、保证每个单位、分部、分项工程的完整无缺4、评定、自检和试验资料相互印证和对应第二十四页，共70页。施工基础资料存在的主要问题资料不完整（基础资料、竣表）签字不规范——代签、漏签、不完整数据更改不规范——涂改、刮改字迹材料不规范——铅笔、圆珠笔、复印、打印不满足要求表格格式没有采用省厅印发通用表式复印、打印质量参差不齐装订边距不足第二十五页，共70页。试验资料存在的问题原材料质保单附在进场报验单后原材料质保单应是原件,如果是复印件,但要盖经销商红章质保单小于Ａ4应粘贴到Ａ４纸上机电标段应特别注意质保单的完整水泥出厂质保单的有效性差第二十六页，共70页。（二）掌握文件形成的质量要求1、文件形成要满足原始性和真实性的要求。办理过程文件的签发人、审核人、经办人所签的名字必须是真人真名，不得代签或伪造，文件所签名字必须是手签，不能用电脑打印。2、文件使用的纸质载体和字迹材料质量要符合文件的长期、永久保管要求，文件打印要用激光打印机打印，纸质载体不能使用热敏纸或感光纸等，字迹材料不能使用易褪色的圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等。第二十七页，共70页。文件形成的质量要求

3、形成的文件要满足完整性、有效性。一份完整有效的文件，必须是内容完整，附件齐全，签字盖章齐全有效的文件。签字用电脑打印后盖章，或签好名复印后盖红章，或同一内容填写后复印后签名、盖章，填写的内容不完整，不规范或漏填、附件不齐等的文件均为无效或不完整的文件。4、形成的文件要满足规范性、准确性，设计与竣工一致，图纸与文字或数据一致，图纸、文字和数据内容与实际施工一致，总体与分部一致，同一个项目使用的文件表式和文件编号应统一一致。内容填写规范完整、齐全。第二十八页，共70页。（三）做好平时归卷工作在工程建设期,关键在于做好平时的归卷工作平时归卷就是将办理完毕的文件,按照预先编制的归卷目录,及时存入相应的档案盒和档案柜中,便于文件妥善保管,避免文件丢失和凌乱无序。编制归卷目录应严格对照归档范围，同时结合工程建设工序、环节及其产生的文件。第二十九页，共70页。四、工程档案的整理

项目档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对项目档案进行系统整理和编目，并通过编目将期内容与成份揭示出来的一项工作。（一）工程档案整理原则１、尊重文件原基础项目文件的形成有其自身规律，反映工程建设各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。文件的日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。因此利用原基础可起到事半功倍的效果。第三十页，共70页。工程档案整理原则２、遵循文件的形成规律任何实践活动都有自身的特点和规律，不同的实践活动，形成文件的过程、特点、规律也不一样。工程建设活动也一样。３、保持文件的有机联系工程档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的内在关联性。有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。保持文件有机联系是传统档案整理工作的重要指导思想。第三十一页，共70页。文件有机联系的几种状态某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。某一问题、事故处理形成的一组文件。请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料、会议纪要等系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单、材料报验、实验报告等有时间或文号联系。设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，既自成体系、又互为联系。第三十二页，共70页。工程档案整理原则４、便于档案的保管和利用置放有序区分价值（不同保管期限档案尽可能分开组卷）保管安全调卷便捷（案卷以２－４公分为宜，特殊情况可以6公分）查阅准确迅速。第三十三页，共70页。工程档案整理原则５、符合相关标准规范案卷的构成符合国家档案局及交通行业的标准要求。如《科技档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》、《浙江省公路工程竣工文件编制办法等。第三十四页，共70页。（二）工程档案组卷方法１、档案整理流程 a.系统收集b.科学分类c.合理分卷d.卷内文件整理e.卷内目录与备考表的填写f.案卷封面填写g.案卷装订第三十五页，共70页。Ａ、系统收集对照归档范围，接收收集各部门、各单位、各有关人员形成的材料。将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。区分不作为工程档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等。具体检查方法：抽查。第三十六页，共70页。B、科学分类分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。分类要清楚，不能相互交叉、包容。具体：项目下分工程、设备、科研。工程可视具体情况。第三十七页，共70页。C、合理分卷卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以2--4公分为宜，最多可以6公分；卷夹厚度以2公分左右为宜。第三十八页，共70页。组卷的几种基本方法介绍

项目文件形成的数量多、内容复杂，不同类文件可以采用不同的组卷方法。管理性文件可按问题、时间组卷；施工基础文件可按单位、分部、分项工程或施工工序、前进方向，按阶段、专业、结构组卷等。具体方法有——项目组卷法或单位、分项工程组卷法阶段、专业、结构组卷法问题组卷法时间组卷法文件名称组卷法来源组卷法第三十九页，共70页。１、项目或单位、分项工程组卷法

将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个案卷。如：杭州钱江五桥第三合同段原材料钢筋质保单温州电厂一期工程一号机锅炉焊接及热处理检验记录

２、阶段、专业、结构组卷法将一个项目内的文件按工程进行的阶段、结构、专业进行组卷。第四十页，共70页。3、问题组卷法将涉及同一问题（同一特定问题、同一类性质问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。例如：（1）杭长高速公路工程项目建议书的请示、批复（2）杭徽高速公路工程预可行性、可行性研究报告的请示、批复、通知（3）杭徽高速公路工程水文地质勘察报告第四十一页，共70页。4、时间组卷法内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。例如：杭长高速公路工程（一标段）8月份计量支付报表杭徽高速公路工程（一标段）2004年1—3月份施工日记第四十二页，共70页。

5、名称组卷法

就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。例如：诸永高速公路（诸暨段）建设项目路基工程监理专题例会金丽温高速公路（丽青段）二合同段设计变更技术联系单诸永高速公路（金华段）XXX村房屋拆迁协议书

龙庆高速公路一驻地办1-60号工程变更通知单第四十三页，共70页。6、来源组卷法将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。例如：温州市高速公路总指挥部关于瑞安段监理部成立、人事任免问题的通知、批复诸永高速公路（台州段）工程仙居县甲镇房屋拆迁协议书第四十四页，共70页。7、几种方法结合使用云景高速公路

土地征用拆迁安置

项目问题协议书

文种

杭徽高速公路工程

浙江省水电一公司

项目名称作者1999年（１－１２月）

施工日记

时间文件名第四十五页，共70页。D、卷内文件整理查漏补缺、按照A4大小粘贴折叠、去金属物。卷内文件排列：遵循文件的自然规律，按重要程度、文件间的有机联系、时间顺序、前进的线路排列。一般的正本在前、底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。卷内文件编号：按件整理的，每件首页盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。卷夹一般不超过2公分（200页），卷盒一般可以在2-４公分，特殊情况６公分。第四十六页，共70页。

几种卷内文件具体排列方法

（1）图样文件按隶属关系按总体和局部关系按图幅比例按地区特征按时间顺序

（2）文字型文件按重要程序按地区按时间按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。

(3)图文混合型的一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。第四十七页，共70页。E、卷内文件目录填写

序号：应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序．一份文件一个序号.

文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号，合同编号。

责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。

文件题名：应填写文件标题全称，注意无名称、名称不准确的要自拟题名。

日期：应填写文件形成日期，用８位阿拉伯数字表示，如20010226

页号：文件所在案卷的页号，应填写每份文件首页上标注的页号、最后一份文件用首尾页标注页号；或每份文件用首尾页标注页号。

备注：需说明的情况(需要时填写)第四十八页，共70页。卷内文件目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1亿阳集团有限公司单位工程质量检验评定表0012亿阳集团有限公司分部工程质量检验评定表0023亿阳集团有限公司监控系统分项工程质量检验评定表0054亿阳集团有限公司通信系通分项工程质量检验评定表0115亿阳集团有限公司收费系通分项工程质量检验评定表018~043第四十九页，共70页。f.卷内备考表

卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，组卷情况说明，立卷人、检查人、立卷时间等。例：本卷共计文件页，其中文字材料页，图纸张，照片张互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。第五十页，共70页。互见号卷内备考表说明：本卷材料共计页，其中文字材料页，图纸张，照片张。立卷人：年月日检查人：年月日第五十一页，共70页。1、档号

浙江省公路工程的档号，项目号由省公路局统一确定。公路工程交工验收后由指挥部或业主单位向省公路局申报项目号（写明项目所在的线路，附初步设计批复）。公路局给了项目号后，由建设单位统一按竣工文件内容及编制要求排序编制案卷流水号。档号=项目代号+分类号+案卷流水号

G、公路工程档案案卷封面填写第五十二页，共70页。

档号GL5.103.B10-005档案馆号

杭州绕城南线工程

案卷题名第十合同段机电工程单位、

分部、分项质量检验评定表编制单位亿阳集团有限公司

编制日期保管期限永久第五十三页，共70页。

2.案卷标题的拟写(项目名称、内容特征、文件名称）：案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+路段（专业、阶段、结构）+文件内容+文件名例如：（1）沪杭高速公路工程

K100+20~K110+15

项目名称单位工程

路基压实度评定

表

文件内容文件名（2）萧山机场

候机楼

电气线路

竣工

图

项目名称单位工程专业阶段文件名第五十四页，共70页。（3）杭州大学历史楼

供排水

施工

图

项目名称专业名阶段文件名

（4）温州大桥

桥面沉降观测

记录

项目名称内容文件名

（5）杭宁高速公路

K100＋10~K150＋15路基中间

项目名称分项工程

验报验单

文件名

第五十五页，共70页。案卷封面内容填写案卷题名：简明扼要揭示案卷内容，应包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程、分部、分项名称及文件名称编制单位：案卷的形成单位编制日期：案卷形成日期保管期限：对照保管期限表，确定保管期限第五十六页，共70页。档号（案卷脊背式样）脊背填写档号第五十七页，共70页。

1、卷装订的，用电钻三孔一线线装订。左边和下边对齐。2、件装订的，右上角空白处逐件盖上档号章。填上档号及序号（在案卷内的位置）档号序号

H、案卷的装订和案卷目录编制第五十八页，共70页。科技档案归档目录档号案卷题名页数编制时间保管期限备注GL5.103.B10-001第十合同段机电工程项目开工令、分项开工报告及施工总结235永久GL5.103.B10-002第十合同段机电工程施工进度、计划、周报、月报225长期GL5.103.B10-003第十合同段机电工程监理联系单(001-015号)176永久GL5.103.B10-004第十合同段机电工程监控、通信、收费系统分析报告276长期GL5.103.B10-004第十合同段机电工程单位、分部、分项工程质量评定表198永久第五十九页，共70页。五、办理移交手续编写立卷说明移交案卷目录应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续参建单位档案移交建设单位、建设单位档案移交管理单位都应有完备的档案移交手续公路工程参建单位移交整理完成的档案应填写科技技术档案接收签证单第六十页，共70页。六、做好日常项目档案保管和利用

１.档案要有专人保管、档案人员应相对稳定，并建立相应的管理制度。２.建立档案管理的保管、统计、温湿度记录等台帐，建立档案借阅登记。３.实施安全保管:有房子、柜子、盒子；采取防火、防盗、高温、高湿、霉虫、有害气体、紫外线、灰尘等有效控制措施。第六十一页，共70页。七、竣工图编制要求1、高速公路在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位、真实反映项目竣工验收时的实际情况。3、按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图反面，距底边40mm、距左边30mm处加盖并签署竣工图章。

第六十二页，共70页。

4、一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更。可在原图上更改．加盖并签署竣工图章。5、涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过10％的应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号加“竣”或在新图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章（公路编制办法中重