酒店会议接待流程_第1页
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文档简介

会议接待流程一、前期准备工作1、销经理根据客户需求确定会议日期议场地用餐场地及用房数量。留户联系方式进行后期跟进。2、以真（旅行社）或电话（一般会议）式完成初步报价，双方初步达成合意向。3、通预订单及工作联系单以纸面形式做相应场地的预留，在本部门做好应场地的登记，避免重复预定。4、检所涉及场地是否可用保场地能达到客户预期需求对于特殊或目达不到的客户需求报领导处批准后将结果回复客户5、双预约考察酒店时间期对所涉及地再次进行检查，确保场地完好可。二、中期对接工作1、根预约时间带领客户参观酒店及所涉的场地。2、对会议细节做好详细记录其中对客户再次提出的特殊或目前达不到需求报领导批准亦或请所涉及酒店部门领导出面协商议，做好最终确定。3、洽会议付款方式入住登记方（出证件或当地派出所/接待办盖章免证件台布置、引领安排，房务要求（房间配备、撤费品等其它要求）餐饮要求（桌餐、自助餐、用餐标、场地及数量、场地布置等其它

要求议要（会室摆放筒响及投影仪安排、横幅、绿植等其它要）安保要求（预留停车位，照相位、特殊安全保障及它要求）工程要求（安排工程人员会期跟踪及配合等它要求）4、可据需要与该单位签订会议合同书双方合作内容及费用等事宜进行纸确认同书中体现双方应尽的责任及义务于合内容不履行双方应做的赔偿进行详细描述，双方负责签字盖章后各执一份。5、根对接详情制作详细会议任务单议有要求及细节均在会议任务单中现涉及所有相关部门要求各部门按会议任务单准接待议任务单须显示会议期间有效签字人全名及系方式要时将该有效签字人介绍于各个营业点认。6、会任务单呈销售部经理签字报销售监审批签字后复印发于各个部门各部门签字收取做准备。三、会期跟踪工作1、销部根据会议规模安排位销售经理全程跟踪会议会议顺利进从客人进店时起全程跟踪，包括报道、入住、用、会议及其它。2、会期间售经理当天提前对所涉及地及引领等相关安排再次进行检查确保会议顺利进行。3、会期间保与会务组的密切联系对会议临时所

做的一些更改及变动时与相应部门进行沟通、协调，最终以工作联系单形发于涉及部门做相应变动。4、总安排名人负责会议期间所有账务的对当天上午将昨日总消费总交于销售经理销售经理与会务负责人核对后该负人签字销售经理将该账单交于总台账务负责人员存议束当天将所有账务汇总与会务组负责人再进行核对无后客人签字

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