采购管理内部控制制度规定

政府采购管理内部控制制度规定第一条为了加强政府采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，推进廉洁建设，根据现行政府采购的有关政策规定，特制定本规定。第二条本规定适用于局机关、直属事业单位。对已纳入政府采购范围的采购业务，要执行政府采购方面的有关规定。本规定所称的采购项目，包括货物、工程和服务的采购。第三条采购机构：1、成立政府采购领导小组，主要成员如下：组长：分管副局长（负责采购管理工作的班子成员）副组长：分管领导（分管申请部门的班子成员）成员：其他有关班子成员。主要职责：依据政府采购的有关法规和政策，执行政府采购规定，审批采购申请、采购资金，拟选采购方式、确定组织形式,完善单位内部采购管理制度和工作流程，协调解决涉及采购有关问题等。领导小组下设采购办公室，挂靠局办公室，主要成员如下：主任：办公室负责人副主任：财务科负责人对询价情况实行内部审核制度。由采购科室（单位）填写《市直行政、事业单位、社会团体办公设备等自行采购内部审批表》，应经单位使用、技术、采购（管理）和监察等部门共同参与审查,呈分管领导、主要领导审批同意。3、登入“三明市政府采购网”，通过单位端口填写《市直行政、事业单位、社会团体商品采购资金计划表》，且批准同意（未列入计划预算的应先书面报批）。4、单位与供应商签订合同。5、供应商供货、单位验收。6、单位验收合格后与供应商结算货款。第十七条电子反拍：遵循“自愿参与、公平竞争、低价中标、先报优先、诚实信用、严格管理的原则，按照规定应当采用电子反拍的项目，必须采用电子反拍。单次采购同类品目预算金额5万元（不含5万元）以下的，可选定1个品牌的型号进行电子反拍，5万元以上、20万元（不含20万元）以下的，必须选择3个（含3个）以上功能相近品牌申请电子反拍。电子反拍规则按照《三明市政府采购电子反拍规则》执行。电子反拍程序：1、单位组织询价、定价：按照第八条的方法对货物进行充分市场询价，并在市场询价的基础上合理编报采购项目最高限价，作为电子反拍的起步价。2、登入“三明市政府采购网”，通过单位端口填写《市直行政、事业单位、社会团体商品采购资金计划表》（未列入计划预算的应先书面报批）。3、财政部门业务科室对采购资金来源进行审核后，发送至交易中心。4、交易中心制作电子反拍采购公告，并发至单位确认。5、单位确认后，交易中心发布反拍采购公告。6、供应商报名及在规定时间内进行电子反拍。7、电子反拍完成后，交易中心发布电子反拍采购结果公告并发出中标通知书。8、中标供应商与单位签订购销合同并开据购销发票、打印“三明市电子反拍政府采购情况报告及鉴证单”送交易中心鉴证，作为政府采购依据。9、中标供应商供货、单位组织验收，验收合格后与中标供应商结算货款。第十八条协议采购：根据政府集中采购目录及限额标准,对列入协议采购的项目，方可协议采购。协议采购项目的价格，不得高于财政部门公布的协议价格。协议采购程序：1、单位通知协议定点供应商供货。2、协议定点供应商在接到通知后在规定的时间内将货物送达，并由单位验收。3、协议定点供应商凭盖有“政府采购定点供应”专用章的发票与单位结算。第十九条批量集中采购：根据政府集中采购目录及限额标准，列入批量集中采购的，可以采用批量集中采购。批量集中采购应当按照相关工作安排，综合考虑预算标准、办公需要、市场行情等因素，根据采购工作的计划安排，协调处理好采购周期、采购数量与品目配备时限的关系，保证品目名称、配置标准、采购数量，科学合理编制采购文件，依法采用公开招标、询价等方式。第二十条评标方法：集中采购目录内规定评标方法为最低评标价法的品目，采购评审方法只能采用最低评标价法。未规定的品目可采用任一法定评审方法。第二十一条订立采购合同：须依照《合同法》签定供货合同，并由业务部门审查质量技术指标，财务部门审查结算金额和付款方式，经分管领导和单位负责人审查、审批后才能订立。第二十二条供货与验收：采购合同签订后，采购项目应由采购办、监督小组及有关专业技术人员，按采购合同约定的条款进行验收，对采购项目的品种、规格、数量和其他相关内容进行核对，对确认合格的在验收后须在项目验收单上签署意见，由采购科室（单位）在提货单上签字。验收单和提货单由采购办存档备查。采购项目由采购办登记造册，列入资产管理范畴，由采购科室（单位）办理领用、移交手续。对验收过程发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。采购服务的，应当有专家论证、成果验收或审批等方面的服务结束后的有关材料。第二十三条付款审批与付款执行：采购及验收过程完成后，由科室（单位）提出付款申请。财务部门在办理付款业务时，要对采购形成的中标通知书、合同、采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭据的齐全情况进行严格审核。财务部门对所有的凭据、票据审核无误，经分管领导审核及主要领导审批后，予以办理付款。第二十四条采购资料管理：采购结束后，采购科室（单位）应将采购过程中形成的各类采购资料，规范整理，制订目录,并与文件材料一致，签字后原件交采购办立卷存档，采购科室（单位）留存复印件备查。第二十四条采购资料管理：采购结束后，采购科室（单各科室（单位）按照申请、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，采购申请、询价函件、中标通知、订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。第二十五条资产管理：对采购项目，应列入固定资产登记的，采购办要及时填好《机关固定资产登记表》，做到帐、物相符；财务科按规定录入固定资产登记卡片。办公室、财务科应定期开展固定资产盘点工作，对未做到帐帐相符、帐卡相符、帐物相符的要查明原因，及时改进。对不能使用、损坏的办公物品、设备，由使用科室（单位）提出要求，按规定的程序予以报废核销。第二十六条监督检查：纪检监察机构要不定期检查采购与付款业务内部控制、各项规定是否得到有效执行，对政府采购过程中的违法违纪违规行为进行调查处理。对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，及时指出并督促整改。第二十七条本规定执行期限暂定1年，自2018年1月1日起执行。第二十八条本规定由采购办负责解释。成员：采购需求科室（单位）负责人和主办、信息中心负责人和主办，办公室采购主办、财务科主办。采购办主要职责：研究制定采购计划，编制采购预算，实施采购计划；具体组织实施政府采购工作，主要是提出采购需求、申报落实采购资金，组织做好采购的有关品牌、规格、品质、价格等事项的论证工作，开展项目询价、确定采购项目控制价格（最高限价）、代理机构比选、招标文件编制确认、制订采购文件、拟定供应商备选名单、会审（签）采购合同条款，以及资金支付、货物验收、资产保管、质疑投诉答复的管理等采购事项，对采购各环节进行合理性、合规性审查和监督，完善采购监督管理制度和有关工作流程等。2、成立政府采购监督小组，主要成员如下:组长：机关纪委书记成员：机关纪委委员、财务科有关人员主要职责：监督检查采购政策、采购标准、采购数量、采购方式和采购程序等规定的执行落实情况，提出采购的意见和建议，建立健全采购活动规范化流程和监督管理制度，指导单位处理采购举报、质疑及投诉事项，确保采购工作规范、高效、廉洁。第四条集体决策：涉及采购计划、项目、资金等第四条集体决策：涉及采购计划、项目、资金等事项，经采购领导小组研究后，以下事项提请党组会研究决定:1、年度采购计划；未列入年度计划且紧急采购项目;2、涉及大额资金的采购项目；3、涉及采购中复杂疑难事项等。第五条采购计划：各科室（单位）根据年度工作计划、业务工作和办公需要等情况，每年9月提出下一年度的采购计划，报采购办汇总后，提请采购领导小组研究。采购办根据业务、办公需要和轻重缓急，制定采购计划执行时间表和项目进度表，有序安排采购活动。第六条采购预算：采购办应将研究通过的采购计划，及时报送给财务科，财务科根据采购目录规定的限额标准等规定，拟定采购预算，按程序报财政部门同意，并列入年度经费预算安排。第七条采购申请：由采购需求科室（单位）根据批准的预算和实际需要，及时提出采购申请和计划采购的项目清单，并将申请报告报采购办：1、采购办进行编号登记，形成年度采购目录；2、采购办审核是否列入年度采购预算计划、资金来源、采购项目限额和目录范围、用途等内容；3、采购办根据政府采购规定，拟选采购方式，报采购领导小组审定。因国土部、省国土厅、市里有关部门和本单位业务、办公需要，对未列入当年度采购计划和预算的项目，需求科室（单位）应先提出申请，经采购领导小组、党组会研究同意后，按规定进行采购。第八条市场询价：经采购办核对后，应当开展市场询价或者市场调查价格，确定采购控制价格，且必须低于市场平均价。按照询价充分、公平公正、岗位分离的原则，市场询价或市场调查价格由采购办组织，科室（单位）配合。申请科室向采购提供拟采购项目的主要型号、品牌、性能等技术参数指标、服务要求、服务范围、参考价格、资质资格要求、完成期限等方面资料（加盖科室公章或负责人签字），以及三家以上被询价单位的名称、地址、联系人、联系电话等；采购办根据需要，进一步调查同类单位情况，确保被询价对象充分、合理。采购办根据提供的资料，修改完善，征求有关部门意见，草拟询价函，呈送采购领导小组组长审批。采购办（包含或者申请科室）以正式发函的方式，向符合资质、条件的至少三家以上的同类型同档次不同品牌的单位发出询价函；被询价单位在规定的期限内以密封正式复函方式进行响应，并寄送回采购办。询价可采取近期同类采购比较、实体店协议、网上询价等形式（应参考相应产品官方网站报价、中关村电子信息产品指数网、太平洋电脑网等较为权威网站报价）。根据被询价单位的报价、市场调查价格，由采购领导小组组长或副组长主持开标，结合发函对询价响应进行综合比选，合理确定采购项目的采购控制价格。要按照遵守保密要求，确保相关询价信息的保密，不得对外泄露被询价（调查）单位的情况，不得向被询价（调查）单位暗示或授意采购控制价格，防止发生围标串标现象。第九条采购审批：采购办根据申请报告、采购控制价格等，提请采购领导小组、党组会研究。通过采购申请的，采购科室（单位）填写《市直行政、事业单位、社会团体商品采购项目计划审批表》，按程序报财政部门审批。或者登入“三明市政府采购网”通过采购单位端口填写《市直行政、事业单位、社会团体商品采购资金计划表》。1、对办公使用的纸、笔、笔记本、卫生清扫等日常办公用品，直接进行采购；2、对列入集中采购目录，办公耗材、电脑、打印机、复印机等办公设备，呈报分管领导、主要领导批准；3、对列入集中采购目录，采购固定资产、无形资产、工程、服务且单次采购金额在3万元以上的，须报采购领导小组、党组会研究同意；3万元以下的，由分管领导（申请科室、单位）签署意见，呈报分管领导、主要领导批准。4、对未列入集中采购目录、3万元以下的采购项目，在市场调查3家以上价格基础上，由分管领导（申请科室、单位）签署意见，呈报分管领导、主要领导批准；3万元以上的采购项目，在市场调查3家以上价格基础上，提请采购领导小组、党组会研究决定。第十条采购实施：经财政部门审批同意后，由采购办、采购科室（单位）组织实施采购。第十一条采购分类根据市政府规定，政府采购实行政府集中采购、部门集中采购、未达到集中采购金额起点的采购、分散采购进行管理。政府集中采购：属于集中采购目录中的采购项目应当实行集中采购，必须委托集中采购机构代理采购，实行电子反拍、协议采购和批量集中采购等模式。部门集中采购：列入采购目录中部门集中采购项目（本部门本系统有特殊要求的项目），实行部门集中采购，可以委托社会代理机构、集中采购机构实施采购。未达到集中采购金额起点的采购：集中采购目录内未达到公开招标数额且未实行电子反拍、协议采购或集中批量采购等模式的，由单位自行组织采购。采购单项或批量预算金额超过财政部门规定标准的，应当报预算主管部门批准后实施。分散采购：集中采购目录外项目单项或批量采购预算金额达到政府采购限额标准以上的，实行分散采购管理，即由单位委托集中采购机构或社会代理机构实施采购。第十二条选择采购方式采购项目达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式采购，不得将应当以公开招标方式采购的货物或服务化整为零或者以其他方式规避公开招标采购。在一个财政年度内，将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务采用公开招标以外的方式多次采购，累计资金数额超过公开招标数额标准的，属于化整为零方式规避公开招标，但是预算调整或经批准除外。采购项目达到公开招标数额标准的，因特殊情况需要采用公开招标以外采购方式的，应当在采购活动开始前，经单位同意后,按规定向财政部门申请批准。不足公开招标数额标准的项目（目录内金额起点以上、公开招标数额标准以下的项目和目录外采购限额标准以上、公开招标数额标准以下的项目），可以根据项目的性质、特点，选择采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。采用非公开招标采购方式的，需经单位同意后，报财政部门审核备案。第十三条公开招标：按照市政府公布的政府集中采购目录和限额标准要求，应当公开招标的，必须按照招投标法律法规规定，采取公开招标方式进行采购，具体程序按法律法规规定执行，招标控制价格参照第八条的方法确定。第十四条邀请招标：