建筑工程档案资料管理中的问题及措施研究

建筑工程档案资料管理中的问题及措施研究

Summary：建筑工程档案资料是工程建设过程的全记录，是竣工结算和工程技术交流的重要依据，在工程建设过程中发挥着重要作用。但是现如今，建筑工程档案资料在管理过程中仍然没有做到尽善尽美，普遍存在一些问题。基于此，本文将对建筑工程档案资料的管理现状进行简要概述，并提出有针对性地优化解决措施，希望可以进一步提高我国建筑工程档案资料管理水平。Keys：建筑工程；档案资料；管理现状；优化措施在建筑行业蓬勃发展的背景中，建筑工程档案资料管理的重要性愈发凸显，建筑工程档案资料是建筑经验和建筑技术的积累总结，有着十分重要的参考意义。但是建筑工程档案资料管理工作相对复杂，需要档案资料管理部门的工作人员能够在工作过程中，强化档案资料的收集、编制、管理和利用，才能够真正发挥出档案资料价值，才能为工程项目的顺利开展提供助力和保障。一、建筑工程档案资料管理现状（一）管理机构缺失在建筑行业蓬勃发展的背景中，虽然很多建筑企业都已经认识到档案资料管理的重要性，但是部分建筑企业依然没有设立专门的档案管理部门，将工程档案资料与其他资料进行混合管理是一种普遍现象，这不仅加大了档案资料的查询借阅难度，同时也很容易导致重要信息丢失，工作人员在开展工作时只能全凭经验。因为没有专门的档案资料管理部门，建筑材料、档案材料、设备材料、人员材料混杂在一起，严重影响了材料的使用价值。（二）档案管理意识缺失建筑企业在施工过程中，造价管理和土木工程管理是最主要的工作内容，因为这些工作与建筑工程的成本、质量、进度等问题息息相关，建筑企业的领导者并没有从本质上认识到档案资料管理的重要作用，由此也导致档案管理人员的管理意识缺失，不能认真履行档案管理的本职工，导致当资料管理相对混乱。因为建筑工程的工程档案资料十分冗杂，在工程验收后还需要向验收部门提交多种系统性资料，这些资料如果没有事先进行细化和管理，就很容易在验收环节出现问题，进而影响建筑工程的竣工验收。（三）管理质量有待提高现如今很多建筑企业都已经制定了完善的档案资料管理制度，但是制度和实际行动相脱轨也是一个不争的事实，很多工作人员在进行档案资料管理时，相对随意和主观，严重影响了建筑工程档案资料管理水平和质量。建筑工程档案资料包括施工前资料、施工过程资料、工程验收资料等，但是工作人员在整理资料时，普遍存在着资料残缺不全、实质性数据缺失等问题，而且对工程档案资料管理的数量和质量也没缺乏明确标准，这都严重影响了档案管理质量。二、提高建筑工程档案资料管理质量的有效措施（一）完善管理制度，落实精细化管理在各项制度法规不断完善的背景中，业主方和相关部门对建筑工程施工质量也提出了更高要求，这也促使建筑施工企业必须要建立完善的档案管理制度，通过对档案资料的精细化管理，充分发挥出档案资料价值。精细化管理对应着现代社会的分工精细化和专业化，这一先进的管理理念已经被广泛应用在社会的各个行业中，精细化管理是在常规管理思想和管理模式的基础上，通过细分管理人员职责、创新管理方式、优化所用资源等方式，促使管理职责更加具体化和明细化，进而确保各项工作的具体落实。精细化管理的本质就是对细节和过程的管控，将精细化管理理念应用在工程档案资料管理中，建筑企业可以从以下几个角度入手：一是实现人员精细化。相关部门需要将档案管理工作的所有细节具体落实，例如可以派遣专人负责工程数据记录、原材料领用归还、实际施工记录等工作，并能够对每位员工的工作质量进行考核和监督，确保所有工作人员都能够高质量地完成本职工作，进而不断提高团队实力，为工程档案资料管理工作奠定扎实基础；二是实现工作精细化。工作精细化就是要求相关工作人员能够在工作过程中注重工作细节，确保档案资料收集、处理、归档、存放和提取等管理工作都能够做到严谨可靠，不会造成重要的数据信息丢失，为后续工作的开展提供全面而准确的资料支持。如果在档案资料管理工作过程中出现资料缺失的情况，那么相关负责人就需要从资料收集人员开始问责，然后层层追究，最终确定直接责任人，并按照所造成后果的严重程度对其进行相应惩罚。（二）强化和各方沟通交流，做好组织协调工作若想从源头上保证建筑工程档案资料的精准性、真实性和完整性，建筑施工企业在具体施工之前，就需要强化和设计师、第三方监管人员、业主的沟通和联系。建筑企业的管理者也要做好企业内部的组织协调工作，要求其他部门能够全力配合档案管理部门的工作需要，尽可能地保证档案资料的全面收集。除此之外，管理人员也要结合实际施工流程和施工环节，对施工人员进行合理安排，并记录好施工环节或施工内容提前或延后的原因，以免出现记录工程资料与实际施工情况不统一，造成工程资料填写错误。（三）提高工程技术资料的编写质量首先，建筑企业一定要对工程技术资料的表格形式进行统一。在项目的筹备阶段，工作人员需要立足于工程的实际特点，并高度结合当地档案管理部门和行政管理部门的具体需求，进一步提高工程资料表格编制的可行性，为后续的参建单位档案使用提供便利条件。其次，全面收集施工物资资料。在建筑工程施工过程中，多种因素都会影响物资的具体使用情况，并且还普遍存在原材料已经到达施工现场，但是材料验收报告却没有同时到达的情况，如果资料收集人员没有将复试结果收集到位，那么被运达施工现场的原材料就很可能在没有检验报告的前提下被使用，这就会对建筑工程的使用质量带来一些不利影响，甚至导致安全隐患的存在。这也就要求建筑企业必须要派遣专人，对物资资料进行动态收集和整理，通过全程跟踪强化对原材料的检查力度，确保所有原材料必须能够高度符合具体的施工要求。再次，做好竣工结算的编制工作。建筑工程技术资料是竣工结算的重要依据，为了确保竣工结算工作的顺利进行，相关工作人员就必须要对资料进行全面收集和整理，例如施工合同、工程招标文件、设计变更通知、工程竣工图纸、签证资料等，同时能够从源头上保证资料的有效性，避免产生结算矛盾。最后，确保工程技术材料完整。建筑工程资料中的施工小结和竣工报告等，能够为后续的工程建设提供重要的参考和依据，同时也是施工质量的重要保障，所以施工企业一定要保证资料的完整和有效性，能够对整个施工过程进行系统和全面的展示，如此才能更好地落实投资管理、进度管理和质量管理。（四）提高档案管理人员素质新形势背景下档案管理工作已经由传统的纸质管理过渡到信息化管理，这也就要求档案管理人员必须与时俱进，紧随时代的发展趋势严格要求自己，不断提高自身的专业素质。首先，档案管理工作人员要依托信息手段不断提高自学能力，充分利用碎片时间学习有关档案管理的理论知识，提高档案管理效率；其次，建筑企业也要在企业内部形成一种浓厚的学习氛围，尽可能多地开展培训讲座，加大对档案管理人员的培训力度。利用内因和外因的共同作用，促进档案管理人员不断提高自身技能，在新形势下掌握更为完善的档案管理技能。综上所述，现阶段的建筑工程施工，建筑企业的工作重心大多放在了造价管理和土木工程管理上，对档案资料管理相对忽视，同时也缺乏配套的档案管理制度，导致档案管理工作在开展过程中举步维艰。档案资料是竣工结算和工程技术总结的重要参考依据，在建筑工程施工过程中有着重要作用，这就要求建筑企业必须要明确现阶段档案管理存在的不足之处，并能够积极引入精细化管理理念，对档案管理工作不断优化和创新，真正发挥出档案资料价值，为建筑工程的高质量开展奠定扎实基础。Refe