员工档案管理办法文书和档案的关系

目的为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整性和安全性，结合公司实际情况，制定本制度。范围本制度适用于**物业管理有限责任公司总部（以下简称总部）及各分/子公司的人事档案管理工作。职责总部人力资源部：负责人事档案管理制度的拟定与执行；负责总部的人事档案收集、归档与整理工作，并确保档案的完整、安全及保密性；负责指导、监督各分/子公司人事档案管理工作，并定期进行检查。 分/子公司人事行政部：负责根据制度的要求，建立健全人事档案资料，并确保档案的完整、安全及保密性；负责定期检查档案资料，对遗失、缺漏项及时进行补充。方法和过程控制人事档案资料归档范围公司全体员工的个人档案（基本信息、入职档案、培训档案、绩效管理档案、晋升档案、异动档案、离职档案、薪酬档案等相关档案）及通知、协议书、任命书、合同、委托书等资料都应该进行归档，以便查找使用。 人事档案管理的内容及操作要求员工基本信息1)内容包括：员工个人身份证复印件、学历证书复印件、4张1寸白底免冠照、个人简历表、银行卡复印件、与原单位解除劳动合同的证明、岗位技能证书及各类资格证书复印件；2)操作要求：⑴员工个人身份证、学历证书应在相关网站查询辨别真伪，打印归档；⑵员工入职后，其岗位技能证书和职称资格证书原件应无条件给公司使用；⑶员工必须在工资卡复印件签署：“请将个人工资发放该卡”并署名；⑷财务岗、技术岗员工必须具备上岗证或从业资格证书入职。员工入职档案内容包括：员工入职登记表、规章制度学习回执书、廉洁承诺书、员工体检证明、面试评价表、录用审批表、薪资核定表、劳动合同书/实习协议书、聘用协议书、保密协议、背景调查证明等个人入职基本信息资料；操作要求：⑴员工入职登记表中紧急联系人及其联系方式、员工详细的家庭地址或通讯地址必须清晰完善；⑵劳动合同主管级以上员工首签3年以上，续签5年以上；⑶财务岗、项目经理、部门负责人及以上员工必须进行背景调查；⑷入职资料应齐全并及时收集归档，定期检查；⑸针对接触公司或员工涉及信息人员必须签订《保密协议》。员工培训档案内容包括：员工在职期间参与的培训签到表、培训效果评估表、培训成绩、委外培训时签订的培训服务协议书以及培训所得证书等；操作要求：⑴员工参加公司出资组织的外部培训，若与公司有签订《培训服务协议》的，《培训服务协议》应一周内收集归档；⑵员工参加公司出资培训且单项金额超过2021元以上的，若有取得相关资格证书，其证书复印件应交由人力资源部一周内收集归档；⑶公司全额出资帮助员工培训并取得上岗证或技能职称证书的，原件和复印件须存放公司。员工晋升档案内容包括：员工异动审批表、员工任命书、薪资调薪表；操作要求：员工任命审批表、薪资调薪表审批结束后即进行归档。员工调动档案内容包括：员工调动函、调动审批表；操作要求：审批结点结束后即进行归档。员工离职档案内容包括：离职手续会签单、物品资料工作交接清单、离职面谈表、离职申请表、离职证明存根单、（补偿金协议）；操作要求：⑴资料必须齐备；⑵员工办理离职手续完善后即收集资料并归档。薪酬考核档案内容包括：试用期考核表、员工试用期转正表；季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈表；调薪申请单、调薪/降薪记录单；操作要求：及时存档，资料应保密。其他档案1)各类奖励、处罚记录，等其他补充协议。人事档案的借阅管理员工个人档案原则上不允许私人借阅，如因工作需要借阅员工档案的，应事先征得部门负责人、分管领导、人力资源分管领导同意，并填写《档案借阅申请表》报批。人事档案管理员应针对档案的借阅严格填写《档案借阅登记表》，建立借阅登记台帐，及时更新并接受检查。所有借阅档案不得超过一周，并保持档案的完整，不得遗失或造成损坏。员工借阅档案时，不得对档案进行涂改、不得私自泄露档案的内容，如需对档案进行复制取证时，应事先征得人力资源部同意。人事档案的借阅权限本人可查阅个人档案；人力资源部负责人及人事档案管理员可查阅本公司全体员工档案；各部门经理可查阅本部门员工档案，分管领导可查询所分管的人员的档案；人力资源分管领导及总经理可查阅本公司全体员工档案；总部人力资源负责人、人力资源分管领导、总经理、董事长可查阅资产公司全体员工档案；员工申请调入或因工作需要拟将其调入其他部门时，调入部门经理或分管领导可申请查阅该员工档案。档案的保存管理在职员工个人档案，应当永久保存，并确保档案完整。员工离职后，其档案应至少保存两年以上备查。员工离职两年后，必须在征得公司领导、人力资源分管领导或总经理同意后进行档案销毁，人力资源部负责人、人事档案管理员不得擅自决定档案销毁。经批准销毁的档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。人事档案的存放管理档案管理原则：归档及时、排列有序、整理规范、保存完整。档案基础管理新员工报到一周内，由档案管理人员严格根据以上款要求收集相关资料，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别等基本信息；人力资源部档案管理人员，应及时更新员工信息，包括但不限于员工基本信息、教育信息、晋升信息、调动信息、劳动合同信息等，应定期检查公司人事档案建立健全性，对发现遗失或资料缺失的档案及时予以补足；同时，确保档案保管的安全性。原则上，员工档案1年内至少进行一次大清理；员工档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案在HR管理信息系统平台建立前以电子表格形式进行统一管理；档案应编号入列，方便查找；档案的存放应注意防火、防潮等，避免档案的损坏和缺失；总部人力资源部每年度组织对各分/子公司人事档案管理情况进行检查，检查结果纳入人力条线考核。档案的移交管理员工工作调动，档案随之调离。因员工工作调动需要办理档案移交手续的，由调入方人力资源部出具调档函递交调出方人力资源部，调出方人力资源部依据调档函，将调出员工的档案资料密封盖章以邮寄或专人转交的形式交给调入方单位。人事档案管理员在员工移交过程中，应严格填写《档案移交登记表》建立移交台帐，及时更新并接受检查。档案调动过程中发生涉密资料泄露或档案遗失的，对相关责任人处于100—500元罚款；若因此给公司或员工本人造成经济损失的，赔偿损失。档案转递不得由调动人自行转交。附则本管理制度自颁布之日起生效实施,本管理制度由**物业管理有限责任公司总部人力资源部负责解释与修订。附件SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F1档案借阅申请表SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F2档案借阅登记表SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F3档案移交登记表SCDSZC-RE-ZD-RL03-2021-F4花名册文书和档案的关系文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可或缺的重要工作，他对于提升机关、企事业管理实效、对内提高文秘工作效率、对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在机关工作的活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工作可以有效的推进机关工作，沟通对内对外联系，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。其主要内容有三点：1、文书的制作。2、文书的处理。3、文书的管理。因此，文书工作人员必须一丝不苟，高质量的完成好各项任务。档案管理被称为档案工作，它是指利用科学的原则、良好的方法和组织管理档案，为国家提供各种各样的一项服务的工作。它的内容主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等各项工作，既通常所说的档案工作的六个环节。其中，收集，整理，鉴定，保管、统计这五个环节叫做基础工作环节，属于档案管理工作最基本的内容。提供利用是档案工作的目的，属于服务工作的核心内容。前五个环节是基础，而为第六个环节提供良好的物质基础和基本条件，二者相辅相成，相互促进。1、二者的工作对象各不相同。文书工作与档案管理工作的基本对象都是文字性材料。文书工作是形成和处理文字材料，是对文字材料的提前处理，并实现其现行效用；档案工作是有规律的保存了文字的材料，是对文字材料进行后期处理，并实现其备考利用价值。档案是由文书转化而来的2、二者的某些工作环节相同。文书的整理与归档是文书工作的最后一个环节，但同时又是档案工作的第一个环节收集。归档和收集是文书工作与档案工作的临界点和交叉点。它们从不同的角度覆行了同一道手续。归档文书的整理工作是档案工作的基础工作，因此，必须符合档案管理的要求，它既是文书工作的任务，也是档案工作的任务。3、二者互为条件。文书是档案管理的前处理阶段，是档案管理的基础，档案管理是文书工作的延续和深入，是文书工作的归结，没有文书工作就没有档案管理工作。在某些情况下，文书工作又需要利用档案材料，否则将不能更好的展开文书工作。4、二者的工作任务不同。文书的任务主要是形成高质量、高品质的文书，非常及时准确的处理来往的文书，有条不紊，安全的运转文书，完完整整妥善的保管文书，正确发挥文书的独特作用；沟通内外的联系，有效的推进并开展机关工作，为机关领导工作服务。档案管理的任务主要是坚持集中、统一和科学的管理档案，大力开发档案信息资源，逐步实现档案管理的现在化，科学化，更好的提供档案准确性，为社会主义现代化建设更好的服务。5、二者工作的不同。文书工作的主要内容是文书的形成，文书的处理及文书的整理与归档；档案管理的内容主要是收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。6、二者的服务对象不同。文书工作主要是为机关领导工作和业务工作服务；档案管理是为全社会提供服务，档案提供利用的对象越广泛，其价值效应也就越大。文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理和档案管理工作十分重要。

论大学生写作能力写作能力是对自己所积累的信息进行选择、提取、加工、改造并将之形成为书面文字的能力。积累是写作的基础，积累越厚实，写作就越有基础，文章就能根深叶茂开奇葩。没有积累，胸无点墨，怎么也不会写出作文来的。写作能力是每个大学生必须具备的能力。从目前高校整体情况上看，大学生的写作能力较为欠缺。一、大学生应用文写作能力的定义那么，大学生的写作能力究竟是指什么呢？叶圣陶先生曾经说过，“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”对于大学生的写作能力应包含什么，可能有多种理解，但从叶圣陶先生的谈话中，我认为：大学生写作能力应包括应用写作能力和文学写作能力，而前者是必须的，后者是“不一定”要具备，能具备则更好。众所周知，对于大学生来说，是要写毕业论文的，我认为写作论文的能力可以包含在应用写作能力之中。大学生写作能力的体现，也往往是在撰写毕业论文中集中体现出来的。本科毕业论文无论是对于学生个人还是对于院系和学校来说，都是十分重要的。如何提高本科毕业论文的质量和水平，就成为教育行政部门和高校都很重视的一个重要课题。如何提高大学生的写作能力的问题必须得到社会的广泛关注，并且提出对策去实施解决。二、造成大学生应用文写作困境的原因：（一）大学写作课开设结构不合理。就目前中国多数高校的学科设置来看，除了中文专业会系统开设写作的系列课程外，其他专业的学生都只开设了普及性的《大学语文》课。学生写作能力的提高是一项艰巨复杂的任务，而我们的课程设置仅把这一任务交给了大学语文教师，可大学语文教师既要在有限课时时间内普及相关经典名著知识，又要适度提高学生的鉴赏能力，且要教会学生写作规律并提高写作能力，任务之重实难完成。（二）对实用写作的普遍性不重视。“大学语文”教育已经被严重地“边缘化”。目前对中国语文的态度淡漠，而是呈现出全民学英语的大好势头。中小学如此，大学更是如此。对我们的母语中国语文，在大学反而被漠视，没有相关的课程的设置，没有系统的学习实践训练。这其实是国人的一种偏见。应用写作有它自身的规律和方法。一个人学问很大，会写小说、诗歌、戏剧等，但如果不晓得应用文写作的特点和方法，他就写不好应用文。（三）部分大学生学习态度不端正。很多非中文专业的大学生对写作的学习和训练都只是集中在《大学语文》这一门课上，大部分学生只愿意被动地接受大学语文老师所讲授的文学经典故事，而对于需要学生动手动脑去写的作文，却是尽可能应付差事，这样势必不能让大学生的写作水平有所提高。（四）教师的实践性教学不强。学生写作能力的提高是一项艰巨复杂的任务，但在教学中有不少教师过多注重理论知识，实践性教学环节却往往被忽视。理论讲了一大堆，但是实践却几乎没有，训练也少得可怜。阅读与写作都需要很强的实践操作，学习理论固然必不可少，但是阅读方法和写作技巧的掌握才是最重要的。由于以上的原因，我们的大学生的写作水平着实令人堪忧，那么如何走出这一困境，笔者提出一些建议，希望能对大学生写作水平的提高有所帮助。三、提高大学生应用写作能力的对策（一）把《应用写作》课设置为大学生的必修课。在中国的每一所大学，《应用写作》应该成为大学生的必修课。因为在这个被某些人形容为实用主义、功利主义甚嚣尘上的时代，也是个人生存竞争最激烈的时代，人们比任何时代都更需要学会写作实用性的文章，比如职场竞争中的求职信，生活中的财经文书、法律文书等，以提高个人的生存竞争能力。（二）端正大学生的学习态度。首先，要让大学生充分认识到实用写作课的重要性，这门课关乎到他人生的每一个方面，诸如就职，求爱，理财，人际交往等，是他终生都需要使用的一些基础性的知识，也是他必备的一项生存技能。其次，实用写作有它自身的规律和方法。它不是你想怎样写都行的，它有严格的格式性的要求，所以需要系统的研究学习。最后，实用写作课的实践性非常强，所以学生们不能只学不练，并且要克服手懒的坏习惯，勤学勤练，为今后的工作生活打好基础。（三）注重实践课的训练。要提高大学生的实用写作能力，那么实践写作环节是必不可少的