档案管理制度及流程

档案管理制度及流程篇一第一条为了规范档案管理工作，保证档案的完整性及性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、档案工作实行二级管理，一级管理是指综合管理部的统筹管理;二级管理是指部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员负责所有档案资料的统一收集管理，部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映战略、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力部保存原件;属于工程建设方面的，由规划保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6、由对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由部门自行保管。第四条档案保管制度1、综合管理部设存放档案的专门库房，部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，归档。3、档案管理员要科学地分类法，根据分类法，分类;根据需要专题，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全制度，做好档案流失的防护工作。10、凡工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。第七条本制度从XX年十月一日起执行。篇二1、总则1、1为了对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为的和经营服务，特制定本制度。1、2本制度所称的档案，是指个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接的对有保存价值和利益关系的种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。1、3所有部门和个人均有保护档案的义务。1、4的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于在经营中的借鉴和利用。1、5本制度适用于所有档案资料的管理。2、档案管理的机构与职责2、1的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。2、2办公室为档案管理的主管部门，对的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。2、3部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。2、4办公室的档案管理员和部门的兼职档案员均为的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，部门的档案工作人员如有变动须及时办公室。2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守制度，严守秘密，不得向无关人员泄露档案内容。3、档案管理3、1档案的归档3、1、1应归档的档案资料包括：行文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。3、1、2对于应当立卷归档的材料，部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。3、1、3除人事档案由人力部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力部的档案管理亦遵循本制度。3、1、4部门（人力部除外）的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。3、2档案保管3、2、1所有档案资料均进行专人、专柜管理。3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和案卷等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。3、2、4档案工作人员应参照的规定和，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。3、2、5所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和级。具体划分标准见。3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。3、2、7对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照有关规定执行。3、3档案的查阅、借阅3、3、1员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅（借阅）手续，由档案管理员对查阅（借阅）人、所查阅档案名称、查阅（借阅）时间和归还时间进行详细登记。3、3、2查阅（借阅）密级档案时，如查阅人为中知晓范围外的员工或外部人员，须填写，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅（借阅）。员工不得查阅（借阅）档案内容与本身工作无关的档案。3、3、3档案查阅（借阅）的批准权限：普通档案由办公室主任审批;秘密级档案由行总监审批;机密级档案由总经理审批，级档案由董事长审批。3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。3、3、5查阅、借阅档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。3、3、6严禁员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照的有关规定予以处罚。3、4档案的销毁3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见。3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。4、附则4、1本制度由办公室制订，并负责解释和组织实施。4、2本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。4、3本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。4、4本制度自颁布之日起施行。篇三目的规范全的档案管理。适用范围本制度适用于及所属部门档案管理。管理原则分类分部门管理，行部统一监管。职责与权限4.1部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。4.2行部不定期对部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次)，对违反本制度的部门有权进行处罚。档案的分类证照类：如营业执照及类证照。文件类：分外来文件和内部文件。制度类。(4)合同类。(5)计划总结和会议纪要类。(6)财务类。图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。档案的归存放部门级档案存放在行部。其它档案由归部门负责存放。档案建档要求建立档案时要有档案编号和档案。档案装订档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。保存年限原则上重要档案永久保存，进行档案销毁时经领导批准。10档案日常管理10.1借阅借阅手续部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在借阅登记表上签字后方可借阅。档案归还时，档案管理员填写归还日期。档案借阅审批权限证照类：由总经理或者其授权人审批。文件类：由行部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。(3)制度类：由行部审批。合同类：由总经理或者其授权人审批。计划总结和会议纪要类：由行部审批。财务类：由总经理或者其授权人审批。图纸类：由总经理或者其授权人审批。。人事管理类：人力部审批。借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。若人为丢失或损坏档案，给造成经济损失的，行部对相关责任人进行内部行或经济处罚。10.2销毁任何个人或部门非经批准，不得销毁档案。销毁前