提升电子文件管理系统质量的路径分析

提升电子文件管理系统质量的路径分析

一些发达国家和地区围绕着电子文件管理系统质量的提升，在多年的研究与实践中，逐步摸索出“标准引导、政策配套”的基本路径。所谓标准引导，即通过制定系统功能需求规范及实施指南，引导产品的研发和系统的应用。所谓政策配套，即通过制定系统采购政策，要求用户(通常是政府用户)购买符合标准的产品，将标准的非强制引导转化为有关部门的强制性应用，保证系统采购的质量。本文将通过基于文献的案例研究法，对此路径展开分析，并对我国相关工作的开展提出建议。1系统在电子文件管理中的重要性与纸质文件相比，电子文件管理最大的特点就是化载体控制为系统控制。也就是说系统将取代载体成为电子文件管理方法体系的核心。这是因为：电子环境中，不存在与文件内容一一对应的、单一的、一成不变的固定载体，传统的通过控制、组织、维护、鉴别原始载体来实现对其中内容的控制、组织、维护和鉴别的方法在电子世界中彻底失效。贯穿电子文件整个生命周期的、具备完善电子文件管理功能的计算机软硬件系统，取代原始载体为电子文件的真实、完整、可用和安全保驾护航。基于这样的认识，加拿大1998年颁布的《统一电子证据法》第4条规定：电子文件系统的完整性(TheIntegrityoftheElectronicRecordsSystem)，可以证明其记录和保存的文件的真实性。因此，完整的电子文件系统，而非原始载体，成为确认电子文件满足最佳证据规则的条件。也就是说鉴定电子文件的真实性，只需要验证电子文件系统的完整性即可。[1]加拿大通用标准委员会2005年12月制定的标准《作为书证的电子文件》(CAN/CGSB-72.34)花了将近一半的篇幅在规范文件形成单位应该如何开展文件管理系统建设工作。贯穿于电子文件整个生命周期中的系统通常包括三类：第一，形成电子文件的系统，国际档案理事会(ICA)称之为“业务系统”(BusinessSystem)，澳大利亚国家档案馆称之为“业务信息系统”(BusinessInformationSystem)，国际合作项目“电子文件永久真实性保障”(InternationalResearchonPermanentAuthenticRecordsinElectronicSystems,InterPARES)则称之为“文件形成系统”(Record-makingSystem)，该类系统的主要任务是支持文件形成单位日常业务工作的开展，在此过程中形成合格、完整的电子文件，比如OA、ERP、PDM、财务管理软件、人事管理软件等。第二，集中管理各类电子文件的系统，比较通行的称呼是“电子文件管理系统”(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)，InterPARES项目以及澳大利亚等国家也称之为“文件保管系统”(Record-keepingSystem)，这类系统同样应用在文件形成单位，通常以电子文件的捕获为起点，以处置为终点。国内的ERMS大多起家于档案辅助管理系统，真正意义上的ERMS较之档案辅助管理系统，管理范围更大，涵盖那些没有保管期限但是需要作为凭证管理的信息记录；管理思路上更为动态化，电子文件捕获之后要进行动态维护，对维护过程应进行全程跟踪。第三，长期保管各类具有永久价值的电子文件，保证其真实、准确、可理解的系统，InterPARES项目称之为“文件保存系统”(RecordPreservationSystem)，我国亦称为“数字档案馆系统”。由于这类系统要始终维护寿命长于系统的文件的可信性，国际上也将此类系统归入“可信任数字仓储”(TrustedDigitalRepository，TDR)。TDR主要应用在国家档案馆以及其他承担文件长久保存任务的单位。这三类系统之间的关系如图1所示。需要说明的是，以上三类系统主要是从功能的角度进行概念划分的结果。在实施的时候，有可能存在一个系统兼具多类系统功能的情况。比如一个产品数据管理系统(PDM)中包含文件管理的模块，那么该系统既是文件形成系统，又是ERMS。2产品研发的标准引导路径图1承担电子文件管理功能的三类系统三类系统各自肩负使命，国际上通行的做法是通过对于后面两类系统，即ERMS和TDR的规范来引导文件形成系统的研发。也就是说，标准引导路径中的标准主要是关乎ERMS和TDR的。不过标准制定只是标准引导路线的第一步，与之伴随的还有另外两个重要举措，依据标准开展测评、认证；以及对于标准本身进行持续的维护。本文主要以ERMS标准引导路线展开讨论。TDR标准尚不多，市场也没有ERMS成熟，但是从有限的实践来看，和ERMS发展路线基一致，由于篇幅所限，本文不再展开。2.1标准制定电子文件管理对于众多厂商是个陌生的、专业化程度很高的领域，其中最难的部分是ERMS究竟应该具备哪些功能。而用户由于缺乏经验，也难以用技术语言向厂商表达管理需求。ERMS功能需求规范因而成为最为迫切、关键和重要的标准，可为厂商和用户提供系统研发、招标和评价的指南。1993-1996年戴维·比尔曼在美国匹兹堡大学主持的“电子文件管理需求实现过程中的变量”的研究项目(简称匹兹堡项目)，1994-1997年露西安娜·杜兰蒂在加拿大不列颠哥伦比亚大学主持的“保护电子文件的完整性”的研究项目(简称UBC项目)，以及她在UBC项目成果基础上主持的InterPARES项目，都以ERMS功能需求为重要的研究对象。这些研究成果对于标准起到了重要的理论支撑作用。从笔者掌握的有限文献来看，迄今为止，全世界至少有13个国家、1个地区(欧盟)制定了ERMS功能需求规范，比较有影响力的规范包括美国国防部的DoD5015.2-STD，欧盟的MoReq2，英国的TNA2002。此外，ICA、澳大拉西亚数字保管动议(ADRI)、信息与图像管理协会(AIIM)、文件与行政管理协会(ARMA)等国际组织也都制定了类似标准，在相应范围内都发挥了影响力。表1罗列了一些国家、地区和国际组织的标准名称及其制定年限。尽管该清单是不完整的，但还是可以从中看出，制定ERMS功能需求规范一开始只是个别国家的探索，21世纪以后成为众多国家、地区、组织的普遍行为，2008年左右是个高潮阶段。相关文献也显示，不同规范之间存在着日益深透、复杂的相互影响。在这些标准颁布之前，软件研发、产品攻关没有明确的方向，欧盟标准MoReq1和Moreq2的首席编审马克·弗雷斯科认为在标准出台之前第一代产品是“垃圾”。[2]得益于标准的引导，国外的电子文件管理软件市场逐渐走向成熟。英美国家的ERMS建设的难点已经从系统开发走向了系统实施。2.2产品测试如果说推荐性标准的效力还在于隐性指导的话，那么基于标准对市场上的ERMS产品进行测评，则化效果无法掌控的指导为必须遵从的硬指标，极大地提升了标准的生命力。美国的DoD5015.2-STD、英国的TNA2002是其中的典范。美国国防部下属的联合互操作测试组(JointInteroperabilityTestCommand,JITC)负责DoD5015.2STD的一致性测试，这是全世界范围内最早开展的ERMS测试，测试合格者获得认证证书，有效期为两年。所有通过测试的产品都在JITC网站的“产品登记表”(/recmgt/register.html)中公布。北美著名的内容管理厂商IBM，EMCDocu-mentum，Opentext，HPTRIM的相关产品都通过了测试，DoD5015.2-STD由此成为北美地区ERMS的事实标准。著名咨询公司Gartner的报告也只是分析了遵循DoD5015.2-STD标准的解决方案，这进一步提高了这个内容相当“美国化”的标准的国际声誉。[3]英国国家档案馆(TNA，2005年之前是公共文件局)自1998年开始根据ERMS的需求规范和系统一致性测试的程序开展测试工作，取得了极大的成功。TNA的代表描述到：“英国认证机构有三个全职人员，有超过一打的申请书需要马上处理，每份申请书需要花费许多个工作日”。[4]虽然2004年TNA宣布停止测试，将采纳MoReq2，然而由于申请测试的厂商很多，直至2006年8月才正式停止测试。严密的测试制度同样为TNA2002赢得了“黄金标准”的美誉。[5]此外，德国、澳大利亚维多利亚州、马来西亚等也相继开展ERMS功能的一致性测试，收效良好。MoReq2充分吸纳了国际范围内标准测试的经验，其较MoReq1改造的重点之一就是要便于测试。2009年，奥地利一家公司的产品率先通过了MoReq2的认证。[6]2.3标准维护无论是标准的制定，还是产品的测试，都不是一锤子买卖，而是需要持续更新、持续运营、持续维护的工作，以保证标准的质量。表1中先行制定规范的国家一般都已更新几个版本。在标准维护机制中，有两个关键词，第一是合作，第二是持续。所谓合作，就是要由多方参与标准的制定与维护。以挪威的Noark5为例，标准制定者共包括四个小组：第一，领导小组，成员为国家档案局的局长和文化与宗教事业部、现代化部、政府行政与改革部、地方与区域管理委员会等4个部委的部长；第二，项目小组，承担标准起草工作，成员来自国际档案局和奥斯陆大学；第三，工作小组，成员来自地方档案馆和地方与区域管理委员会，主要处理章节衔接问题，第四，咨询小组，成员来自公共部门和私人组织，项目小组会根据标准内容的需要向特定部门咨询。[7]而美国国家档案与文件署(NARA)，美国陆军、空军和军事研究实验室，UBC大学，JITC合作制定了DoD5015.2-STD。MoReq2的制定更是合作的典范，其研制工作由英国咨询公司Cornwell承担，除了公司内部成员外，标准研制小组还吸收了来自德国ImbusAG公司的4位成员，ImbusAG公司承担了MoReq2的测试工作；另有一个由8位资深文件、档案管理专家组成的国际编辑委员会(EditorialBoardofInternationalExperts)审查文稿，同时还有来自35个国家超过100位志愿者组成的评审组(PanelsofVolunteerReviewers)对草案提出评审意见，其成员分别来自厂商、用户、档案馆、专业团体和商业联合会。[8]所谓持续，即标准要有一个相对稳定的团队进行长期维护。JITC长期肩负DoD5015.2-STD的维护和软件测试认证的职责，欧盟委员会资助成立的文档生命周期管理论坛(DLMForum)特地成立了一个永久性委员会推动MoReq的发展，建立培训教育资源，绘制路线图，持续改进规范。其对标准建设行动路线图的设计值得我们借鉴。MoReq2颁布不过一年多的时间，就已经开始了下一个版本MoReq2010的研制工作。MoReq发展行动路线图表明：MoReq1重在明确原则和最佳实践，主要面向标准参与者；MoReq2重在便于测试认证，主要面向厂商；MoReq2010则化繁为简，将MoReq2的复杂条款予以模块化，厂商和用户可以根据自身需要选择遵从其中部分或全部模块，因而被定位为面向用户的标准；未来MoReq还将持续发展下去，面向金融、法律、医疗、国防等领域制定专业版本的规范。新一代标准都以上一个版本为基础。[9]3系统采购的政策配套路径如果说制定标准的目的在于引导市场软件的发展，根据标准进行测评和认证的目的则在于检查市场软件的质量，那么建立配套的系统采购政策的目的则在于把住产品选择的关口，由此以标准为主线，建立一条完整的、闭环的保证链条，以提高系统应用的成效。如图2所示。图2-ERMS质量提升路径在具体的系统采购政策方面，全世界的做法主要有如下几种：3.1规定采购标准这是最基本的政策规定，通行的做法是要求公共机构只能采购通过标准一致性测试和认证的产品。这样的要求可以是建议性的，如美国国家档案与文件署(NARA)于2008年9月10日专门发布了联邦政府机构采用DoD5015.2-STD第3版的批文，建议各政府机构根据需要采用基于DoD5015.2-STD第3版的软件；[10]也可以是强制性的，比如挪威1999年的《档案法》规定所有国家和地方的公共机构只能采用符合Noark规定的电子文件管理系统，具体做法就是公共机构在采用电子文件管理系统之前必须要向国家档案局报告申请，只有国家档案局局长批准之后才能正式采用。[11]3.2推荐合格产品这个规定较“规定采购标准”要具体，一般做法是由权威机构出面，对市场上现有产品进行评价，在此基础上推荐合格产品。比如澳大利亚的南澳大利亚采购委员会2004年通过了文件局制定的EDRMS产品名册，该名册列出了供应商的名单，帮助政府机构选择能够减轻电子文件风险管理的系统。产品名册合同有效期为3年，由文件局代表政府进行管理。截至2007年南澳大利亚州有11个州政府机构和4个地方政府部门购买和实施了产品名册中的系统。[12]尽管该名册在2009年7月底失效，取而代之以类似于美国和挪威的规定，即政府机构可以选择任何遵从南澳州相关标准的产品。但该做法在特定阶段具有一定的意义。3.3统一采购软件这是最为严格的采购规定。由授权部门组织专家，对所有合格软件进行选择，从中选出最合适的一家，在整个政府范围内实施。如1998年加拿大联邦政府的信息技术服务部出面为整个联邦政府机关采购了一套电子文件管理集成管理系统，由Hummingbird文档管理、Hummingbird企业工作流、Hummingbird数字成像和CrystalEnterprise业务对象构成。这是北美最大的一个ERMS集中采购项目，授权用户达212678个。此外，加拿大不列颠哥伦比亚省、温哥华市均采用了同种做法。[13]4我国发展建议中国人民大学信息资源管理学院于2006年承担了国家档案局行业标准《电子文件管理系统功能需求规范》的研究，目前该课题组已经完成面向文件形成单位的通用草案，并于2010年8月19-20日于杭州召开了面向厂商和高端用户的研讨会。该草案即将进入征求意见阶段。然而，对比图2所