关于工程建设项目档案管理工作的实践与思考

关于工程建设项目档案管理工作的实践与思考

Summary：随着社会经济的日益发展与城市化进程的不断推进，工程建设项目迎来前所未有的发展机遇。但随着建设工程项目数量与规模的与日俱增，很多潜藏在项目工程档案管理工作当中的问题也逐渐凸显出来。若是档案管理工作当中的一系列问题无法得到有效解决，将会严重影响到建设工程的发展。基于此，本文分析工程建设项目档案管理工作现存问题，并且提出与之相应的优化策略，供广大相关从业人员参考。Keys：工程建设项目；档案管理工作；现存问题分析；实践策略分析引言：在项目工程建设环节，档案是精准记录工程建设全部过程、记录事故发生原因的重要依据。为此，档案管理工作在工程建设项目管理工作当中占据重要地位，需要得到工程人员的高度重视，尤其在建筑行业高速发展、工程建设项目数量与日俱增的背景下，档案管理工作的作用与价值充分体现。但结合目前形势而言，多数工程建设项目档案管理工作仍存在些许问题有待改善，需要采取科学合理的优化方式，显著提升档案管理工作效率。1档案管理工作现存问题工程建设项目建设工作是一项技术性较强的工作内容，或许正因如此，在工程开展期间，建设单位需要对档案管理工作要点保持高度重视，确保档案管理工作的作用与价值充分发挥，为工程建设活动指明发展方向，提供精准的数据信息支持。但结合目前形势而言，档案管理工作效率低下，仍然存在些许问题，有待改善。着重体现在以下方面：首先，随着我国建筑行业发展，对工程建设项目的档案管理工作也提升了重视程度，但由于国内工程建设项目档案管理工作尚未形成完整的档案管理工作机制作为支撑，导致一系列建设项目的实际建设环节缺乏规范化档案管理工作机制，对档案信息开展整理工作，难以形成完整的档案管理工作模式。档案管理工作容易受到各种外界因素以及内部不稳定因素的影响，档案信息的完整性与真实性无法得到有效保证。档案管理制度作为管理工作顺利开展的核心依据，档案管理工作者需要对此保持高度重视，结合具体工作需求，对档案管理工作制度做出优化与完善。其次，档案管理工作者是工程建设项目档案管理工作环节不可或缺的核心构成部分，由于管理工作者自身职业技能与职业素养，会对管理工作效率带来直接影响。为此，档案管理工作者需要具备高超的管理技能以及丰富的工作经验。但结合目前形势而言，一系列工程建设项目当中的档案管理工作者并不具备档案管理工作的技能，岗位胜任能力低下，缺乏档案管理工作经验，若不有效解决这一问题，将会严重影响到档案管理工作效率与工作质量，不利于档案价值与作用发挥。最后，在工程项目建设环节，档案是最为典型的资料性文件，在工程管理环节起到至关重要的作用，是工程验收工作以及一系列安全事故分析、质量隐患分析的核心依据。由于档案管理工作效率低下，无法呈现规范化发展趋势。再加之缺乏健全的档案资料内容，难以保证档案信息的规范性与完整性，长此以往档案管理工作，将会对工程建设项目顺利开展带来巨大影响[1]。2显著提升档案管理工作效率的实践策略上述表明，我国工程建设项目在档案管理环节仍然存在些许问题，有待改善。为此，工程管理工作者需要结合建设项目的实际情况，选择一系列科学合理的优化措施，制定更加完善的档案管理工作制度，具体措施如下。2.1不断完善的档案管理工作系统新时期背景下，建设单位需要明确档案管理职责、履行档案管理责任，并且明确各个单位档案管理工作流程要求。在工程项目当中各个部门、各个岗位人员可以各司其职，结合规范化档案管理工作制度，完成一系列档案管理工作任务。不仅如此，还需将档案管理工作纳入到工程建设项目的施工管理工作当中，这样才可以确保档案管理工作与工程项目管理工作同步进行、协同发展，二者相互补充与相互促进，显著提升档案管理工作当中一系列资料信息的科学性与完整性[2]。2.2显著提升档案资料管理质量科学开展工程建设项目当中的资料收集工作、资料记录工作。是档案管理工作效率与工作质量的重要保障，无论是工程建设项目的质量管控工作，还是进度管控工作、投资管控工作，都对工程资料记录以及工程资料收集的及时性具备较为严格的要求。工程资料可以为工程项目质量管控工作、施工进度管控工作、成本管控工作以及施工安全管控工作提供核心参考依据。为此，需要严格结合自然形成规律，对工程当中的各种资料信息开展精准记录、及时记录，顺利完成资料信息收集工作任务与归档工作任务。具体而言，首先，需要对到达施工现场的一系列原材料信息开展分批次收集，并且对原材料相关的试验报告开展科学整理；其次，精准记录在施工环节当中所收集到的一系列数据信息，其中包括测量记录以及更深层次检查记录。最后，对验收阶段的验收资料以及检测资料，开展科学整合与科学归纳，保证资料信息完整性与精准性。2.3以合同方式开展管理工作，显著提升档案管理工作效率通常形式而言，工程建设项目档案是在合同执行环节当中不断生成的。为此，为显著提升档案管理工作效率，需要从源头入手，借助以合同为依据的管理模式，显著提升档案管理工作效率。首先，施工企业需要在合同制定环节，对施工单位及监理单位提出较为明确、更加精准的工作要求，显著提升企业工程建设项目各个参建单位对档案管理工作的重视程度。其次，在合同签署阶段，施工单位与企业共同签订一系列合同条款，为工程档案质量提供保障。最后，需要提升企业工程建设项目各个参建单位对档案管理的重视程度，构建更加科学合理的工程档案管理工作考核机制，确保各个部门通力合作，共同完成档案管理工作任务。结合目前形势而言，国内工程项目实施工程建设监理制度，为工程档案收集、工程档案管理提供了优质的条件以及外部环境。为此，档案管理工作者应当借助招标承包的有利条件，将项目文件收集、项目文件整理以及项目文件移交岗位责任落到实处，确保各个参建单位可以对工程档案归档工作保持高度重视。在合同当中明确预留部分资金，可以及时移交具备完整性特征、系统性特征与精准性特征的施工单位。档案部门在验收表上签署结论与意见，由财务部门开展决算，将预算基金作为文件资料整理工作与档案归档工作的费用，确保参建单位对档案信息的完整性与精准性、系统性保持高度重视。除此之外，承包商在工程分包环节，也需要对竣工文件保持高度重视，参与到合同起草工作以及更深层次的合同执行考核工作当中，借助一系列法律手段，保证竣工档案资料的完整性与精准性[3]。2.4落实岗位责任制度为显著提升档案管理工作效率，需要结合工程建设项目的实际情况，开展档案管理工作。秉承与时俱进的原则，结合国家相关制度要求、档案管理工作特点、以及城市可持续发展需求，制定完善的档案管理工作计划，并且结合企业工程建设项目档案管理工作成效展开深度分析，对上一阶段的档案管理工作模式做出针对性优化与针对性调整，确保档案管理工作可以呈现规范化发展趋势，避免受到外界因素以及内部不稳定因素影响，显著提升管理工作效率。需要注意的是，由于工程建设项目普遍具备施工周期较长、施工规模较大等特点，施工活动涉及范围极为广泛。因此，档案管理工作也需要面临纷乱复杂的数据信息，若是在实际管理环节并未形成完善的管理规范，将会严重影响到档案管理工作效率与工作质量。为此，各个施工单位可以构建更加完善的管理规范，落实岗位责任制度，确保各个部门员工各司其职，完成各自的工作任务与工作目标，施工企业需要针对每个项目、每个工程提出具体要求，由专人负责管理，将信息记录以及工程设计变更纳入到工程项目规范化管理体系当中。结语：总而言之，企业工程建设项目档案管理工作，是工程建设项目管理环节不容忽视的关键性节点。通过上述对档案管理工作的深度描述与深度分析，可以得出通过构建更加完善的档案管理工作系统、显著提升档案资料管理质量、以合同方式开展管理工作，显著提升档案管理工作效率、落实岗位责任制度等方式科学开展档案管理工作，可以为建筑企业重大经营决策与管理决策提供精准的数据与信息支持，显著提升建筑企业的核心竞争力。充分发挥建筑企业主体优势，为建筑行业稳定发展与可持续发展提供必要的助力与支持，同时也为我国整体经济发展、建筑行业发展贡献一份力量。Reference：[1]沈逵.复合型档案人才的培养研究与实践——以浙江建设职业技术学院建筑工程档案专业为例[J].青海师范大学学报（自然科学版）,2021,37(3):94-96.[