物业集团财务管理制度

物业集团财务管理制度1、目的为规范物业集团的财会工作，真实、准确、完整地反映经济活动，及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息，更好地发挥财务工作在公司经营管理中的作用，根据中华人民共和国会计法、公司会计准则、会计基础工作规范、物业管理条例等国家相关法律法规和公司的有关财务规定，结合公司的实际情况和管理要求，制定本制度。2、适用范围适用于物业集团及下属各分公司。3、职责3.1物业集团实行统一领导、分级管理的内部财务管理体制。物业集团下属公司财务负责人的任命由分公司提名，经集团总部财务职能审核后，报集团总经理、董事长批准后，由物业集团行政及人力资源职能部门任命。物业集团财务职能部门统一领导物业集团及其下属公司的财务会计管理工作，并根据各下属公司财务会计业务的需要，设置合理的财务岗位，统一管理下属公司财务工作，对各下属分子公司财务负责人进行考核。3.2物业集团财务职能部门负责物业集团财务管理制度、会计制度的制定，会计核算监督。具体职责包括制定和修订物业集团财务管理及会计核算制度、指导下属公司的财务工作并监督制度的执行、组织对各下属公司财务人员的培训等。下属公司财务职能部门负责本公司的会计核算、内部会计监督，包括经营过程中的财务会计核算、如实反映本公司的财务状况和经营成果、监督财务收支，依法计缴国家税收并向公司管理层报送财务决算；统筹处理财务会计工作中出现的问题，组织对会计人员的培训并自觉接受物业集团的检查和监督等。各下属公司财务职能部门应当按照物业集团财务职能部门要求，结合实际情况，建立严格科学的内部工作分工和稽核制度，以保证会计核算和财务管理的准确性，降低财务风险。4、任职要求4.1物业集团会计人员的任职要求根据需要设置财务工作岗位，并制订相应的岗位职责，因岗用人。财务人员应熟悉国家有关法律、法规、规章和国家统一的会计制度，遵守职业道德，热爱本职工作，努力钻研业务，使自己的知识和技能适应所从事工作的要求。财务人员需具备会计从业资格，从事会计管理岗位工作的会计人员需具备相应职称及一定的财务会计工作经验；应届毕业生在进入物业集团后一年内，须取得会计从业资格证书。公司任用会计人员实行回避制度，物业集团及各下属公司高管的亲属不得在财务职能部门任职，具有直系亲属关系的员工不得同在财务职能部门任职。熟悉公司的经营和业务管理情况，运用所掌握的会计信息和会计方法，为提高经济效益服务。保守本公司的商业秘密。除法律规定和公司管理层同意外，不能私自向外界提供或者泄露本公司的会计信息。4.2会计人员实行不相容职务相分离制度出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。会计人员不得兼任出纳等资金收付工作。资金收付业务的票据和银行印鉴必须分别由两人以上经手，不得由一人办理资金收付业务的全过程。4.3会计人员应当按照国家有关规定参加会计业务的培训，不断提高自己的业务水平。公司应当合理安排会计人员的培训，提供会计人员有学习和参加培训的机会和条件。5、会计工作移交会计人员工作调动或因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交接替人员。没有办理完交接手续的，不得调动或者离职。会计人员在办理移交手续前，必须及时做好以下工作:5.2.1已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应填制完毕。整理应该移交的各项资料、工作清单，对未了事项写出书面材料。编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；另外，涉及到会计电算化岗位的会计人员应当在移交清册中列明会计相关软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带）及有关资料、实物等内容。5.3移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收。现金、有价证券必须与会计账簿记录一致。不一致时，移交人须限期查清。会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺，如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致时，应当编制银行存款余额表调节相符，各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符，必要时要抽查个别账户的余额，与实物核对相符，或者与往来公司、个人核对清楚。移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚；移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交换。一般会计人员办理交接手续，由财务负责人（或会计主管）监交；财务负责人（或会计主管）办理交接手续，由本公司分管高管监交，物业集团第一负责人认为必要时，物业集团财务职能部门应当派人会同监交。交接完毕后，交接双方、监交人员须在移交清册上签名或者盖章。并应在移交清册上注明：公司名称、交接日期、交接双方和监交人员的职务、姓名、移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。移交清册填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。6、会计核算基础6.1物业集团各项经营管理活动必须依法进行。对物业集团、各下属公司和物业服务中心在会计主体上进行明确定位。依据各项经营活动的实质及法律法规的规定来明确各项收入、成本、费用的权属关系，明晰公司与业主的权益。同时也为向业主公布物业服务资金收支情况提供基础数据。物业集团采用公历制会计年度，即自公历1月1日起到1231日止为一个会计年度。以人民币作为记账本位币。物业集团根据国家财政部会计准则及会计制度进行会计核算，正确划分收益性支出和资本性支出，采用借贷复式记账法，按金蝶EAS内统一确定的会计科目进行会计核算。取得或填制原始凭证的内容必须具备：凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证公司名称或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证公司名称、经济业务内容、数量、单价和金额。从外公司取得的原始凭证必须盖有填制公司的公章（公司公章、发票专用章等），从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。原始凭证金额大小写必须相等。资产购置等交易，原始凭证必须有资产管理部门出具的验收或入库证明。支付款项的原始凭证必须有审批手续完整的费用报销单或合同/非合同付款单或资金申请单。记账凭证类型统一设“银”、“记”、“现”三类。填制记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、审核人员、记账人员的签名或盖章。填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。对记账凭证中核算的经济业务有证明或说明的凭据都应作为原始凭证附在记账凭证后面。主要包括对经济业务发生进行审批的内部原始凭证及相关合同、在获取或支出相关资源的交易中获得的法定外部原始凭证等。每个会计年度结束后，公司的总账、明细账及固定资产卡片，应当打印出来，装订成册，作为会计档案管理。各下属公司要根据各自的实际情况实施有效的会计档案管理措施，严格按照财政部下发的会计档案管理办法执行，对会计档案进行管理。7、金蝶EAS会计核算系统物业集团及各下属公司使用金蝶EAS物业集团会计核算系统。物业集团及各下属公司会计核算账套全部在金蝶EAS建立并使用，各公司不得在金蝶EAS系统外建立账套（历史账套除外）和账外小金库。物业集团在金蝶EAS中统一规定会计科目的设置、编号及核算范围，以便于预算管理和财务分析，物业集团会计人员必须严格按核算操作指引进行相关会计核算工作。为防范会计风险、提高会计质量，物业集团在金蝶EAS中对所有账套统一设置角色（财务经理、会计、出纳等）并进行权限管理，所有会计人员的权限统一由物业集团根据需要申请，集团财务职能部门统一管理。各下属公司会计人员应严格按金蝶EAS操作指引进行规范操作，提高工作效率。金蝶EAS操作指引分用户手册和操作规范两部分，用户手册为通用的软件操作帮助，操作规范为结合公司实际情况及业务处理流程后的指引。各下属公司会计对所负责金蝶EAS账套数据的真实性和准确性负责，每月按规定时间在金蝶EAS系统中审批并上报报表。收入成本费用会计核算中，其发生额严格按其正常核算记入借方或贷方。费用类科目的发生额除期末结转分录外，日常核算全部在借方核算，如果是费用减少，则在费用类科目的借方以负数表示。收入类科目发生额除期末结转分录外，全部在贷方核算，如果收入是减少，则在收入类科目的贷方以负数表示。8、物业管理收费系统物业管理收费系统数据视同金蝶EAS明细帐，需每月进行核对。物业集团的各物业服务中心使用物业管理收费系统。各物业服务中心财务专员收费等日常业务全部在物业管理收费系统中进行处理。物业集团财务职能部门对各下属公司的物业管理收费系统进行统一管理，各下属公司财务专员必须严格按照物业集团下发的物业集团收费系统管理制度进行操作。物业集团财务职能部门对各下属公司的会计、财务专员进行权限设置，所有操作人员的权限由物业集团财务职能部门统一进行管理。各下属公司的财务专员对各自物业管理收费系统录入数据的真实性、准确性负责，各下属公司会计负责分管项目物业管理收费系统的审核。下属公司财务职能定期组织对收费系统的统一稽核。9、流动资产管理流动资产是指可以在1年或超过1年的一个营业周期内变现或运用的资产，包括现金、银行存款、应收及预付款项、存货等。各下属公司应严格管理货币资金，保障资金安全。严格在金EAS设置现金和银行存款日记账，按照业务发生顺序逐日逐笔登记，做到日清月结；银行存款按照金融机构名称和存款种类进行明细核算，外币现金和存款按币种进行明细核算。9.2.1出纳应当严格按照规定范围内使用现金，对于违反规定范围内的现金使用有权拒绝。9.2.2出纳要严格按照规定开具支票，不得开具空头支票、远期支票；不得出租、出借支票或将支票转让给其他公司、个人使用。9.2.3各下属公司原则上只允许开立基本账户和一般存款账户两类账户，开户和销户应按照公司责权手册进行审批后执行。9.2.4出纳应当及时将货币资金的收支业务登记日记账，并与银行账和会计帐核对，保证货币资金账实相符。9.2.5财务职能部门负责人应当安排专人定期或不定期对现金监盘、对银行存款进行核对，审核银行存款期末余额调节表的真实性，以保证货币资金的安全。9.2.6出纳应当做好银行票据的使用和保管，做好领购票据的使用登记，对于开错的票据，应当加盖作废章并妥善管理。出纳受理支票时应当仔细检查支票的各要素，以判断支票的真实性和完整性，防范支票的风险。出纳不得保管银行印签，财务职能部门负责人保管财务专用章、发票专用章等印鉴，公司第一负责人或经授权的行政及人力资源职能部门人员保管法人及法人代表印章，银行印签必须是财务专用章和公司法人代表私章或其他经过批准的个人私章。印章委托他人暂时保管时要做移交手续。9.3应收及预付款项的核算应收及预付款项，是指公司在日常生产经营过程中发生的各项债权，包括：应收款项（含应收票据、应收账款、其他应收款）和预付账款等。应收及预付款项按照实际发生额记账，并按照公司或个人进行明细核算。年末对应收款项（不包括应收票据）按照账龄分析法计提坏账准备，按备抵法核算坏账损失，物业集团公司内部往来及关联公司往来不计提坏账准备。坏账的确认标准债务人被依法宣告破产、撤销，其剩余财产不足清偿的应收款项。② 债务人死亡或失踪，其遗产或财产不足清偿的应收款项。③ 债务人遭受重大自然灾害或意外事故，损失巨大，其财产确实无法清偿的应收款项。④ 债务人逾期未履行偿债义务，经法院裁决，确实无法清偿的应收款项。⑤ 逾期4年以上仍未收回，经物业集团董事会批准，可以列作坏账的应收款项。9.3.3.2坏账准备的计提标准账龄比率1年以内（含1年）0%1-2年（含2年）10%2-4年（含4年）40%4-5年（含5年）50%5年以上80%9.4存货的核算存货是指在日常经营过程中持有以备出售或即将消耗的材料或物料，包括各类原材料、产成品、在产品、包装物、低值易耗品等。物业集团及各下属公司对办公用品（价值1-300元之间）实行零库存管理，在采购领用后，一次性计入期间费用或成本。10、固定资产管理10.1固定资产是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用期限超过1年，公司价值在2000元以上（含2000元）的有形资产。物业集团建立固定资产管理制度性文件，明确固定资产业务的岗位责任制和授权批准制度。固定资产按取得时的实际成本入账，包括买价、进口关税、运输和保险等相关费用，以及为使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可直接归属于该资产的其他支出。10.4除下列固定资产不计提折旧外，其它固定资产均计提折旧：经营租赁租入的固定资产。提足折旧继续使用的固定资产。固定资产按月计提折旧，当月新增的固定资产，当月不提折旧，从下月起计提折旧；当月减少的固定资产，当月仍然计提折旧，从下月起不提折旧。固定资产折旧采用平均年限法计算，合理估计使用年限和残值率。物业集团原则上实行统一的固定资产折旧政策，物业集团固定资产折旧政策如需变动应报控股集团财务职能部门批准。固定资产分类及折旧政策如下：资产类别使用年限残值率折旧方法房屋建筑物20年5%平均年限法机械设备5年5%平均年限法电子设备3年5%平均年限法运输设备4年5%平均年限法办公设备5年5%平均年限法其他5年5%平均年限法固定资产类别的划分标准和包含的内容，参见物业集团固定资产管理制度。10.7与固定资产有关的后续支出，如果存在下列情况之一，使可能流入公司的经济利益超过了原先的估计，则应当计入固定资产账面价值，其增计金额不应超过该固定资产的可收回金额。否则，应在发生时确认为费用。延长了固定资产的使用寿命。使产品的质量得到实质性提高。使产品成本得到实质性降低。年末对固定资产按账面价值与可收回金额孰低计量，可收回金额低于账面价值的，按差额计提固定资产减值准备，减值准备在资产负债表中单独反映。固定资产发生减值的判断标准。固定资产市价发生大幅度下跌，其跌幅大大高于因时间推移或正常使用而预计的下跌，并且预计在近期内不可能恢复。固定资产陈旧过时或发生实体损坏。公司因经营需要，计划提前处置固定资产。其他可能表明资产已发生减值的情况。10.10固定资产减值准备按单项资产计提，减值金额计入当期损益，下列情况应全额计提减值准备：长期闲置不用，在可预见的未来不会再使用，且已无转让价值的固定资产。由于技术进步等原因，已不可使用的固定资产。已遭毁损以至于不再具有使用价值和转让价值的固定资产。其他实质上已经不能再给公司带来经济利益的固定资产。已经计提的减值准备，不得在以后会计期间内转回。已计提减值准备的固定资产，按照该项固定资产的账面价值及尚可使用年限重新计算确定折旧率；因计提减值准备而调整固定资产折旧额时，对此前已提的累计折旧不作调整。固定资产因出售、报废、毁损等原因而发生的清理净损益，计入当期营业外收支。11、无形资产及长期待摊费用无形资产包括专利权、著作权、商誉、各类计算机软件等。无形资产按取得时的实际成本计价。单个计算机软件等无形资产，价值低于2000元（不含）且无明确使用年限，在购入达到可使用状态当期，一次性计入期间费用。除上述外，无形资产应当自达到可使用状态、开始使用之日的当月起，在有效使用期限内按月平均摊入损益。无形资产的有效使用期限按下列原则确定：法律和合同或公司申请书中分别规定有效期限和受益年限的，按法定有效期限与合同或公司申请书规定的受益年限孰短的原则确定。法律无规定有效使用期限，合同或公司申请书中规定有受益年限的，按合同或公司申请书中规定的受益年限确定。法律、合同或公司申请书均未规定法定有效期限和受益年限的，按不超过10年的期限分期摊销，公司价值超过2000元（含）的计算机软件摊销年限为5年。11.5当无形资产存在下列一项或者若干项情况时，将该项无形资产的账面价值全部转入当期损益：某项无形资产已被其他新技术等所替代，并且该项无形资产已无使用价值和转让价值。某项无形资产已超过法律保护期限，并且已不能为公司带来经济利益。其他足以证明某项无形资产已经丧失了使用价值和转让价值的情形。11.6长期待摊费用是指公司已经支出，但摊销期限在1年以上（不含1年）的各项费用，包括固定资产大修理支出、租入固定资产的改良支出和办公室的装修支出等。公司筹建期间发生的费用，在开始生产经营的当月起一次转入开始生产经营当月的损益。租入固定资产的改良支出，在租赁使用年限与租赁资产尚可使用年限孰短的期限内平均摊销。装修支出在受益期内平均摊销，从装修工程竣工、投入使用的当月开始按月摊销，最长不超过4年。购买办公家具等支出不属于装修支出，按公司价值，纳入资产管理。12、营业收入管理12.1营业收入是指公司从事物业管理和其他经营活动所取得各项收入，包括主营业务收入和其他业务收入。主营业务收入是指公司在从事物业管理活动中，为物业产权人、使用人提供维修、管理和服务所取得的收入，包括物业管理收入和物业经营收入。物业管理收入是指公司向物业产权人、使用人收取的公共性服务收入、公众代办性服务收入和特约服务收入。物业经营收入是指公司除物业管理及服务以外的其他经营性收入。如公司经营自己拥有产权的房屋建筑物和共用设施取得的收入、前期费收入等。其他业务收入是指公司从事主营业务以外的其他经营活动所取得的收入，包括公司代为经营业主委员会或者物业产权人、使用人提供的房屋建筑物和共用设施取得的收入，如代为房屋出租取得的收入、代为经营停车场、游泳池、各类球场等共用设施取得的收入；还包括房屋中介代理收入、材料物资销售收入、废品回收收入、商业经营收入及无形资产转让收入等。12.2营业收入的确认及其时间公司应当在劳务已经提供，同时收讫价款或取得收取价款的凭据时确认为营业收入的实现。当年度营业收入必须计入当年度损益，不得提前或延后。12.3营业收入会计科目处理因物业管理、物业经营等业务取得的经营收入计入“主营业务收入”科目。其他如装修垃圾清运费等属于其他业务收入范围的收入计入“其他业务收入”科目。公司利用业主委员会或物业产权人的场地收取停车使用费，所取得的收入先计入“其他应付款——***场地停车费”科目贷方，根据物业管理服务协议支付业主委员会或产权人（按协议规定列支）收益时，计入“其他应付款——***场地停车费”科目借方;服务中心获得的收益，即“其他应付款—***场地停车费”科目的贷方余额，借记并转入“其他业务收入”，并计提相关营业税金。代收代付的水电费，收到款项时分别将收入和销项税金计入“其他应付款－水电费”和“应交增值税－销项税金”科目的贷方。支付水电费时，分别按成本和进项税金计入“其他应付款－水电费”和“应交税金－进项税金”科目的借方。公共水电部分的进项税金不能抵扣，借计成本费用的同时，贷记“其他应付款-水电费”和“应交税金-进项税额转出”。物业集团获得的收益即为“其他应付款－水电费”科目的贷方余额，借记并转入“其他业务收入”。13、营业成本管理营业成本核算按照物业管理不同业务项目分别归集各自营业成本，营业成本核算方法一旦确定，至少在一个会计年度内不得任意改变。以上科目必须按业态类别和项目归属进行辅助核算。严格分清本期营业成本和下期营业成本的界限，不任意预提和分摊成本，只有正常的与企业销售商品、提供劳务经营活动直接相关消耗才能计入营业成本，主要包括：直接从事物业管理等营活动的人员工资、奖金和按规定比例提取的福利费、工会经费、教育经费；房屋共用部位共用设施设备维修及保养费；房屋共用部位共用设施设备耗用的水电费；直接从事物业管理等经营活动人员的劳动保护费；绿化费；保洁费；保安费；直接用于物业管理等经营活动的固定资产折旧费等。下列各项开支不得列入营业成本：为购置和建造固定资产的支出。无形资产和其他资产的支出。对外投资的支出。其他不得列入成本的支出。14、物业专项维修资金14.1“长期应付款－物业专项维修资金”下按栋设置明细科目用于核算公司接受委托管理的房屋共用部位、共用设施设备维修资金。物业专项维修资金的核算。收到维修资金的核算。收到维修资金时，借记“银行存款”科目，贷记“长期应付款—物业专项维修资金—××栋”。专项维修资金利息核算公司收到银行计息通知单，属于代管专项维修资金存款的利息收入，借记“银行存款”科目，贷记“长期应付款—物业专项维修资金—利息收入”。14.3物业专项维修资金使用核算由本公司承接房屋共用部位、共用设施设备进行大修、更新、改造任务的项目，需由专项维修资金支出的，需有业主委员会签字盖章的立项书，工程完工后按栋核算开支，按当地政府相关规定进行审批后经业主委员会或者物业产权人、使用人签证认可后方可由该资金支出。14.4每季度须向全体业主公布本体维修资金的使用结存情况。15、管理费用15.1管理费用是指公司行政管理部门为组织和管理开发经营活动而发生的各项费用。主要包括人工成本、办公费用、折旧摊销费用、税费、交际费、差旅费、中介服务费、董事会费、招聘费、开办费及其他等。15.1.1人工成本用于核算由公司承担的、因使用员工劳动力所发生的各项直接和间接人工费用。人工成本具体包括工资、奖金、各种社会保障支出、各种福利费、培训费及加班餐费等内容，具体核算参照科目核算表。15.1.2办公费用于核算部门日常办公发生的费用支出，具体分类及核算内容如下：项目办公费用明细分类办公用品费用于核算日常办公发生的公司价值低于300元或使用期低于一年的办公用品。如文件夹、笔记本、各种文具、纸张、打印机耗材等。水电物管费公司办公场地所用水电费、物业管理费等IT使用购买（2000元以下）电脑软件及其他系统的费用、电脑网络设备配件及维修费（硬件设备用）、网络使用费（IP专线VPN/ADSL）、维护费软件维护费、网站制作等信息化费用办公租金办公室租赁费书报费购买的各类书籍、订购的报刊杂志等花木费办公场所使用的花木费用通讯费办公区域座机电话费、200电话卡费、员工因公报销的手机通讯费等市内交通费员工外出市内办事交通费邮寄费快递\邮寄费用会务费举办专门性、综合性会议发生的费用综合费外派及有关部门员工发生的相关费用其他办公费上述范围外可能发生的管理费，如办公修理、办公饮水、零星物品购买等杂费交际费是核算公司发生的用于交际性质的支出，主要是交际类餐饮及礼赠物品等支出。差旅费是核算公司员工异地出差所发生的费用，具体包括住宿费、交通费及其他等，其他用于核算出差补助等支出。中介服务费核算公司支付的中介机构服务费用，包括审计费、咨询费、律师费、验资费、评估费等聘请中介机构发生的费用。折旧摊销费用核算公司资产折旧摊销发生的费用，包括固定资产折旧、低值易耗品摊销、长期待摊费用摊销、无形资产摊销及其他摊销。长期待摊费用摊销及无形资产摊销核算长期待摊费用及无形资产的摊销。低值易耗品摊销是指公司价值在单位价值2000元以下，300元以上且使用时间在1年以上的办公用品摊销。公司办公用低值耐耗品在购买领用时一次性摊销，计入低值易耗品摊销，实物纳入物业集团低值耐耗用品管理。招聘费是核算公司用于招聘员工发生的相关费用，包括招聘广告支出、猎头中介支出等费用。开办费是核算新办公司在筹建到公司成立发生的开办设立的费用支出，在公司成立后，一次性计入开办费核算。16、外币业务公司核算外币业务时，设置相应的外币账户。外币账户与非外币相同账户分别设置，并分别核算。公司发生的外币业务，按金蝶EA