关于采购违规事项的专项审计调查报告（很受启发）

关于采购违规事项的专项审计调查报告（很受启发）

选购违规事项专项审计调查报告

审计监察部发觉选购系统中辅材供给商X王物资商贸有限公司（简称：X王公司）、X友贸易有限公司（简称：X友公司）招标过程意向标、私自切换合作品牌、以次充好、选购价过高等问题。

审计范围包括外部供货单价、品牌调查和内部公司调查、分析比照、治理等问题状况进展客观评价。在审计过程中，实行外部取证、供给商问询、检查、复核等必要的审计程序。现将审计结果报告如下：

选购部门相关事项

一、X王公司私自切换合作品牌事实和初步调查结果

（一）供给商根本状况

X王公司为我公司焊材供给商，该公司成立于2022年XX月，200X年开头与我公司业务往来，201X年中断合作1年，后继又合作到至今，2023年1-11月与我公司有297.98万元业务往来。

（二）招标状况

经审计查阅发觉，现场招标4家单位投标，X王公司非招标最低单位，招标最低单位为“汇通”，X王公司高出汇通4.69%，但评标小组技术打分成员依据打分规章，最终X王公司与“汇通”总分数并列第一名，经与打分成员现场访谈记录，讨论院的赵X首席设计师反应打高分的缘由之一：

1、现场组织者的倾向性宣告;2、打分表排名挨次的误导；制造部的吕X工艺员在没有试用的状况下，以个人以往的阅历打出X王公司高于“汇通”的分数。选购员在招标后写总结上报给高层批复时，以“本次焊材招标预中标单位：1、X王公司；2、汇通，报高层批复同意以质量为主，最终确定X王公司为中标单位。

但在实际供货中，为何当时参加招标的后端制造部门和检验没有发觉供给商私自切换品牌？

选购部与X王公司签订合同后，选购员廖XX将合同商定的商品品牌明细通过企业微信方式发给质检员许X，许X明确回复要其邮件发送且告知详细执行时间，但廖XX未赐予回复。

因辅材商品均是通过国家检验合格才赐予销售，同型号不同品牌。X王公司是我司选购SAP系统中唯一一家焊材供给商，公司全年选购数量一样状况下，X王公司与“汇通”比照增加本钱约15万元，明细如下（此处略，可（点此在内审网公众号查阅））

（三）私自切换合同品牌供货，涉案金额较大

经审计发觉，发觉X王公司与我公司最近一次签订合同期限为2023年11月20日至2023年11月19日，合同商定了品牌、型号、规格、质量等其他事项，审计监察人员到仓库现场核对实物时，发觉该供给商所供货物与合同签订品牌不符状况。审计监察马上组织选购、质检、仓库相关人员对该供给商所供全部货物进展核对，结果发觉合同商定并合作共50个规格型号，其中有15个规格型号与合同商定不符，存在私自切换品牌、偷梁换柱等不诚信行为。

经审计监察向其他供给商、市场等多方渠道寻价、比照等综合分析计算，不符合合同商定品牌的15个规格型号，全年选购量为41,495kg，直接差异损失金额为49,027元，明细如下（此处略，可（点此在内审网公众号查阅））

（四）止损措施

暂停供给商规划付款：审计监察部已马上要求财务部对该供给商140万元尾款进展冻结暂付，待双方达成处理协议后，依据结果再进展结算。

二、X友公司以次充好、三无产品事实和初步调查结果

（一）供给商根本状况

X友贸易有限公司（简称：X友公司）为我公司水暖供给商，成立于2022年X月,200X年开头与我公司业务往来，201X年中断合作2年，后继又合作到至今，2023年1-11月与我公司有412.82万元业务往来。

（二）招标状况

经审计查阅发觉，现场招标5家单位投标，X友公司为投标总价最低单位，综合排名第一，选购部与X友公司签订合同后，选购员廖XX虽根据大类品牌和招标样品转交质检，但合同商定的品牌未能更具体的根据每个物料明细告知质检、仓库、生产等相关单位人员。

（三）以次充好供货，涉案金额较大

经审计监察部对选购部供给链系统中的供给商核查时，发觉X友公司与我公司最近一次签订合同期限为2023年11月18日至2023年11月17日，合同商定了品牌、型号、规格、质量等其他事项，审计监察人员到仓库现场核对实物时，发觉该供给商所供货物与合同签订品牌不符状况。审计监察马上组织选购、质检、仓库相关人员对该供给商所供全部货物进展核对，结果发觉合同商定并合作共1018个规格型号，“凯毫阀门”品牌商定有95个规格型号，其中50个规格型号与合同商定不符，不是“凯毫阀门”，局部商品为三无产品，存在以次充好，偷梁换柱等不诚信行为。

初次与X友公司沟通时，X友公司现场答复，他们所送货物均为合同商定品牌，对品牌不符的事实否认，审计要求X友公司供应一个物料号的进货单、发票清单，X友公司供应了一份“凯毫阀门”公司补打的出库单，及不知详细日期的销售发票，经我方分析后认定不能证明这些物料是该厂生产。后经与“凯毫阀门”厂家销售、售后人员联系，并把仓库的实物拍照传给对方确认，该公司明确告知我们如何区分他们家产品，防伪标识是什么？及在产品的什么地方？最终认定此产品非该厂生产，且该公司回函盖章确认。

经与“凯毫阀门”厂家销售人员对95个规格型号进展报价，对方公司在不考虑结算帐期和效劳的状况下，赐予报价并盖章回复，经分析比照发觉我公司选购系统中型号平均单价已高于市场价近65%，个别单价已高于市场价100%。

再次约谈X友公司时，X友公司称这些物料号的货物是由合同商定品牌厂家授权生产、销售的，让其供应授权证明时，X友公司供应了一份复印件，经分析推断该授权为当天中午现补授权，且未说明是生产授权，让X友公司供应原件时，且无法供应。后经交谈X友公司最终成认此50个物料号为非合同商定品牌。全年选购量为25,069件，直接差异损失金额为133,378元。

（四）止损措施

暂停供给商规划付款：审计监察部已马上要求财务部对该供给商225万元尾款进展冻结暂付，待双方达成处理协议后，依据结果再进展结算。

质量治理部相关事项

（一）根本状况

此次审计过程中发觉质量治理部外购质检科对全部外购件分为免检、检测两种。产品及供给商的免检制定无依据标准及标准性文件，至今未能向审计监察部供应。后经质检员仅供应了一份由质量治理部总经理审核批准的2023年免检供给商名录（据反应质量治理部对产品及供给商的免检评定的依据标准是“近三年生产、工程现场无反应质量问题视同全部合格，不是依据质量检测合格率”），但经与公司财务系统质量扣款明细比照，发觉近三年频繁因质量问题而被质量治理部扣款的供给商，也在免检名录里，说明实际操作与免检名录存在前后冲突，故供给商免检名录制定并不严谨，存在缺陷。

审计监察在仓库现场发觉局部物品品牌与合同签订品牌不符时，审计监察要求质检人员进展再次检测时，外购质检员许X及部门领导人回复产品的检测范围是:外观要求、材料、规格、尺寸等。品牌不在检测标准范围之类，且质量治理部没有物品对应品牌备案表，平常检测只检测材料、规格、尺寸等其他信息。产品的生产厂名称、生产日期、质量合格证，即三无产品的相关信息不在检测范围之类，无法检测。

后经审计监察部查实，此次焊材招标后选购人员已经把焊材型号规格对应的品牌明细已经发给质检员许X且已回复，水暖件招标前选购人员已经将供给商供应的样品大类及对应的品牌信息表，已经送样至质量治理部，且样品实物及品牌信息表现就存放于质量治理部的货架中保存。

（二）止损措施

未发生直接金额损失：审计监察部已要求质量治理部外购质检员，将X王公司、X友公司两家供给商按签订合同品牌进展全面重新检测。

制造部规划科相关事项

（一）根本状况

此次审计过程中，发觉制造部规划科规划员唐XX，在2023年6月18及29日两天各下了一笔焊材规划订单，在下单的时候操作缘由，未留意填写正确的收货仓库库位，到7月、8月焊材入库时，仓库员发觉物料库位不符，反应给规划订单员，规划员便对物料的库位进展了修改，因7、8月的焊材价格已经上涨，修改后的订单单价也变化上涨，总差异430.6元，明细如下（此处略，可（点此在内审网公众号查阅））

（二）止损措施

追回损失金额：审计监察部已要求规划员与该供给商对接，说明状况，差异430.6元，在2023年12月份开票中扣减。

处理意见及审计建议

（一）外部供给商

1、审计监察在调查中供给商成认实物与合同品牌不符等不合规的事实。但其认为差异损失有些偏差并认为未给我公司造成质量问题。鉴于该供给商后期协作审计监察调查此事，检讨态度恳切并情愿自我认错认罚，经综合考虑，赐予*王物资商贸有限公司赔偿金额80,000元整，并纳入我公司供给商治理负面名单中。

2、审计监察在调查中供给商最终成认实物与合同品牌不符等不合规的事实。但其认为差异损失有些偏差并认为未给我公司造成质量问题。鉴于该供给商后期协作审计监察调查此事，检讨态度恳切并情愿自我认错认罚，经综合考虑，赐予*友贸易有限公司赔偿金额250,000元整，并纳入我公司供给商治理负面名单中。

（二）内部员工

1.选购部选购员廖XX，在焊材招标过程中存在寻源缺乏，且招标未按最低价排出招标名次，以质量要求之名上报总价其次名中标，与供给商签订合同后，虽根据合同供应了相关品牌，但其中水暖件局部未根据标准将品牌明细发送质检，致使供给商钻治理漏洞以次充好造成公司损失较重，因其工作责任心不强，间接造成公司损失，不能胜任选购相关工作，赐予辞退处理.

2.质量治理部外购检验工程师刘X，对制定免检产品或供给商的筛选、判定依据不充分，制定实物检测标准不严谨，对三无产品认知度不够，未完善供给商的标准质量治理体系，让相关供给商有机可乘，间接给公司造成直接损失，赐予警告处分；

3.质量治理部总经理郑XX，对制定免检产品或供给商的审核把关不严格，及负有治理连带责任，赐予警告处分；

4.制造部下单规划员唐某某日常工作中不够细心，虽然损失430.6元，金额小且已经追回，赐予部门内部批判；

（三）审计建议

1.选购部在执行招标流程时，在供给商寻源时，辅材类-水暖件尽量优先查找直接生产厂家；

2.选购部外购商品所签订合同虽已供应给质量治理部等部门，但所供应方