用友时空KSOA9.0供应链管理系统医药管理软件

UFIDA用友时空KSOA9.0供应链管理系统用友时空KSOA9.0操作手册产品号:加密狗号：第一部分：GSP新要求重点功能因企业的规模和管理模式不同，软件的购进和销售业务的流程中审核步骤会有所不同，但是主要的业务流程不变；个别功能属于个人开发或使用第三方插件，属于收费功能，客户可根据情况决定是否单独购买。一．新增加的品种或客商必须由质量管理部的相关人员添加基本信息，首营品种、首营供应商必须做审批流程才能开展业务，初次开展业务的销售客户也必须做审批才能开展业务。二.经营范围的控制药品的类别不在客商的经营范围内将不能做购进或销售相关业务。三．客商证照的控制供应商的许可证有效期、营业执照有效期、GSP证书有效期、委托书有效期、质量保证协议有效期、组织机构代码证有效期中的任何一个过期将不能做采购业务；销售客户的根据客商类别控制对应的证照，客户为经营企业控制许可证有效期、营业执照有效期、GSP证书有效期、委托书有效期、质量保证协议有效期、组织机构代码证有效期，医疗机构控制许可证有效期，药店控制许可证有效期、营业执照有效期、GSP证书有效期，任何一个过期不能做销售业务；客商证照的预警提示在登陆软件后预警条中有提示：1个月内到期，3个月内到期；或者在系统中专门有预警查询（建议数据量大的客户为了保证服务器的速度用预警查询）。四．效期药品的控制近效期药品预警在预警条中有，预警查询中也有；过期药品系统自动锁定将不能销售；近效期促销。五．冷链管理（存储条件为冷冻货冷藏的药品）冷链购进在收货环节严格控制，必须填写运输工具、运输方式、冷链档案号（对方提供的冷链运输温度监控记录）才能完成收货；冷链销售出库配送完成后，在电脑做登记，填写本企业配送的相关记录，运输工具、运输方式、冷链档案号（冷链运输温度监控记录）、配送员、司机、客户收货时间；GSP记录中将自动产生冷链记录六．不合格药品严格进行审批确定为不合格的药品必须进行审批流（库管或养护上报质量管理部审核—质量负责人审核总经理审核），才能进行不合格药品的报损。七．图片辅助管理商品的药监报告、客商的资质都可以通过软件扫描到电脑，需要时进行批量打印（药品的药监报告自动关联销售记录）或查询。八．电子监管码管理在商品资料中标记扫描品种；在客商资料中维护跟电子监管码上报系统中单位的对应关系，然后通过软件提取购进入库单、购进退出单、销售出库单、销售退货单中需要扫码的品种，批量扫码，生成文件，直接通过电子监管码系统上传。九．条码出库复核药品装箱前利用条码复核，减少发货出错率；也可以有效管理库房发货人员和复核人员的业绩。十．销售应收账款批量结算根据业务员批量勾兑应收账款。十一．人员及权限管理有系统管理员在系统控制台添加人员基本信息。权限的控制可以通过角色授权或个人菜单授权，也可以针对个人授权。十二．采购计划自动生成解释首先要维护好库存商品的上下限，然后通过预警查询确定要做采购的品种、采购数量、供货单位，可在采购计划单填制时增加资料检索实现自动提取；但是实际的业务客户要先询价，然后才确定采购数量、供货单位。十三．养护计划自动生成增加品种时确定好养护类别（重点养护、普通养护、近效期养护），在做养护的时候根据养护类别自动提取做重点养护（入库30以上还有库存，30天内养护一次）和普通养护（入库90天以上还有库存，90天内养护一次）；近效期养护自动提取6个月内的近效期品种，对于一些重点监管的品种可以手工填写做养护。养护类别是可以维护的（重点转普通普通转重点）。十四.基本信息不允许直接修改，必须进行审批流程才能进行修改。十五.特殊药品的双验收双复核控制。第二部分：软件主要流程的操作和介绍第一章.基本信息添加和审批1.增加商品资料（质量管理员）菜单信息中心商品资料商品资料维护点查询按钮以前增加的品种会自动显示，新增加品种点增加卡片编号的前两位一定要是分类的编号比如胶囊JN0002,以上的必须都录入，有下拉框的选择，计量规格是指一件装多少比如300就填写300，有效期填写数字比如36个月只填写36就可以，首营状态是，状态默认停用。增加完后做首营商品审批流程2.首营商品审批流程新GSP管理中心首营商品审批采购（采购员）-采购（采购部经理）-质管（质量管理员）质量副总（质量负责人）采购员在首营品种审批表（采购员）单据界面的商品编号或名称处双击或输入商品助记码提取首营品种（条件是商品资料中是否首营为是，状态默认为停用的），经营部经理、质管、质量副总填写相关的意见和日期，签字默认操作员，质量副总审核通过的品种就可以做采购业务了，品种的状态自动恢复为启用；质量负责人审核完成后的首营品种在档案表中就可以查到3.增加客户或供应商资料（质量管理员）信息中心客商资料客商资料维护点增加卡片依次填入类容，客户的是否销售为是，是否进货为否，供应商的是否销售为否，是否进货为是，经营范围一定要双击选择填写。保健食品,保健药品,蛋肽制剂,二类精神药品,非药品,含麻黄碱制剂,化学药制剂,计生药品,进口药品,抗生素,麻醉药品,生物药品,生物制品,药用辅料,一类精神药品,医疗器械,中成药,中药材,中药饮片,客商类别一定要选择录入，客户的证照是根据客商类别控制的；生产企业经营企业零售及连锁医疗机构客商类别为生产企业经营企业客户的许可证有效期、营业执照有效期、GSP证书有效期、委托书效期、组织机构代码证都必须填写并且不能过期客商类别为医疗机构的许可证有效期必须填写并且不能过期客商类别为零售及连锁的许可证有效期、GSP证书有效期、营业执照有效期必须填写并且不能过期供应商的许可证有效期、营业执照有效期、GSP证书有效期、委托书有效期、质量保证协议有效期、组织机构代码证都必须填写为xxxx-xx-xx的格式，并且都不能过期，过期将不能做采购业务；首营状态为是，状态为停用增加完后做供应商首营企业审批表，客户客户资质审批表4.供应商首营企业审批表新GSP管理中心首营企业审批1业务（采购员）-2质管（质量管理员）3质量副总（质量负责人）采购员在首营企业审批表（业务）单据界面的单位编号或名称处双击或输入供应商助记码提取首营企业（条件是客商资料中是否首营为是，状态默认为停用的），经质量管理部、质量负责人填写相关的意见和日期，签字默认操作员，质量负责人审核通过的企业就可以做采购业务了，状态自动恢复为启用；质量负责人审核完成后的首营企业在档案表中就可以查到5.客户客户资质审批表新GSP管理中心首营商品审批1业务（业务员或开票员）-2质管（质量管理员）3质量副总（质量负责人）业务员在客户资质审批表（业务）单据界面的单位编号或名称处双击或输入客户助记码提取客户档案（条件是客商资料中是否首营为是，状态默认为停用的），经质量管理部、质量负责人填写相关的意见和日期，签字默认操作员，质量负责人审核通过的客户就可以做销售业务了，状态自动恢复为启用；质量负责人审核完成后的在客户资质审批表(档案)中就可以查到第二章.采购流程（采购管理中心）采购入库流程采购管理中心采购入库管理共6步》1采购计划单填制（采购员）客户维护好品种的库存上下限，然后在采购时刻根据采购数量=库存上限-库存下限-现有库存或根据客户的实际情况写检索方案；客户也以根据库存下限预警选择需要做计划的品种，然后询价，确定价格和供应商后填写采购计划。也可以根据查询数据中心新增查询依据产地查询商品情况确定采购品种和供货单位采购员填写：先选择单位，业务员，部门，发票类型，然后在明细的商品编号或名称处输入助记码或药品名称或商品编号选择商品，填写数量和含税价（采购价），保存打印可以。》2采购计划单审核(质量管理部)（质量管理员）》3采购计划单审核(经营部经理)（采购经理）采购经理直接提取采购计划单看价格是否合适，不合适可以修改，保存打印采购付款申请单》4采购收货单-（收货员）库房提取采购计划，利用图片管片核对供应商资质和票据备案，填写实际的收货数量，默认为采购数量，选择填写启用日期和到货日期，存储条件为冷藏或冷冻的商品必须填写运输方式、运输工具以及对方提供的冷链温控文件号（冷链档案号），对应产生冷链记录点生成验收通知单保存单据有问题的药品可以拒收，直接填写拒收数量和拒收原因，自动流转到拒收流程》5采购入库验收（GSP）（验收员）验收员提取收货单，填写批号和有效期，选择货位，输入的时候一定要核对总数量和金额，保存验收过程中有质量问题的可以拒收直接填写拒收数量和拒收原因，自动流转到拒收流程》6复核入库（库管）库管提取验收单，核对数量和总金额。合适的话点记账打印单据。************拒收管理：收货员在收货环节或验收员在验收环节发现有问题的药品可以拒收，在单据明细中的拒收数量处填写拒收数量和拒收原因，自动产生拒收记录，在拒收报告单中提取填写上报质量管理部。采购管理中心药品拒收管理（收货员或验收员）1》.打开拒收报告单(收货员或验收员填写)通过菜单提取拒收药品提取收货或验收拒收的药品，填写验收相关信息，明细货位如果选择不合格药品库将产生不合格药品记录，实际上电脑是不登记库存的2》.拒收报告单审核（质量管理部或）提取拒收报告审核3.采购退出流程采购管理中心采购退出管理共4步》1采购退出申请单（采购员）单据抬头选择原购进单位，然后通过菜单辅助功能下的提取原入库单或提取退货商品功能提出原购进单据的明细，修改退货数量保存单据即可。软件控制只有发生入库的才能做退货》2采购退出申请单审核（采购部经理）》3采购退出复核单（复核员）库房复核员员提取审核后的采购采购申请单进行复核》4采购退出出库单（库管）库管提取采购退出复核单记账打印单据4.采购退补流程采购管理中心采购退补管理共3步》1采购退补价开票单（采购员）单据抬头选择原购进单位，然后通过菜单辅助功能下的提取原入库单或提取退补商品功能提出原购进单据的明细，在新含税价上输入新价格保存即可》2采购退补价开票单审核（采购部经理）》3进货退补价执行单（财务人员）财务或库管提取记账打印单据************第三章.销售流程（批发管理中心）1.销售出库流程批发管理中心销售出库管理共3步》1销售开票单填制（开票员填写）开票员填写：先选择单位，业务员，部门，发票类型，然后在明细的商品编号或名称处输入助记码或药品名称或商品编号选择商品，弹出批号选择，填写数量和含税价（销售价）》2销售开票单确认（开票员确认）双击选择审核确认》3销售结算出库单（收款员）开票界面指定批号为是使用菜单确认销售开票单提取开票单，现金客户是否结算打钩，并且选择账簿编号和名称，非现金客户是否结算去掉勾选。点记账打印单据。清单交库房取货。2.出库复核（条码发货复核管理）条码出库复核流程:为了保证仓库发货的准确度，采用商品条码复核出库品种先在单据头的开票单据编号处选择出库单据（可以只输入单据的后面数字），会在单据头显示该单据总共的明细条目数和单据总金额，自动算出整货件数，收货人、电话和收货地址可以修改填写；在明细处的商品条码出扫描出库的商品，显示该单据中该条码的记录的开票数量、批号、效期，复核员填写复核数量（必须跟开票数量一致），依次复核该单据的所有品种，复核总记录数和单据抬头的总行数必须一致，否则不能保存。复核完毕后填写装箱人和发货人，以及零货件数，保存单据。有条件的话可以打印装箱条码单，贴在包装箱上。3.销售退回流程批发管理中心销售退回管理共6步》1销售退回申请单（开票员填写）单据抬头选择原销售单位，然后通过菜单辅助功能下的提取原销售单或提取退货商品功能提出原销售单据的明细，修改输入退货数量即可》2销售退回申请单业务审核（销售部经理）》3销售退回验收单审核(质管或质量管理员）质管提取验收单进行审核》4销售退回收货单（收货员）库房提取审核后的退货申请单核对单位资质和原票据收货，填写具体的收货数量,存储条件为冷藏或冷冻的商品必须填写运输方式、运输工具以及对方提供的冷链温控文件号（冷链档案号），对应产生冷链记录点保存.》5销售退回验收单（验收员）验收员提取收货单进行验收核对》6销售退回结算入库单（库管或收款员）提取质管审核后的验收单据记账入库打印单据销售退补流程批发管理中心销售退回管理共6步》1销售退补价开票单（开票员填写）单据抬头选择原销售单位，然后通过菜单辅助功能下的提取原销售单或提取退补商品功能提出原销售单据的明细，在新含税价上输入新价格保存。》2销售退补价开票单审核（业务主管或经理）》3进货退补价执行单（财务人员）财务或库管提取记账打印单据第四章.结算流程（结算业务管理中心）1.采购付款流程1>.采购员填写采购结算计划，通过财务审核，总经理审核，财务根据结算计划勾兑采购结算计划单填制（采购员）单据抬头先选择单位，然后在明细的相关单据编号处双击可以选择该单位未结清的购进单据，输入结算金额，点保存。财务审核总经理审核2>.结算业务管理中心采购结算进货勾兑结算单选择要付款的单位，然后通过菜单按单据结算提取购进单据进行结算2.采购结算单冲红结算错误可以通过冲红来处理选择单位，点查询，然后双击选择要冲红的结算单据，单冲红销售结算流程结算业务管理中心销售结算销售勾兑结算单>>1.财务直接下应收款选择单位，菜单勾兑方式按单据勾兑结算即可>>2.按业务员批量结算先有由业务员填写批量结算申请单打开集中结算准备单先选择业务员，账簿编号和名称，在明细中批量选择单据处双击或输入单位选择需要结算的单据，输入收款金额，然后点保B.财务人员打开销售批量结算单，选择结算申请单号，菜单勾兑方式按单据勾兑点入账，系统自动会根据业务员填写的单据下对应单位的应收款第四章.仓储管理（仓储管理中心）架位号维护为了更方便管理药品在库房的摆放位置，建议维护药品的具体存放位置架位号先选择单据头的货位名称，然后在明细处选择明细商品，维护架位号，点保存。移库管理改变商品的存放位置打开货位间商品移库确认单首先选择出库货位和入库货位，然后再明细中输入要移库的品种，选择批号，输入数量保存即可。3.批号管理库存现有品种批号跟电脑有误差时进行维护》1.药品批号调整单先选择单据头货位名称，然后填写明细，数量为调整后的数量，填写调整后的批号和有效期。保存；上面图片中的结果是库房常温库商品编号501003原数量240批号K1140309有效期20160228调整后的结果为数量100批号K110306有效期2016-02-25数量140批号K1140309有效期20160228》2.批号数量维护先选择货位，确定品种，在右边修改，可拆分，合并，修改，修改后必须点下面的保存按钮。4.盘点管理分全部盘点和动态盘点两种方式》1.全部盘点A.盘点表填制选择盘点货位，可以通过架位号过滤要盘点的商品B.盘点数据录入提取准备好的盘点表，录入实盘数据C.盘点表审核D.盘点记账》2.临时盘点（动态盘点）数据中心物流业务数据货位批号查询、批号库存查询、批号库存余额表三个进入去选择货位点运行，对应该货位的所有批号数量都会出来，打印盘点单，交由库房人员去核对批号数量；核对完成后打开库存管理存货盘点—临时盘点表选择货位商品编号或名称处录入品种，如果批号账面数量和实盘数量一致，则不用录入，如果批号账面数量和实盘数量不一致，比如账面数量300，实际批号库存299，则在实盘数量处录入299就可以，录入完所有不合适的，点记账就可以建议客户采用动态盘点，选择货位，录入商品，选择批号，录入实盘数量记账。5.物流配送完成出库复核的单据可进行物流配送，填写相关的类容托运部信息是在托运部管理中增加的并且合同日期有效的托运部复核单据编号处提取复核单据，填写单据头类容，保存打印配送记录单。保存完成之后自动产生物流配送记录（GSP管理中心物流配送记录）第五章.GSP管理（部分）（新GSP管理中心）1.库存商品养护库存药品养护表：根据养护类别在商品名称或编号处双击自动提取在库商品重点养护：在库一个月普通养护：在库三个月近效期:效期在180天之内的库存商品养护类别为空时可以手工输入养护品种2.近效期药品管理软件中可以控制已经过期药品自动停售，提供近效期药品制作表单和查询3.GSP记录：根据对应的业务单据自动产生4.GSP管理药品质量管理5.不合格药品管理》1合格药品有养护或库管填写药品质量问题反馈单》2质量管理部通过相关单据编号提取进行确认，填写意见和处理结果。》3要停售的先进行停售管理一定要注意停售标识，全部停售1；当前批次停售0。》4停售解除商品编号或名称处双击自动提出停售的批次药品》5确认为不合格药品进行不合格药品，先移库到不合格药品库移入货位为不合格药品库，不合格药品库的药品是不能销售的》6确认为不合格要进行报损的药品，进行不合格药品报损审批流程新GSP管理中心不合格药品管理由库管或养护员填写不合格报损审批表，然后又质管质量副总总经理审核。进行报损》7不合格药品报损管理报损货位为不合格药品库的明细品种一定是进行完不合格药品报损审批流程的品种总经理或相关负责人审批损益开票单，财务在商品损益执行单辅助功能提取审核损益开票单，记账打印单据。6.新GSP管理中心首营档案修改应经填写好首营审批档案表如果错误可以修改，修改对应的错误点保存。在新GSP管理中心商品资料修改记录查询、往来单位修改记录查询可以查询第六章.新功能1.新功能商品价格批量修改单可以在单据头输入入库单号的后几位数字，然后在商品规格处双击提取该入库单的所有明细可以批量修改；入库单号为空时可以手动输入明细品种修改价格。2.新功能基本信息查询商品基本资料查询查询商品客商基本资料查询查询供应商和客户3.新功能质量管理专用》1.基本信息修改审批管理:已经存在的品种的信息可或客商信息，进行二次维护或变更前必须由相关人员填写基本信息修改申请单填写申请部门，填写要申请修改的商品资料或客商（二者只能填写一个），填写申请修改内容，保存后提交由质量管理部审核质量负责人审核。2》.审批完成后，由质量管理员在质量管理部商品资料维护单维护品种，填写备注，修改完成后保存。修改记录可以在新GSP管理中心商品资料修改记录查询可以查询》3.质量管理部往来单位维护单:维护已经存在的客户或供应商的信息，也必须做审批流程，必须录入备注。修改完保存后记录在新GSP管理中心往来单位修改记录查询可以查询4.财务接口对应维护财务接口：把物流软件中的记账单据转换成用友财务软件需要的导入文件（文本文件），然后利用用友T3的总账工具导入到财务软件自动转换问凭证。》1物流软件和财务软件往来单位对应维护打开往来单位维护单是否销售为是就是时空软件中的客户，必须维护对应的财务客户编号，并且财务软件中有编号为财务客户编号的客户；是否进货为是就是时空软件中的供应商，必须维护对应的财务供应商编号，并且财务软件中有编号为供应商编号的供应商；第七章.预警查询预警查询业务流程根据新GSP要求定制，个性需求二次开发第八章.发票管理发票管理商品会计中心发票管理开具发票管理先选择单位，然后选择开始日期和发票类型（购进入库或销售出库），然后选择单据，填写发票号点保存第九章.增加人员和权限》1增加人员和权限进入系统控制台用户名admin密码z增加人员帐套管理公司帐套系统机构维护，双击点机构人员维护增加人员注意用户代码是指登陆软件显示的名字，设置跟职员名称一致就可以，口令一般给为z，进入软件后自己修改口令是否操作员为是的话就可以直接在角色中维护权限，操作电脑的人员设置为是，不操作电脑的人员设置为权限设置点角色选择右边对应的较色，双击吧人员添加进去就可以》2系统下拉菜单中内容的维护在右边找到对应的双击，点鼠标右键添加项目输入点输入项目值点确定就可以

第十章.查询功能部分介绍1.业务数据查询数据中心下有对应的查询数据中心新增查询购进单据综合查询可以查询所有的入库、购进退出-、购进退补单据数据中心新增查询销售单据综合查询可以查询所有的销售出库、销售退回、销售退补单据数据中心物流业务数据下的前五个查询都可以查询具体的库存数量数据中心新增查询依据产地查询商品情况和商品销售流向查询中可以跟踪到最后一次的供货单位输入条件点运行就可以查询出来结果，可以在单据编号上双击或鼠标右键单据再现可以看到单据的界面在查询结果的界面点鼠标右键可以进行二次过滤、汇总等2.帐页查询常用的购进往来帐页供应商销售往来帐页客户商品总账帐页可以查询具体商品的进销存数据中心物流业务数据下的前五个查询都可以查询具体的库存数数量库存余额查询只显示品种的总库存数量和库存金额；货位