企业管理类档案的管理-纸质文件材料的收集、价值鉴定及整理

中建三局争先学院1企业管理类档案的管理

——纸质文件材料的收集、价值鉴定及整理

教师用书

版权：中建三局

版本号：2.0

开发人员：李玉华

开发日期：2020.101课长：4小时课堂要求：pppp课堂上保持安静，手机保持静音积极参与互动和集体活动课间主动调节状态，保证课堂的高效学习请勿迟到、早退和课程中随意进出教室关注事项

目标学员：

本企业本级机关专兼职档案人员22内部资料

请勿外传中建三局争先学院23课程背景

本课件注重理论性与实践性相结合，科学性与业务性相结合，

尽量使专兼职档案人员，尤其是从事企业管理类档案管理的

工作人员能在较短的时间内，掌握企业管理类管理方面的理

论知识，并能将其转化为实际工作能力。

完成此次培训后，学员应能做好企业管理类纸质文件材料的完整收

集、价值鉴定及整理入库工作，确保实现文件材料应归尽归，规范

管理。4课程内容

01020304

企业管理类档案概述企业管理类纸质文件材料的收集

企业管理类纸质文件材料的价值鉴定

企业管理类纸质文件材料的整理内部资料

请勿外传中建三局争先学院3501企业管理类档案概述

内容要点：

1.企业管理类档案基本含义

2.企业管理类档案的形成

3.企业管理类档案的内容6●原称文书档案，在中建三办〔2014〕92号《中建三局有限公司档案全宗号设置和“三合一”制度》在档案分类中将“文书档案”改称“企业管理类档案”。基本含义（一）企业管理类档案的基本含义

●企业管理类档案是反映企业党群、行政

、经营、生产管理等活动的档案，它记

录了一个企业所从事的各类管理活动。

通常是由办理完毕的有保存价值的相关

文件材料转化而成。内部资料

请勿外传中建三局争先学院477（二）企业管理类档案的形成

02具有日后查考价

值的文件材料

03经过系统整理

的文件材料

01已经办理完毕

的文件材料8（三）企业管理类档案的内容

概括为四大类

行政管理行政事务

、安全保卫法律事务

、财务审计劳动人事

、后勤服务教育培训

、外事工作等工作形成的文件材料

党群管理党(党务、组织）、宣传、纪检监察、团工作和工会工作形成的文件材料

经营管理经营决策、经营计划、统计管理、资产管理、产品经营、合同管理信用管理、知识产权管理等工作形成的文件材料

生产管理质量管理、安全生产、科技管理、环境管理、计量管理、标准化管理、信息管理等工作形成的文件材料内部资料

请勿外传中建三局争先学院5课程小结

完成本单元时，你应能：

从理论上掌握企业管理类档案的基本定义、名称由来、

其如何形成以及管理的四大板块的内容。对企业管理类

档案具备最基本的了解。重点关注：企业管理类档案的

形成和内容。1002企业管理类纸质文件材料的收集内容要点：1.企业管理类纸质文件材料收集的含义2.企业管理类纸质文件材料的特点3.企业管理类纸质文件材料收集的方法内部资料

请勿外传中建三局争先学院611（一）企业管理类纸质文件材料收集的含义

根据企业管理类文件材

料的归档范围与保管期

限表将分散在单位内部

各机构和个人手中的零

散文件材料，集中到档

案部门。

集中到档案部门

进入档案管理阶段文件材料移交到档案室就意味着文件材料开始向档案转化，进入档案管理阶段。（二）企业管理类文件材料的基本特点01公文性以文书流转类型为主02完备，

制发文有办文签，收文有阅文签办结性文件流转符合规范，签字盖章手续03固定性不可更改、不可进行涂画04闭合性以件为单位，文件的处理有来龙去脉内部资料

请勿外传中建三局争先学院713（三）企业管理类纸质文件材料的收集方法

01

02

031、建立、完善收集归档工作机制（三）企业管理类纸质文件材料的收集方法

主动催交主动催交，可定期向各部门签发档案工作联系单提醒部门归档。工作联系单要明确档案归档的内容、时间、要求等，交承办部门签收。（1）做好督导工作

业务培训档案部门要对各部门兼职档案人员开展针对性的业务培训督和指导，让兼职档案人员明确归档责任和任务，熟知归档范围，熟悉工作标准和要求，具备完成工作的业务技能。内部资料

请勿外传中建三局争先学院通报归档展检查，，营造收况，实行的良好氛归档工作8（三）企业管理类纸质文件材料的收集方法

（2）重抓三点工作紧盯归档主体，办毕的文件不应长期留在主办部门或承办人手中。

谁办

谁归注重归档时效，在办公自动化条件下，办毕的文件可实行分阶段相对即时性的归档，既便于文书处理、业务工作和归档工作有序高效衔接，也能防止文件散失。

随办

随归重视年终归档，开展集中清理。主要做好“三对照”清理工作，对照收发文登记簿、对照重要业务工作和基础管理工作、对照临时工作，清理应归档文件材料，防止有价值文件材料漏归。

谁办

谁清（三）企业管理类纸质文件材料的收集方法

（3）建立约束机制情要定期开

集奖优罚劣围。约束机制建立完善的奖惩制度签订归档专项责任状纳入个人绩效考核

纳入组织绩

效考核中内部资料

请勿外传中建三局争先学院9（三）企业管理类纸质文件材料的收集方法红头文件如规定、条例、办法、决定、指示，通知、报告、函、批复、批转文件等1白头文件如会议文件、经验介绍、调查报告、通知等公布性文件如公告、通告、布告等

内部使用文件如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等234记载性文件如大事记、工作日志、组织沿革等5

报道性文件

契约性文件如协议、合同、意向书等

证明性文件如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等678（三）企业管理类纸质文件材料的收集方法

版面审核字迹清晰、页面工整、文字内容完整，特别是有表格的页面尽量不要单行、单列跨页，以便于阅读。

签章审核文件审批单中的“领导签发”处是否加盖了对应公章；文件正稿的日期处否加盖对应公章。

组件审核每份文件的组件内容是否齐全、同时件内页面放置符合装订要求（如：横向表格的表头端应在左侧而不是在右侧）。内部资料

请勿外传中建三局争先学院10课程小结

完成本单元时，你应能：

从理论上掌握企业管理类纸质文件材料收集的基本定义、

企业管理类纸质文件材料的特点。

从实际操作上应掌握并能运用企业管理类纸质文件材料

收集的方法于档案收集工作过程中，要想抓好文件材料

的收集工作，建机制、重过程、严审核三个方面的工作

缺一不可。2003企业管理类纸质文件材料的价值鉴定

内容要点：

1.价值鉴定的内容

2.归档范围的鉴定

3.保管期限的鉴定内部资料

请勿外传中建三局争先学院11是否该归档该保存多久

时间价值鉴定（一）价值鉴定的内容

价值鉴定的内容包括是否属于归档范围以及对保管期限的判定。（二）归档范围的鉴定

是否该归档？

是对文件材料能否转化为归档文件进行鉴定，确

定其是否属于归档范围。鉴定的过程实际上是对

文件的选择过程。

归档要本着“以我为主，为我所用”的原则。内部资料

请勿外传中建三局争先学院12ü

本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料ü

机关工作活动中形成的在

维护国家、集体、公民权

益等方面具有凭证价值的

文件材料ü

其他对本机关工作具有查

考价值的文件234（二）归档范围的鉴定

ü

反映本机关主要职能活动和基

本历史面貌，对本机关工作、

国家建设和历史研究具有利用

价值的文件材料

1（二）归档范围的鉴定

需要注意的：

文件的定稿，包括计算机打印出的定稿，即使定稿上没有机关领导人的签

批、审改意见，原则上也应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文

件处理单一并归档。内部资料

请勿外传中建三局争先学院13（二）归档范围的鉴定

同级机关

不需贯彻执行的文件材

料，不需办理的抄送文

件材料。

下级机关

供参阅的简报、情况反

映，抄报或越级抄报的

文件材料。本级机关重份材料；无参考利用价值的事务性、临时性文件；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；不需办理的一般性人民来信、电话记录；机关内部互相抄送的文件材料；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；有关工作参考的文件材料。

上级机关

普发性不需本机关办理的文件材料、任

免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；

仅供工作参考的抄件等。（三）保管期限的鉴定

该保存多久？

01

对属于归档范围的文件材料，

根据其日后可能产生的不同

作用划分保管期限，是档案

保管的基本策略。

02企业管理类档案的保管期限分为永久（Y）和定期，定期一般分为30年（C）和10年（D）。内部资料

请勿外传中建三局争先学院6

本企业房屋买卖、土地征用、重要14（三）保管期限的鉴定（三）保管期限的鉴定23

4

本企业职能活动中的重要业

务文件材料本企业关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告，总结、综合统计报表等5本企业召开重要会议，举办重大活动等形成的主要文件材料6本企业制度性文件材料（办法、规定、实施细则、标准化指南（手册）等54321

的合同协议、资产登记等凭证性文

件材料上级单位制发的属于本企业主管业务的重要文件材料78

同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、

请示与本机关的复函、批复等文件材料本企业机构演变、人事任免等文件材料内部资料

请勿外传中建三局争先学院度情

、月(况通

季)报、例会议纪

资料性的知、1510年

临时

作通

工告

通与永久保管相对应的一般性文件材料及其它不

在永久保管范围内的文件材料（三）保管期限的鉴定

30年

计划

办公

及会

要课程小结

完成本单元时，你应能：

掌握企业管理类文件材料归档原则和范围，掌握对文件材料

保管期限的确定原则。并将企业管理类文件材料鉴定过程中

“以我为主、为我所用”和重点文件材料保管期限从长等原

则运用于价值鉴定工作中。内部资料

请勿外传中建三局争先学院1631104企业管理类纸质文件材料的整理

内容要点：

1.整理工作的原则

2.整理的基础工作

（以下分别以收文和发文按流程办理形成的相关联文件材料示例）（一）整理工作的原则

文件之间的有机联系

是文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等

方面形成的内在关联性，它记录了文件之间及文件组

件之间的相互关系，也保障了档案记录的完整性和有

序性。因此在整理中要保持同年度、同价值、同机构、

同事由文件材料的集中。内部资料

请勿外传中建三局争先学院17核发正本

印制

定稿

填写发

文稿纸修改成

定稿拟稿发文办理收文粘贴收文

处理单签收登记收文收文处理单与收文就成了密不可分的一件文件。定稿、发文稿纸和正本就成了密不可分的一件文件。（一）整理工作的原则（一）整理工作的原则10%45%便于保管是将不同价值的文件采取不同的策略来保管以提高管理效率。因此对归档文件材料要划分为不同的保管期限。方便利用就是保持文件材料之间的有机联系，以提高归档文

件的查全率和查准率。便于保管和方便利用是归档文件整理工作的重要目标内部资料

请勿外传中建三局争先学院18（一）整理工作的原则从长远看，利用计算机对电子文件进行管理是必然趋势。在纸质文件材料与电子文件并行的现状下，在信息化条件下要保证二者的协调统一，要统筹规划公文处理和档案管理工作，实现“文档一体化”。以充分利用文书处理环节形成的管理信息，保持整理工作的一致性和稳定性。（二）整理的基础工作

纸质文件的整理组件、修整、装订、分类、排列、编页、编号、编目、装盒、排架内部资料

请勿外传中建三局争先学院19（二）整理的基础工作

工作内容

含义：企业管理类档案以“件”为管理单元。组

件即件的组成，包括由哪几部分构成和件内的文

件如何排序，按照要求构成并规范排序的文件才

视为完成了组件。组件工作内容件的构成件内顺序●报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)。●简报、周报等材料一期为一件。●会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件；一年有多本的各自成件。●来文与复文一般独立成件，也可为一件。●介绍信及存根、新闻报道材料等各自成件。（二）整理的基础工作

●文件与文件处理单或发文稿纸为一件。

●正文与附件为一件。

●文件正本与定稿为一件。

●转发文与被转发文为一件。

●原件与复制件为一件。

●正本与翻译本为一件。

●中文本与外文本为一件。内部资料

请勿外传中建三局争先学院20●来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。●有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。●会议纪要、会议记录应按照时间先后排序。●介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序。●新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序。（二）整理的基础工作

●正文在前，附件在后。

●正本在前，定稿在后。

●转发文在前，被转发文在后。

●原件在前，复制件在后。

●不同文字的文本，无特殊规定的，汉

文文本在前、少数民族文字文本在后；

中文本在前，外文本在后。收文的件内排列顺序发文的件内排列顺序（二）整理的基础工作内部资料

请勿外传中建三局争先学院21

剔除不合格

装订用品文件制作时普遍使用的订书针、曲别针、大头针及塑料装订用品由于易变脆断裂，有的还会产生对档案有害的物质，应予剔除。

折叠过大

幅面的纸张一些特殊形式的文件如报表、图样等，纸张幅面大于A4规格。为方便文件装盒，需对超大纸张加以折叠。

A控制折叠数，

A3纸最多折

叠两次

B

将文件的首页

标题露出

C折痕处应尽量位于文

件、图表字迹之外

D文字页数较多时，

宜单张折叠折叠过大幅面纸张的注意事项（二）整理的基础工

作

复

制

对于字迹模糊或易褪变

的归档文件，一般重新

打印或复印的方式进行

复制后才能归档。

（二）整理的基础工作内部资料

请勿外传中建三局争先学院22行业标准《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-2018），国家档案局2018年4月8日发布，2018年10月1日正式实施。（二）整理的基础工作

装订是指采用符合档案保护要求的装

订材料，将完成组件的纸质归档文件

以件为单位固定在一起，是对纸质归

档文件组件结果的确认与固化，为后

续工作的开展提供条件。

02在一般情况下，不允许将一件文件分开装订。

03只有在个别情况下，比如文件附件过多、过厚，实在无法装订在一起的，才可以分开装订。（二）整理的基础工作

装订单位

01

归档文件以“件”为

单位装订。内部资料

请勿外传中建三局争先学院A

附

装订的

开23分开装订时，要以单个附件为单位进行装订，不能将单个附件分开装订，也不能将几个附件装订在一起。不能将多件文件装订在一起，否则既破坏了组件结果，又会严重影响归档文件目录的编制和文件检索利用，必须严格禁止。特别提醒必须禁止的B（二）整理的基础工作

装订单位

件分稳定性最小影响一致性安全简便文件纸张质量、文件厚度、打印方向、装订线预留尺寸、原装订方式等因素。装订应考虑文件保管期限、装订应尽量减少对归档文件本身影响，应避免多次装订。原装订方式符合文件保管期限等相关要求的，方案应保持相对稳定。应维持不变。一致性原则：相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。装订应牢固安全、简便实用、整洁美观。装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。02030401（二）整理的基础工作

装订原则内部资料

请勿外传中建三局争先学院24

在方式

和材质上装订要求牢固、安全、简便，不得使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能对归档文件造成损害或者固定效果不佳的方式进行装订。

在操作上要求文件不损页、不倒页、不掉页、不压字。（二）整理的基础工作

装订要求

在效果上

要做到装订平整。一般

来说，采用左上角装订

的，应将左、上侧对齐;

采用左侧装订的，应将

左、下侧对齐。（二）整理的基础工作

装订要求装订前去除原有的金属物内部资料

请勿外传中建三局争先学院三孔一线订、直角无酸纸封装订（期限为永30年禁用不锈钢订锈钢夹装04位的25（二）整理的基础工作

装订方式

01

线装法

装

装订、缝纫机

轧边装订

02封套法

套

保管

久、

）

03变形材料

装订法

书

钉装订、不

订

一个单粘贴发

浆糊装订

装订方式应该相对稳定和统一三孔

一线

装订

重点缝纫

机轧

边装

订推荐封套

装订（二）整理的基础工作

装订方式内部资料

请勿外传中建三局争先学院26●三孔之间的距离，竖版文件8cm-10cm为宜，横版文件以6cm-8cm为宜，三孔与左侧距离不低于1.5cm。（二）整理的基础工作

装订方式

（1）三孔一线装订

●适用于较厚的文件装订。三孔一

线装订是用锥子或三孔一线打孔机

在文件左侧打孔后再穿线、打结的

装订方式。正面背面（二）整理的基础工作

装订方式

（1）三孔一线装订

●穿线时，先将装订绳对折，将两个绳头

并齐后从文件背面穿入中间孔，再将绳头

分别向下穿入两边的孔中，并从由装订绳

形成的圈中交叉穿过，用力拉紧两个绳头，

使装订绳紧缚文件，再将两个绳头在中间

孔处打结(附图)。内部资料

请勿外传中建三局争先学院27（二）整理的基础工作

装订方式

（2）缝纫机轧边装订

●缝纫机轧边装订是用缝纫机在文

件左上进行斜角装订，入针、出针

位置以距版面左上角顶端2cm~3

cm为宜,入针、出针处应保留1.5

cm左右的线头（附图）。●缝纫机轧边装订应选用档案专用缝纫机（如：飞鹿牌DA800档案专用缝纫机），可避免针脚距离过小而引起使用时缝合处的文件断裂（附图）。（二）整理的基础工作

装订方式

（2）缝纫机轧边装订内部资料

请勿外传中建三局争先学院28●这种方式并没有真正实现归档文件的装订，更谈不上固定文件页次，防止文件张页丢失的问题，因此一般用于保管期限为10年的档案装订。（二）整理的基础工作

装订方式

（3）封套装订

●是使用80克左右的无酸纸制成的上

方开口或右、上方两侧开口的封套将

归档文件以件为单位夹装其中，文件

放入后应保证文件平整，不能出现折、

皱情况。这种方式方便整理工作又能

起到保护档案的作用（附图见下页）。右、上方开口封套装装订方式（3）封套装订上方开口封套（二）整理的基础工作内部资料

请勿外传中建三局争先学院中

筑●根据《集团档案管理（中建办字〔2131号）件材料采用“年度期限”工

中，作

我保管期限内仍沿用了构

责任（

者或承办部门行

的分

做类

法，即“年管期限-机构”分三

及●局属以下机件数量较少，实行年管期限进

分行

类29（二）整理的基础工作

——概念及工作内容

●企业管理类文件材料的分类

是指将归档文件按其来源、时

间、内容和形式等方面的特征，

分为若干类别，并将各类别按

照层级关系组合为一个有机整

体的过程，对归档文件排列、

编目和排架等有着重要作用。●分类包括选择分类方法、制定分类方案和文件归类等具体工作。●在实际

们在同一

再按机

）进

度-保类法。”

级构因文

度-保

即可。按形成年度分类同一年度内按保管期限分类同一年度同一保管期限内按文件承办机构分类。（二）整理的基础工作

国建

有限公司

规定》

018〕

，对管理类文

-保管

进行分类。内部资料

请勿外传中建三局争先学院30（二）整理的基础工作

某年度永久30年10年部门1、部门2、部门3部门4、部门5......部门N部门1、部门2、部门3部门4、部门5......部门N

部门1、部门2、部门3

部门4、部门5......部门N归档文件材料分类示意（1）文件在同年度内有多个时间特征的一般来说应以文件签发日期(即落款日期)为准，据此判定文件所属年度。例如计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件就属于这类情况。如：2010年形成的2011年工作计划》应归入2010年，2012年形成的2011年的统计年报，应归入2012年。（二）整理的基础工作

企业管理类文件材料的“（归档）年度”是指文件的形成年度，在归档和整

理工作中，常遇到以下情况：内部资料

请勿外传中建三局争先学院31比如：●跨2013年、2014年两个年度的会议，其形成的文件材料应统一归在闭幕年2014年和结案年2013。●跨2012年、2013年两个年度处理的案件,其形成的文件材料应统一归在结案年2013年。（二）整理的基础工作

（2）跨年度形成的文件

企业的某些具体职能活动，如召开

会议、处理的案件等等，可能会跨

年度形成文件，这样的文件往往统

一在办结年度归档，分类时也都归

入办结年度。（二）整理的基础工作

关于“（归档）年度”

（3）几份文件组为一件的

正本与定稿、正文与附件、原件与

复制件、转发文与被转发文、来文

与复文作为一件时，应以装订时排

在最前面的文件的签发时间（落款

时间）判定“件”的归档年度。（4）文件没有标注日期的此类情况常见于内部文件(白头文件)，需要分析文件内容、制成格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的形成时间，并据此按年度合理归类。当文件的形成年度确实无法确定时，可以将归档时的年度作为其归档年度，并在备注项加以说明，备注项内容写在“[]”里。内部资料

请勿外传中建三局争先学院32（2）多个机构发文的几个机构共同发文的，一般归入主办机构或者负责起草文件的机构。（二）整理的基础工作

关于“机构

（1）单个机构发文的

●原则上以哪个机构名义发文

的，文件就归入哪个机构的类

中。

●本企业的机构一般包括党委、

纪委、工会、团委以及各行政

部门。（3）同一保管期限内，先排党群部门文件，再排行政部门文件，每年各部门的先后排列顺序尽量固定。局属三级单位可按发文先后依次排序，不必将同一机构文件集中排序。（二）整理的基础工作

——相关概念

●通过分类和归类，归档文件在整体上具

有了一定的系统性，但具体到每一类仍处

于无序状态，需要通过排列进一步条理化

和系统化。归档文件的排列是指在分类方

案的最低一级类目内，根据一定的方法确

定归档文件先后次序的过程。●分类方案的最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如“年度-保管期限-机构”分类中，机构就是最低一级类目。内部资料

请勿外传中建三局争先学院234331

5在分类方案的最低一级类目内排列归档文件。

同一事由的归档文件应集中排列。

同一事由的归档文件按照文件

形成时间顺序排列。

不同事由的归档文件应按

照时间顺序排列。

会议文件、统计报表等成

套性文件可集中排列。（二）整理的基础工作

——排列方法

在分类方案的最低一

级目录内，按时间结

合事由排序。（二）整理的基础工作

—排列方法

在实际工作中，由于种种原因，往往会有一些文件没有按规定时间移

交档案部门。对于这些零散文件，也就是我们常说的需要做“插件”

处理的情况，应视不同情况进行处理。

比如：将零散文件排在相应类别的最后，或与相关的某件归档文件装

订成一件。内部资料

请勿外传中建三局争先学院34—概念67●编页是指按照件内文件排序依次给每一页文件编上顺序号。●编页是归档文件整理的重要步骤，归档文件编页，可以固定件内文件排序，页码与页数相配合，保证归档文件的完整安全。（二）整理的基础工作右上角标注点文件正面页码标注式样左上角标注点文件正面文件背面34文件背面页码标注式样（二）整理的基础工作—纸质文件的整理

—编页的要求

●归档文件应以件为单位编

制页码。页码应连续编制，

不能出现漏号、重号。●见字编页：归档文件有图文的页面均应编制页码，正反面都有图文的，应一页编一个页码。没有内容的空白页面不编页码。●文件材料已印制成册并编有页码的，或者拟编制页码与文件原码相同的，可以保持原有页码不变。

68内部资料

请勿外传中建三局争先学院35

页码采用阿拉伯数字，从“1”开始编制。（二）整理的基础工作

——编页方法

页码宜在文件正面右

上角、背面左上角的

空白位置进行编制。69页码使用黑色铅笔标注，字迹工整、清晰。不建议使用打号方式或难以修改的签字笔等进行标注。档号是在文件整理过程中赋予的、体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。档号指示档案在全宗中的位置。（二）整理的基础工作

—概念

编号是指归档文件按分类方案和排列

顺序编制档号。编制档号是对档案进

行规范管理的基本要求。内部资料

请勿外传中建三局争先学院36

合理性档号与整理分类体系相适应

稳定性不随意改变或同步

改变扩充性留有适当的递增容量编制档号必须坚持

原则

唯一性一个代码只标识一个编

号对象

简单性力求简短明了以提高处理效

率（二）整理的基础工作

档号编制原则（二）整理的基础工作

档号结构

标准结构：全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-件号

示例：0300

-

A

-

2018

-

Y

-

0001

件号

保管期限

年度

管理类档案代码

连接符号“短横线”

全宗号

72内部资料

请勿外传中建三局争先学院37保管期限及代码：一般分为永久（Y）、定期30年（C）、定期10年（D）。件号：单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序流水号，每个保管期限均从0001开始编排。(流水号示意图见下页）连接符：全宗号、档案门类、保管期限和件号之间用短横线“—”连接。

73（二）整理的基础工作

档号编制方法

全宗号：由上级单位给定，中建三局

的全宗号为0300。局属单位代码详见

《关于印发中建三局有限公司档案分

类管理办法的通知》（中建三办

〔2018〕600号）。

档案门类代码：企业管理类代码为A。

年度：是文件形成年度。010203

永久（Y）0300-A-2018-Y-0001、0002、0003、0004……至第N件

30年（C）0300-A-2018-C-0001、0002、0003、0004

……至第N件

10年（D）0300-A-2018-D-0001、0002、0003、0004

……至第N件

74（二）整理的基础工作

档号编制方法

流水号

示意内部资料

请勿外传中建三局争先学院3875（二）整理的基础工作

归档章

归档章是纸质文件材料归档的标志，

也是档号在纸质文件材料上的体现,是

归档文件在全宗中的“坐标”。

归档章内容6要素：全宗号、年度、件

号、机构或问题、保管期限、页数。归档章样式盖章位置归档章一股应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

76（二）整理的基础工作

归档章

（1）盖章要求

逐件盖章

在纸质文件材料中，归档

章必须逐件标识在每一件

归档文件上，以明确归档

文件在全宗中的“坐标”。

盖章要求清晰端正。内部资料

请勿外传030120160102一公司永久30030020170003人资部永久23030120160020华南永久45中建三局争先学院39（二）整理的基础工作

归档章

（1）盖章要求

文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可

在文件首页前另附纸页加盖归档章。

光荣册等光面印刷文件材料，首页无法盖章，也无法在

文件首页前另附纸页，可在材料内第一页上端的空白位置

加盖归档章。

统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章

（见右图）。

77归

档

章

填

写

示

例

1

、2

、3

78●机构或问题。对于局和局属二级单位总部，或为发文机构简称（按问题整理的，示例1），或为公司简称（示例2）。在局属三级及以下单位则为单位简称即可（示例3）。（二）整理的基础工作

归档章

(2)

填写要求

归档章6要素均为必填项。其中：

●件号：用4位数字表示，以区别于页

数。

●页数：必须与编制的页码总数一致。内部资料

请勿外传序号档号文号责任者题名日期密级页数备注中建三局争先学院40

有条件的单位可以将全宗号、

机构等固定的内容刻制在归

档章上直接进行加盖，以减

少填写的工作量。79（二）整理的基础工作

归档章

(2)

填写要求

填写归档章时应使用符合档案保

护要求的字迹材料，如碳素墨水，

耐久性好的签字笔等。禁止使用圆

珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的

书写材料进行填写。归档文件目录样式（二）整理的基础工作

编目是指编制归档文件目录。编目是归档

文件整理工作的重要内容之一，编制归档

文件目录，为档案的保管、鉴定、检索、

统计和编研等工作的开展提供了基本条件。内部资料

请勿外传中建三局争先学院数据规范。项成，不加入空接输入完软回车或硬回分类和排列方能够准确反映编制完成的目体系和排列方反映分类顺序编制按照档号02据档号顺依档文件应文件目录编制归档兼顾纸质、电采用A4幅面，阅和计算机检逐件编制。编单位进行，在录中一件只体41（二）整理的基础工作目应以件为归档文件目

现为一条条目。01030405

法。录应该能够准确

法。

。归

序

。(1)

总体要求

目内容应直

格、

车，以免影

响数据完整性。子两种形式。

方便手工查

索。序号档号文号责任者题名日期页数密级备注

●序号：填写归档文件整理后的顺序号，从“1”开始逐条编制。

●档号：按照编制好的档号填写。●文号：应完整填写文件的发文字号，发文没有文号的，不填写。文号中的

年度用六角括号“〔〕”括入，如中建三办〔2018〕8号，不使用括号“（）”、方括号“[

]”或实心方头括号“【】”。

●责任者：制发（或形成）文件的组织或个人，即文件的发文（或形成）机关或署名者。

82（二）整理的基础工作

(2)归档文件目录项目内部资料

请勿外传中建三局争先学院42

●题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检

索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[

]”。

●日期：文件的形成时间，多份文件为一件的，以第一份文件的日期为准，以

8位阿拉伯

数字标注年月日，月日不足两位的在左侧补零，如2018-03-08。●密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。●页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页，

空白页不计。●备注：用于填写需要补充和说明的情况。

83（二）整理的基础工作序号档号责任者文号题名日期密级页数备注归档文件目录

封面式样

（A4横向）（二）整理的基础工作

(3)目录印制及装订

归档文件目录推荐由档案系统生成。

归档文件目录应装订成册。可按年装订，数

量较少的也可几年一并装订。

装订成册的目录编制封面，封面和目录页面

由档案系统生成。内部资料

请勿外传中建三局争先学院43ACCA

B竖式档案盒式样

B横式档案盒式样（二）整理的基础工作

装盒——档案盒格式及内容

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、

数

量适度并逐项填写档案盒封面、盒脊和备考。（1）档案盒规格

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×

宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20

mm、

30mm、40mm、50mm等。档案盒应采用无

酸纸制作。根据档案柜架的宽度，档案盒有横式和竖式之分。（宽度为65CM的柜架宜用横式档案盒）（二）整理的基础工作

装盒—档案盒格式及内容档案盒封面示例（2）档案盒的样式及内容

封面内容为全宗名称，下加双横线。

全宗名称为立档单位全称或规范化简称。全宗名称可在制作档案盒时先行印制。内部资料

请勿外传中建三局争先学院44

盒脊的填写全宗号、年度、保管期限、机构(问题)的填写同归档章相关内容。其中起止件号为盒内首件和末件件号，分别填写于上下两格。盒号按照档案盒上架排列的顺序流水编制，一般一年一个流水号。（二）整理的基础工作

装盒——档案盒格式及内容

（2）档案盒盒脊

档案盒盒脊

档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，

在盒脊或底边设置各检索项，包括全

宗号、年度、保管期限、机构(问题)、

起止件号和盒号等。盒脊、底边上各

项的位置及栏目尺寸分别如下图所示。横式档案盒脊背示意图竖式档案盒脊背示意图（二）整理的基础工作

装盒——档案盒格式及内容

（2）档案盒项目内部资料

请勿外传中建三局争先学院45（二）整理的基础工作

装盒——装盒要求

归档文件应严格按档号顺序

装入档案盒，与归档文件目

录中相应条目排序一致。

不同保管期限的归档文

件不应放入同一档案盒。

不同年度的归档文件不

应放入同一档案盒。跨年

度形成的一件文件除外。盒内排列顺序依次为：本盒目录、文件、备考表。

应视文件的