秘书实务之接待工作

接待工作4.1接待工作概述4.2宴请接待4.3技能训练第一页，共四十八页。教学目的

通过学习，能够掌握：接待工作的内容、种类和要求；熟悉交往群体的礼仪要求；区分接待对象，确认接待规格；按照行动规范做好接待的准备工作；从容应付已预约和未预约的客人。第二页，共四十八页。教学重点与难点1、教学重点接待工作的程序、方法和礼仪；宴请接待的程序与礼仪；2、教学难点接待计划的拟定；宴请座次的安排；技能训练。第三页，共四十八页。4.1接待工作4.1.1内容

1.以相应规格接待国内外来访的宾客;2.安排主宾间的洽谈、签约、工作交流等具体事宜;3.组织来宾的参观、考察、拜访等活动;4.为来宾其他的合理要求提供服务等。

4.1.2类型

1、按来访对象的国别分类①内宾接待；②外宾接待第四页，共四十八页。4.1接待工作

2、按来访对象的组织关系分类①上级来访接待。②平级来访接待。③下级来访接待。④群众来访接待。

3、按来访者有无预约分类①预约来访者接待②未预约来访者接待第五页，共四十八页。案例导入：天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接待应做好哪几方面的准备工作？第六页，共四十八页。4.1接待工作4.1.3接待工作程序

1、接待前的准备工作

（1）、心理准备

①“诚恳”的心情

②合作的精神第七页，共四十八页。4.1接待工作（2）、物质准备①、环境准备包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯。

②、办公用品的准备

包括前厅和会客室第八页，共四十八页。4.1接待工作（3）业务知识和能力的准备企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况；较完备的资料，如当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。第九页，共四十八页。提示：

最好每天下班前把所有的办公用品都整理好，第二天就不会手忙脚乱。上班能提前10分钟到达，就有时间把接待环境再清洁整理一遍，良好的接待环境会使自己和客人都愉快。第十页，共四十八页。4.1接待工作

（4）了解来宾的基本情况。

包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、民族、职务等。（5）确定接待规格。

高规格接待；对等接待；低规格接待

第十一页，共四十八页。相关知识

①高规格接待固然能表现出重视、友好，但它会占用主陪人过多的时间，经常使用会影响主陪人的正常的工作。②低规格接待有时是因单位的级别造成的，有时是另有原因，用得不好，会影响与对方的关系；对等接待是最常用的接待方式。第十二页，共四十八页。相关知识

影响到接待规格确定的还有如下一些因素（1）对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。（2）一些突然的变化会影响到既定的接待规格。（3）对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。接待规格的最终决定权在上司里，秘书仅提供参考意见。第十三页，共四十八页。

4.1接待工作（6）、制定接待工作计划主要内容：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。1）主要陪同人员；2）主要工作人员；3）住宿地点、标准、房间数量；4）宴请时间、地点、标准、人数；5）会见、会谈时间、地点、参与人员第十四页，共四十八页。

形成的文件：

1、人员安排表2、日程安排表3、接待经费列支（1）工作经费（2）住宿费（3）餐饮费（4）劳务费（5）交通费（6）参观、游览、娱乐费用（7）纪念品费（8）宣传、公关费用（9）其他费用第十五页，共四十八页。4.1接待工作2、接待工作的实施

（1）基本程序

／standup(站起来)3S<——see(注视对方)＼smile(微笑)（2）基本环节亲切迎客热情待客礼貌送客

第十六页，共四十八页。

4.1接待工作（3）接待过程中的次序礼仪要求1）、就坐时，右为上座。即将客人安排在组织领导或其它陪同人员的右边。2）、上楼时，客人走在前，主人走在后；下楼时，主人走在前，客人走在后。3)、迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。第十七页，共四十八页。4)、进梯时，有专人看守电梯的，客人先进，先出；无人看守电梯的，主人先进，后出并按住电钮，以防电梯门夹住客人。5)、奉茶、递名片、握手。介绍时，应按职务从高至低进行。6)、进门时，如果门是向外开的，把门拉开后，按住门，再请客人进。如果门是向内开的，把门推开后，请客人先进。

4.1接待工作第十八页，共四十八页。预约接待的工作程序了解来访者情况确定接待规格制定接待计划接待工作总结接待计划的实施做好接待准备工作第十九页，共四十八页。预约接待的具体做法主动迎接和问候了解情况发放宾客卡送客正确引导第二十页，共四十八页。日常接待工作流程图布置接待的环境迎候来访者了解来访意图向领导通报来访者情况引导客人介绍主宾双方处理临时失约必要时帮助上司中断来访做好来访记录送客第二十一页，共四十八页。团体接待程序：若有会见与会谈、宴请、参观活动接受任务了解来宾确定接待规格制订计划准备工作

会见、会谈迎接来宾宴请娱乐送客接待小结参观游览第二十二页，共四十八页。4.1接待工作（4）、涉外活动礼宾次序安排

按身份与职务的高低排序按字母顺序排列按通知代表团的日期先后排列第二十三页，共四十八页。国旗悬挂两国国旗并挂第二十四页，共四十八页。三面以上国旗并挂第二十五页，共四十八页。

相关知识根据接待计划，秘书应做好：1）资料准备，主要包括来访一方背景资料，同时应相应地准备好我方的资料。2）食、宿、交通安排。事先做好来访人员的接站、用餐、住宿、交通等安排。3）设施及物资准备。不仅要落实接待活动中要用到的会议室等场所，还应考虑好需要的布置及设备准备，保证随时能提供利用。4）为来访人员准备一些小礼物。5）取得其他部门的协作与配合。第二十六页，共四十八页。案例导入2、天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌(圆桌)，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆放在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应编在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。

从此案例中得出什么教训？第二十七页，共四十八页。4.2宴请接待4.2.1、宴请的形式根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。4.2.2、宴请的目的可以是为某一个人，也为某一件事。常见的有：为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等等。第二十八页，共四十八页。

4.2宴请接待4.2.3宴请的筹备

1、确定宾客名单，发出正式请柬2、确定宴请规格3、确定宴请时间，选好宴请场所4、确定菜单5、排定座次（如下图）

第二十九页，共四十八页。排定桌次和座次。桌次地位有高低，以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。座位中，以主人（女主人）为中心，近高远低，右上左下。第三十页，共四十八页。第三十一页，共四十八页。第三十二页，共四十八页。第三十三页，共四十八页。第三十四页，共四十八页。１、迎客秘书要提前到达宴会场所，检查相关设备和准备工作；主人一般位于大门口迎客。尊贵客人到达，主方还可将人员排成两排在大门处欢迎。4.2.4宴请程序第三十五页，共四十八页。２、入席人数较多时，要事先在桌上摆放名牌。入座时，背对门口的座位一定要由主方人员来坐，这是个下座。4.2.4宴请程序第三十六页，共四十八页。３、致辞、敬酒致辞要事先准备好，一般主人先讲，客人致答辞，客人也可在宴会中间致答辞。席间可进行适当交谈。4.2.4宴请程序第三十七页，共四十八页。４、交谈

主人要引导客人愉快地参与交谈，使席间充满和谐愉快的气氛。5、散席主人应送客人至大门口。第三十八页，共四十八页。4.2.5赴宴者礼仪1、准时出席宴会2、仪表整洁3、按位落座4、进餐要求5、礼貌告别6、宴会后致谢第三十九页，共四十八页。课堂练习：中式宴会的桌次安排把主桌、次桌分别填进代表桌面的圆圈里◆以右为上。当餐桌分为左右时，以面门为据，居右之桌为上。

◆以里为主。当餐桌分为里外时，以正门为据，里侧之桌为主。门次桌主桌门主桌次桌第四十页，共四十八页。课堂练习：中式宴会的桌次安排把主桌①、次桌②③分别填进代表桌面的圆圈里居中为上。主桌的右手为上，左手为下。即右高左低。门次桌②主桌①次桌③门次桌②主桌①次桌③第四十一页，共四十八页。课堂练习：中式宴会的桌次安排把主桌①、次桌②③④⑤分别填进代表桌面的圆圈里在桌次较多的情况下,上述排列常规往往交叉使用。门次桌②主桌①次桌③次桌④次桌⑤第四十二页，共四十八页。4.3技能训练

【训练目标】通过训练，学生能够按照接待工作的要求正确接待来访者。一、案例分析案例1：史密斯先生到你办公室要求拜见你的上司，可你的上司却完全忘了这个约会会，且此时上司正在俱乐部与一位重要客人打完网球后在吃午餐。作为秘书，你应该如何处理这种局面?说明：(1)可以分组讨论；(2)每组推荐一位中心发言人，归纳该组同学的发言；(3)每组中心发言人在全班发言；(4)老师作最后总结；(5)讨论30分钟，班级发言15分钟，老师总结5分钟。第四十三页，共四十八页。4.3技能训练二、情景模拟

场景1：2010年9月28日下午，秘书李华正在前台接电话，忽然看见两位客人直接去往办公室。李华赶紧叫住他们。客人有些不耐烦地说：“我们上午刚来过，是找你们总经理的。上午的事没有办完。”李华说：“对不起，请你们稍等一下。我马上跟总经理联系。”总经理在电话里说：“我不想见他们，请你帮我挡一下。”演示李华怎样处理这件事。

说明和要求：请四位同学分别扮演李华、两位客人和总经理。其他同学评价和讨论，在四位同学情景模拟中记录下四人表现的好与不足的地方。尤其是李华的档客礼仪是否恰到好处。假如是你，你会怎样处理和表达。第四十四页，共四十八页。4.3技能训练场景2：秘书张艳正在公司前台接电话，电话是一个客户打来的，事情较为复杂。这个时候进来两位客人，一位已经预约的，一位还未预约的。他应该怎样处理才能使电话里的客户和来访客人都满意?请学生演示一下秘书张艳。请四位同学分别演示打电话的客户、两位来访者和秘书张艳。其他同学对张艳的演示者进行评价并说明理由。

说明和要求：(1)个人思考(10分钟)；(2)小组讨论（10分钟)；(3)班级同学演示(25分钟)；(4)教师总结(5分钟)。第四十五页，共四十八页。问题讨论1、王珂是公司的的前台秘书。上午9时，王珂还在接听电话。这时来了两位客人。前一位是未预约的，后一位是预约的。她怎样处理才能使所有的客人都满意。