科技集团有限公司档案管理办法模版

CISRI 行政办公科技集团有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强科技集团有限公司（以下简称集团公司）文件材料的收集、整理、归档工作，有效地保护和利用档案资源，促进档案为集团公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）、《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）、《企业文件材料归档范围和保管期限规定》（国家档案局令第10号）等法律、法规和规范性文件，结合集团公司档案管理工作实际，制订本办法。第二条本办法所称的档案是指过去和现在集团公司科研、生产、经营、管理等各项工作活动中形成的具有保存和利用价值的各种门类和载体的文件材料，是各项活动的真实记录。第三条本办法适用于集团公司本部及全资、控股子公司（企业）（以下统称各单位）的档案管理工作。第二章管理体制和管理职责第四条集团公司档案工作实行归口管理、分级负责的管理体制。第五条集团办公厅是集团公司档案工作归口管理部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导各单位档案工作。第六条各单位应明确档案工作主管领导，设立专门档案管理部门或指定负责档案工作的综合部门，配备与档案工作相适应的专兼职档案管理人员，做好本单位的档案工作。第七条档案归口管理部门职责：贯彻执行《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规和规范性文件，统筹规划集团公司档案工作，建立健全集团公司档案工作体系。组织协调、监督指导各单位档案工作。组织档案工作宣传、培训、交流和评价。负责集团公司本部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。第八条各单位档案管理部门职责：贯彻落实国家和集团公司有关档案规章制度和工作部署，建立健全本单位档案工作体系。统一管理本单位档案，负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用；负责对下属单位档案工作的指导、监督、检查、评价。负责组织开展本单位及下属单位档案工作的宣传和培训。参加集团公司档案归口管理部门组织的活动并完成其交办的档案工作。第九条集团公司每一位员工都有责任和义务主动对工作中形成的有保存和查考价值的各种形式、载体的文件材料进行收集、积累和整理，并按本办法有关规定归档。第三章归档范围及要求第十条文件材料归档范围是：反映本单位在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本单位各项活动具有利用价值的文件材料。本单位在各项活动中形成的对维护国家、本单位和职工权益具有凭证价值的文件材料。本单位需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本单位有关的文件材料；所属单位报送的重要文件材料。有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本单位各项活动具有查考价值的文件材料。第十一条下列文件材料可不归档：有关机关和上级主管单位制发的普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作查考的抄件等。本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，本单位内部相互抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。所属单位报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本单位办理的文件材料；其他不需归档的文件材料。第十二条凡属归档范围的文件材料，必须按照国家和集团公司有关规定，由文件材料形成单位或承办部门收集、整理和立卷，定期交本单位档案部门集中管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。第十三条归档要求：整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求，按照分门别类，便于保管和利用的原则进行归档。归档的纸质文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。归档的纸质文件材料中，有重要修改意见和指示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。具有永久、长期保存价值的电子文件，应当形成一份纸质文件，同时归档。对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。对于归档的电子文件的元数据要进行相应归档。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。两个以上单位联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将与本单位相关的复制件或其他形式的副本归档。有合同、协议规定的，按其规定执行。文件材料归档后不得更改。各单位专兼职档案人员应检查本单位归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由单位或项目负责人签字核准后向档案管理部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案管理部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。第十四条归档时间：管理性文件材料，可以采取按年度集中归档或年度内随时归档的方式。未在年度内随时归档的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。产品或服务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向会计档案管理部门移交；未设立会计档案管理部门的，应在会计部门内部指定专人保管。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。下列文件材料应随时归档：变更、修改、补充的文件材料；单位内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；单位产权变动过程中形成的文件材料；重大活动和其他临时活动中形成的文件材料。第十五条单位撤销、合并时，档案要妥善保管，经集团公司档案归口管理部门批准后向接收单位办理交接手续，不得擅自分散或处理。第十六条各临时机构在工作结束后，应将文件材料进行系统整理，向档案管理部门移交。第四章保管期限第十七条档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。本办法的档案保管期限为最低期限，各单位在具体划分档案保管期限时可选择高于本办法的年限。第十八条永久保管的企业管理类档案主要包括：本单位设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，本单位董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料。本单位资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本单位资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，单位融资文件材料。本单位关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本单位办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本单位做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，本单位与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料。（四）本单位发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料。本单位机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本单位涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料。本单位经营管理工作的重要文件材料。本单位生产技术管理工作的重要文件材料。本单位行政管理工作的重要文件材料。本单位党群工作的重要文件材料。新闻媒体对本单位重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本单位检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及单位工作汇报等重要文件材料；本单位参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本单位职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料。本单位直属机构、所属、控股、参股、境外公司（企业）和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。第十九条定期保管的企业管理类档案主要包括：本单位资本金管理、资产管理的一般性文件材料，本单位涉及职工权益的一般性文件材料。本单位部门工作或专项工作规划，半年、季度、月份计划与总结等文件材料。本单位召开会议、举办活动的一般性文件材料，发布的一般性公告。本单位经营管理工作的一般性文件材料。（五）本单位生产技术管理工作的一般性文件材料。本单位行政管理工作的一般性文件材料。本单位党群工作的一般性文件材料。本单位关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本单位贯彻执行的一般性文件材料和对本单位出具的一般性证明文件，本单位与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料。直属单位、所属和控股公司（企业）一般性问题的请示、报告、来函与本单位的批复、复函等文件材料。本单位参与国家和社会活动的一般性文件材料，本单位职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本单位接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。第二十条产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合单位实际执行。第二十一条各单位应按照本办法和国家及专业相关规定，结合本单位生产组织方式、产品和服务特点，编制本单位的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。集团公司应按照资产归属关系，指导各单位根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属单位的文件材料归档范围和档案保管期限表。第二十二条各单位资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。第二十三条各单位在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本单位形成文件材料的现实作用和历史价值，考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第五章档案的提供利用第二十四条各单位档案管理部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，编制必要的检索工具和编研材料，为各项工作提供及时、有效的服务。第二十五条提供利用、公布档案，不得损害国家和集团公司的利益，不得侵犯他人的合法权益。第二十六条各单位档案管理部门应建立健全本单位档案借阅管理制度，根据档案的类别、密级等确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。第二十七条借阅非密档案的时间一般不得超过1个月，特殊情况可适当延长；借阅涉密档案要严格按照集团公司保密工作制度的要求办理，防止失、泄密事件的发生。第二十八条档案借阅者对所借档案负有安全、保密责任，不得泄密、遗失、涂改、抽换、剪裁、勾画、批注和转借。第六章档案的鉴定与销毁第二十九条对于定期保存的各类档案，在保管期限期满后，应重新鉴定。鉴定工作由档案管理人员、文件归档部门（单位）、单位档案工作分管领导组成的鉴定小组负责。第三十条经过鉴定，需要继续保存的档案，应重新设定保管期限继续保存；没有保存和利用价值的档案，应登记造册，上报本单位领导批准后到指定地点销毁。销毁时至少有两人现场监销，并在监销清册上签字。监销清册永久保存。第三十一条建筑物拆除，设备、仪器报废，应分别由相关业务归口管理部门出据证明，各单位档案管理部门随时将相关档案登记造册，按规定程序销毁。第三十二条任何单位和个人不得擅自销毁档案。第七章其他规定第三十三条档案密级的划分由档案形成单位按照国家相关法规和集团公司相关保密工作制度执行。涉密档案应单独保管，各单位档案管理部门应加强对涉密档案的管理，并采取相应的安全防范措施，以保证档案安全。第三十四条档案的保管要符合档案保护技术的要求。各单位应具备满足档案安全保管需要的库房，不断改善档案的储藏环境和保管条件，要配备防火、防水、防盗、防尘、防光、防有害生物、防鼠、防潮和防高温的必要设施。第三十五条各类档案要分门别类进行排架，做到保管有序，便于查找利用。第三十六条各单位档案管理部门应定期检查档案的保管状况，对破损的档案要及时修补、复制。第三十七条各单位档案管理部门的办公室、阅览室必须与档案库房分开，暂时分不开的必须采取有效的安全措施，以保证档案的安全。第三十八条各单位档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案管理的基本情况、利用情况及效果进行统计，并按规定逐级报送。第三十九条各单位必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序中，纳入有关人员岗位责任制。第四十条各单位应在档案工作经费、人员、设备上予以保证，应积极支持档案工作人员参加档案工作的各项活动和业务培训，提高档案工作水平。第四十一条各单位档案现代化应与信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。第八章奖励与处罚第四十二条各单位对在档案工作中做出突出贡献的人员应给予表彰和奖励。第四十三条对有下列情况之一的责任者，按国家和集团公司相关规定予以处罚：对不按规定归档而造成文件材料损失的；对档案借阅逾期不还而影响他人借阅的；对因保管不善遗失档案而造成档案丢失、泄密的；对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁或损坏的；其他影响档案管理和安全的情形。第九章附则第四十四条本办法由集团办公厅负责解释。第四十五条本办法自公布之日起施行。原《科技集团公司档案管理办法》（办字〔2008〕114号）、《科技集团有限公司文件归档基本范围与保管期限参考表》（办字83号）同时废止。附件：档案管理相关表格二O一三年十一月四日表1归档文件目录单位： 档号： 密级： 保管期限：序号文号责任者题名日期页数备注表2备考表档号：卷内共件，共计张。备注：立卷人：日期：表3归档文件交接表归档部门：归档时间： 年 月 日 归档共 盒（件）；共 份建议保管期限：归档单位负责人审批意见：移交人： 接收人：盒内文件目录盒号件号责任者文号 题 名日期页数备注表4档案销毁申请单单位名称： 申请日期：年 月 日销毁原因：共销（ ）盒（ ）件 经办人：部门意见：档案鉴定小组意见：主管领导审核意见：单位负责