外服物流咨询项目全案行业多元化战略组织937mb fesco internal assessment v

上海市对外服务有限公司货运分公司多元化改制咨询项目2002年8月内部能力评估财务能力评估内部运作能力评估集团资源分析目录资料来源:货运分公司年度报表注释:营业利润中已扣除货运分公司的管理费用和财务费用，分摊比例根据各部门的总人数扣除劳务工后的人员数确定单位：万元－销售收入一览表－过去三年中，外服货运公司取得了长足的进步，空运、海运、非贸业务的销售毛利和营业利润逐年上升单位：万元－销售毛利一览表－单位：万元－营业利润一览表－2001年海运业务的利润增长主要归功于对营业费用的控制单位：万元单位：万元－海运业务经营费用一览表－－海运业务经营情况一览表－资料来源:货运分公司年度报表但随着浦东国际机场在2000年初的正式投入使用，空运业务开始在浦东和虹桥机场同时开展，经营费用因而大幅增长，并导致营业利润增长幅度下降，2001年甚至出现了负增长单位：万元单位：万元－空运业务经营费用一览表－－空运业务经营情况一览表－资料来源:货运分公司年度报表非贸业务销售毛利和经营费用同步增长，营业利润呈现稳步上升的势态单位：万元单位：万元－非贸业务经营费用一览表－－非贸业务经营情况一览表－资料来源:货运分公司年度报表1999、2000、2001年外服公司每年提供金陵大厦的两个楼层和非贸仓库供海关二处办公，如果考虑这一因素对非贸业务营业利润的影响，仓库的营业利润每年将下降126万元，即114万的租金和12万盒饭费的加总。调整后非贸业务的利润仍有上升，每年的上升幅度分别为：875.3%和50.03%单位：万元－非贸营业利润－单位：万元单位：万元－非贸业务营业利润－－非贸仓库营业利润－资料来源:货运分公司年度报表、外服房产部、外服经理办公室而外服公司为了支持非贸业务发展，无偿为海关二处提供两个楼层的办公场所，同时与海关合作建立了非贸监管中心，也是非贸业务利润增长的主要因素之一外服货运营业利润率与国内、国际同行业企业相比处于较低的水平－2001年营业利润率比较－同国内、外同行业企业相比，外服货运整体的赢利能力处于相对较低的水平。在外服货运内部的三种业务中，非贸业务的赢利水平较高，而空运和海运的赢利水平则较低。快速增长的营业费用直接导致了营业利润的下降，费用预算制度和监控是控制费用的有效手段。注释：非贸营业利润率未考虑调整因素资料来源:货运分公司年度报表、毕马威咨询访谈，上海证交所/纽约证交所上市公司年报外服空运外服海运外服非贸外服货运中远国货UPSFedex单位:万元－营业费用一览表－中国货代行业平均利润率外服货运公司资产负债率处于较高的水平，如果没有外服公司的支持，货运公司将面临较大的财务风险按目前的结构，资产负债率处于较高的水平，企业的经营更多地靠债权人的资金支持，企业的财务风险较高，但作为外服分公司的货运公司，在有外服强大的资金支持的情况下，财务风险相对较小。流动负债比率大于1，企业有能力抵抗短期财务风险。资料来源:2002年7月31日的模拟资产负债表，毕马威咨询访谈，上海证交所/纽约证交所上市公司年报－2001年偿债能力比较－外服货运中远国货中外运空发展UPSFedex外服货运同其他大型货运公司相比，虽然利润相对较低，但与外服对其的投资规模相适应，净资产收益率处于行业中等水平，当然，这也同其负债较高的资本结构相关。从资产使用的有效性分析，外服货运公司处于中等水平，资产的使用未达到最佳效果，尚有进一步利用的空间。－2001年盈利能力比较－资料来源:货运分公司年度报表、2002年7月31日模拟资产负债表、损益表，上海证交所/纽约证交所上市公司年报，毕马威咨询访谈外服货运中远国货中外外运空发展UPSFedEx净资产收益率和总资产回报率同国内、国际同行业竞争者相比，处于中等的水平垫付资金已成为货运行业的不成文的行规，大量的资金被客户长期占用，无法发挥更大的作用。应收账款的周转速度为65.8天，略高于上海货运行业的平均水平：57.2天。以目前的销售水平，应收帐款的收回每提前1天，即可节省流动资金86万元。-2001年应收账款周转期比较-资料来源:货运分公司年度报表、访谈，上海证交所/纽约证交所上市公司年报单位：天上海行业平均水平57.2天外服空运外服海运货运分公司行业平均锦海捷亚苏州中外运空发展UPSFedex外服非贸2001年外服货运应收帐款回收期为65.8天，高于上海货运行业的平均水平，大量的营运资金被长期占用而影响资金周转的速度空运部门应收账款的周转期从1999年的67.9天，连续两年分别下降到66.0和62.7天。相反，海运部门的应收账款周转期则从1999年的53.7天，连续两年分别上升到57.9和69.3天。2000年和2001年，销售收入分别比前一年增加了18%和29%，而应收帐款却增加了49%和51%，从而增加了营运资金的压力。而非贸部门应收账款的周转期从1999年的59.8天，下降到2000年的51.9天，但在2001年又回升到了70.1天。-年度应收账款周转期比较-资料来源:货运分公司年度报表、毕马威咨询访谈，上海证交所/纽约证交所上市公司年报单位：天2001年上海行业平均水平57.2天三年来，空运的应收帐款周转期从67.9天逐渐减少到62.7天，而海运的应收帐款周转期则从53.7天逐渐增加到69.3天2001年应付帐款周转期为25.2天，相比65.8天的应收帐款周转期，有39.4天的资金缺口，外服公司拨付的2300万元流动资金一定程度上支持了货运分公司的运作25.2天的应付帐款周转期相比65.8天的应收帐款周转期，资金的流出速度远远大于流入速度，需要大量的营运资金填补缺口。39.4天的资金缺口，即相当于3057万的资金，需要由企业自行垫付，而外服公司拨付的2300万流动资金在一定程度上支持了货运分公司的运作。-2001年应收/应付账款周转期比较-应付帐款周转期应收帐款周转期资金缺口单位：天资料来源:货运分公司2001年度财务报表人均税前利润从1999年的3.13万元上升到2000年的3.20万元，但在2001年又回落到2.87万元。在现有人员规模下，继续采用合适的考核激励制度，尽可能挖掘内部人员的潜力，使其最大限度的发挥个人才能，更好地服务于企业，为企业创造更多的利润。－人均税前利润比较－资料来源:货运公司年度报表、访谈，上海证交所/纽约证交所上市公司年报单位：万元外服1999外服2000外服2001中远国货中外运空发展UPS2001年外服货运的人均税前利润降到了三年来的最低水平，并且相比行业内的竞争对手，处于较低的水平其他应收款的收回、流动资金拨付的增加、佣金、分成等、其他应付款的增加构成了资金来源的主要渠道，而同承运人的运费结算则沉淀了大部分的资金左图是根据1999年和2001年的年度报表所作的趋势分析。流动资金拨付、利润返还和暂收款已从其他应付款中划分出来。货运分公司的资金主要来自于其他应收款的及时收回、其他应付款的增加，即佣金、分成、报关费等的增加，流动资金拨付的增加和盈利的增加。而向承运人支付运费，构成了资金支出的主要途径。-资金来源分布--资金使用分布-资料来源:货运公司1999－2001年度财务报表外服货运公司的成功离不开外服公司在各方面长期的支持，从1999年至2002年8月底，外服公司累计为货运分公司投资固定资产2712万，而且每年提供超过1800万的流动资金支持单位：万元－外服公司1999年至今对货运分公司的固定资产投资－－外服公司1999年至今对货运分公司的流动资金支持－单位：万元注释：图中的2002年指截止2002年8月底；所有数据均指帐面数据数据来源：外服公司财务部访谈若外服为货运提供的流动资金全部来自银行，以2001年核定数2300万计，那么该年度货运分公司的税前利润将减少116.7万，降低13.85%利息支出代表应支付银行的利息，将减少税前利润利息收入调整是指外服货运在光大银行2001年存款利息，该部分利息收入计入了外服的收益而没有计入货运分公司的收益；该部分利息收益计入外服货运将增加税前利润情景1：2300万的50％也就是1150万从银行拆借，以2001年6个月到1年期银行贷款利率5.85%计，每年外服货运将需要向银行支付利息67.275万情景2：2300万完全从银行拆借，以2001年6个月到1年期银行贷款利率5.85%计，每年外服货运将需要向银行支付利息134.55万－货运分公司在不同情景下的经利息调整后的税前利润－单位：万元情景1情景2税前利润利息支出调整利息后利润利息收入调整税前利润利息支出调整利息后利润利息收入调整数据来源：银行利息调整数据由外服公司财务部提供若调整所有外服货运必然要发生而目前由外服公司所承担的管理费用，那么2001年外服货运的税前利润将降低22.25％单位：万元－由外服承担的主要管理费用对税前利润的调整－税前利润外服支付福利海关费用调整后利润集团管理费外服支付福利是员工实际享受的福利水平与货运公司计提的福利之间的差额，2001年以45人保守估计海关费用包括海关二处办公用房租金114万元及盒饭费用12万元集团管理费参考外服上缴的管理费所占营业利润的比例进行计算经过这些费用分摊项目的调整，外服货运2001年税前利润将降低为655.00万元，下降22.25％数据来源：外服公司财务部、房产部、经理办公室访谈总计计提差额—外服额外支付的福利部分计算—单位：万元由于货运分公司的利润合并到外服统一交税，可以享受优惠的税收政策，并且利用公司的整体税收优势，因而2001年度货运公司大约节约202.29万元的税务负担以2001年数据为例，当年货运公司利润（税前）为842.43万，若不考虑外服管理费用的分摊对成本的影响因素，外服代缴所得税126.37万，所得税率为15％若以所得税率33％计，应交所得税278.00万元若考虑税收调整因素，2001年度税务负担还会进一步增大，若以劳务费为例，该年度调增应纳税所得额为153.5万，公司纳税额增加50.65万若不考虑税收调整因素，那么外服货运由于可以享受税收优惠政策，货运分公司可以减少151.64万的税务负担若仅考虑劳务费的税收调整因素，货运公司就可以至少节约税务负担202.29万元数据来源：外服公司财务部、货运分公司财务部访谈单位：万元－货运分公司税收优惠政策的效益分析－151.64202.29税前利润税收(15%)税后利润税收(33%)税后利润税收(33%)后利润税收调整若综合考虑外服管理费用在货运的分摊、可能发生的财务费用及33％的所得税，那么2001年货运公司的税后利润将减少到355.08万元报表税前利润指2001年在货运分公司报表上所反映的税前利润管理费用分摊是指外服承担的为货运服务的主要管理费用部分财务费用是假定2001年核定的2300万流动资金中的50％来自于银行，这时所需实际支付的财务费用税收调整仅指劳务费对应税所得额调增所导致的税务负担增加调整后税后利润是指调整后税前利润减去所得税及税收调整数的利润－必要管理费用分摊、财务费用支出及33%所得税对利润的影响－单位：万元报表税前利润管理费用分摊财务费用所得税33％调整后税前利润调整后税后利润税收调整数据来源：外服公司财务部、货运分公司财务部访谈估计人工成本增加数时，假定原货运公司编制人员的工资奖金以及交纳的四金不变；不考虑两种编制人员实际享受的福利差异估计人工增加数时主要考虑计提数（14%职工福利、1.5%教育经费以及2%工会经费）、补充公积金及补充医疗带来的人工成本增加计算转入外服编制的总人数时，将第四季度转入的17人折合为年度12.75人计，总计为133.75人税收调整数仅考虑劳务工劳务费超出核定数部分导致的应税所得额调增导致的税收负担的增加若进一步假设货运公司编制的员工在2001年年初全部转为外服公司编制，消除不同编制带来的成本节约因素，那么当年货运公司的税后利润将减少到256.47万数据来源：外服公司财务部、人事部、货运分公司财务部访谈单位：万元报表税前利润管理费用分摊财务费用所得税33％调整后税前利润调整后税后利润税收调整人工成本增加－假设货运公司编制人员转为外服编制后对利润影响的保守估计－单位：万元—

人工成本增加明细估计—内部能力评估财务能力评估内部运作能力评估集团资源分析目录在对外服货运内部运作能力进行评估过程中，我们主要是从组织架构、流程以及信息技术等方面进行综合评估战略

信息技术组织架构

流程

环环市场境境业行在调研问卷统计结果中发现，工作上存在重复和组织架构无法适应长远发展是比较突出的问题部门之间存在工作重复现象，降低了工作效率目前的组织结构无法支持未来5年的业务发展规划，汇报结构设计不尽合理，效率较低缺乏对员工工作职责和程序清晰的文字定义和描述-组织结构相关问题的反对比例-我们公司各个组织之间，很少有工作重复的现象。公司目前的组织结构能够支持五年业务规划的实现。公司现有的组织汇报结构相当有效率。我的工作职责和程序都有清楚的文字定义和描述。我的公司能够根据需要，对市场／行业的改变作出迅速的反应。我们公司现有的组织汇报结构有助于我达到工作目标。我们的管理结构是简明和有效的。我能够自行决定具体的工作任务以达成工作目标。我能够从我的直接上级处获得支持以成功履行我的工作职责。我理解我的日常工作怎样影响公司内部的其他部门。我清晰地理解我的工作职责。17%14%10%9%9%9%9%7%6%3%3%1%战略

信息技术组织架构

流程资料来源：毕马威咨询ODS问卷调研从组织架构上，我们发现外服货运职能相同的专业人员分散在各个部门和业务单元中，这样将不利于统一进行有效的资源配置和共享财务结算存在于各个业务部门之内，各财务结算模式、结算流程及结算数据没有统一规划，造成各结算部门与货运公司总部财务部之间的接口较为复杂，不利于结算业务的统筹规划及信息化建设仓储运输的职能较为分散，缺少统一计划及资源配置，资源利用率不高，而且，当运力不够的情况下，各个运输部门各自寻求不同的外包车队进行外包运输，缺少统一的外包接触界面，不能进行有效的监控及价格商谈具有报关资质的专业人员被分散在各个部门，不能形成统一有效的人力资源配置及统一的培训监管……货运分公司空运部海运部私人行李部进口科出口部结算室进口科结算室私人行李业务科制单员报关组报关组制单员报关组（进口）报关科（出口）结算室制单员报关组报关组制单员海运空运私人行李操作科仓库私人行李储运科物流科出口储运科…………运输配送科财务部非贸中心结算人员国内空运科结算人员仓库运输操作人员目前的组织架构中缺少进行企业战略规划、市场营销的职能部门，无法满足货运公司长远发展的需要货运分公司目前的组织架构主要以业务类型进行划分，各业务部门之间相对独立，缺少业务统一协调的沟通职能部门目前货运公司没有专门的企业战略规划部门，对企业的未来发展战略及业务模式规划投入较少货运公司虽然已经成立了市场部，但其目前的主要职责主要为销售职能，没有实现市场调研、产品活动、产品组合、价格管理等市场规划职能战略规划服务的设计、持续改善市场活动

销售活动服务提供客户反馈财务人力资源信息技术外服货运公司缺少明确的部门职责、岗位职责描述，这将为科学的薪资体系的建立、职业生涯规划及绩效考核体系的建立带来困难目前，货运公司没有成文的部门职责描述及岗位职责描述岗位职责描述不清，将使得不同岗位之间有可能出现责任互相推诿的现象，汇报关系不明确，而且对新进员工来说，无法帮助其快速地进入岗位角色职位说明书中的岗位描述、技能要求、学历要求等内容都是建立一套科学的薪资体系的前提条件，没有一套完整的职位说明书，会给建立科学的薪资体系和绩效考核体系的建立带来困难缺少职业生涯规划体系，不利于员工技能的长期发展规划和培养职业生涯规划岗位：×××××级别：××××汇报关系：×××××岗位描述：××××××××××××××××××××××××技能要求：××××××××××××学历要求：××××××××××××主要绩效指标薪资体系绩效考核体系岗位职责描述外服在直接货主的销售开发上投入力量不多，其客户类型是以货代类客户为主，与其他货代企业相比，其直接货主类客户比例相对较少，可能引起货源不稳定，导致企业抗市场风险能力减弱-收入来源比较-问题分析外服货运在销售方面投入力量不大，主动销售较少，主要是以副总等高级管理人员进行主动销售拓展活动，大多数的业务员只负责具体的日常接单等工作外服货运基本没有组织上、制度上的措施来加强直接货主的开发外服货运与其他货代企业相比，其客户中签有协议的直接货主比例过低，进而可能造成货源上的相对不稳定，与承运人之间的价格商讨能力较为薄弱对直接货主的接触和争夺已成为货运代理企业在物流体系全球化、一体化形势下的趋势资料来源：毕马威咨询内部访谈、毕马威咨询市场访谈外服货运缺少统一的客户管理体系没有统一的客户信息管理体系，客户资料不完整，存在客户流失风险客户服务没有统一界面，根据不同业务员而提供不同水平的客户服务，没有建立大客户服务机制缺少客户满意度调查机制

客户关系管理销售管理与控制市场营销管理组织情报客户满意度电子商务平台帐单/收集客户交互中心

客户档案外服货运目前仅在无锡、昆山、苏州拥有自设网点，在国内其他地区和海外地区都以互为代理方式开展业务外服货运的网点互为代理资料来源：毕马威咨询内部访谈-外服货运国内网点分布示意图-大连青岛无锡苏州昆山重庆北京台湾香港-外服货运海外代理网点分布示意图-货运公司业务主要来自于货代企业，直接客户比例较小注释：毛利数字为2002年1－8月的毛利数字－外服货运客户毛利贡献－资料来源：外服货运空运、海运、非贸客户数据汇总－20%最大客户占到部门毛利贡献的百分比－注释：客户的大小以毛利贡献的绝对数字来排序－贡献80%毛利的最大客户占客户总数的百分比－外服货运的部分客户同时也是外服人才分公司的客户-2001年业务量最大的空运客户-以空运为例数据来源：外服货运空运部提供的客户数据、外服人才分公司提供的客户数据德讯南洋国际住友仓储川琦住友仓库泛亚班拿UPS怡和德瑞悦信贸易/零售高科技

运输业化工业服装业医药业汽车业机电业-外服人才分公司部分行业客户数量-外服货运的客户同时也是外服人才的客户外服货运的客户同时也是外服人才的客户-外服人才分公司客户资源-我们通过访谈，对外服货运的主要业务流程及管理流程进行了了解及评估人力资源管理招聘管理流程培训管理流程离职管理流程财务管理费用暂支及报销流程备用金报销流程预算流程海运业务流程海运出口接审单海运出口配船海运出口操作海运出口报关海运出口结算海运进口接调单海运进口报关海运进口结算非贸业务流程非贸国内搬运非贸市内搬运非贸海运出口非贸海运进口非贸空运进口非贸结算流程信息技术管理信息技术策略规划信息技术服务提供信息技术资产管理系统开发项目主要访谈的业务流程主要访谈的管理流程空运业务流程空运出口接单空运出口订舱空运出口入库空运出口制单空运出口报关空运出口交接空运出口结算空运进口流程国内空运业务组织调研问卷的统计结果在一定程度上反映了货运公司目前在内部沟通协作、人力资源以及持续改善服务上存在缺陷

-调研问卷统计结果--流程和管理相关问题不同意比例战略

信息技术组织架构

流程被调研员工在沟通交流上的需求没有得到满足，不少被调研人员表示无法充分利用沟通工具、不清楚人事政策、不了解其他部门遇到的问题/困难技能培训上的需求比较强烈，40%的被调查人将“培训”列为外服货运的三大弱项之一员工参与公司产品/服务持续改善的程度较低，19%的被调查人员明确表示并没有参与持续改善服务的工作我充分利用可供使用的沟通工具，例如内部新闻、公告和商务信件。在我需要增强的技能方面,公司为我提供培训。我们公司在我的个人发展方面进行有效投资。我参与公司产品／服务的持续改善工作。我们公司清楚地向我传达了公司的人事制度。我的工作部门了解其它部门遇到的问题和/或困难。我们公司有明确的员工晋升流程。我相信我们公司招募的是高素质的员工。我理解公司的人事制度怎样指导我为外服货运工作。公司总是把员工安排到他能发挥最大价值的地方。我参与预测自身工作领域的资源需求(如人力/设备/资金等)。我们公司有能力挽留高素质的员工。我的直接上级经常和我沟通想法和决定。我的直接上级对我完成工作目标有所奖励。22%21%20%19%16%15%15%14%13%13%12%12%10%10%资料来源：毕马威咨询ODS问卷调研同样的销售收入、销售成本、收款和付款的信息在海运管理系统、海运部安易财务系统和外服货运安易财务系统分别维护，海运结算室和货运分公司财务部为此每月各需要多投入一个员工9天的工作时间外服货运安易财务系统海运管理系统海运部安易财务系统每票货的收入成本预估细项成本调整收款并核销付款并核消海运部货运分公司财务部所有的销售、成本、收款和付款都要在三套系统中分别记录海运管理系统和安易系统间缺少系统的集成，导致了信息的重复输入海运管理系统除了核算与自己客户的往来业务，还替二代客户开票给他们的客户，因此为了方便与外服货运的对帐，核算室主动保留了安易系统。每票货的收入成本预估细项成本调整收款并核销付款并核消每票货的收入成本预估细项成本调整收款并核销付款并核消资料来源：毕马威咨询内部访谈手工输入手工输入手工输入项目条数单据处理时间合计处理时间转帐业748712秒/条25小时银行收/付款670014秒/条26小时现金收/付款477515秒/条20小时合计71小时在流程访谈过程中，我们发现外服货运目前缺乏对客户信用评估、控制流程，这样将不利于控制应收账款的账龄外服货运目前没有评估分析客户信用的流程，对签订协议的长期客户也没有信用限额的管理和控制从1999年至2002年，应收账款周转天数一直呈持续上升的状态。2002年1-8月和2001年同期相比较，应收账款周转天数增长幅度更大。由于目前货运公司无偿使用来自外服的流动资金，并没有资金短缺的问题,但是一旦外服的资金资源不能再无偿使用，或是需要通过其他渠道获取流动资金时,应收帐款账龄过长将给货运公司带来较大的资金风险.数据来源:货运公司内部财务报表-应收账款周转天数比较-123456788075706050452001年2002年（月份）5065851999平均2000平均2001平均2001年平均周转天数65天单位：天外服货运目前还未将公司所有资源进行整合，提供以客户为导向的产品及服务目前在货运分公司，如果客户需要不同运输方式或是业务服务时，业务员往往是将客户介绍到其他部门，由其他部门和客户进行报价和操作而以客户为导向设计的服务，客户只需向唯一的业务员提出服务需求，就可以得到全面的服务。由业务员负责内部资源的调配、部门之间的协调，减少客户在沟通上次数和障碍，提高客户满意度单一类型业务的服务内容有限，难以发现增加服务种类、提高服务质量的机会。而以客户为中心的服务，能够快速了解客户的需求，及时设计新服务。空运出口空运进口海运出口海运进口搬场服务客户国内空运非贸进口非贸出口外服货运目前员工的编制方式不同，因此在人力资源管理上存在两套管理系统，但两套管理在成熟度和专业性上的差别造成了员工在管理和待遇上的不一致－外服货运在人力资源管理上的两套系统－。副总级别以上由外服统一制定培训计划，由专业的培训中心选择培训课程和师资力量，而货运公司其余员工的培训则由货运公司自行管理货运公司编制的员工根据货运公司的“岗位级别表格”确定基本工资；外服编制的员工则根据外服较为成熟的薪酬体系评估岗位能力、确定基本薪酬。货运公司编制的新进员工培训主要由外服货运总公司负责，外服编制员工由外服负责提供培训。－货运分公司各类编制人员分布－注释：其他人员包括协保人员、下岗人员、市郊及外地劳务工、退聘工、实习生、试用人员及外借人员资料来源：毕马威咨询内部访谈，货运公司内部数据薪酬体系新员工培训绩效考评体系货运公司系统外服系统培训机制招聘就培训问题而言，外服货运目前有70％的员工年龄在40岁以下，且71％的员工学历水平在专科以下，他们对提高自身技能的培训需求较大－年龄分布情况－货运公司70％的员工年龄在40岁之下，他们将是公司未来发展的中流砥柱，他们在技能上成熟度将会直接影响到整个公司的服务质量。货运公司71％员工的学历水平在专科以下，作为未来现代型物流企业的一员，对其进行专业技能及学识培养显的尤为重要。对员工进一步学习需更加支持员工的技术方面有待提高培养组织员工定期培训，不断提高员工自身素质和业务能力业务骨干的培训和继续教育进行员工的

素质教育，使整体素质提高加强对员工的综合素质培训在业务培训上要加强每个人能得到平均机会参与调研问卷中员工的心声－学历分布情况－资料来源：毕马威咨询ODS问卷调研，货运公司内部数据硕士0.3%时间总经理业务部门办公室编制年度培训计划总经理审核培训申请表是否批准否执行计划通知有关部门培训信息填写申请表部门经理批准是年度培训计划培训是否颁发证书结束否是业务人员将培训结果通知办公室A办公室签字确认参加培训总经理签字确认开始临时提出培训需求而外服货运目前培训流程还不够完善，缺少应有的培训规划、培训效果评估等工作年度培训计划内容过于简单，没有明确计划的培训时间、课程安排和经费预算。在实施计划过程中，往往会因为业务繁忙而取消既定培训。货运公司目前没有明确的岗位能力要求，培训也未和绩效体系挂钩，不利于激励员工积极参加培训，提高自身能力。培训结束后，没有对培训内容和培训效果进行评估和回顾，总结培训成功和失败的原因，作为新一轮培训规划的参考。培训流程评估资料来源：毕马威咨询内部访谈招聘工作中，由于刚刚才建立人事管理职能，还没有完全发挥出应有的管理作用没有明确的年度人员招聘计划，招聘需求往往是部门在业务上急需用人时才临时提出。由于没有事前的规划，货运公司很难安排大规模的外部招聘活动；临时性、分散的招聘活动中消耗了大量进行面试和办理人事手续的时间，无法达到一次性大型招聘的经济效益和高效率。此外，人事部在招聘工作中缺乏应有的管理活动，例如没有对应聘者的背景资料进行筛选和审查核实等。招聘流程评估时间办公室应聘者业务部门部门经理提出用人需求总经理审批总经理是否审批通过否是填写面试表格部门经理进行首轮面试安排第二轮面试工作总经理、主管副总、办公室主任集体主持面试提交相关证件是否录取？否是A资料来源：毕马威咨询内部访谈在空运出口结算过程中，信息延迟和大量的重复劳动增加了向客户请求付款的准备时间，也影响到和航空公司进行结算、对账工作由于信息系统不完善，业务员通常不使用系统制单，整个业务操作过程中需要多次重复填写、输入相同的信息通常出货1个星期后，业务员才将手工填写的结算清单送到结算室，而结算室则还需1个星期完成核算、手工登记流水帐、开票等工作。因此，应收账款的实际账期要比账龄还要多出14天。而同行则可以在7天之内完成所有工作。在与航空公司结算付款时，由于内部结算速度慢，在对账时经常还未收到业务员的结算信息，给付款工作带来了较多的麻烦。空运出口结算流程评估时间业务科结算室财务部空运出口结算流程为例业务员将货物运出之后，填写结算单外服空运结算清单审核并计算总费用，开具发票报价是否符合报价规则？部门经理签字确认与客户对帐，并将发票正本交给客户发票根据发票本登记作帐是开始航空公司结算流程通常需要1星期通常还需1星期手工登记流水帐根据毕马威咨询的IT分析框架，我们从IT基础架构、IT应用系统状况及IT组织与管理架构三方面对外服货运的信息系统现状进行了调查与评估IT组织架构IT管理汇报结构IT共享服务IT信息系统应用架构IT应用系统技术健康状况IT应用系统功能健康状况物理网络连接架构IT网络安全机制IT系统维护机制IT组织架构评估技术架构现状评估IT应用系统现状评估应用系统评估战略

信息技术组织架构

流程—毕马威咨询IT分析框架—从网络硬件环境来说，外服货运的现有各个物理网络之间缺少互通，信息孤岛较多，缺乏统一的监管与维护空运x货运公司总部海运非贸苏州办事处昆山办事处InternetInternet目前外服货运的IT基础架构外服货运目前的广域网基本没有任何连接，各地办事处及海运、空运、非贸与总部之间没有任何物理网络的连接，有些部门内部的不同科室之间网络互联也还没有实现，信息孤岛较多目前总部及各分部及办事处Internet接入方式不尽相同，接入服务供应商也各不相同，有中国电信的ADSL的宽带接入，也有中国网通的共享宽带接入，也有拨号上网，在使用方面缺少统一的监管，不利于信息安全性的维护与控制由于没有太多的网络应用，对网络的监控、维护也相对投入较少，网络安全方面，由于与外部系统的连接较少，因此目前整体投入不大目前技术基础架构评估资料来源：毕马威咨询内部访谈PIII500128M内存4.3G硬盘PIII500128M内存4.3G硬盘PIII500256M内存10G硬盘虹桥出口虹桥进口海关网通宽带拨号中国电信ADSL拨号拨号PIII500256M内存NT，SQL7P41Gx21G内存win2000SQL2000浦东进出口PC机作为WEB接入服务器PIII500256M内存从应用系统的角度来讲，货运公司已经通过一定程度的信息系统应用来支持其目前业务，但是应用系统的功能不完善，有些功能存在重叠，而且各系统之间、各系统与外部的接口仍有待改善业务系统管理系统目前外服货运的信息系统应用架构资料来源：毕马威咨询内部访谈外部接口－与外服网站空运出口管理系统空运进口管理系统海运管理系统非贸管理系统快递管理系统承运管理单证管理财务结算空运出口开票系统应收款统计开票财务管理系统办公室管理系统员工基本信息管理岗位变动车辆管理固定资产管理委托业务费用收付承运管理操作财务结算外服业务财务结算接订单航班安排财务结算内部接口中心业务销售客服业务操作仓储运输财务仓库管理入库登记出库储运中心监管外服仓储总帐应收帐款应付帐款文档管理报关单证外服货运部分信息系统的功能还不完善，同时，有些功能，如财务，仓储等功能又存在一定的重复各业务系统之间，业务系统与管理系统之间的接口机制没有建立，存在一定的时延性，并降低工作效率目前外服货运系统与外部系统之间基本没有建立任何接口，在建中的是外服业务系统与外服网站的查询状态接口而且，整体应用系统的性能表现处于中等及中等偏上水平，部分应用系统需要通过升级及改造等手段进行改进0–差25–中下50–中等75-中上100-好整体系统得分处于中等与中等偏上之间，没有得分特别偏低的系统空运出口管理系统及安易帐务处理系统表现相对较差。空运出口管理系统的技术架构较为老化，操作步骤较为繁琐，系统可靠性及系统速度较差。安易帐务系统的系统稳定性不高，数据查询速度较慢，在数据量大的情况下系统容易出差错。办公室管理系统，空运进口管理系统及快递系统的总体评分相对较好，技术架构及业务支撑能力较为成熟外服应用系统评估资料来源：毕马威咨询对外服货运的IT系统调查由于外服货运的信息系统开发缺乏业务战略及规范业务流程的指导，因此缺乏前瞻性，不能很好的适应业务的需求变化企业战略优化的业务流程信息系统建设最佳典范货运公司目前方式业务现状讨论信息系统建设各个应用系统的开发与建设缺少统一规划，因此在很多方面存在差异，为将来的系统升级维护及互联带来一定困难空运海运非贸带来困难系统架构VisualFoxpro5，C/S结构VisualBasic+SQL7，C/S结构ASP+SQL2000，B/S结构对系统维护人员的技能要求增加系统整合难度增大开发商进口:交大老师出口:上海EDI中心上海EDI中心林科电脑为系统升级维护带来困难缺少长期合作的联盟关系单笔业务的唯一识别号总运单号与分运单号外服编号工作单号业务系统与财务系统的整合以及业务系统之间的整合难度增大业务进行过程的状态查询不提供状态查询不提供状态查询没有整个业务流程的进行状态查询功能，但提供了单个环节状态的查询为客户提供及时的状态查询服务带来困难销售计划，仓储计划，运输计划，采购计划系统不支持，也没有使用系统不支持，也没有使用有车辆人员调度计划，但没有销售计划、仓储计划及采购计划缺少对计划性销售及运作的支持，给业务计划性及资源调配带来困难客户信息客户代码，是否代理，英文全称，中文全称客户代码，简称，名称，地址，邮编，联系人，电话，传真，电子邮件客户代码，客户类型，客户名称，英文名称，电话，传真，公司地址，信用等级客户信息记录不完全，缺少信用额度及过往销售记录等信息，对客户及市场分析以及业务风险控制带来难度而且，由于各系统之间缺少接口，造成很多数据录入上的重复浦东进出口业务与结算虹桥出口业务与结算货运公司财务数据库虹桥出口开票每个月倒入1次空运海运非贸海运财务海运业务与结算非贸业务与结算空运出口业务数据手工输入点空运进出口业务数据手工输入点海运业务数据手工输入点非贸业务数据手工输入点海运，空运及非贸业务数据输入点空运出口业务数据手工输入点海运业务数据手工输入点货运总部货运公司目前的数据备份缺乏统一的机制，总部财务数据备份相对较为规范，但业务数据的备份手段不完善，致使历史数据不完全，并存在一定的系统数据遗失风险性能/可用性可能的最大数据丢失量多服务器(RAID)单服务器(RAID)全容错单服务器(无RAID)投资大没有数据丢失一天数据丢失一月数据丢失基本的灾难恢复单个数据服务器每天磁带备份A异地冗余情况C另加:在跨地区系统上建立冗余D投资小中心级的冗余情况B另加:存储冗余在跨建筑A和C上建立冗余C高可用性情况A另加:镜像的磁盘+RAID硬件冗余单个存储设备B外服货运的灾备份水平外服海运外服空运外服非贸外服总部备份设备在同一主机上备份出口：同一主机进口：同一主机同一主机异机工作站异机工作站备份光盘及磁带机备份方法覆盖备份出口：非覆盖进口：覆盖非覆盖非覆盖备份备份频次每天出口：每月进口：无一定规律每天每周每天每月目前各业务系统大多在同一台主机上进行备份，一旦该服务器出错，如硬盘损坏，其数据将会丢失外服空运进口系统97年开始运行，但目前业务数据仅保存至2000年8月，而且由于其备份机制是覆盖备份，所以一旦业务出现问题，数据不能回复到过去状况非贸系统从今年4月开始运行，但数据备份只追溯到7月货运公司总部的备份机制相对较为规范各系统的安全控制机制各不相同，权限设置没有设置到每个用户，业务/操作员可以对其它业务/操作员的记录进行更改客户业务员/操作员客户业务员/操作员业务数据库XXXXXXXXXXXXXXXX产生及修改记录产生及修改记录误修改误修改可能由于误操作或恶意修改而更改了其它业务员的记录海运空运非贸系统支持基于用户组的权限设置系统已经设置了基于用户组的权限设置系统支持基于每个用户的权限设置系统已经设置了基于业务组的权限设置在IT组织结构及管理方面，现有的IT职能设置还不完全，共享职能也没有得到充分发挥，需要在一定程度上加以改进货运分公司办公室电脑室上海外服信息中心网站部x上海外服及外服货运的IT管理结构外服货运的整体IT开发及维护能力较为薄弱，信息中心共有3名人员，主要任务在于软件系统的开发，对硬件环境及软件系统的维护方面投入较少，多数系统维护由业务人员兼职。因此在对业务系统的监管及维护上缺乏规范IT部门的职能设置不完善，缺乏专业的IT服务规范、人员及相应机制目