费用报销管理制度

XX公司费用报销管理制度第一章总则第一条：为了加强公司行费用报销管理,规范费用标准与报销流程，统一费用报销管理规定，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条：本制度所指费用包括差旅费、业务招待费、通讯费、会议费、工资福利费、专项支出、办公用品购置费以及其他营运费用等。第三条:各类费用实行年度预算管理，每年填报年度预算时,由各部门负责申报本部门费用预算及部门分管领导的费用预算,经财务部审核后，报CEO签批后下发执行。在预算期内，各项费用的累计支出不应超出当年预算，如因特殊情况，需要追加预算的，应履行审批手续。第四条：本制度适用于XX公司。第二章职责第五条：员工按费用报销标准和要求填写报销付款单据，按票据项目、时间顺序粘贴在报销单后，报销单不得涂改；保证所报销金额均附有真实、合法、完整的原始票据；正确填写该费用所属部门和时间区间；不得报销与公务无关的费用.第六条:经理人业务支出坚持“依法合规、预算管理、保障公务、厉行节约、廉洁自律、强化监督”的原则。第七条：财务部负责审核相关单据审批手续的完整性，报销金额的准确性,报销票据的合法性，对不符合规定的报销凭据有拒绝报销和签章更正报销金额的权利。第八条：行政部负责机票的报销工作,每月以票务公司开具的发票、机票行程单、退票凭证为附件,统一填制报销付款单据及费用归属部门明细单，经各部门负责人或相关人员确认后，提交财务部报销。行政部负责协议酒店费用结算工作，每月填制报销付款单据及费用归属部门明细单，经各部门负责人或相关人员确认后提交财务部报销。第九条：各级主管负责对员工所报费用事项的真实性，发生金额的合理性等进行审核；各部门负责人及时审批员工报销单据，同时对本部门费用预算及完成情况负有监管责任。除CEO外，各级主管的报销申请必须经上一级主管审批。第三章释义第十一条：本制度中的“元",除特别说明外,均为人民币元.第十二条:数量范围之“以上”均指包含本数，“以下”均指不含本数。第四章差旅费第十三条：差旅费包含城市间交通费用（含深港），市内公干费用，前往机场、码头、站台的费用，酒店住宿费用，在途或出差地餐饮费用等各类与差旅相关的费用。第十四条：差旅费列入经理人个人年度费用预算和各部门年度费用预算，并对年度预算完成情况进行考核.第十五条：经理人出差，从严控制随行人员数量，随行人员必须是与业务强相关的人员.第十六条:员工市内公干、节假日加班、夜晚加班晚于22：00，相关交通费用可以报销。第十七条：员工应本着“节俭优先、兼顾效率”的原则，选择交通工具.第十八条：员工住宿应以“安全卫生、厉行节俭”为原则选择入住酒店。赴家庭所在地出差，原则上应住在家中。住宿发票需据实开具。报销时需提供住宿清单，无清单又无合理原因的非正常开支不予报销。第十九条:员工出差费用报销需要严格按照以下标准执行。1.市内交通费：员工出差，由公司前往火车站、汽车站，应优先乘坐公共交通工具;由公司前往机场可搭乘的士或机场大巴，票据实报实销，也可按流程申请使用公司车辆；员工在出差目的地城市的交通费用实报实销。2.路费:职级长途汽车火车轮船飞机管理团队据实报销硬卧、高铁一等座二等舱经济舱部门经理及以上岗位据实报销硬卧、高铁二等座二等舱经济舱（需申请）其他员工据实报销硬卧、高铁二等座三等舱经济舱（需申请）注：（1）交通高峰期，若标准内的席别无法订购，经总经理批准后可购买更高席别的车票、船票或飞机票;（2）如需乘坐飞机，则出差申请须知会行政助理,行政助理根据已批准的出差申请预订机3.住宿费：员工因公出差,应本着“勤俭、节约、合理、必需"的原则选择入住酒店。选择酒店的住宿费标准（报销限额）如下：职级北京、上海、广州、深圳直辖市、省会城市其他地区公司管理团队700元/天600元/天500元/天部门经理及以上岗位500元/天400元/天300元/天其他员工400元/天300元/天200元/天注：（1）员工应在以上规定的限额标准内凭据按实报销，节约不补，超支自理；（2）特殊情况超出标准的，由CEO在票据上签字后方可报销;（3）返程当日住宿费报销标准根据返程车票、机票出发时间调整。其中，返程票面出发时间在14:00以前的,返程当日住宿标准为零;返程票面出发时间在14：00-20:00之间的，返程当日住宿标准折半；返程票面出发时间在20：00以后的,返程当日住宿标准不变。4.餐费补助标准为100元/人/天，可免票据报销，但需将费用写入报销单.统一安排餐饮的培训及会务、各类交流学习仅核算出差往返当日的伙食补助。如需宴请客户的，按照业务招待条款规定执行；每日发生两次及以上的业务招待，当日不再报销餐费。第二十条:以上费用，不同级别的员工一起出差,以同行较高级别员工的旅差费限额掌握，且每次出差所发生的住宿费、交通费应按次报销。第二十一条:员工出差期间发生的其它费用，如资料打印费、复印费、传真费等，凭票据实报销。第二十二条：员工参加培训或会议，需提供相应通知.如果食宿费已包含在培训或会议费用中,不再另行报销食宿费.第二十三条:员工因公出国，住宿费、餐饮费按照出国团组的统一安排凭票据实报销，住宿费、餐饮费按照出访国家的中等水平进行控制。其他杂费（如小费、零星消费等）以补助形式予以处理，出差地为北美、欧洲、日本，补助50美元/人/天，其他国家补助30美元/人/天。出国人员出差前，需按出国团组填写“因公出国杂费补助申请表”。出国补助费用统一发放给出国团组指定负责人，负责人将其中50％补助直接发放给每位出国人员,用于支付个人杂费；其余50%补助由负责人统筹使用，用于支付出国团组公共杂费。第二十四条：出国人员如果在出差前兑换外币，则在报销时需提供银行兑换单据,按照单据上记载汇率折算成人民币金额进行报销。否则，财务按照报销当月集团财务部发布的汇率折算、报销。出国费用不区分金额标准，全部需要CEO审批后方可报销.第五章业务招待费第二十五条：业务招待费包含宴请客户,向客户赠送纪念品，安排客户住宿等与业务招待相关的各类费用.第二十六条：业务招待费列入经理人个人年度费用预算及各部门年度预算,并对年度预算完成情况进行考核.第二十七条：公司只对重要客户以“节约、体面、不重复”为原则安排业务招待活动，与公司业务活动无关的，不予安排。经理人为项目公司出面协调业务发生的费用，由项目公司承担。第二十八条：宴请仅限于业务总监级及以上员工发起，其他员工发起宴请，须事先征得部门负责人同意，经批准后方可实施。第二十九条：接待同一批客户，原则上最多安排两次正式宴请，抵达及离开各一次；其余时间需要安排就餐的,以“简单、特色、经济、实惠”为原则。第三十条：宴请重要的涉外接待活动或重大项目投资、推进洽谈活动，人均不超过500元;与重要合作伙伴的商务会谈等活动,人均不超过400元;外部交流、一般性接待活动，人均不超过300元;其他公务接待活动，人均不超过200元。以上标准均包含酒水、饮料.第三十一条：严格控制接待活动参加人数，非相关人员不得参加接待活动。商务和外事活动中,陪餐人数不得超过接待人数的50％；其他公务接待活动,接待10人以内的，陪餐人数不得超过3人；接待10人以上的，陪餐人数不得超过接待人数的1/3。第三十二条：宴请报销内容应与招待活动内容一致,报销票据应列明招待类型、招待对象、招待内容、出席人数、费用总额、人均费用等不得将业务招待费用以会议、培训、调研等费用的名义虚列、隐匿.第三十三条:赠送纪念品，应当符合有关法律法规要求,以宣传公司形象、文化为主要内容,严禁赠送现金和购物卡、消费卡和商业预付卡等各种有价证券、支付凭证以及贵重物品等.赠送纪念品，重要的涉外接待活动或重大项目投资、推进洽谈活动,人均不超过500元；与重要合作伙伴的商务会谈等活动，人均不超过400元；外部交流、一般性接待活动，人均不超过300元；其他接待活动不赠送纪念品。第六章通讯费第三十四条：通讯费包含移动通讯费、固定电话费、数据通讯服务费、网络费等。员工需要使用移动数据通讯服务，需另行填写《数据通讯业务申请表》。第三十五条：各级员工具体报销标准参见《XX公司薪酬福利管理制度》相关条款。数据通讯服务费用标准与通讯费报销标准合并控制，业务总监及以上级别按照与通讯费合并额度上浮150元；其他员工合并报销额度不超过通讯费报销额度。数据通讯业务发票与移动电话发票应按月匹配粘贴，便于控制每月标准。报销标准按照逐月控制,超过规定标准者，原则上超额部分自负。由于工作原因，员工出现当月通讯费超标的，员工可填写“因公通讯费超标审批单”。第三十六条：员工只能报销印有本人姓名的发票，不得报销定额发票等其他形式的发票。通讯费季度累计报销，以提升各环节工作效率。第三十七条:部门行政助理或部门专员登记备案，控制费用标准，统计员工话费。第七章会议费第三十八条：会议费包含因召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议室租金、食宿费、交通费、办公用品费、文件印刷费及其他杂费等。第三十九条:会议费实行“统筹规划、预算管理"的原则，纳入部门预算统筹管理.具体发生时，各部门召开的临时性会议且费用在3万元以下，或月度例行会议，报销时需要提交会议通知、消费清单等证明材料；费用在3万元以上的非月度例行会议,会议承办部门按会议天数、人数、地点等情况，编制预算清单，签报CEO审批，报销时需要提供会议签报、会议通知、消费清单等证明材料。第四十条：员工因公外出参加会议发生的交通费、住宿费等，如果有正式的会议通知，按照会议费处理；如果没有正式的会议通知，按照差旅费处理.会议住宿标准参照差旅费相关条款执行。第八章办公费及其他营运费第四十一条:办公费包含购买文具、打印机耗材、电话机等费用。由行政部负责管理，按月核查并及时提出购置计划。各部门对办公用品有特殊需求的,部门行政助理需提前通知行政部。第五十条：其他营运费包含写字楼及宿舍租金、物业管理费、水电费、车辆费用、办公区设施维护费等.该类费用由行政部统筹控制，在预算范围内列支.第四十二条：车辆费用含公务用车的保养和维修费用，以及燃油费、停车费、路桥费、保险费、年检费、车船税等费用，在年度预算范围内列支。车辆费用实行单车核算，行政部负责维护单车费用台账，财务每年年末根据台账在核算系统内分摊记账。第九章工资福利费第四十三条:工资福利费包含工资、奖金、社会保险及员工误餐费、员工活动等各项福利等。人力资源部负责工资、奖金、社会保险等费用支出。第四十四条：人力资源专员填写付款单据，将人力资源总监审批后的工资支付单提交财务部审核后以银行代发形式支付。第四十五条:经批准以个人名义参加各类培训所发生的培训费用需要附上经批准的“XX公司员工派遣培训申请表"和主办单位培训通知；对于部门发生的培训费用参照会议费相关内容报销。经理人参加各种学历教育、为取得学位而参加的在职教育,以及个人自行参加的其他培训,费用一律由个人承担，不得由单位经费报销，不得接受企业利益相关方机构或个人的资助或变相资助，不得向公司转嫁培训费用。第四十六条:员工因公误餐或节假日加班用餐，按照120元/人/天或50元/人/顿的标准控制，凭票报销，列入福利费。第十章专项支出第四十七条:专项支出包含软件及固定资产购置、专业机构费、广告宣传费、办公室装修等.第四十八条：电脑类资产按照《XX电公司办公电脑管理规定》及其《办公电脑采购流程》进行审批;其他单件在5000元以下的资产购置，由需求部门填写“固定资产购置申请表”,经需求部门负责人审批，提交行政部负责人审批，报CEO审批后，方可购置。第四十九条:除电脑类资产外，其他单件5000元以上的资产购置，除按照前款要求审批外,还需要由需求部门以签报形式报总裁批准后，方可购置。第五十条：资产采购并验收无误后,经办人办理验收手续后按规定填写报销付款单据，并附审批文件、采购合同和“固定资产领用表”等办理付款。第五十一条：信息部负责台式电脑、笔记本电脑、服务器、显示器、视频会议系统等IT类资产的实物管理；行政部负责其他资产的实物管理。实物管理部门负责定期清点核对资产，张贴资产标签,出具盘点报告等实物管理工作。第十一章其他事项第五十二条:财务