礼貌用词在商务信函写作中的表达 现

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礼貌用词在商务信函写作中的表达

摘要:随着社会经济的迅猛发展，商业信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段，通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友情等。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必需重视礼貌策略的表现。商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。礼貌原则是商务信函写作的基本原则，是成功进行商务沟通的的必要条件。本文通过具体的实例，从用词和语气两个方面展示了礼貌原则在商务信函写作中的表达并通过系统分析和大量实例的比较,论述商务信函中应坚持的礼貌原则,归纳出商务信函应用礼貌原则的主要方法

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wehaveforacknowledgementwiththanks...(我们已收到十分感谢)等,但为了礼貌,还得用一些简单的客套语,如thankyou、weareglad/pleased、wehavepleasure、wewouldlikeyou、wewouldbeobliged/grateful/appreciatedif

等。例如:

1）.WethankyouforyourletterofJune18andhavepleasuretoinformyouthatthecatalogueyouaskedforhasbeenairmailedunder(你方6月18日来信已收到,感谢。兹奉告你要索取的目录已另由航空寄发。)

2.）WewouldlikeyoutoenquireintothefinancialandcreditstatusofafirminMilanonourbehalf.(请代为查询一下米兰一家商行的财务和信用状况。)

3.）Wewouldbeobliged/grateful/appreciated/pleasedifyouwouldletusknowifthecompanyisreliableinpayingdebts,andalsoiftheypaypromptly.(如蒙告知我们这家公司偿付债务是否可靠及他们付款是否及时,我们将十分感谢。)

3注意措辞

假使用词不当,就会冒犯对方,引起对方的不满和反感,从而影响贸易的顺利进行。例如:

1）Wesincerelyadviseyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafrideweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我们真诚地劝告你方接受我们的建议,由于我们的库存逐日减少。假使你方不马上确定,我们生怕将无法满足你方需要。)此处advise用得不妥,由于advise有一种居高临下的涵义,好象非接受我们的建议不可;其实对方接不接受得由自己作主,别人无权干扰。故把advise改成recommend更为妥当。

2.）WerejectyourorderNo.85for100,000yardsofCottonPrintsArt.No.1002.(我们拒绝接受你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的定单。)

此句单刀直入地用reject(拒绝)不太好,可改成Unfortunately,wehavebeenunabletoaccept...(很惋惜,我们不能接受)

4使用虚拟语气

使用虚拟语气可以使句子更委婉,具有更多的磋商余地,更有利于达成贸易协议。例如:

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3明白原则(clarity)

明白是商务英语信函写作最重要的原则.一封含混不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。明白表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必需将自己的意思明了地表达出来,以便对方确凿理解。4简单原则(conciseness)：

要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中,我们应当用简短、易懂、直接、简朴的英语,要避免重复、罗嗦,不要将读者的时间浪费在你那难懂的字眼上。

5具体原则(concreteness)：

使所表达的内容确凿而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，譬如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加明白，更有助于加快事务的进程。6正确原则(correctness)：

正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、表达恰当、数字确切、以及对商业惯用语的正确理解

三礼貌原则在商务英语写作中的具体应用

1运用礼貌语言

在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都表达了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感谢、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。试比较：

a)YourorderNO．85forl00，000yardsofCottonPrintsArt．NO．1002isrejected．我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。

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信函，信中表达了己方对对方遭遇的损失的可怜与关心，充分表达了写信人富有人情味的一面。

5避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的看法。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,由于我们的库存逐日减少。假使贵方不马上确定,我们生怕将无法满足贵方需要。)在此句中，假使把recommend该为advise的话，就会不妥。由于advise有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干扰。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.（根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。）用Accordingtoourrecords这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。假使对方的建议不合理或者对您的指责不公允时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲求礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

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