宝生房地产开发公司办公室工作制度

办公室工作制度（XMBGS-1.0）部门作风：团结诚信爱岗敬业目录工作职责-------------------------------XMBGS–101部门架构-------------------------------XMBGS–102主任岗位职责--------------------------XMBGS–103综合管理岗位职责--------------------XMBGS–104驾驶员岗位职责-----------------------XMBGS–105例会制度---------------------------------XMBGS–106学习培训制度--------------------------XMBGS–107合同管理制度-------------------------XMBGS–108档案管理制度---------------------------XMBGS–109卫生管理制度---------------------------XMBGS–110人力资源管理制度----------------------XMBGS–111淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS--101标题：工作职责页码：第1页共2页主要工作：公司员工的考勤，车辆管理，档案管理，办公用品管理，卫生管理，人力资源管理，日常服务、部门协调等工作。职责范围：一、对总经理负责。认真执行总经理的工作指令，了解公司情况，围绕公司工作中心协助公司领导处理好相关事宜。二、协助领导处理好公司与各级主管部门、各有关单位的日常联系工作，为公司工作的开展奠定好的基础。三、负责组织安排公司综合性会议的会务工作，并做好会议记录。四、负责公司文字材料的撰写，并及时向政府报送相关信息及公司发展动态。五、负责公司文件、资料的打印、复印工作。六、负责公司印签、文印的管理，文件的处理、收发，报刊的订阅分发工作。七、负责来电、来函，处理及公司来客、来访人员的接待、招待安排工作。八、负责公司办公设施、用品、用具、福利、劳保用品的采购，管理发放工作。九、负责公司通讯费、暖气费、水、电费等费用的缴纳工作。十、负责公司车辆的审验、维修、调度、管理工作。十一、负责公司的档案管理工作。十二、负责公司的出勤考核工作。十三、负责公司大院、办公楼的安全保卫及卫生、管理工作。十四、负责建立、建全和不断完善公司各项规章制度。十五、完成公司领导交办的其它工作。淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS--102标题：部门架构页码：第1页共1页总经理办公室副主任（主持工作）综合管理员总经理办公室副主任（主持工作）综合管理员档案管理员内勤管理员档案管理员内勤管理员汽车驾驶员淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS–103标题：主任岗位职责页码：第1页共1页职务名称：办公室副主任（主持工作）直接上级：总经理主要工作：全面执行公司对办公室的各项工作要求，认真做好参谋职能、承办职能、管理职能和协调职能。职责范围:一、负责制定办公室工作计划、规章制度和岗位职责。二、负责对外联络、接待和部门协调工作，规范公司日常事务，保证公司业务的正常运行。三、负责及时督办公司董事会和经理办公会的决议、公司领导的批示及意见。四、协助公司领导做好信息收集和调查研究工作。五、负责行政、合同、施工、党支部等印章的管理和使用，负责对外开具行政信函和介绍信（公司领导同意的情况下）。六、负责组织相关人员起草、审核、计划、总结、决定等公司文件和文稿，做好来文拟办和文字材料审核把关。七、负责公司办公资源的配备、管理和调配。八、协助公司领导做好各项检查督导工作。九、负责车辆合理安排及驾驶员的安全行车教育工作。十、负责车辆油耗、保养、保险费等报帐审核工作。十一、组织协调办公室人员对公司领导及部门的服务工作。十二、完成公司领导交办的其他工作。淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS–104标题：综合管理岗位职责页码：第1页共1页职务名称：办公室综合管理直接上级：办公室副主任（主持工作）主要工作：做好公司日常服务工作，为领导及各部门服好务。职责范围：一、负责领导办公室及会议室的接待工作。接待遵循原则是“服务热情周到、讲究礼仪规范、务求工作实效”；二、负责公司有关计划、总结、请示、报告、通知、意见以及重要会议领导讲话和其他重要文字的撰稿工作；三、日常办公用品的计划、采购、管理、收发，合理使用并提高办公用品的使用效率,提倡节俭；四、负责公司各类日常文件的签收、登记、分送、传递和归档工作；五、负责公司综合统计数据的收集、整理和填报上传工作（淄博房地产信息网上通知，每天看两遍，车辆用油、桶装水、办公用品，电话费统计，每月一报）；六、负责公司固定资产及易耗品的登记、盘点与管理；七、公司职工合同及社会保险的管理与交纳；八、负责考勤统计并交财务做帐，留底；九、管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续；十、负责传真件的收发工作；十一、负责公司办公楼内外卫生检查及督导工作，每周一次检查卫生；十二、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记；十三、协助做好办公室学习、思想教育、内务管理、安全卫生和人员考核工作,不断提高办公室的工作效率和服务水平；十四、负责公司沿街房及赢环商务楼的租赁工作；十五、完成公司领导交办的其他工作。淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS–105标题：驾驶员岗位职责页码：第1页共1页职务名称：驾驶员直接上级：办公室副主任（主持工作）主要工作：办公用车的驾驶及服务职责范围：一、严格遵守车辆派遣登记制度，服从分配，听从指挥。坚守岗位，随传随到，按时出车，安全正点，服务周到；二、树立安全第一的思想，礼貌行车，严格遵守交通规则，确保行车安全；三、爱护车辆，做到懂性能、懂用途、勤检查、勤擦洗、勤养护，保持车辆设备完好，内外整洁；四、相对节省修理费用。按时审验，减少盲目损耗；五、维修、购买配件，必须事先上报；不私自出车，不酒后驾车，不准他人驾车；六、严守秘密，不该说的不说，不该问的不问，不该做的不做；七、没有出车任务时，遵守坐班制度，按时上下班，保持通信畅通；八、完成公司领导交办的其他工作。淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS-106标题：例会制度页码：第1页共1页1、目的：规范工作程序，提高沟通效率，提高工作效率，把握关键问题。2、会议程序（1）晨会制度会议时间：每个工作日的早晨9：00以前。会议内容：总结昨天工作，部署当天工作，确定重点工作。会议组织：由主任组织，办公室所有人员参加。会议纪要：晨会内容记录日记本。会议沟通：如有重大决策内容，请公司领导参加会议，或会后及时沟通会议内容。（2）周例会制度会议时间：每周六上午。会议内容：总结上周工作，部署下周工作，确定重点工作。会议组织：由主任组织，办公室所有人员参加。会议纪要：根据会议决定情况，形成周工作总结及下周工作计划。会议沟通：会后由主任向公司领导汇报会议内容；如有重大决策内容，主任请公司领导参加会议，并根据领导讲话结合公司阶段性的战略重心，及时调整工作重点。淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS–107标题：学习培训制度页码：第1页共1页1、目的：提高理论知识水平，开拓视野，丰富思想。2、学习范围:相关书籍、电子教材、专家讲座、参观考察等。3、学习要求：学习时间：每周六下午。学习内容：专业书籍、电子教材等。学习组织：办公室负责人。效果标准：应用、专题、实效。成果要求：认真记录学习笔记。4、其它：专家讲座：根据公司统一培训计划安排。参观考察：根据公司统一培训计划安排。淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS–108标题：合同管理制度页码：第1页共1页1、目的：确保合同条款的合法、合理、准确，保证能够正确履行，明确双方的权利义务。2、适用范围：由办公室牵头代表公司与相关单位签定的各类合同、协议。3、工作程序：1、由办公室负责人与相关单位草拟合同或标准合同文本。2、办公室负责人将合同草案或合同文本报公司领导。3、公司领导审批后，办公室负责人根据审批意见修改合同。4、办公室负责人负责与相关单位签定合同。5、填写“合同审批单”，报公司领导审签后执行。6、办公室留复印件，并登记备案，将合同原件报送公司档案室。淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS–109标题：档案管理制度页码：第1页共2页一、档案类型：1．文书档案：包括上级机关下发的各类文件；公司向上级机关上报的各类文件；公司内部的有关文件及记录；有关业务部门、单位的来往信函等。2．城建档案：包括种类建设文件、施工文件、竣工文件等。3．销售档案：包括销售程序、销售制度、销售合同、销售协议等。4.人事档案：包括员工明细表、职称、身份证号码等相关资料。5．公司档案：包括各种经营手续、规章制度、服务章程等。二、档案流程：1.为了使公司档案管理工作有序进行，公司各部门要把文件、资料的形成、积累、归档工作列入部门日常工作程序，以确保各类档案的完整、准确、系统、有效。2.公司办公室档案管理人员对公司各部门的文件、资料、图纸等的形成、积累、归档工件进行督促、指导、检查、保证其归档资料的完整、及时。3.文书档案应在整理后及时交办公室存档；城建档案的建设文件应在工程前期准备工作结束，转入施工后，移交办公室存档；施工文件和工程竣工文件应在工程竣工后及时整理移交办公室存档；其它档案根据文件发生时间及时归纳入档。4.基建档案原则上归档两份，其它文件、材料归档一份，长期与永久性保存案卷归档两份。5.各部门向办公室移交档案时，必须以案卷形式，保证归档材料的完整、准确、系统、并附有明细和序号。移交时要将移交清单一式两份，双方经办人在移交清单上签字。三、借阅事项：1.公司员工因工作需要借阅档案时，必须办理借阅手续、并填写借阅登记薄。2.借阅期限不得超过两个星期，到期必须归还。如继续借阅，必须重新办理借阅手续，重新进行登记。3.外单位借阅档案必须通过相关部门，由相关部门负责人办理借阅手续并经公司经理签字后方可借阅，同时要限定时间，按时催要归档。4.借阅者不得随意涂改、拆散、撕毁、摘抄、复印档案，确因工作需要必须复印或摘抄文件时须总经理批准，并做好记录。借阅人不得将档案资料私自转借他人或外单位。5.档案管理人员要根据档案借阅时限，按时催要，及时归档，并认真检查归还档案是否完整无损。四、档案要求：1.各类档案要分类摆放，设有档案目录，做到整齐有序，查找方便。2.档案管理工作是企业管理中的一个重要部门，各部门应认真对待、重视。由于工作失误或管理不善造成档案文件不能及时归档或丢失，将视情节和所丢失档案价值给予当事人50-2000元处罚。淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS–110标题：卫生管理制度页码：第1页共1页目的：营造舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象。2、部门管理：卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。公共卫生清理实行区域负责，区域划分为：二楼楼梯东走廊由材料科负责，楼梯西走廊由财务科负责；二楼洗手间与至一楼楼梯由财务与材料科轮流打扫，以周为单位（材料科先开始）。三楼走廊由办公室负责，三楼楼梯由施工科负责，三楼洗手间由经营科负责。3、卫生标准：3.1.门、窗、楼梯扶手（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘。各工作场所内之走道及阶梯，每日清扫一次，做到地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘。照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象。办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，桌椅摆放端正，各类座套干净整洁。微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土。厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味，必须保证设施完好，上下水道畅通，无跑、冒、滴、漏现象，如有损坏办公室要及时维修目标责任：4.1各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评比工作，积极主动地搞好卫生清理，不得因卫生清理不达标而影响公司的整体形象。4.2公司办公室将每周进行例行检查，并将卫生不达标科室进行通报。4.3卫生检查评比结果累计存档汇总，列入年终评先树优工作的内容。淄博张店宝生房地产开发有限公司办公室文件编号：XMBGS–111标题：人力资源管理制度页码：第11页共1页目的：为规范公司人力资源管理，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。录用原则公司聘用人员均坚持“德才兼备的原则”，各岗位人员力争符合德才兼备的标准。录用申请公司各部门如确因工作需要增加人员，应填报“人员增补申请表”（附表一），交办公室核定，由办公室报总经理审批。总经理批准后，由办公室会同用人部门确定招聘方案并组织实施。录用准备确定招聘岗位、人数和具体的要求（包括性别、年龄范围、学历和工作经验，专业要求等）；拟定日程安排和相关的招聘事宜（初试、面试）；成立面试小组；做好其它事项的准备。实施步骤1、由办公室通过多种形式发布招聘信息，并收集应聘者资料，汇总整理后与用人部门根据要求进行初次筛选，确定面试名单并向中选人员发出面试通知，由总经理确定面试结果。2、应聘人员面试通过后，由办公室向被录用人员发出录取通知，并告知报到时间。向未被录取人员发出辞谢通知。第五条录用报到新录用人员接通知后应先向办公室报到，填写“公司员工履历表”（附表二）连同身份证复印件一张，学历证书及职称证书复印件各一份，一寸照片两张交办公室备案、存档。入职培训录用人员由办公室进行岗前培训，培训内容包括公司简介，经营范围、发展目标、项目座落，公司内部组织机构设置及各部门负责人，学习公司各项规章制度，解答疑问，时间为半个工作日。公司试用培训完毕后办公室向录用人员发放“上岗通知书”，录用人员凭“上岗通知书”向工作部门报到，由部门负责人或分管经理安排具体工作。办公室同时向财务发“试用人员上岗通知书”（附表三），新试用人员试用期一般为3个月。公司录用试用期满后，由办公室组织对员工进行考核，程序如下：1、办公室通知转正申请人填写“转正申请表”（附表四）；2、部门负责人在组织提交“转正申请表”签署意见；3、办公室调查了解情况，提出转正意见；4、办公室报总经理审批。5、转正申请得到批准的员工与公司签订“聘用合同”，并由办公室向财务发送“员工正式聘用通知书”（附表五）。未通过转正的，根据公司规定延长试用期或予以辞退。根据公司发展需要引进的特聘人才，经公司批准后，录用程序可适当放宽。保险临时工性质人员不办理保险；其它人员在公司入职满一周年后（含试用期），按公司规定交纳养老保险；公司特聘人才保险另行审批。员工离职1、辞职申请报告员工离职应提前1个月向部门负责人提出，并填写《离职申请表》（附表六）。2、工作移交离职申请经批准后，办理工作交接。（1）部门负责人负责：在交接完成后通知电脑糸统管理员注销用户，包括收回各类文件资料、电脑磁碟等。（2）公司办公室负责收回：1）工作证、识别证、钥匙、名片、员工手册；2）价值在30元以上的办公用品；3）公司分配使用的车辆、住房；4）其它属于公司的财物。7、离职谈话办公室负责人与离职人员进行，谈话内容包括：（1）审查劳动合同；（2）审查文件、资料的所有权；（3）审查其了解公司秘密的程度；（4）审查其掌管工作、进度和角色；（5）审查员工的福利状况；（6）阐明公司和员工的权利和义务；（7）回答员工可能有的问题；（8）征求对公司的评价及建议。谈话要做记录，并由办公室负责人和离职人签名，分存公司和员工档案。8、财务结算凭行政部开出的《离职结算通知单》（附表七）进行本制度自制定之日起实施，由公司办公室负责解释。附表一人员增补申请表申请部门岗位薪金待遇申请理由备注期望报到日期：年月日应具资格条件性别：□男□女婚姻：□已婚□未婚□不限年龄：岁～岁学历：□研究生□大学□高中□大专专业：英语：□尚可□普通□很好计算机：□尚可□普通□很好经历：个性：技能：增补人员工作内容申请部门负责人意见：（签章）年月日财务部意见：（签章）年月日办公室意见：（签章）年月日批示：总经理（签章）年月日(附表二)鑫马房地产员工履历表姓名性别出生年月政治面貌贴照片籍贯学历职称婚否毕业学校及专业毕业时间参加工作时间来公司时间部门个人简历起止时间（年月日）工作或学习单位任职情况证明人从参加工作开始直系亲属称呼姓名职业及服务处所住址（或电话）配偶情况家庭住址联系电话现联系地址联系电话本人身份证号码劳动保障号码(附表三)编号：宝生

试用人员上

岗

通

知

书___________（部门）：新入职的

（岗位）

先生/女士，已于

年

月

日参加了办公室组织的简单的新员工入职培训等工作，现定于

年

月

日到你部门报到，请根据岗位需要对其进行岗前培训，并在培训后安排其上岗试用工作。

特此通知办公室负责人:

年月日-----------------------------------------------编号：宝生

公司办公室：新入职的

（岗位）

先生/女士，已于

年

月

日到本部门报到试用上班。

部门负责人:

年月

日注：此单经部门负责人签署后，于当周返回公司办公室存档。试用上

岗

通

知

书公司财务部：新入职的

（岗位）

先生/女士，已于

年

月

日参加了办公室组织的新员工入职培训等工作，并到部门报到，试用期工资

元，从

年

月

日起计算。

特此通知办公室负责人:

年月日试用上

岗

通

知

书公司财务部：新入职的

（岗位）

先生/女士，已于

年

月

日参加了办公室组织的简单的新员工入职培训等工作，并到部门报到，试用期工资

元，从

年

月

日起计算。

特此通知办公室负责人:

年月日(附表四)员工转正申请表申请人情况姓名出生日期部门岗位参加工作时间联系电话员工转正申请（内容包括对工作的回顾、总结，对公司企业文化的理解；自己在工作中的优点及不足，如何改进存在的不足；对今后工作的设想、建议等等）：申请人签字：年月日说明：试用员工的报到时间以办公室出具“试用人员上岗通知书”的时间为准。试用员工需在转正期限前5日将转正申请表报公司办公室（转正时间是指：公司办公室出具“试用人员上岗通知书”的时间向后顺延调函中的试用期时间）。员工试用期间请假时间过长，需延长试用期。4、员工试用期间有严重违反公司管理规章制度或给公司造成极坏影响的不予转正。备注：请在背面填写转正意见员工转正申请表部门负责人意见（包括对员工以及自身指