财务制度之采购与付款流程制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购与付款流程财务制度适用范围：适用于公司的除费用外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。流程说明：（一）流程图：釆购IQC供应商釆购IQC供应商需求格需求核准核准请购单请购单比价、议价no比价、议价PO或合同PO或合同yPO或合同PO或合同收货单收货单收货单收货单不合格单不合格单点收、检验 不合格单不合格单点收、检验y报关单入库报关单入库发票发票发票发票请款单请款单请款单请款单（二）分类说明：材料采购：第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供应商。第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。第三步：收发票：第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。第五步：财务审核付款：低值易耗品、固定资产采购：第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。第二步：下定单：同上第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按(1)请款第六步：财务审核付款三、具体业务的票据操作指南：材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。国内采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。进口采购业务：要求单据：PO、收货单或对方送货单、发票、报关单、请款单。具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。低值易耗品、固定资产采购：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单、PR、CEAR（二千美元及以上的）。请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。要求于材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。比材料采购多二张单据。请购单：领货（验收）单：对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）PO：要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。编号不得重复。增加ERP供应商编码。要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与ERP一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。发票：(1)增值税专用发票：釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。财务审核内容：审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符；符合其他增值税专用发票的管理规定。(2)普通发票：釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；财务审核内容：发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；“数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写金额是否相符；取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全；（3）国外发票：原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。报关单：要求原件。请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经理批准，超过授权限额16万元的经总经理批准。特殊业务的说明：1、发生销回退回或折让是指应质量等问题要将产品退回给供应商或让供应商同意在其货款中扣除款项。（1）对于增值税发票：分二种：一种发票还没有交财务的，请退回让供应商重开。另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具《进货退出或索取折让证明单》由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交财务。（2）普通发票国外发票：财务未入账，可以退回让供应商重开。或可开具红字发票。2、预付款：对于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务核销，以保证后续货款的支付。对于国内预付款，应按PO或合同的规定填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采取切实措施完善政府采购制度建设随着《政府采购法》的颁布实施，政府采购工作的进一步深入开展，各地的政府采购工作也逐步走上规范化、制度化、法制化的轨道，政府采购制度作为政府支出管理的重要制度，以其能够节约财政支出、遏制腐败、增强政府的宏观经济调控能力等优点而被普遍认可，并取得了良好的效果。但笔者通过多年的工作经验，觉得政府采购制度还有许多地方亟待健全和完善。政府采购制度运行中存在的主要问题(一)对政府采购制度缺乏统一明确的认识政府采购是强化财政职能、压缩财政支出的迫切需要；是落实政府重大政策目标的有效手段，是反腐倡廉、整顿经济秩序的配套措施，必然涉及到观念的转变和利益的调整，触动某些部门的利益。部分地方和单位把政府统一采购仅仅当作采购方式的转变，对建立政府采购制度的紧迫性、必要性及其在市场经济条件下的重要作用没有形成统一、深刻的认识，没有认识到政府采购制度改革的多层次意义，认为财政统管政府采购是新形式的供给制。因此对政府统一采购有抵触情绪。(二)现行会计制度不适应政府统一采购的需要现行的行政事业单位会计管理体系和具体操作方法，是按照国家机构的设置和经费领报关系确定的。每年预算一经批准，财政部门即按预算指标和各单位用款进度，层层分解、层层下拨，年末又层层上报经费的使用情况，编制决算。实行政府采购制度以后，财政部门不再简单按预算下拨经费给用款单位，而按批准的预算和采购合同的履约情况直接支付给供货商。由于政府采购的中介机构和供应商不属财政拨款单位，为适应单位支出与财政支出核算方法变化需要，必须尽快完善现行的会计管理体制，允许财政总会计根据支出数额直接办理支付。(三)政府采购的管理体制不健全，采购市场化程度低，采购人员素质较低目前，我国很多地方都没有专门的政府采购机构，而是依托财政部门内部主管各支出的有关机构和人员开展这项工作，他们既管理审批和招标，又管理政府采购资金的预算，职责不清，不利监督和制衡。同时，在发达或较发达的市场经济国家，政府部门的消费不是由部门内部提供，而是通过市场来提供的，即向市场购买所需的各种服务。随着政府采购工作的不断完善，我国的政府采购市场化程度有所提高，但在实际的政府采购过程中，还有很多没有引进市场采购的因素(如部分政府采购没有采用公开招标的办法)，从而很难保证政府和事业单位以最低的价格购买最优质的商品或劳务，因而难以保证政府支出的效率。其次，大量的采购人员不熟悉现代政府采购业务和技巧，对市场厂商的信誉和商品质量把握不准，不善于搜集信息、分析和运用市场信息。完善我国政府采购制度的思考政府采购的原则是公开、公平、竞争、效率。公开性原则是指政府采购的政策、法律、程序及采购活动都必须公开透明。公平性是指所有参与竞争的投标商机会均等、待遇相同；竞争性是指政府采购的目标主要应通过促进供应商、承包商或服务供应者之间最大程度的竞争来实现的。通过竞争，政府采购可以形成一种买方市场，从而形成对买方有利的竞争局面。政府采购还要讲究效率性。因为政府采购的目标是优化财政支出结构，提高财政资金的使用效益。因此，在政府采购中要实现市场机制和财政政策的最佳结合，达到优化资源配置的目标。(一)统一对政府采购制度的思想认识要进一步健全和完善政府采购制度，首先必须对实施这一制度的紧迫性、必要性及其在市场经济条件下的重要作用形成统一、深刻的认识。实行政府采购制度不是简单的利益调整，而是加强财政支出管理和国有资产管理、增强财政调控职能的需要。政府采购制度主要是通过规范的采购方式和财政监督来实现的，它与计划经济体制下财政对实物的直接管理和控制集团购买力有区别。政府采购也不等于供给制，商品的使用者不仅要参与采购过程，而且是采购的主体，财政部门主要是监督商品的采购过程，使采购工作在公正、公开、公平的条件下进行，保证采购过程的廉洁和资金的有效使用。因此，这就需要大力宣传和普及政府采购制度的基本知识和基本理论，使社会各方面达成共识，最大限度地减少人为阻力，使采购工作在一个较高的起点上运作。（二）健全监督机制，全面规范政府采购行为为让政府采购真正成为“阳光工程”，防止由分散腐败到集中腐败的现象发生，必须建立一套内、外结合的监督体系。一要建立内部监督机制。政府采购机构内部分工要明确、互相制衡，相互监督。从政府采购预算、计划的编制到供应商市场的准入、专家评委的选择、项目的执行、合同的签订以及资金的拨付等各个环节，都要有一套严格的运行程序，杜绝暗箱操作。二是要建立社会监督机制，采用公布举报电话，聘请特约监督员、及时发布政府采购信息等形式，将政府采购所有行为置于社会监督之下。建立起财政、纪检、监督局三位一体的监管机制，三个部门密切配合，制定相关监督办法，开展检查活动，增强政府采购工作的透明度和权威性。(三)改革现行的预算管理和会计核算制度我国现行预算按主管会计单位、二级会计单位、基层会计单位三个层次下拨经费，年度终了又层层上报经费使用情况，汇编决算。实行统一的政府采购制度后，采购资金不再层层下拨给用款单位，而是直接支付给供货商。所以单位支出与财政总支出的核算方法也要发生变化。为此，需要对现行的预算会计制度进行改革，规定直接支付及其核算办法，以适应建立政府采购制度的需要。可以将现行财政支出中的专门用于单位或单位的基本建设、设备配置、会务、房屋修缮、车辆购置和维护等专项资金，按价值管理和实物管理相结合的办法在预算中单独编制，以实物的形式由政府采购中心按照财政批准的政府采购计划统一发放到各使用单位。为配合政府统一采购制度的推行，现行国家金库管理制度也应进行改革，并制定相应的操作办法，使国库集中支付改革与政府采购相配套。(四)建立、健全政府采购的基础性工作为健全和完善政府的统一采购制度，就有必要做好政府采购的基础工作。首先，要建立科学的政府采购管理体制。设立专门的政府采购机构，负责其所属实体的采购活动。建立科学的招标和投标管理办法，加强对招标代理机构或采购代理机构的管理，对招标或投标人的资格身份进行认定、规定招标的方式和范围