关于办公用品及固定资产管理办法(预)

办公室字[2014]第3号办公用品及设备管理办法1.目的为了规范学校办公用品及设备的购买、使用、维护、报废等管理，充分利用现有资源，降低管理成本，特制定本办法2.范围适用于学校所有部门。3.职责3.1各部门负责对本部门的资产进行管理。3.2办公室负责学校资产的购置、实物管理。3.3财务管理部门负责对学校的资产进行价值管理，并监督公司资产管理的全过程。4.方法和过程控制4.1学校资产是指由学校购进、建造或以其他方式取得的、归公司所有、服务于学校经营过程的各种财产物资；资产按其性质可分为固定资产、低值易耗品、物料用品、图书等几大类。4.2办公室负责统筹所属学校资产的实物管理，财务管理部门进行价值管理。办公室设置专人管理，对固定资产、低值易耗品、物料用品等进行实物管理，并委托使用部门保管。4.3固定资产的管理4.3.1固定资产是指使用期限在一年以上，单位价值较高，在使用过程中保持原有实物形态的资产，是服务部门进行有偿服务所必须的物质条件。为保证固定资产的安全完整，提高使用效率，应管好、4.3.21）凡单价在200元以上的一般设备，单价在500元以上的专用设备，其耐用时间在一年以上的，均列为固定资产。2）不满上述金额的设备而耐用时间在一年以上的大批量同类财产，也列为固定资产。3）固定资产按其用途可分为交通工具、机械设备、办公设备、通讯设备、房屋及建筑物等五大类。4.3.31）固定资产的购置实行计划管理。由使用部门提出购置计划，经办公室统筹安排、合理调配，财务管理部门提出资金建议后，汇总后报校长审批后，由办公室统一购置。2）固定资产购进入库或投入使用前，办公室应对固定资产进行验收，技术要求比较高的设备，还要有专业技术部门进行技术鉴定。验收合格的固定资产由库管填制“入库单”，由采购人、验收人及使用人三方签字确认。入库单一式三联，一联留存，一联作为财务稽核单据，一联交财务管理部门入账。4.3.41）固定资产以不计留残值提取折旧。固定资产提完折旧后仍可继续使用的，不再计提折；提前报废的固定资产要补提足折旧。2）购入的固定资产，以进价加运输、装卸、包装、保险、税金等费用作为原价。需安装的固定资产，还应包括相关的税费等。作为投资的固定资产，应以投资协议约定的价格为原价。3）固定资产必须每年盘点一次，对盘盈、盘亏、报废及固定资产的计价，必须严格审查，按规定经批准后，于年度决算时处理完毕。4）盘盈的固定资产，以重置完全价值作为原价，按新旧的程度估算累计折旧入帐，原价减累计折旧后的差额转入公积金。5）盘亏的固定资产，应冲减原价和累计折旧，原价减累计折旧后的差额作营业外支出处理。6）报废的固定资产的变价收入（减除清理费用后的净额）与固定资产净值的差额，其收益转入公积金，其损失作营业外支出处理。7）公司对固定资产的购入、出售、清理、报废及内部转移等都要办理会计手续，并设置固定资产明细台帐对其进行核算、管理。4.3.51）办公室负责固定资产实物管理，设置固定资产卡片，对实物进行登记。固定资产卡片实行一物一卡，一式两联，一联由办公室保管，详细记录该项固定资产的购置时间、实物编号、原价、使用年限、折旧率、领用登记及调拨情况，并经使用人签认留存；一联随固定资产转移，由固定资产使用部门保管；固定资产卡片按种类设置。2）财务管理部门负责固定资产帐务管理，负责各种资产的核算、计提折旧；设固定资产明细分类账。3）办公室和财务管理部门应定期对资产进行全面的清查盘点，保证帐实相符，综合管理部门对盘亏落实赔偿责任（个人责任、部门责任），盘盈资产统一由综合管理部门安排调配。4.3.61）办公室负责公司固定资产调拨、调剂管理，调拨前应填制固定资产调拨单一式两联由综合管理部门及财务管理部门留存，调出方、调入方、办公室应相互签字确认，并经校长审批，固定资产卡片应随实物相应流转。财务管理部门凭固定资产调拨单进行帐务处理。2）禁止部门之间、员工之间私自调剂固定资产。一经发现对部门之间、员工之间私自调换、调动固定资产的，给予部门负责人或当事员工50-200元的经济处罚。4.3.7固定资产清理包括：固定资产报废、出售、变更等。固定资产报废时，应由使用部门提出申请，经有关部门检验符合报废条件的，在报废申请上签字，由办公室部门提交校长审批，财务管理部门根据总经理签批的报废申请，进行固定资产报废的帐务处理；变卖、出售固定资产应由办公室提出申请，经校长批准后，财务管理部门根据申请单作变卖的帐务处理。4.3.8使用人应爱惜使用的固定资产，如因工作调动，须将所使用的固定资产及时收回。4.4低值易耗品的管理4.4.14.4.24.4.34.4.4低值易耗品日常管理，与固定资产管理办法相同。办公室按种类设帐，登记数量的增加、减少、调拨、存放地点等情况；财务管理部门设明细分类帐，只记金额，不记数量。办公室4.4.4低值易耗品领用的管理。领用低值易耗品，由领用部门填制“领料单”，经部门负责人签字确认后由库管填制“出库单”一式三联，经领用人、库管、部门负责人4.4.54.5办公用品、物料用品的管理4.5.1办公用品、物料用品是指单位价值在100元以下，使用年限在一年以下的各种材料物品、办公用品；或者单位价值在100元以上，但只能使用一次的物资。由于物料用品价值小、易消耗、收发频繁，为降低消耗，防止浪费，所有物料用品的采购和保管由办公室4.5.2办公用品、物料用品采购管理。各部门每月25日提出下月物料用品的领用申请。办公室统一核实审批后，按计划集中进行购买，其他部门不得擅自购买。采购时，除要有销售发票外，必须附采购物品清单；报销时，超购置计划、计划单价并未经批准的部分，原则上不得报销。办公室4.5.3办公用品、物料用品领用管理。统一由部门专人填制“领料单”，并必须由部门负责人签字确认，库管方可发放。库管根据“领料单”填制“出库单”，一式三联，经领用人、部门负责人、库管签字后，一联留存登帐，一联月末汇总后交财务管理部门登帐，一联交领用部门对帐。月末，库管统计出“各部门办公用品、物料用品领用汇总表”4.5.4可循环使用物品领用的管理。办公室4.6图书类管理4.6.1书籍分类：教科图书4.6.1书籍购买管理。使用部门提出购买申请，办公室负责资源调整、核实后报公司校长审批后，由办公室4.6.1日常管理。教务室负责书籍日常管理，对所有图书进行分类编号建卡、归档、领取管理、借阅管理。教科书的发放按照实名制，必须与财务管理部门和招生部门核实后发放。4.7处罚条例：4.7.1若个人使用、管理的物资出现人为损坏，根据受损情况由使用人照价赔偿；若出现丢失现象的，给予当事人50-200元的经济处罚，并照价赔偿；若部门公用物资出现人为损坏或丢失现象的，分别给予部门负责人和当事人50-200元的经济处罚，4.7.2擅自对公司物资做出报废、出售、变更等情况，给予当事人50-200元的经济处罚4.7.3图书类：超出借阅时间经通知仍不还书者或遇清点期而仍不还者，4.8总则4.8.1本办法所指办公用品及设备是指文具、纸张等文案用品，办公桌椅、档案柜等办公家私，传真机、电脑、打印机等办公器具设备，电视、空调等家电设备。4.8.2根据实际情况，学校将办公用品及设备分为包括耐用品和低值易耗品两大类。其中：1）耐用品：第一类：办公家私，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。第二类：办公设备类，如：电话、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、投影仪、照相机、电风扇、音响器材及相应耗材（机器耗材、复印纸）等。2）低值易耗品：第三类：办公文具类，如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品等。第四类：生活用品，如：拖把、纸球、扫把、茶具等。4.8.3办公室为学校办公用品及设备的归口管理部门，负责制定使用和配置标准。4.9办公用品及设备的购置4.9.1办公用品及设备的申购实行费用预算制。各部门本着实事求是、节约经营成本的原则，于每年底提出本部门次年度办公用品及设备需求和费用预算并报办公室审核。4.9.2办公室负责根据各部门提交的办公用品及设备预算，编制学校办公用品及设备年度费用预算，并按学校年度费用预算的审批程序进行审批。4.9.3办公用品及设备的费用预算一经确定，必须严格执行。每月25日前，各部门应根据预算费用和实际需求提出办公用品及设备申领需求，办公室必须进行严格审核。4.9.4办公用品及设备的购置工作按学校的《采购管理办法》执行。5.1办公用品及设备的管理5.1.1办公用品及设备的使用按学校的《库房管理办法》执行。5.1.2在使用耐用品时，库管应分部门、分个人建立使用台帐，以加强对办公家私与办公设备的控制。5.1.3办公用品的使用人作为责任人，负责从学校领取办公用品的安全和正常使用，使用人所在部门负责人作为监管人负有监督和管理职能。5.1.4各类办公用品应爱惜使用、厉行节约，打印或复印资料时纸张要双面使用；回形针、大头针应重复使用，不得随意丢弃；圆珠笔应更换笔芯使用。5.1.5在日常使用中，发现有故障或损坏，应及时通知办公室安排维修（主指第一、二类办公用品）。5.1.6公共办公设备（如摄像机、投影仪、照相机）借用时，借用人须填写办公用品借用申请单，详细说明借用事因和借用期限，经部门负责人审核、办公室主任批准后，方可借出。使用完毕后应时归还。5.1.7任何个人均不得有意损坏或因私使用，损坏或遗失由使用人按相应价值赔偿。5.1.8教职工在调动或离职时，必须将所使用的办公用品交回所在部门负责人指定的人员，交接双方必须签字确认；其中第一、二类办公用品还应与库管办理相关手续，否则不予于办理离职、异动手续。5.1.9每月末，库管应进一步核对各部门领用的办公用品，统计出“各部门办公用品、物料用品领用汇总表”交财务部门，财务部门据此一次计入各部门的费用支出中，监督预算的执行情况。5.1.10办公室设置实物帐，详细登记各种类办公用品的收发存报表，逐笔登记数量、单价、金额，按年度打印账本并归档。财务部门进行总分类核算，只记金额，不记数量。6.附则：6.1本办法由学校办公室、财务管理部负责解释。6.2本办法自2014年8月1日起生效施行。资产报损申请单Hxjy申请部门申请人申请日期资产编号资产名称规格型号购进原价单位数量报废原因申请人签名/日期：部门经理意见签名/日期：办公室意见签名/日期：财务部门意见签名/日期：分管领导意见签名/日期：校长意见签名/日期：处理情况物资已（）按规定废弃（）修复使用（）其他处理人/日期：物资购置申请表Hxjy物资品名规格及使用要求单位数量单价金额用途使用时间备注合计佰拾万仟佰拾元角分（￥）申购人库管员核对部门负责人意见签名：日期:办公室意见签名：日期:分管领导意见签名：日期:财务部门意见签名：日期:校长审批签名：日期:固定资产盘点表Hxjy序号资产编号名称型号类别单位数量单价购进原值使用部门使用人实地盘点备注