XX公司存货管理的调查分析与研究

前言近几年来，实业作为一种利润较低的行业，其在经济圈中的主导地位已经逐渐被金融等一些抽象化的、高利润的行业所取代。然而近几十年来，频繁的经济危机也悄悄地向人们暗示着，实业作为一种较为稳定、影响因素较少的行业必将重回霸主巅峰。美国作为经济危机的最大受害者已经意识到实业的重要性，不断地出台政策拯救实业，这足以说明回归实业将成为本世纪各国发展的重要任务。上海第科自动控制有限公司作为美国Xaerus在中国市场的一级代理商就是我们研究的好对象，其近乎于“零”库存的理念更是我对其产生浓厚兴趣的一点。本文通过对上海第科自动控制有限公司存货管理中存货的购入、存储和销售这一整体流程的调研，结合公司体制与运营思想，来分析在日常实际运营过程中出现的一些问题，总结管理上的漏洞，找出改进办法，并为其提供一些简单的参考意见。另外将桔子酒店存货管理的方法与ABC存货分类法相结合找出更有利于该公司的存货管理方法。一、公司简介及存货分类1.1公司简介空调冷冻行业上海第科自动控制有限公司，成立于2005年，主要经销美国Xaerus冷冻油全系列润滑油、3GS/4GS/5GS/5GD冷冻油，美国瑞孚（Shrieve）冷冻油。以及美国丹纳赫（Danaher）压力、温度、流量、液位传感器。意大利莱富康（Refcomp）低温活塞螺杆压缩机，丹麦丹佛斯（Danfoss）压缩机，膨胀阀等产品。本公司为美国Xaerus合成润滑油在中国市场的总代理，现为全国多家中央空调、冰箱冰柜及汽车生产厂以及空气压缩机厂家配套供货。1.1.1公司定位公司是美国Xaerus在中国市场的一级代理商，是一家以进口为主的贸易公司，主要经营冷冻空调行业、制冷压缩机行业、空气压缩器行业的部分流体科技产品及自动控制部件。1.1.2公司经营模式公司以从国外进口、对内分销为主，实行区域销售制，交货时及时压缩交货期，以达到公司“零”库存的经营理念（实际上还是会有一些库存，以防止临时由于国际运输耗时较长而失去重要客户），由于资金链单一所以公司较为重视收款期，对客户的信用评级较为重视。一般实行款到发货制度。主要客户群：OEM工厂、中小型（个体）企业的售后维修服务部门采购，一份复印件交给采购申请部门，一份复印件交给财务专员用以入账，一份复印件与之前收到的采购指令单复印件和货物清单作为收货单据自己存档，还有一份复印件作为是否为投资物品凭证将货物划分为投资存货、常规货物两种。另外，值得一说的是，为了方便管理，物流助理手下只有两名司机及两辆货车，只有接收、发出少量货物时，或者近距离送货时，采用公司的货车运输，对于一般长距离大量货物的接收和发送，公司会采用大三方大型物流机构如圆通等。2.2.2货物接收的后续问题在采购申请时，采购申请部门会将采购指令单复印件留存作为临时存档，收到收货人员的收货报告后，与之前的临时存档一同归建为存档以备日后审查。仓储部门在接收收货单复印件后，根据采购意图，将归建后的存档分为投资存档与日常存档两部分。采购部门的临时存档与收货报告一同归建为存档以备日后审查。2.2.3货物的存储仓储部门收到货物以后会根据物流人员提供的货物清单进行核查，然后将货物卸在地上仓库中等待其运走，如若当天不能运走的货物，将会转运到地下仓库。仓库账目文员会根据当日的进出的货物进行盘点。值得注意的是，由于供货商与购买商对于货物单位体积的不同需求，我们会在给购买商送货之前进行分装，分装过程全凭操作员根据重量手工分装。另外，由于从国外进口运输时间较长，为了满足客户临时需要，公司一般会长期存放一批货物，以防止因为满足不了临时订单而导致失去客户。仓库账目文员在日常盘点的时候，如若发现某些主要货物存货较少时，可以经由仓储部门主管审批后向采购部门提出采购申请。提前购买货物储存起来以获得利润。再有由于货物属于国际采购，那么货物的价格会因为多种因素而产生较大的波动，在某一时期如果觉得货物的价格会有明显上浮时，公司也会以投资为2.3销售2.3.1货物的销售在销售方面，公司有自己的一套销售订单系统。首先由客户下订单（预定），然后根据其订单我们将仓库里的货物发送出去，或者为其专门进行采购。直接发货时，出货人员需要提前备货并准备好货物清单，物流专员准备好装箱单、物流单，三个单据的复印件作为销售单据一并存档。在签订合同之前，我们还会根据内部的信用评级对客户信息进行审核，确定信用条款之后再审批销售单。所有手续完成之后，等待物流公司取货，装箱后填制装箱单，复印件留作存档。物流部门人员确定所装货物为订单要求货物，审核物流信息，确定发到时间，审核完毕后制定物流单，复印件留作存档。至此，整个货物从采购、存储再到销售的全部过程就陈述完毕了。2.4财务工作公司设财务专员一名专门记录应付款等往来账务。会计专员分别收到采购申请单、采购指令单和收货单复印件后将三分复印件整理好作为临时存档，收到供货商开出的发票并核查无误后即可入账。凭证汇总后将整个过程记录，并将凭证与临时存档编制为存档，供日后编制总账查询。公司目前使用管家婆的ERP财务软件。由于公司总经理在香港开设其他公司，为方便统筹，两家公司总账账目汇总编制，交由代理公司编制并进行审计工作。三、存在的问题3.1仓储部门人员安排不合理由于客观因素，每天的订单或者收货大多在下午收到，这样一来就造成了仓库账目文员下午忙不完，上午没事干。当物流人员来送（取）货时，账目文员需要一路跟随出（入）库员核查搬运的货物数量是否够，型号是否正确，在下午的高峰期，账目文员很难抽出时间到计算机前登帐，所以他只能记录下来之后在短暂的时间内将多笔业务集中登帐，这样一来就特别容易出现账目记录的错误，使得账目经常出现红字更改，增加了审计、总账登录的麻烦。3.2产品分装方法误差大为了节约成本、方便运输，公司在向海外供货商买货时一般购买大包装产品，但是国内的客户经常要求购买小包装产品。所以在仓库整理时，备货人员负责将打包装整理为小包装，由于技术、设备的不足，备货人员只能利用称来大致测量分装在小包装里货物的重量，这样就造成了月末盘点时货物会经常性出现大量的亏空或盈余。曾经再一次盘点中发现盈余三大桶冷冻油，价值数十万元。3.3销售人员整体素质不高销售人员作为与客户沟通的桥梁，其综合素质的高低有时候决定着销售成功率的高低，就目前来讲，现有销售人员素质较差，不能完全为客户提供深度理论性的咨询，服务热情也不高，不能为上门咨询的顾客提供一种“家”一般的温馨，无法使顾客发自内心的十分愿意购买我们的货物。3.4网络营销还需下功夫对于大型客户，公司一般都是长期合作，由总经理单独联系。其余中小客户一般为网上咨询后确定购买意向。然而进入上海第科自动控制有限公司的主页我们可以看到，主页的内容比较少、字体较小，页面上弹出的窗口也比较多，比较不利于客户对公司有更升入的认识。另外，当你在主页上停留的时候，每隔25秒左右，系统就会在屏幕最中间自动弹出是否需要帮助的对话框，影响客户浏览介绍内容。3.5仓库管理制度公司的理念是“零”库存，虽然仍然有部分库存货物，但那时为了规避因运货时间问题失去客户的现象、投资行为等因素。所以公司并没有一个属于自己的大型的仓库，而是租用国营仓库的一部分，等到必要的时候存储货物。租用的仓库分地上、地下两个，得上的较小，用来临时存放货物，地下的稍大，用来长期存放货物，而且地下仓库每次运货时都需要租用仓库中的叉车，这样一来，管理人员更愿意在地上仓库堆积货物，造成地上仓库较为拥挤。并且地下仓库由于是租用大型国营长裤的一部分，所以不能堆积，地上仓库可以堆积起来。四、改进意见4.1对于仓储部门人员安排不合理的改进意见由于工作时间与内容上的限制，对于仓库账目文员的工作应该做一些调整，当日入库的货物尽量集中一处，减少核查、等待的时间，腾出时间给仓库账目文员在ERP财务软件中登入当前账目，以减少集中登帐出现的错误。当日账目当日必须完成，如若时间不够，应加班完成并给予相应的加班费用。手工帐目于第二天上午完成。头一天堆放的货物于第二天上午进行归类分放。另外，如果能给仓库帐目文员配备小型移动设备在等待核查的过程中就可以完成ERP电子账目的业务，这样既省时又省力。4.2对于产品分装方法误差大的改进意见现有的分装方法由于全靠备货人员的掌握及称所显示的重量大致分装，误差太过明显，分装过程中的损耗必定较大。如若能配备类似加油站汽车加油装置一样的电子计数喷枪，备货人员才做起来会更方便，损耗更小，而且能大大减小分装时所带来的误差。4.3对于销售人员整体素质不高的改进意见由于现有销售人员经验丰富，全部换为新招聘的销售人员效果必定不佳，为了提高销售人员的整体素质，公司应该出台相应政策，定期对销售人员进行业务、理论、服务方法、销售技巧等相关培训，引进高学历技术人员为销售人员随时讲解，从根本上解决销售人员不懂理论的漏洞。另外，还应该指定相应的奖惩机制，随即抽查销售人员的服务态度、讲解内容以及客户满意程度，按照一定的比例进行打分，分数高销售人员可以获得公司表彰已经现金奖励，分数低的销售人员需要到培训机构进行培训。4.4对于网络营销的改进意见21世纪是信息化的时代，网络是人们离不开的工具。当客户想要了解公司形象、产品信息时一定会登陆公司的网站进行详细的阅读。我们应该将网页内的内容更加详细化、具体化。例如公司简介应该放到页面的中上部而不是现在的右侧一个不明显的小地方，简介的内容应该再丰富一些；产品的图片、介绍应该再具体些，每一种产品旁的文字都应该能够显示出来，目前有些产品照片下面的名称都显示不全；网站全部字体偏小，没有行间距，这样阅读起来比较累眼。另外询问帮助的对话框弹出一次就够了，关闭之后就最小化到旁边的位置，经常出现十分影响阅读。4.5对于仓库管理制度的改进意见由于目前租用国营仓库无法堆积，距离地上仓库较远，每次搬运货物都需要租用国营仓库的叉车，给日常货物的管理藏成了一定的麻烦。建议改用一个稍大的地上仓库，专门腾出一部分作为每天进货入库堆积处，避免进货入库时耽误仓库账目文员过长的时间，第二天上午再进行细致整理。两库合一也可以减少取货、存货时两库之间的麻烦，即省人工又省钱。4.6引入ABC管理法（1）基本思想企业存货包括的范围相当的广泛，品种也很多，尤其是在大中型企业中存货量可能多达上万种甚至是数十万种。另外，各种不同存货对企业财务目标实现具有不同作用。所以，要对各类存货实行统一的管理，在实务中是很难做到的。有些存货数量很少，但金额巨大；有些存货数量很多，但金额微小。对于差别如此之大的存货，无论从管理能力角度还是经济角度考虑．企业都应当区别对待。ABC存货分类管理正式在这一虑的基础上提出的。其目的在于使企业分清主次，突出重点，提高存货资金管理的整体效果。但是当前的许多企业，基础薄弱、起点较低．对所有存货管理仅做最基本的收发存控制，还有些企业对所有存货采用同样办法进行的管理．这种粗放的管理方式增加了存货的管理成本，还造成企业管理支出的浪费。ABC存货管理法可以帮助企业很好解决存货区别管理的难题。ABC存货管法亦称为成本比重分析法或巴雷特分析法。这种方法是意大利经济学家巴雷特于19世纪首创的，经过不断的发展与完善．现在已经被广泛应用于存货管理、成本管理以及生产管理方面。这种管理方法的原理就是按照重要程度，消耗数量，价值大小，资金占用等情况，对存货进行分类排队，将企业的存货划分为A、B、C三类，分别实行重点管理、一般控制和灵活掌握的存货管理方法。（2）ABC存货分类标准划分存货的分类标准主要有金额标准和品种数量标准两个。其中以金额标准为主。一般而言．三类存货的金额比重大致为A：B：C=0．7：0．2：0．1，而品种数量大致为A：B：C=0．1：0．2：0．7。具体划分步骤为：（1）列示企业全部存货的明细表。并计算出每种存货的价值总额及占全部存货金额的百分比；（2）按照金额标志由大到小进行排序并累加金额百分比；（3）当金额百分比累加到70％左右时，以上存货视为A类存货，百分比介于70％~90％之间的存货作B类存货，其余则为C类存货。上海第科自动控制有限公司存货分类划分：A类：制冷压缩机冷冻油、空气压缩机润滑油B类：压缩机、制冷控制元件、压力开关等、C类：办公用品（3）存货分类管理对于A类存货的控制。由于其占用企业绝大部分的存货资金，且数量较少，企业应对它进行重点管理，对A类存货的每一个品种进行控制。制冷压缩机冷冻油、空气压缩机润滑油分装时的损耗、亏空盈余记录清楚，定期盘点，不定期抽盘，对盘盈盘亏及时处理。对于B类存货的控制。对于压缩机、制冷控制元件、压力开关等产品，由于其并不是公司主要销售产品，存储上并没有一个数量上的规定，全靠仓储人员以及销售人员对历年销售情况、购买情况的总结进行有意识的提前购买，一般应客户需要临时购买比较多。对于C类存货的控制。由于C类存货尽管品种数量繁多。但所占金额很小，大部分由行政综合部自行采购，财务需配合副经理做好相关物品耗用的控制。对于耗材而言合理发放即可。结论通过在上海第科自动控制有限公司的调研与学习，我了解到了关于外贸行业的一些具体操作方法，