公司通讯事务处理条例分析

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档公司通讯事务处理规定第一章

总则第一条

（目的）为了确保公司通讯工作的有效运行，对公司必要的通讯业务，以及管理或处置基准作出规定。第二条

（定义）公司中的通讯业务，指电传或图文传真、电话、电报和邮寄等业务工作。第三条

（通讯设备）各事业部门的通讯业务负责人必须经常注意通讯设备的完好；确保通讯工作的正常运行。在此基础上，为提高业务效率，努力使通讯设备实现现代化。第四条

（注意事项）在利用通讯设备或从事通讯工作时，必须注意：1．

注意通讯的必要性、效果、安全性与经济性。2．

注意根据通讯的目的，选择必要的通讯手段与方式。3．

重要或重大业务工作，必须考虑同时采用几种通讯方式，并注意追踪，以确保信息传递准确、及时与完整性。第五条

（禁止私用）本公司的通讯设备与手段，一律禁止用于私事。第六条

（责任者）公司的通讯工作必须责任到人，责任者必须注意以下事项。1．

必须了解通讯设施的结构、性能；必须熟练掌握设备的使用方法；努力提高能通讯技能。2．

严格遵守各处法规，以及公司的各种规章制度；掌握通讯工作的一般规律，有机地把各种设备的各种关系联系起来，以保证有效地运用通讯手段，顺利地开通讯工作。3．

注意爱惜各种设备与设施，小心地使用与保管，使设施始终处于完好的状态。4．

注意通讯事务上的保密工作，防止泄密或被私人所利用。第七条

（外部公关）各事业部门的通讯工作负责人，必须注意与外部通讯机构如邮政局、电报电话局的关系，保持与这些机构的联系，消除在通讯业务上的各种障碍。第八条

（通讯业务调整与指导）各事业部门的通讯工作负责人，必须注意对事业部门内，有及部门之间的通讯业务作出分析与研究，及时对各种通讯设施以及通讯业务关系作出调整。并且注意对通讯务人员进行调整和教育培训。第九条

（确保非常或异常状态下的通讯）各事业部门的通讯工作负责人，必须注意在通讯设备出现异常或故障的情况下，如何确保通讯工作的正常进行。第二章

电传或图文传真第十条

（电传的利用）各事业部门间的往来正常业务联系、通知等，除非出现不得不使用其他通讯手段的情况，一律采用电传（或图文传真）。第十一条

（电传安置）电传（或传真）专用线的敷设、设备的添置计划实施，全部由总部负责。第十二条

（发电传）发电传必须统一用公司规定的格式进行，电传行文要尽可能简单明了，直接发给收件人。第十三条

（收电传）电传室（或收发室）接到电传后，即时用电话通知收件人；收件人在接到电话通知后，应尽快前往领取。第三章

电话第十四条

（应对通话原则）电话应对原则上简单扼要，并注意用语的品位，确保通话原准确与礼貌。第十五条

（内线电话）在使用内线电话时，注意遵守通讯原则，避免加重总工作的压力与负担。第十六条

（长途电话）除了必须使用长途电话的情况外，诸如一些必须即问即答，即答即决的业务联系，一些其他方式难以保密的业务联系，一些其他通讯方式难以确保的业务联系，等等；原则上不采用长途电话方式。第十七条

（市外电话管理）打长途电话，必须向主管，以及通讯工作负责人请示，不经允许不得使用。各事业部门必须根据所在部门的业务特点，规定长途电话的请示与批准方式，以及允许打长途电话的业务范围、地域范围等等。第十八条

（报告）1．

各事业部门的通讯工作负责人，必须每天检查长途电话的情况，每月一次向总部作出报告。2．

各事业部门的通讯工作负责人，必须就下列情况向总部作出及时报告。（1）

局线电话的设置与废除。（2）

电话号码的变更。（3）

电话专用线的设置与废除。（4）

自动交换设备的设置与废除。第十九条

（总机或交换台执力要领）各事业部门必须制订交换台（或总机）执务要领，努力提高交换台的服务质量与水平。第四章

电报第二十条

（电报的利用）1．

电报用于紧急联络情况与事件，以及难以通讯或通讯联系不便的地域；此外，在深夜或其他利于通讯的时间里，可以根据收信人的可能状况作出判断，采用电报的方法传递信息。2．

采用电报方式，必须经主管领导同意。第二十一条

（收发电报）收发电报事务，包括电文的记录、电报费用的支付等，原则由通讯工作负责人担当。第二十二条

（报告）各事业部门通讯工作负责人，必须就电报省略符号的修改、废除，向总部作出报告。第一章

邮寄第二十三条

（另行规定）有关邮寄物的保管、信件的收发，另行规定。----摘自《现代管理制度、程序、方法范例全集》办公、总务、后勤管理卷中国人民大学出版社精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档客人留言处理程序1.当接到要求留言的电话后，迅速在电脑中查询客人的姓名、房号是否与要求留言者提供的一致。2.核对客人是否正在住店、预抵或已离店。3.在留言单上记录留言者的姓名、电话号码、从何处打来。4.记录留言内容。5.将留言者的姓名、内容、电话号码、从何处打来重复一遍以确认。6.将留言内容输入电脑，并将留言打印出来。7.电脑留言纸按要求一联插入钥匙盒中，一联按要求每隔30分钟由行李员送客人房间，如急事即送。8.留言较为复杂可以用手工留言纸。9.通过电脑系统将客房电话上的留言灯打开，通知客人有留言。10.客人收到留言后，应立即将留言在电脑中取消，并关闭留言灯，将钥匙盒中的一联取出销毁。11.夜间问询服务员每天零点打印电脑中的留言记录，取消当天在电脑中的留言，关闭留言灯，将钥匙盒中的一联取出销毁。12.预抵客人的留言方法和住店客人的方法一致：先