项目资料管理作业指导书

项目资料管理作业指导书项目资料管理作业指导书项目资料管理作业指导书项目资料管理作业指导书一、资料管理的目的是做好工程项目的资料管理工作，确实加强工程资料的规范化管理，保证工程资料的真切、正确、完满、系统，提高工程管理水平。二、工程资料是指工程项目从招标开始到审计结算完成，在过程中形成的应该归档保留的各样文件、图纸、表格、文字、声像等文件的总称。三、资料管理的职责1、资料管理人员的职责项目部应将工程资料的形成和积累，归入工程建设的各个环节和有关人员的职责范围内。1）项目经理或技术负责人是落实整个项目施工过程中工程资料工作的责任人，对工程资料的全过程进行管理，指导各个有关人员对资料的管理工作，保证资料与工程进度同步，如期对工程资料进行检查，实时分析及办理检查过程中发现的问题。2）项目部必定设资料员专人负责资料管理，资料员应做好施工图纸及技术文件的收发与追忆工作，成立收发台帐，实时存档；严格按照资料管理规定的要求做好各样施薪资料，做到资料真切、完满、齐备、有效，并实时归档；负责收集和整理各分包单位编制的施薪资料，实时存档；平时工作中，要主动与各有关人员协调，敦促、检查、整改、汇总、编目、归档各样施薪资料，做好接受有关单位检查的准备，做到资料齐备完满；依照合同约定的要求，做好竣薪资料的编制与组卷，实时移交给有关单位。（3）项目部须明确各专业人员档案资料管理的范围。项目部各专业人员应主动向项目档案资料管理员移交已竣工程的档案资料，不得借故延误或擅自保留项目经理部的档案资料。四、资料管理要求1、工程资料管理的平时管理应做到：注意时效、实时整理、真切可靠、内容齐备、分类有序。工程资料管理可否规范，是公司对项目部工作核查的主要内容之一，各项目部必定按公司一致要求做好此项工作。2、为保证工程资料的完满、分类有序，工程动工前，项目经理根据建设单位、监理单位等的要求和自己管理的需要，对资料的分类、格式、份数等完成一致建议。3、工程资料保留和寄存应有专用柜，符合资料档案保留条件，档案的保留应保证安全，应有防盗、防火、防水、防强光、防潮、防尘、防污染、防有害气体和有害生物等防备举措。4、文件资料是工程资料的重要组成部分，包括外来文件和内部文件，在针对文件资料管理的管理中，应按以下流程和要务推行管理：（1）项目部对收到外来文件资料控制管理的工作流程是：资料员登记---报送项目经理等有关领导阅批---送到主办人员签收---资料员催收---保留。2）项目部对自觉文件资料（主要为对上级的工作报告、请示、对业主等有关单位的工作联系函）控制管理的工作流程是：主管人员核稿---呈有关领导签发---印制---印章主管人员用印--资料员发散签收原件保留归档备查。3）凡项目部收文，由项目行政人员或资料员签收登记。收文收到登记此后，由项目部行政人员或资料员依照项目经理的批阅，送到主办人办理，并办理登记签放手续。4）因工作需要借阅文件，应按规定办理借阅手续，用完实时退还，机密文件资料必定按公司有关保密规定控制管理。5）项目部职强者员对要包办的文件，要仔细负责，实时办理，不得延误和积压文件。5、项目部应存档组卷的工程资料，包括合同文件资料；图纸；施工管理资料；施工技术资料；施工记录；施工物质资料；工程进度资料；竣工查收资料；工程商务管理资料；竣工结算审计资料等。6、工程资料整编的质量要求（1）各样工程资料记录最少应有1份原件，其他可为复印件或电子文档（复印件或电子文档份数依照需要确定）,文件的保留限时依照公司档案管理方法例定履行。2）各样工程资料的内容及深度应符合国家和地方勘探、设计、施工、监理、行业管理方面的规范、规程的规定，符合公司管理的要求。3）各样工程资料的内容必定真切、正确，符合工程实质。4）各样工程资料必定实时、有效。5）各样工程资料必定清楚、齐整，字迹清楚，图样清楚，图表齐整，署名盖印手续齐备。6）各样工程资料中文字资料幅面尺寸应为A4（297*210mm），文字应采用电脑打印，计算机出图必定清楚，不得使用复印件。（7）各样施工图纸应采用计算机CAD软件绘制，出图规格应符合制图标准的有关规定。8）竣工图应符合规范要求，保证新增内容的真切反应。9）工程资料按单位（子单位）工程、专业工程分卷排列。五、资料的移交与管理1、工程资料的移交动工前，各手下单位应辅助市场经营部做好招招标文件、中标通知书等资料的归档工作。施工过程中，实时将动工报告、施工进度照片等移交工程部（附表一）。竣工查收后，项目部将有关资料（主要档案要扫描成电子版）整理后依照清单目录交回所在单位，所在单位审察后交公司工程管理部，由工程管理部负责移交档案室（附表二）。审计结束后，项目部所在单位一致将整套审计资料交合约审计部（附表三）。档案资料编制移交目录，一式两份，交接双方署名确认，以便备查。2、公司职能管理部门的职责公司工程管理部负责指导各单位和项目部做好档案管理工作。工程管理部实时收集工程项目档案资料并成立台账，整个项目档案收齐后移交公司档案室。公司市场经营、审计、财务等部门辅助配合做好有关档案整理和收集工作。3、重要归档资料的管理要求序资料名称收集日期资料要求职能管理号招标文件、投1标文件、中标即时原件市场经营部负责通知书2承包、资料、签署后一周原件合约审计部负责劳务合同内3动工报告赞同后一周原件工程管理部负责内4施工组织设计审批后一周原件工程管理部负责内5施工总结竣工后两周原件工程管理部负责内6竣工查收单收到后一周原件工程管理部负责内7送审结算书即时原件合约审计部负责8审计结算报告收到后一周原件合约审计部负责内注：工程资料形成过程及资料清单目录附表：附表31施工时需要移交的资料附表32竣工时需要移交的资料附